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Fiche de rendement

Année


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Défense nationale

Recommandations

1. Le Commissariat à l'information recommande que la Défense nationale donne suite à son engagement de réviser les critères en vertu desquels elle a recours à des prorogations, de réduire le nombre de ces prorogations et d'améliorer le processus pour s'assurer que les demandes prorogées sont réglées en temps opportun.

Réponse

La Défense nationale a examiné les critères en vertu desquels elle a recours à des prorogations. Elle utilise les critères de la Loi sur l'accès à l'information, notamment dans les situations où il y a entrave au fonctionnement et un grand nombre de documents demandés. Nous prenons également pour directive le Rapport de mise en œuvre no 67 du Conseil du Trésor. La Défense nationale et le Commissariat à l'information restent en désaccord sur l'interprétation de « grand nombre de documents demandés » ainsi que de la question de savoir si la charge de travail du bureau d'accès à l'information peut être considérée comme un facteur dans la détermination des prorogations aux termes de l'alinéa 9(1) a) de la Loi.

La Défense nationale a recours à des prorogations si la chose est nécessaire en fonction des critères susmentionnés, et elle perpétuera probablement cette façon de faire tant qu'elle aura des opérations d'envergure qui se dérouleront à l'étranger.

Pour ce qui est de régler les demandes prorogées à temps, il faudrait prendre en compte le fait que la Défense nationale était en retard pour seulement 51 demandes de prorogation réglées durant cette période de référence sur un total de 1 097 prorogations.

L'équipe responsable du bureau d'accès à l'information est à entreprendre une formation pour rendre le personnel plus apte à estimer les prorogations pertinentes dans le cadre des initiatives courantes d'amélioration du rendement.

La Défense nationale s'efforcera d'améliorer les conditions qui entravent de manière sérieuse son fonctionnement et qui donnent lieu à des recherches inutiles dans un grand nombre de documents. Les initiatives consisteront notamment en des efforts constants pour réduire l'arriéré de demandes d'accès, accroître les niveaux de personnel pour alléger la charge de travail et donner de la formation avec l'équipe responsable. Cette formation aura pour but de rendre l'équipe plus apte à cerner les demandes non conformes à l'article 6 de la Loi (en vertu duquel « la demande de communication d'un document se fait par écrit » et « en des termes suffisamment précis »); elle visera également à fournir une aide adéquate aux demandeurs qui doivent revoir la portée de leurs demandes afin que l'institution puisse les gérer et qu'elles témoignent avec justesse des documents voulus.

Suivi

Cette recommandation comporte trois volets :

Réviser les critères :

Tel qu'elle l'avait indiqué dans la réponse contenue dans sa fiche de rendement, la Défense nationale a déjà examiné les critères en vertu desquels elle a recours à des prorogations et juge que ceux-ci respectent la Loi et les directives disponibles du Conseil du Trésor. Dans la fiche de rendement du Commissariat à l'information du Canada, il est noté que le Commissariat publiera une directive sur les pratiques relatives aux prorogations prises par les institutions aux termes de l'alinéa 9(1)a) pour clarifier et uniformiser les procédures internes utilisées par les enquêteurs du Commissariat.

En ce qui concerne les prorogations en vertu de l'alinéa 9(1)b), la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels a réalisé un sondage auprès d'autres institutions au sujet du délai de traitement pour les consultations simples et relativement limitées. Nous utilisons les réponses recueillies dans le cadre de ce sondage afin de nous aider à déterminer la durée raisonnable des prorogations. Nous tenons également compte du volume et de la complexité de chaque consultation, ainsi que de notre expérience quant à l'historique des délais de traitement de chaque institution.

Les critères de détermination des prorogations en vertu de l'alinéa 9(1)c) demeurent inchangés, car les échéanciers pour de telles prorogations sont précisés dans la Loi.

La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du ministère de la Défense nationale a pris des mesures particulières afin que les critères pour toutes les prorogations soient strictement respectés. Premièrement, la plupart des prorogations en vertu des alinéas 9(1)a) et b) sont déterminées par des agents de l'équipe responsable. Les analystes de cette équipe ont la charge de déterminer quand les prorogations en vertu de ces alinéas sont appropriées. Ils rédigent les lettres de prorogation en vue de leur signature et ces lettres, ainsi qu'un formulaire énonçant les motifs des prorogations, sont revues par le chef de l'équipe responsable. Les prorogations de 30 jours ou moins sont approuvées par un directeur adjoint. Toutes les prorogations de plus de 30 jours sont révisées et approuvées par le directeur de l'AIPRP.

