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Fiche de rendement

Année


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Agence du revenu du Canada

Recommandations

1. Le Commissariat à l'information recommande que le ministre du Revenu national modifie l'ordonnance de délégation afin d'assurer une plus grande autonomie du coordonnateur de l'accès à l'information.

Réponse

L'ARC reconnaît que l'ordonnance de délégation peut laisser croire que toutes les personnes figurant aux annexes peuvent exercer une délégation. Toutefois, dans la pratique, les personnes qui exercent cette délégation sont limitées aux personnes directement touchées par les activités d'accès à l'information, notamment le directeur du bureau d'accès à l'information, les directeurs adjoints et les gestionnaires, et les sous-commissionnaires des régions du Pacifique et du Québec, les deux régions où sont situés les bureaux d'accès à l'information satellites de l'ARC.

Le bureau d'accès à l'information fera l'examen de l'ordonnance de délégation à la lumière des commentaires du Commissariat afin de déterminer si elle doit être modifiée ou non. À la suite de cet examen, le bureau transmettra l'analyse à la haute direction qui prendra une décision relative aux délégations appropriées. Le Commissariat recevra ensuite notre évaluation de cette rétroaction.

Suivi

Le Bureau de l'AIPRP a examiné l'ordonnance de délégation de pouvoirs à la lumière des commentaires du Commissariat. En avril 2010, le ministre a signé des ordonnances de délégation de pouvoirs révisées pour la Loi sur l'accès à l'information (LAI) et la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP). Les ordonnances de délégation de pouvoirs révisés ont été inclus dans les rapports annuels de l'ARC au Parlement sur l'accès à l'information et sur la protection des renseignements personnels. Les modifications étaient mineures et portaient sur la précision, sur la suppression de pouvoirs accordés aux sous-commissaires adjoints et sur une extension des pouvoirs attribués aux gestionnaires de la Direction de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels. Ce dernier changement visait à simplifier les processus d'approbation définitive pour les demandes officielles en vertu de la LAI et de la LPRP.

2. Le Commissariat à l'information recommande que l'Agence du revenu du Canada révise les critères utilisés pour invoquer les prorogations en vertu de l'alinéa 9(1)a) de la Loi sur l'accès à l'information et qu'elle continue de les documenter pour s'assurer du caractère raisonnable et légitime des prorogations.

Réponse

L'ARC convient que les prorogations invoquées en vertu de l'alinéa 9(1)a) de la Loi doivent être raisonnables et légitimes. Elle continuera à chercher les moyens de réduire l'utilisation de ces prorogations.

Le bureau d'accès à l'information reconnaît que des prorogations plus longues ont été demandées en 2008-2009; toutefois, l'utilisation des prorogations est en grande partie attribuable à la croissance exponentielle du nombre de pages des demandes au cours des dernières années. Par exemple, pendant les six premiers mois de l'exercice en cours, le nombre de pages équivalant aux demandes d'accès reçues dépassait le million, soit plus que le nombre total de pages (plus de 650 000) reçues en 2008-2009.

L'ARC croit que le fait de délaisser les travaux critiques afin de concentrer tous les efforts possibles à la réduction des prorogations viendrait interférer de façon déraisonnable dans le traitement des autres demandes et des autres exigences prévues par la Loi.

Il faudrait aussi noter que l'utilisation des prorogations en vertu de l'article 9 de la Loi dans de telles circonstances a été rendue légitime par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à l'Annexe A du Rapport de mise en œuvre no 67 , qui stipule ce qui suit :

« L'entrave au fonctionnement de votre institution pourra être considérée sérieuse si, pour donner suite à une demande dans un délai de trente jours, il vous faut […] affecter à la demande une partie si importante des ressources du service d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels que le traitement des autres demandes en souffrira. »

Le bureau d'accès à l'information décortiquera l'utilisation de l'alinéa 9(1)a) de la Loi afin d'assurer le caractère raisonnable et légitime des prorogations et d'évaluer si des améliorations peuvent être apportées aux processus et procédures en place pour accélérer le traitement des demandes. En particulier, les agents de l'accès à l'information consulteront le Commissariat pour discuter des moyens d'atténuer l'effet des demandes multiples qui pèsent sur nos opérations et influent sur notre capacité à respecter les délais prescrits par la Loi. De plus, le bureau d'accès supervisera étroitement l'efficacité des nouvelles initiatives, comme la mise en place d'une unité de réception, afin d'apporter les ajustements nécessaires à ses opérations.

Suivi

Le Bureau de l'AIPRP a commencé à mettre en œuvre des mesures pour s'assurer que les prorogations invoquées en vertu de l'alinéa 9(1)a) sont raisonnables et légitimes et qu'elles sont convenablement documentées.

