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Fiche de rendement

Année


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Transports Canada

Recommandations

1. Le Commissariat à l'information recommande que le sous-ministre s'assure que les efforts de Transports Canada visant à rebâtir le bureau d'accès à l'information fassent l'objet d'un soutien et d'un suivi adéquats en démontrant un solide leadership.

Réponse

La sous-ministre a apporté son soutien entier aux efforts de reconstruction du bureau d'accès à l'information. Il importe de signaler que, depuis le 4 janvier 2010, l'organisation responsable de l'accès à l'information relève du dirigeant principal de l'information du Ministère. La sous-ministre porte un grand intérêt aux questions d'accès à l'information et elle a donné son appui à la mise en œuvre des mesures jugées nécessaires pour améliorer le rendement des opérations. En outre, la sous-ministre reçoit régulièrement des rapports sur l'arriéré de demandes afin de suivre les progrès accomplis dans ce domaine.

Comme suite à la réorganisation, le bureau d'accès à l'information a été intégré à la Direction générale des services de gestion de la technologie et de l'information. Cette mesure permettra d'offrir des ressources et un soutien opérationnel supplémentaires au bureau d'accès à l'information. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a qualifié cette mesure d'initiative positive.

Suivi
  • Transports Canada dispose d'un effectif complet (22,3 ETP) depuis le début de 2010;
  • Le Comité de gestion exécutif (CGX) de Transports Canada a approuvé en mai un programme de perfectionnement visant à former et à conserver le personnel d'AIPRP;
  • On rédige un rapport d'étape hebdomadaire de l'AIPRP à l'intention du Comité des opérations, qui est présidé par le sous-ministre. Ce comité est composé de tous les SMA et de représentants du Cabinet du ministre;
  • Le Bureau de l'AIPRP dispose désormais de l'appui de la direction et de ressources supplémentaires grâce à son intégration à la Direction générale des services de gestion de la technologie de l'information (DSGTI).

2. Le Commissariat à l'information recommande que Transports Canada s'efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

Transports Canada s'est engagé à se conformer à la Loi.

Les équipes responsables de l'accès à l'information sont structurées de manière à assurer le traitement des dossiers courants. La stratégie de travail vise à respecter les échéances énoncées dans la Loi en travaillant en priorité au traitement de ces dossiers.

Suivi
  • Les processus internes du Bureau de l'AIPRP ont été revus et les principales possibilités d'amélioration ont été définies;
  • Un guide de procédures a été rédigé. Des directives provisoires sont ponctuellement envoyées pour résoudre les problèmes et profiter des possibilités d'amélioration;
  • Les ententes de rendement pour tous les EX du Ministère comprennent désormais une clause relative au traitement rapide des demandes. Le Bureau de l'AIPRP transmettra des rapports à la direction pour qu'elle puisse surveiller la conformité;
  • TC organise des séances de formation en AIPRP à l'intention de ses employés de la RCN et des régions pour mieux les sensibiliser et souligner l'importance de respecter les échéanciers prévus par la loi;
  • TC se réunit et discute avec d'autres ministères dont la fiche de rendement présente de bons résultats. Les consultations continueront au besoin;
  • TC mène des consultations à l'échelle du Ministère pour améliorer le processus d'AIPRP et accélérer le traitement de certains types de demandes;
  • Des arrangements ont été conclus avec le groupe de la sécurité maritime pour lui transférer la majorité des demandes relatives à la protection des renseignements personnels concernant l'information liée aux permis d'embarcation de plaisance. Cette mesure permettra de réaffecter l'analyste de l'AIPRP qui gère ces demandes aux dossiers d'accès à l'information.

3. Le Commissariat à l'information recommande que le coordonnateur de l'accès à l'information de Transports Canada affecte des ressources au traitement de la totalité de l'arriéré de demandes.

Réponse

Une équipe chargée de traiter l'arriéré de demandes a été constituée après l'entrée en fonction des nouveaux employés.

Nous prévoyons embaucher un analyste principal d'un autre ministère pour compléter l'équipe. D'autres analystes en accès à l'information travaillant au traitement des dossiers courants doivent aussi contribuer de façon limitée au traitement des dossiers en retard.

Suivi
  • Une équipe vouée à l'élimination des arriérés a été formée. Dans les situations critiques, on fait appel à des membres d'autres équipes analytiques pour aider au règlement des arriérés;
  • Le comité de direction a approuvé le financement de 5,3 ETP en 2010‑2011 afin de régler les arriérés;
  • Un rapport d'arriérés mensuel est rédigé à l'intention du sous‑ministre;
  • D'ici la fin de l'exercice 2010‑2011, le Bureau de l'AIPRP vise à avoir réduit les arriérés actuels des exercices 2006‑2007 et 2007‑2008 de plus de 80 % et les dossiers de 2009‑2010 reportés à l'exercice 2010‑2011 de 45 à 50 %;
  • TC a élaboré un plan de travail pour le traitement d'autres dossiers en retard avec paiement des heures supplémentaires. La capacité actuelle ne permet pas d'affecter plus de ressources à temps plein à la suppression des arriérés durant les heures normales de travail.

4. Le Commissariat à l'information recommande que Transports Canada élabore des protocoles avec d'autres institutions fédérales afin de faciliter les consultations en temps opportun.

Réponse

Cette mesure est considérée comme une solution de dernier recours étant donné que le problème n'est pas généralisé.

Le bureau d'accès à l'information collabore étroitement avec d'autres institutions en vue de réduire le temps requis pour mener à terme les consultations. En raison de facteurs de complexité et d'interdépendance internes, certains ministères mettent plus de temps à répondre.

Suivi
  • Le Bureau de l'AIPRP travaillera avec d'autres institutions et les consultera afin de réduire le temps nécessaire aux consultations. TC n'a pas rencontré de problème majeur à ce sujet et surveille la situation; il élaborera des protocoles lorsque le besoins se fera sentir.

5. Le Commissariat à l'information recommande que Transports Canada se conforme à la Loi sur l'accès à l'information en avisant le Commissariat à l'information de toute prorogation à laquelle il a recours pour plus de 30 jours.

Réponse

Les retards dans l'envoi de ces avis sont principalement attribuables au manque d'expérience et à l'absence d'approche coordonnée.

De nouvelles procédures et pratiques sont en voie d'adoption. La nouvelle structure par équipe assurera une uniformité de traitement puisque les chefs d'équipe se réuniront régulièrement avec le directeur et le chef de l'accès à l'information pour discuter des processus et de la méthodologie.

Suivi
  • TC a revu ses procédures et ses pratiques d'AIPRP pour répondre à cette recommandation en s'assurant que les conseillers de l'AIPRP actuels et nouvellement nommés sont conscients de cette exigence. Des mesures de contrôle de la qualité sont en place pour assurer la conformité et la surveillance;
  • TC a mis à jour son guide de procédures.
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