Le chef de l'équipe responsable relève à présent du directeur adjoint chargé de la planification stratégique. Celui-ci est également responsable de l'équipe de la politique et de la formation, laquelle répond aux plaintes administratives formulées par le Commissariat. Ainsi, il est plus facile de déterminer les leçons retenues au sujet des plaintes de prorogations qui ont été jugées valides et que les changements nécessaires à la procédure peuvent être acheminés à l'équipe responsable.

Les résultats de ces changements sont très positifs et sont illustrés dans les tableaux ci-dessous sur les prorogations. Durant la période de référence 2008-2009, le Ministère s'est prévalu de 192 prorogations de 30 jours ou moins en vertu de l'article 9 et de 1 192 prorogations pour des périodes de 31 jours ou plus. Cela correspond approximativement à six fois plus de prorogations « longues » que de prorogations « courtes ». Ces chiffres sont tirés du rapport statistique inclus dans le rapport annuel de la Défense nationale au Parlement. Il faut garder à l'esprit qu'il ne s'agit pas du nombre de dossiers prorogés, mais du nombre de prorogations. Ainsi, un même dossier peut faire l'objet d'une prorogation en vertu de l'alinéa 9(1)a), d'une prorogation en vertu de l'alinéa 9(1) b) et d'une prorogation en vertu de l'alinéa 9(1)c). Les statistiques indiqueront alors trois prorogations distinctes. Ces chiffres concernent les 1 669 nouvelles demandes reçues en 2008-2009. On peut les comparer aux nombres de prorogations décidées à ce jour (au 13 octobre 2010) en 2010-2011. La Défense nationale s'est prévalue de 140 prorogations de 30 jours ou moins et de 268 prorogations de plus de 30 jours. Ces chiffres concernent les 746 nouvelles demandes reçues jusqu'ici.

Prorogations

2008-2009

30 jours ou moins

192

31 jours ou plus

1 192

2010-2011 (au 13 octobre 2010)

30 jours ou moins

140

31 jours ou plus

268

Réduire le nombre de prorogations :

La Défense nationale croit que plusieurs facteurs doivent être pris en compte pour déterminer si une institution a recours à des prorogations non valides, comme la complexité des demandes. Cela dit, en examinant les critères en vertu desquels elle a recours à des prorogations et en prenant les mesures décrites plus haut en plus de communiquer avec les demandeurs pour qu'ils revoient adéquatement la portée des demandes, le Ministère a pu réduire le nombre de prorogations. Comme l'indique sa fiche de rendement 2008-2009, la Défense nationale a eu recours à des prorogations en vertu de l'article 9 pour 66 % des demandes reçues pendant cette période de référence. Cette proportion a été abaissée à 48 % en 2009-2010 et si la tendance se maintient, elle sera encore réduite en 2010-2011 pour atteindre 41 %.

S'assurer que les demandes prorogées sont réglées dans les plus brefs délais :

Comme elle l'a noté dans la réponse contenue dans sa fiche de rendement, la Défense nationale dépasse la durée limite de prorogation dans seulement 51 cas sur les 1 097 prorogations dont elle s'est prévalue. Elle croît que si elle a recours à des prorogations plus courtes, elle prend le risque que des dossiers passent à l'état de présomption de refus. À ce jour en 2010‑2011, seulement 13 dossiers sur les 310 prorogés sont devenus des présomptions de refus, soit environ 4,2 %. Grâce aux initiatives décrites plus haut, principalement la mise sur pied d'une équipe responsable pour examiner de plus près les échéanciers et les motifs de prorogation, le Ministère est parvenu à réduire le nombre de prorogations et le rapport entre les prorogations « longues » et les prorogations « courtes », tout en abaissant également le pourcentage de dossiers prorogés passé à l'état de présomption de refus.

2. Le Commissariat à l'information recommande que la Défense nationale applique adéquatement sans tarder l'alinéa 9(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information, en prenant des prorogations en vertu de cette disposition uniquement lorsqu'elle peut justifier qu'il y a entrave à son fonctionnement ainsi qu'un grand nombre de pages à examiner.

