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Fiche de rendement

Année


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Bureau du Conseil privé

Résumé (du BCP)

Depuis 2007, le BCP a effectué une réorganisation de sa division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels, a simplifié ses processus, a réglé ses problèmes d'arriérés et de dotation et a investi dans une technologie moderne. Ces améliorations se sont traduites par une hausse notable du rendement et par une réduction marquée des arriérés de traitement. Le greffier du Conseil privé s'est engagé à faire de l'accès à l'information une activité essentielle au sein de l'appareil gouvernemental, et le Bureau encourage activement la conformité par des séances de formation et de sensibilisation. Le BCP réfute l'affirmation selon laquelle sa délégation de pouvoirs crée des retards et n'a trouvé aucune preuve qui étaye cette affirmation. Les prorogations auxquelles la Division de l'AIPRP a eu recours sont motivées.

Recommandations

1. Le Commissariat à l'information recommande que le greffier du Conseil privé fasse preuve de leadership en faisant de l'accès à l'information une priorité institutionnelle, sans exception. L'accès à l'information est un programme obligatoire et les exigences législatives connexes doivent avoir la primauté au sein des institutions fédérales.

Réponse

Le greffier du Conseil privé s'est engagé à faire de l'accès à l'information une activité essentielle au sein de l'appareil gouvernemental et à veiller à ce que les institutions s'acquittent de leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Avec l'appui entier du greffier et du Comité exécutif, le BCP a complété une réorganisation en profondeur de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels à l'automne 2007. Cette initiative était évoquée par le Commissariat à l'information dans sa fiche de rendement de 2007- 2008. D'importantes améliorations aux processus dans des domaines tels que l'examen des documents et les rapports avaient été apportées à la fin de 2007 et l'initiative se poursuit de façon continue. Le roulement du personnel et les pénuries de compétences sont endémiques dans ce secteur d'activité et une dotation adéquate n'est jamais « acquise ». En 2007, le BCP a inauguré son programme de perfectionnement des agents de l'AIPRP; jusqu'à maintenant, neuf agents ont participé à ce programme. La capacité d'expurgation du BCP a été transformée avec l'acquisition d'un logiciel moderne de saisie à l'écran en 2008. Cependant, une mise à niveau du logiciel a été reportée jusqu'en 2010 en raison de préoccupations techniques.

La fiche de rendement traite de la question du taux de roulement du personnel au sein de l'institution, lequel pourrait influer indirectement sur le rendement; néanmoins, le programme de formation en AIPRP offert au personnel de l'institution prône activement la conformité. Durant l'exercice considéré, 267 employés ont participé à des séances de formation et de sensibilisation, et de nombreuses activités de sensibilisation se sont déroulées dans l'ensemble de l'institution.

Suivi

Le greffier du Conseil privé s'est engagé à faire de l'accès à l'information une activité essentielle au sein de l'appareil gouvernemental et à veiller à ce que l'institution s'acquitte de ses responsabilités en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. Sous son leadership, le niveau de ressources nécessaires pour soutenir les activités relatives à la Loi a été revu et des mesures de dotation visant la satisfaction des besoins sont en cours. En avril 2010, le BCP a effectué une mise à niveau de son logiciel de gestion des cas afin d'améliorer la supervision et la fonctionnalité. L'amélioration des processus dans des domaines comme l'attribution des tâches, l'examen et l'approbation des documents et la production de rapports se poursuit de façon continue. Par son programme de perfectionnement des agents, qui a mené à deux promotions depuis janvier 2010, le BCP continue à investir dans l'expertise en accès à l'information et dans les compétences propres à son environnement. Le programme de formation en AIPRP destiné au personnel du Bureau prône activement la conformité.

BCP -AIPRP

2. Le Commissariat à l'information recommande que le greffier du Conseil privé modifie la délégation des pouvoirs en vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information pour que le directeur de l'accès à l'information ait le pouvoir d'approuver la communication de documents.