L'ARC a élaboré un plan de règlement pour résoudre ses problèmes opérationnels. Ce plan contient des mesures concernant la dotation, la formation et l'efficacité du traitement, qui visent à réduire le recours aux prorogations. À ce jour, les mesures suivantes ont été prises :

1. Une unité opérationnelle de traitement a été créée pour schématiser les processus actuels afin d'en maximiser l'efficacité. Les phases de réception et recherche et de repérage de la production des demandes ont été schématisées, et les processus sont en cours de révision pour éliminer les inefficacités. Les trois phases de production restantes (analyse, documentation et préparation, approbation) seront revues d'ici avril 2011;

2. Les manuels destinés aux analystes de l'AIPRP sont en cours de révision; ils comprennent des renseignements sur la façon de documenter les prorogations. Une formation à l'intention des analystes sera offerte d'ici avril 2011;

3. Le système de suivi de la TI a été revu et la Division de la TI de l'ARC a réalisé une analyse préliminaire des options visant l'implantation d'une solution optimale. De même, des changements sont apportés au système actuel de suivi de la TI, afin que les prorogations soient convenablement documentées et obligatoirement saisies. Un plan d'action pour le déploiement du système de TI sera mis en œuvre d'ici décembre 2010;

4. Des réviseurs techniques ont été ajoutés aux unités de traitement en juillet 2010, dans le but de revoir la qualité des dossiers. Ces réviseurs veilleront à ce que les prorogations soient convenablement documentées dans les dossiers des analystes de l'AIPRP avant d'être approuvées.

Le Bureau de l'AIPRP surveillera attentivement l'efficacité de ces mesures. Il a conçu un tableau de bord de rendement et, à partir de novembre 2010, il fournira une fois par mois des renseignements sur le rendement au directeur de l'AIPRP.

3. Le Commissariat à l'information recommande que l'Agence du revenu du Canada élabore un plan explicite pour s'attaquer aux arriérés de demandes d'accès.

Réponse

L'ARC est d'accord avec cette recommandation et indique qu'elle a déjà entrepris des étapes concrètes, dont le succès est notable, pour régler les arriérés. En octobre 2009, le bureau d'accès à l'information a affecté deux équivalents temps plein et a affecté deux employés temporaires supplémentaires au traitement des arriérés. Par conséquent, des 920 dossiers en arriéré indiqués dans ce rapport, 515 ont été clos, ce qui représente une réduction de 56 %.

L'affectation d'effectifs au sein du bureau pour s'occuper des arriérés doit constamment s'ajuster au besoin de répondre aux demandes reçues. Dans ce contexte, le bureau poursuivra sa recherche de nouveaux moyens de réduire les arriérés, y compris des améliorations au processus et à la technologie. À cette fin, l'ARC consultera les autres bureaux d'accès à l'information du gouvernement afin de considérer les meilleures pratiques pouvant être mises en œuvre à son bureau. En outre, l'ARC et le Commissariat rechercheront des moyens d'atténuer l'effet des demandeurs multiples sur les opérations de l' ARC.

Dans son examen de l'ordonnance de délégation, le bureau d'accès à l'information envisagera la faisabilité de l'expansion des délégations au sein du bureau pour accélérer le traitement des arriérés.

Le bureau reconnaît que la réduction des arriérés dépendra en partie de la disponibilité du personnel nécessaire pour entreprendre le traitement en temps utile. À cette fin, le bureau entreprendra les processus de dotation décrits dans son plan de dotation pour pourvoir rapidement les postes vacants selon les candidatures obtenues.

Le succès de ces activités sera soigneusement supervisé, et des comptes rendus réguliers seront transmis à la haute direction.

Suivi

La Direction de l'AIPRP a élaboré un plan de règlement complet pour éliminer les arriérés de demandes d'ici mars 2010. À ce jour, les mesures suivantes du plan ont été mises en œuvre pour permettre la suppression des arriérés :

1. Une nouvelle unité qui se concentre sur les arriérés a été créée (juillet 2010);

2. Des pourparlers avec le Commissariat pour établir des priorités en matière de traitement des arriérés de demandes et de plaintes ont eu lieu;

3. En septembre 2010, un plan de déploiement de la charge de travail a été élaboré pour supprimer les arriérés et a par la suite été revu par la haute direction;

4. L'ARC a attribué des ressources supplémentaires à la Direction de l'AIPRP;

5. L'ARC a modifié l'ordonnance de délégation de pouvoirs pour étendre la délégation au sein du Bureau de l'AIPRP de façon à accélérer le traitement des arriérés.

4. Le Commissariat à l'information recommande que l'Agence du revenu du Canada s'efforce de réduire son taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

L'ARC s'efforcera de continuer à réduire son taux de présomption de refus. Ses efforts constants pour réduire les arriérés auront pour effet, avec le temps, de réduire le taux de présomption de refus. En raison de l'augmentation exponentielle des pages à traiter, l'ARC reconnaît que le progrès vers l'atteinte de cet objectif sera progressif. Dans ces circonstances, le bureau d'accès à l'information s'efforcera d'éviter une augmentation du taux de présomption de refus.