Réponse

La Défense nationale applique justement de la bonne manière l'alinéa 9(1)a). Les deux prescriptions de la Loi - l'entrave sérieuse et le grand nombre de documents - sont prises en compte au moment d'appliquer l'alinéa. Il serait utile que le Commissariat à l'information et la Défense nationale s'entendent sur ce qui constitue « un grand nombre » pour que l'institution puisse résoudre la question.

La Défense nationale continuera d'appliquer les prescriptions de la Loi au moment de recourir à des prorogations.

Suivi

La Défense nationale maintient qu'elle applique convenablement les dispositions de l'alinéa 9(1)a). La fiche de rendement de la Défense nationale fait état du désaccord permanent à propos de cet article. Le Ministère attend la publication de la directive sur les pratiques du Commissariat sur cette question. Entre-temps, les réalisations décrites plus haut devraient rassurer le Commissariat sur le fait que la Défense nationale prend au sérieux le problème des critères en vertu desquels elle a recours à des prorogations aux termes de l'article 9.

3. Le Commissariat à l'information recommande que la Défense nationale consacre des ressources au niveau de la conservation des documents pour s'assurer que les opérations ne compromettent pas, dans la mesure du possible, la récupération en temps opportun.

Réponse

La Défense nationale continue de s'efforcer de récupérer des documents en temps opportun. Toutefois, les opérations (essentiellement en Afghanistan) rendent vraiment difficile la récupération rapide de certains documents, bien que cela n'ait pas d'incidence sur beaucoup de demandes et qu'une telle situation ne durera pas indéfiniment. Il faut considérer les opérations en cours comme un facteur d'atténuation temporaire dans la récupération des documents sur le théâtre des opérations.

La Défense nationale s'efforcera de récupérer les documents en temps opportun.

Suivi

Comme elle le démontre tout au long du présent rapport provisoire, la Défense nationale a réalisé, et continue à réaliser, des améliorations notables au chapitre du délai de traitement ainsi que du volume et de la longueur des prorogations. L'alinéa 9(1)a) de la Loi permet des prorogations dans le cas de larges volumes de documents, lorsque l'observation du délai entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l'institution. Il s'agit d'une reconnaissance explicite que les réponses rapides à des demandes d'accès à l'information compliquées ne devraient pas avoir la priorité sur les activités courantes. Si la récupération de gros volumes de documents relatifs à la mission en Afghanistan prend plus de temps en raison des besoins opérationnels, la Défense nationale invoquera à juste titre l'alinéa 9(1)a). Le Ministère dispose déjà d'une structure de récupération des dossiers d'accès à l'information bien définie. Chaque niveau 1 dispose d'un agent de liaison et chaque agent de liaison dispose d'un agent responsable qui s'appuie sur les bureaux de première responsabilité et sur des experts en la matière dans tous les domaines. À la Défense nationale, la responsabilité de la révision et de l'approbation est bien délimitée et, au sein de la collectivité de l'AIPRP, le Ministère est un chef de file pour ce qui est de la formation visant à guider son personnel dans l'exécution de ses responsabilités à l'égard de tous les volets de la Loi, y compris celle de répondre dans les meilleurs délais.

4. Le Commissariat à l'information recommande que la Défense nationale rationalise davantage son processus afin que l'équipe de soutien à l'information ne retarde d'aucune manière la communication de documents.

Réponse

La Défense nationale a considérablement rationalisé le processus d'examen par son équipe de soutien à l'information depuis ses débuts. Les délais d'exécution se sont énormément améliorés, et les efforts de coopération se poursuivent pour équilibrer la sécurité et la vitesse de l'examen. L'équipe prodigue des conseils d'expert dans le domaine de la sécurité des opérations, dont les conditions peuvent changer à mesure que se développe la situation sur le théâtre des opérations. Compte tenu des risques encourus, y compris les menaces à la vie et le danger ainsi que la sécurité des renseignements qui pourraient être utiles aux ennemis du Canada, les consultations avec l'équipe de soutien à l'information sont à la fois adéquates et prudentes. Les consultations, par nature, risquent de retarder dans une certaine mesure le traitement des demandes. Toutefois, à moins que ce retard ne dépasse les échéanciers prévus par la Loi ou soit incorrect d'une manière ou d'une autre, cela ne devrait pas être une source de préoccupation pour le Commissariat à l'information.

La coopération sur un examen plus efficace entre l'équipe de soutien à l'information et le bureau d'accès à l'information se poursuivra dans l'objectif d'améliorer la vitesse d'exécution tout en faisant en sorte que les répercussions sur les délais de traitement soient le plus faibles possible.