Réponse

Le BCP n'est pas en accord avec cette recommandation. En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, il revient au responsable d'une institution gouvernementale de désigner qui peut exercer les fonctions ou les pouvoirs stipulés dans la Loi. Il faut souligner que d'autres organisations gouvernementales ont une structure de délégation semblable à celle du BCP. Les demandes d'accès à l'information présentées au BCP sont souvent de nature complexe et horizontale et exigent des liens de consultation étroits entre les détenteurs des dossiers et les responsables de l'accès à l'information, ce que prévoit la structure de délégation. Le BCP conserverait cette fonction de consultation et de recherche de consensus quelle que soit la structure de délégation. Comme l'indique l'échéancier lié au processus de traitement des demandes d'accès à l'information du BCP, les bureaux de première responsabilité ont quatre jours pour examiner et approuver l'ensemble des dossiers. Enfin, le suivi interne du processus d'approbation du BCP n'a fait ressortir aucun élément indiquant que la délégation des pouvoirs cause des retards et le Commissariat à l'information n'a présenté aucune preuve à l'appui de ce qu'il affirme.

Suivi

Le BCP n'est toujours pas d'accord avec cette recommandation. En vertu de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, il revient au responsable d'une institution fédérale de désigner qui peut exercer les fonctions ou les pouvoirs stipulés dans la Loi. Les demandes d'accès à l'information présentées au BCP sont souvent de nature complexe et horizontale et exigent des liens de consultation étroits entre les détenteurs des dossiers et les responsables de l'accès à l'information, ce que prévoit la structure de délégation. La divulgation unilatérale des dossiers par le directeur du bureau d'accès à l'information ne pare pas à cette exigence et en fait, le BCP conserverait cette fonction de consultation et de recherche de consensus quelle que soit la structure de délégation. De plus, sur le plan statistique, aucune donnée indépendante ne permet jusqu'ici d'étayer l'affirmation selon laquelle la délégation de pouvoirs créé des retards.

Le BCP considère que sa délégation de pouvoirs est un modèle de prise de décisions responsable et de jugement éclairé. Elle fait en sorte que les responsabilités ministérielles en vertu de la Loi sur l'accès à l'information sont respectées. Sous son leadership, le niveau de ressources nécessaires pour soutenir les activités relatives à la Loi a été revu et des mesures de dotation visant la satisfaction des besoins sont en cours. L'amélioration des processus dans des domaines comme l'attribution des tâches, l'examen et l'approbation des documents et la production de rapports se poursuit de façon continue. En avril 2010, le BCP a effectué une mise à niveau de son logiciel de gestion des cas afin d'améliorer la supervision et la fonctionnalité. Par son programme de perfectionnement des agents, qui a mené à deux promotions depuis janvier 2010, le BCP continue à investir dans l'expertise en accès à l'information et dans les compétences propres à son environnement. Le programme de formation en AIPRP destiné au personnel du Bureau prône activement la conformité.

3. Le Commissariat à l'information recommande que le BCP-AIPRP élabore un plan explicite pour traiter l'arriéré de demandes d'accès.

Réponse

Le BCP a affecté des ressources exclusivement au traitement de l'arriéré de demandes. Des 688 demandes reçues en 2007-2008, 135 demandes étaient encore en traitement à la fin de l'exercice. En guise de comparaison, sur les 650 demandes reçues en 2008-2009, il y avait au total 34 demandes encore en traitement à la fin de l'exercice. Le traitement de toutes les demandes non complétées demeure une priorité pour l'institution.

Suivi

En 2007, le BCP a élaboré un plan clair pour réduire son arriéré de demandes d'accès. Ce dernier a été ramené de plus de 230 dossiers cette année-là à 36 en octobre 2010. Le traitement des demandes en retard reste une priorité du BCP.

4. Le Commissariat à l'information recommande que le BCP-AIPRP documente et examine les critères qu'il applique dans l'utilisation des prorogations pour faire en sorte que les prorogations soient raisonnables et légitimes.

Réponse

La Loi sur l'accès à l'information, les lignes directrices du Conseil du Trésor, les rapports annuels du Commissaire à l'information et l'expérience passée dictent les critères qui doivent guider l'utilisation des prorogations au BCP. Comme le BCP l'a indiqué dans la fiche de rendement du Commissariat à l'information pour 2007-2008, les prorogations auxquelles il a recours s'appuient sur des justifications écrites. Les prorogations utilisées par le BCP visent à donner aux clients une prévision réaliste de la date à laquelle leur demande sera complétée.