En réduisant les arriérés, comme il a été mentionné ci-dessus, le bureau réduira progressivement le taux de présomption de refus. Dans ce contexte, le bureau poursuivra sa recherche de nouveaux moyens pour maximiser l'efficacité par l'entremise d'améliorations des processus, des procédures et de la technologie. À cette fin, l'ARC consultera les autres bureaux de l'ensemble du gouvernement afin d'examiner les meilleures pratiques pouvant être mises en œuvre dans son bureau.

De plus, dans son examen de l'ordonnance de délégation, le bureau envisagera la faisabilité de l'expansion des délégations au sein du bureau pour accélérer le traitement des demandes.

Le bureau reconnaît que la réduction du taux de présomption de refus dépendra de l'assurance qu'il dispose du personnel nécessaire pour traiter les demandes en temps utile. À cette fin, le bureau entreprendra les processus de dotation décrits dans son plan de dotation pour pourvoir rapidement aux postes vacants selon les candidatures obtenues.

Le succès de ces activités sera soigneusement supervisé, et des mises à jour régulières seront transmises à la haute direction.

Suivi

L'ARC a élaboré un plan de restructuration exhaustif pour résoudre ses problèmes opérationnels. Ce plan contient des mesures particulières concernant la formation, l'efficacité du traitement et la dotation qui visent à accélérer le traitement des dossiers et de réduire ainsi le taux de présomption de refus de l'ARC. À ce jour, les mesures suivantes ont été prises :

1. Une unité opérationnelle de traitement a été créée pour schématiser les processus actuels afin d'en maximiser l'efficacité. Les phases de réception et recherche et de repérage de la production des demandes ont été schématisées, et les processus sont en cours de révision pour éliminer les inefficacités. Les trois phases de production restantes (analyse, documentation et préparation, approbation) seront revues d'ici avril 2011. Des processus plus efficaces seront documentés et déployés entre novembre 2010 et avril 2011;

2. Les manuels destinés aux analystes de l'AIPRP sont en cours de révision; ils comprennent des renseignements sur la façon de documenter les prorogations. Une formation à l'intention des analystes sera offerte d'ici avril 2011;

3. Le système de suivi de la TI a été revu et la Division de la TI de l'ARC a réalisé une analyse préliminaire des options visant l'implantation d'une solution optimale. De même, des changements sont apportés au système actuel de suivi de la TI afin d'assurer un traitement plus efficace. Un plan d'action pour le déploiement du système de TI sera mis en œuvre d'ici décembre 2010;

4. Des réviseurs techniques ont été ajoutés aux unités de traitement en juillet 2010, dans le but de revoir la qualité des dossiers. Ces réviseurs veilleront à ce que les prorogations soient convenablement documentées dans les dossiers des analystes de l'AIPRP avant d'être approuvées.

Le Bureau de l'AIPRP surveillera attentivement l'efficacité de ces mesures. Il a conçu un tableau de bord de rendement et, à partir de novembre 2010, il fournira une fois par mois des renseignements sur le rendement au directeur de l'AIPRP. La Direction de l'AIPRP a analysé les principaux paramètres ayant un impact sur l'environnement de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels et a élaboré un plan de règlement complet qui vise ces contraintes et qui introduit des critères d'efficacité.

5. Le Commissariat à l'information recommande que l'Agence du revenu du Canada se conforme à la Loi sur l'accès à l'information et qu'elle avise le Commissariat de toutes ses prorogations de plus de 30 jours.

Réponse

L'ARC est tout à fait d'accord avec cette recommandation et mettra de nouveaux processus en place afin d'assurer l'entière conformité à cette recommandation. Selon sa compréhension, le Commissariat a évalué son taux de conformité pour 2008-2009 à 85 %; toutefois, d'après ses dossiers, son taux de conformité est de 91 %. L'ARC collaborera avec le Commissariat afin d'élucider la raison pour laquelle les calculs de l'ARC et du Commissariat s'appuient sur des méthodes différentes afin de rectifier cet écart.

Le bureau d'accès à l'information consultera le Commissariat pour assurer le synchronisme des méthodes de rapport des deux institutions. De plus, les processus et les procédures internes seront révisés, et les meilleures pratiques seront mises en œuvre et communiquées au personnel par l'entremise de différents moyens de communication. L'ARC mettra en œuvre les mesures nécessaires afin d'assurer sa pleine conformité à la Loi à cet égard.

Suivi

L'ARC est tout à fait d'accord avec cette recommandation et a pris des mesures pour avertir le Commissariat de toute prorogation de plus de 30 jours. L'Agence a adapté son processus de façon à éliminer l'écart entre le taux de conformité relevé par le Commissariat (85 %) et celui calculé par l'ARC (91 %). D'après ses dossiers, l'ARC respecte désormais entièrement cette recommandation. Toutefois, si des divergences étaient décelées, l'Agence continuera à travailler avec le Commissariat de façon à détecter et à éliminer ces dernières.

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