Suivi

J'interpréterais cette recommandation comme suit : ne retarde pas la communication au‑delà du délai prévu par la Loi . Le Ministère a confirmé que les consultations de l'équipe de soutien à l'information relatives aux dossiers touchant la sécurité des opérations sont une obligation étant donné les dommages potentiels en jeu, et elles se poursuivront au besoin. Comme nous l'avons indiqué dans la réponse contenue dans notre fiche de rendement, la Défense nationale a déjà apporté des améliorations à ce processus d'examen. Elle continué à enregistrer des progrès, qui se sont traduits par la réduction des délais de consultation.

5. Le Commissariat à l'information recommande que la Défense nationale élabore un plan clair pour s'attaquer à l'arriéré de demandes d'accès.

Réponse

Durant la période de référence, la Défense nationale a réduit l'arriéré de demandes de plus du tiers, faisant passer leur nombre de 674 à 443, tel que l'a noté le Commissariat à l'information dans sa fiche de rendement. L'efficacité du plan de la Défense nationale pour réduire l'arriéré ne fait aucun doute.

La Défense nationale poursuivra la mise en œuvre de son plan efficace pour réduire l'arriéré.

Suivi

Dans la fiche de rendement 2008-2009, le Commissariat utilise le nombre de demandes en suspens de la période de référence précédente comme indicateur des arriérés. Les demandes seront toujours reportées dans la période de référence suivante. Nombre d'entre elles auront été reçues dans les 30 jours précédant le début de la période de référence suivante et une forte proportion sera prorogée légalement en vertu de l'article 9. De l'avis de la Défense nationale, un volume important de demandes en traitement ne peut être considéré comme des arriérés et ne devrait pas être un critère de conformité. Il est suggéré que le chiffre à prendre en considération pour les arriérés soit le nombre de demandes reportées à la période de référence suivante dans une situation de présomption de refus. Pour 2008‑2009, ce chiffre était de 219. Pour 2010‑2011, il n'est que de 73, soit une réduction des deux tiers. La Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du ministère de la Défense nationale a fait de la fermeture des anciens dossiers en situation de présomption de refus une priorité, ce qui s'est traduit par une réduction importante de leur nombre.

Autres résultats

La fiche de rendement 2008-2009 contient à la page 8 un tableau qui précise le délai moyen de l'institution pour répondre à une demande. Pour la Défense nationale, ce délai est de 125 jours. Étant donné que les prorogations décidées en vertu de l'article 9 sont appropriées et que les demandes reçues par la Défense nationale demeurent très complexes, le Ministère ne s'attend pas à offrir un délai de traitement moyen d'environ 30 jours dans un proche avenir. Cependant, pour la période de référence 2010‑2011, à ce jour (au 13 octobre 2010), il est de 86 jours. Bien qu'il y ait encore de grandes possibilités d'amélioration, il s'agit d'une réduction substantielle qui doit être notée. La façon dont cette réduction s'est accomplie est expliquée dans les tableaux ci-dessous, qui comparent le délai de traitement en 2008‑2009 et celui de la période de référence actuelle.

2008-2009 (1 761 demandes traitées)

Délai de traitement

Nombre

Pourcentage

30 jours et moins

580

34,75 %

de 31 à 60 jours

235

14,08 %

de 61 à 120 jours

326

19,53 %

121 jours ou plus

620

34,15 %

Délai de traitement moyen

2010-2011 (au 13 octobre) (730 demandes traitées)

Délai de traitement

Nombre

Pourcentage

30 jours et moins

364

49,86 %

de 31 à 60 jours

143

19,59 %

de 61 à 120 jours

107

14,66 %

121 jours ou plus

116

15,89 %

En 2008-2009, le nombre de dossiers fermés dans un délai de 121 jours ou plus était essentiellement égal au nombre de dossiers fermés dans les 30 jours et moins. Actuellement, le pourcentage de dossiers fermés dans les 30 jours est de 50 %. Le pourcentage de dossiers fermés dans un délai de plus de 121 jours indique une nette tendance à la réduction.

Je crois que les résultats globaux obtenus par la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels du ministère de la Défense nationale démontrent notre résolution à régler les questions indiquées comme nécessitant une attention dans la fiche de rendement 2008-2009 du Commissariat. Je suis persuadée que le Ministère continuera à réaliser des progrès dans ces domaines.

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