Le BCP respecte rigoureusement les lignes directrices du Commissariat à l'information, comme en témoigne le Rapport annuel de 1999-2000, dans lequel le Commissariat reconnaît que l'expérience et le jugement devraient éclairer le recours aux prorogations, en affirmant que la durée des prorogations devrait être compatible avec l'expérience historique de l'institution dans le traitement de demandes semblables.

En maintenant un dialogue constructif avec les partenaires qu'il consulte, le BCP s'inspire aussi de la recommandation faite par le Commissariat à l'information dans sa fiche de rendement pour 2007-2008, à savoir qu'idéalement, cette prorogation aux fins de consultation devrait être déterminée de manière consensuelle avec l'institution consultée.

Les demandes provenant des médias représentent la majorité des demandes d'accès à l'information reçues par le BCP, soit 56 %, suivies des demandes venant du public, à 17 %, et des demandes des entreprises, à 9 %. L'expérience du BCP révèle que les demandes des médias ont tendance à être complexes et à concerner plus d'un ministère, ce qui accentue les besoins de consultation et de prorogation concomitante. Des considérations relatives à la sécurité nationale, aux affaires internationales, aux relations fédérales-provinciales et aux processus décisionnels du gouvernement surgissent régulièrement dans l'examen des dossiers du BCP.

Poursuivant sur la question des prorogations et du graphique illustrant la durée des prorogations, la base de données du BCP révèle qu'en 2008-2009, 355 prorogations ont été prises au total en vertu de l'article 9 : 54 en vertu de l'alinéa 9(1)a), 276 en vertu de l'alinéa 9(1)b) et 25 en vertu de l'alinéa 9(1)c). En 2008-2009, des prorogations de volume ont été prises dans moins de 15 % des cas. Cela ne cadre pas avec l'impression qui se dégage du rapport. De plus, il n'y a pas de comparaison entre ces statistiques et celles des autres années.

La majorité des plaintes déposées contre le BCP étaient liées à des prorogations. L'institution a expliqué au Commissariat à l'information pourquoi un délai supplémentaire était nécessaire, et le Commissariat à l'information a, dans une large mesure, avalisé les motifs invoqués pour justifier ces prorogations dans les décisions qu'il a rendues en réponse à des plaintes, où il a tranché en faveur du BCP.

Suivi

La Division de l'AIPRP du BCP continue à revoir régulièrement ses motifs de prorogation et insiste auprès de son personnel sur le fait que tous les motifs doivent être clairs et exhaustifs. De plus, depuis janvier 2010, le BCP étudie un processus et des options de consultation pour réduire la durée des prorogations, comme les pratiques exemplaires recensées dans le rapport du Commissariat.

Par exemple, le BCP a pris l'habitude de communiquer avec l'institution consultée pour déterminer avec elle la durée de la consultation. Il examine également les pratiques exemplaires pour s'en remettre à son propre jugement pour appliquer les exceptions nécessaires quand l'institution consultée ne répond pas à temps et pour établir des protocoles avec les institutions qu'elle consulte fréquemment.

Le BCP reconnaît que la majorité des plaintes qu'il reçoit ont trait aux prorogations. Comme il l'a déjà signalé au Commissariat, elles ont pour raison des consultations complexes qui concernent plus d'un ministère et qui portent sur la sécurité nationale, les affaires internationales, les relations fédérales-provinciales et les processus décisionnels du gouvernement et qui surgissent régulièrement dans l'examen des dossiers du BCP. Pour cette raison et parce que le Commissariat a conclu que « [...] les consultations étaient de plus en plus longues et que les délais de réponse étaient souvent dépassés », le BCP doit avoir recours à des prorogations qui font naître chez les clients des attentes réalistes au sujet du moment où leurs demandes seront complétées. Ceci fait suite à la recommandation du Commissariat à la page 17 de sa fiche de rendement 2007‑2008 : « [...] idéalement, l'estimation [du temps requis pour mener la consultation] est faite conjointement avec l'institution consultée ».

