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Fiche de rendement

Année


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VIA Rail Canada Inc.

VIA Rail Canada Inc. assure les services nationaux de transport ferroviaire voyageurs pour le compte du gouvernement du Canada. Il offre des services voyageurs interurbains et assure des services de transport ferroviaire voyageurs régionaux et essentiels dans les localités éloignées. VIA a pour mandat d’offrir un service ferroviaire voyageurs sûr et efficace au Canada.

En bref

Nombre de demandes reportées de 2008-2009
0
Nombre de nouvelles demandes
28
Nombre de demandes traitées
28
Taux de présomption de refus*
10,7 %
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
26,1
Nombre de demandes de consultation
0
Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées
1 815
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
2
Nombre de plaintes résolues par le Commissariat à l’information**
0
Nombre d’équivalents temps plein responsables de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, au 31 mars 2010
1,5
 

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2009-2010

Note : B (Supérieur à la moyenne)

  • VIA présente un taux de présomption de refus de 10,7 % en raison de trois demandes traitées après la date limite.
  • Le délai de traitement moyen des demandes était de 26,1 jours.
  • VIA s’est engagée à accroître le nombre de séances de formation et de sensibilisation sur l’accès à l’information qu’elle offre à ses employés.
  • VIA n’a usé d’aucune prorogation de plus de 30 jours, et n’a donc pas eu à en informer le Commissariat à l’information.
  • Le roulement de personnel dans des postes clés a occasionné des difficultés pour le bureau d’accès à l’information de VIA
  • VIA projette de mettre en place un système normalisé de gestion de l’information.
  • VIA a publié sur son site Web des renseignements détaillés au sujet du processus d’accès à l’information.

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’annexe C pour connaître la formule utilisée par le Commissariat à l’information pour le calcul de ce taux.)

**Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information estime qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux de la commissaire.

Fiche de rendement pour 2009-2010

VIA Rail Canada Inc. a subi d’importantes réductions budgétaires en 2009-2010, ce qui, combiné au nombre décroissant de demandes d’accès à l’information, l’a obligée à restructurer ses activités liées à cette fonction. Le poste de coordonnateur, à l’origine un poste à temps plein, a été absorbé par les services juridiques, de sorte que l’avocat général et secrétaire est maintenant le troisième coordonnateur de l’accès à VIA depuis que l’institution est assujettie à la Loi, soit depuis le 1er septembre 2007. VIA présente un excellent délai de traitement moyen des demandes de 26,1 jours pour l’exercice. Elle a traité toutefois trois demandes après la date limite, ce qui lui vaut un taux de présomption de refus de 10,7 %. VIA a répondu à ces trois demandes dans les 30 jours suivant la date limite.

Charge de travail liée à l’accès à l’information de 2007-2008 à 2009-2010

Ce graphique montre la distribution de la charge de travail de VIA depuis qu’elle est assujettie à la Loi sur l’accès à l’information, soit depuis le 1er septembre 2007. En 2008-2009, la première année complète suivant l’application de la Loi à l’institution, VIA a reçu un grand nombre de nouvelles demandes. En 2009-2010, la charge de travail de VIA liée à l’accès à l’information a diminué de plus de la moitié.

Lorsqu’elle a été assujettie la Loi, VIA a embauché un expert-conseil pour former les cadres et les employés qui participent directement au traitement des demandes d’accès à l’information ou qui sont concernés par ces demandes. Les efforts déployés pour la formation ont été inégaux au cours des trois dernières années, les cadres supérieurs du bureau d’accès n’ayant reçu une formation qu’en 2010-2011. En conséquence, bien que les employés aient été en mesure de répondre efficacement à la plupart des demandes d’accès à l’information, ils ignoraient certaines procédures normalisées, comme la manière de préparer les dossiers aux fins de communication partielle en attendant les résultats d’une consultation. Les responsables de l’accès à l’information ont déclaré qu’ils prévoyaient imposer une formation plus approfondie à un plus grand nombre d’employés d’ici 2011.

VIA a rédigé un guide très complet sur les politiques et les procédures relatives à l’accès à l’information, qui comprend des renseignements sur la formation, des formulaires et une copie de l’ordonnance de délégation de pouvoirs et de la Loi sur l’accès à l’information. Le Commissariat à l’information estime que ce guide exhaustif, et tout particulièrement la section expliquant chaque étape du traitement des demandes, constitue une pratique exemplaire. VIA doit également être féliciter pour avoir publié de l’information détaillée sur son site Web, y compris une explication des fondements de la Loi, un formulaire de demande téléchargeable et des directives pour la présentation d’une demande officielle. Dès qu’elle a été assujettie à la Loi, VIA a publié ces renseignements à l’intention de ses clients.

Les responsables de l’accès à l’information affirment qu’avant d’amorcer la récupération des documents, ils demandent des précisions au sujet des demandes, par courriel ou par téléphone. Ils envoient ensuite des formulaires de demande aux divers services de VIA et les invitent à indiquer les autres groupes qui pourraient avoir les renseignements demandés en leur possession. Les responsables signalent que la plupart des employés collaborent bien, et répondent rapidement à leur demande.