5. Le Commissariat à l'information recommande que le BCP-AIPRP réduise le délai moyen de traitement des demandes.

Réponse

Le BCP s'est engagé à répondre aux demandes d'accès à l'information dans les délais prévus. Il reconnaît de plus qu'en tout temps, un taux de rendement de moins que 100 % n'est pas acceptable. L'institution poursuivra ses efforts en vue d'atteindre ce but en mettant à contribution toutes les ressources disponibles, bien que des facteurs qui jouent au niveau de l'ensemble du gouvernement, comme l'augmentation des charges de travail, les défis posés par la dotation et le volume élevé de consultations auront certes une incidence.

L'affirmation selon laquelle le délai moyen de traitement des demandes au BCP-AIPRP a été de 157 jours en 2008-2009 doit être mise en contexte. La Loi sur l'accès à l'information envisage et permet les prorogations. Tel que nous l'avons indiqué en réponse à la recommandation 4, les décisions relatives aux prorogations sont prises conformément aux balises émanant de la Loi, du Conseil du Trésor, du Commissariat à l'information et de l'expérience passée.

La fiche de rendement souligne qu'environ le tiers des demandes reçues par le bureau d'accès à l'information du BCP aboutit à une plainte, ce qui laisse penser que toutes les plaintes sont fondées, ce qui n'est pas le cas. En outre, comme le Commissariat à l'information en a fait état précédemment, les plaintes sont en hausse pour toutes les institutions - de 80 % en 2007-2008.

Si l'on se reporte au tableau de la fiche de rendement, sur un total de 198 plaintes reçues en 2008-2009, 13 n'étaient pas fondées et 106 ont été abandonnées, alors que 71, soit 90 % du reste, étaient en suspens.

Suivi

Le BCP s'est engagé à répondre aux demandes d'accès à l'information dans les délais prévus. Grâce à l'examen continu des processus de travail et des fonctions administratives, le Bureau réalise des gains de temps d'un bout à l'autre du traitement des demandes d'accès à l'information. Il a notamment récemment lancé des initiatives comme la simplification du compte rendu de décisions, des mises à niveau techniques du logiciel d'édition, la mise à jour de la documentation sur les procédures et l'amélioration de la production de rapports sur les mesures en suspens. Comme il est mentionné plus haut, le BCP recherche également des pratiques exemplaires dans le processus consultatif, afin de réduire les délais de traitement.

Un programme de formation en AIPRP accélère le traitement par la sensibilisation aux responsabilités du BCP en vertu de la Loi. Cette formation s'effectue grâce à des présentations en direct, à du matériel didactique et à un site Web interne complet qui propose de l'information sur les deux lois et sur les responsabilités des employés et qui détaille le rôle du BPR dans le processus de travail d'accès à l'information.

Comme l'a signalé le Commissariat, le délai de traitement moyen du Bureau pour les demandes d'accès en 2008‑2009 était de 157 jours. Depuis le 1er avril de cette année, il n'est plus que de 94 jours.

6. Le Commissariat à l'information recommande que le BCP-AIPRP se conforme à la Loi et avise le Commissariat à l'information de toutes prorogations prises pour une période de plus de 30 jours.

Réponse

Les données du BCP indiquent un taux de conformité de 100 % pour ce qui est de l'envoi d'un avis écrit de prorogation en 2008-2009. L'envoi d'un avis écrit au Commissariat à l'information pour les prorogations prises est une étape normale du processus de traitement des demandes d'accès à l'information au BCP. Cette procédure est en place depuis la réorganisation et le renouvellement de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels en 2007.

Suivi

L'envoi d'un avis écrit au Commissariat lorsqu'on a recours à une prorogation est une étape normale du traitement des demandes d'accès à l'information au BCP. Cette procédure est en place depuis la réorganisation et le renouvellement de la Division de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels en 2007. Même si les chiffres du BCP indiquent que le respect de cette exigence est uniforme, le Bureau a revu les procédures et a renforcé la supervision pour s'assurer que les avis sont bien envoyés au Commissariat.

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