Exceptions et exclusions invoquées par l’institution en 2009-2010

Ce graphique montre combien de fois VIA a invoqué les diverses exceptions et exclusions de la Loi dans les documents qu’elle a communiqués en 2009-2010. Plus de la moitié des exceptions appliquées par VIA étaient liées aux articles 20 (Renseignements de tiers) et 21 (Avis).

VIA ne possède pas de système de gestion des dossiers. Au lieu de cela, on y consigne manuellement toutes les données relatives aux dossiers. Cette méthode n’est pas propice au respect des obligations en matière de rapports. Les responsables de l’accès affirment que l’institution possède une solide culture de gestion de l’information. Un archiviste conserve notamment les documents de l’institution depuis les débuts de VIA, en 1978. L’entreprise projette de mettre en œuvre un système intégré dans l’ensemble de l’institution pour refléter ce processus d’archivage. Le système introduira une procédure commune de codage et d’organisation de l’information détenue par l’institution, ce qui facilitera la récupération des documents.

Le coordonnateur de l’accès possède les pleins pouvoirs délégués pour prendre les décisions en matière d’accès et, en tant que membre de l’effectif de la direction, est bien placé pour sensibiliser la haute direction à l’accès à l’information. Le message véhiculé est le suivant : la transparence est garante d’une bonne gouvernance. Toutefois, VIA devra procéder à un examen et à une révision de son ordonnance de délégation de pouvoirs, étant donné que le président assume des pouvoirs, des tâches et des fonctions qui relèvent de la compétence du Commissariat, et non de VIA, notamment les responsabilités prévues à l’article 32 de la Loi sur l’accès à l’information (Avis d’enquête).

Le processus d’approbation n’exige pas la signature des divers services de VIA. Le coordonnateur de l’accès prend la décision finale en ce qui concerne les renseignements à communiquer. Le service des communications est informé lorsqu’une question délicate est soulevée, mais VIA ne rapporte aucune ingérence liée à la diffusion de documents.

Après un grand volume de demandes en 2008-2009, la charge de travail de VIA a diminué et est devenue plus facile à gérer en 2009-2010. L’institution a alors reçu 28 nouvelles demandes, la plupart provenant des médias ou de sociétés. VIA n’a traité aucune demande reportée de l’exercice précédent et n’a reçu aucune demande de consultation. Les responsables de l’accès de VIA affirment posséder les ressources nécessaires à la gestion du volume de demandes reçues jusqu’à maintenant en 2010-2011. Ils ont également accès à d’autres ressources, si le besoin d’aide externe se faisait sentir.

VIA considère les contribuables canadiens comme des actionnaires à qui elle doit rendre des comptes, entre autres, en garantissant l’accès à ses documents. VIA cherche aussi à éviter les actions en justice, dispendieuses et chronophages, en communiquant sans délai le plus d’information possible. Un autre avantage de cette formule est que les responsables passent ainsi moins de temps à régler les plaintes déposées auprès du Commissariat. En 2009-2010, deux plaintes ont été déposées contre VIA, les deux se rattachant à la réponse de VIA selon laquelle il n’existait aucun document correspondant à la demande. Le dénouement de ces deux plaintes n’est pas encore connu.

En somme, VIA est résolue à se conformer à la Loi sur l’accès à l’information. Grâce à un bureau d’accès à l’information stable, l’institution finira par mieux savoir comment user des prorogations de délai et des procédures telles que la communication partielle des documents, ce qui l’aidera à répondre aux demandes dans les délais prescrits et à faire parvenir aux demandeurs un plus grand nombre de documents plus rapidement. En grande partie à cause du délai de traitement moyen de 26,1 jours et de la volonté de l’institution de fournir rapidement un accès à l’information, VIA reçoit la note « B » pour 2009-2010.

Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat à l’information de 2007-2008 à 2009-2010
  RésoluesNon fondéesAbandonnéesEn suspensTotal
2007–2008
Administratives00000
Refus01012
Documents confidentiels du Cabinet00000
Total01012
2008–2009
Administratives00000
Refus00202
Documents confidentiels du Cabinet00000
Total00202
2009–2010
Administratives00000
Refus00022
Documents confidentiels du Cabinet00000
Total00022

Ce tableau indique le nombre et l’issue des plaintes déposées contre VIA au Commissariat à l’information dans chacune des trois périodes de référence depuis que l’institution est assujettie à la  Loi, soit depuis le 1er septembre 2007. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution a résolues de façon satisfaisante aux yeux de la commissaire. Deux plaintes ont été déposées contre VIA au cours de chacun des exercices. À la fin de 2009-2010, trois plaintes étaient en suspens, tandis que les trois autres avaient soit été abandonnées, soit été jugées non fondées.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que VIA Rail Canada Inc. réduise son taux de présomption de refus pour l’amener à zéro.

Réponse

VIA Rail révisera ses procédures actuelles afin de simplifier le processus et de réduire les retards.

2. Le Commissariat à l’information recommande que VIA Rail Canada Inc. revoie son instrument de délégation, étant donné que certains pouvoirs, tâches et fonctions ne relèvent pas de la compétence de VIA.

Réponse

VIA Rail modifiera son instrument de délégation en conséquence.

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