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Fiche de rendement

Année


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Commissariat à la protection de la vie privée du Canada

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a pour mission de protéger et de promouvoir le droit des personnes à la vie privée. Le CPVP surveille la conformité tant à la Loi sur la protection des renseignements personnels, qui traite des pratiques de gestion des renseignements personnels des ministères et des organismes fédéraux, qu’à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, qui porte sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé.

En bref

Nombre de demandes reportées de 2008-2009
6
Nombre de nouvelles demandes
52
Nombre de demandes traitées
57
Taux de présomption de refus*
0 %
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
20,88
Nombre de demandes de consultation
2
Nombre de pages examinées dans le cadre des demandes traitées
8 175
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
3
Nombre de plaintes résolues par le Commissariat à l’information**
0
Nombre d’équivalents temps plein responsables exclusivement de l’accès à l’information, au 31 mars 2010
0,97
 

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2009-2010

Note : A (Exceptionnel)

  • Le CPVP a affiché un taux de présomption de refus de 0 %.
  • Le CPVP a pris en moyenne 20,88 jours pour traiter les demandes d’accès à l’information.
  • L’institution n’a pas usé de prorogations de plus de 30 jours, et n’a donc pas eu à en informer le Commissariat à l’information.
  • Le CPVP a dû réacheminer 50 % des demandes qu’il avait reçues vers d’autres institutions.
  • Trois plaintes contre le CPVP ont été déposées au Commissariat à l’information.
  • Le bureau d’accès à l’information est essentiellement autonome au sein de l’institution.
  • Les responsables de l’accès à l’information affirment qu’il y a une solide culture de transparence au CPVP.

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) prescrits par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’annexe C pour connaître la formule utilisée par le Commissariat à l’information pour le calcul de ce taux.)

**Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information estime qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux de la commissaire.

Fiche de rendement pour 2009-2010

Charge de travail liée à l’accès à l’information de 2007-2008 à 2009-2010

Ce graphique montre la distribution de la charge de travail du CPVP depuis que la Commission est assujettie à la Loi sur l’accès à l’information, soit depuis le 1er avril 2007. Le nombre de demandes reçues par le CPVP a sensiblement augmenté dans la deuxième année suivant l’application de la Loi à l’institution, ce qui a entraîné un arriéré de six demandes au début de 2009-2010.

Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada (CPVP) a tiré parti du fait qu’il est un petit organisme localisé dont la culture est favorable à l’esprit et aux objectifs de la Loi sur l’accès à l’information pour atteindre un rendement optimal en 2009-2010. Le CPVP affiche un taux de présomption de refus de 0 % pour l’année. Par ailleurs, le CPVP, n’ayant usé que de quatre prorogations, toutes de 30 jours seulement, a enregistré un très court délai de traitement moyen, soit 20,88 jours.

Le CPVP a reçu 52 nouvelles demandes en 2009-2010, une diminution par rapport aux 76 de 2008-2009, mais une augmentation par rapport aux 44 de 2007-2008. De plus, le CPVP a traité six demandes reportées de 2008-2009 et a reçu deux demandes de consultation. Comme le CPVP n’a pas usé de prorogations de plus de 30 jours, il n’a pas eu à en informer le Commissariat. Ce dernier a reçu seulement trois plaintes au sujet du CPVP pendant la période visée (deux plaintes pour refus, une non fondée et l’autre abandonnée) et une plainte concernant la réponse du CPVP selon laquelle il n’existait pas de documents correspondant à la demande. Cette plainte fait toujours l’objet d’une enquête.

Le CPVP reconnaît la valeur de l’information pour les Canadiens. En conséquence, l’institution est fortement encline à faire preuve de transparence, comme le montrent son rendement optimal en matière d’accès à l'information et l’importance qu’elle accorde dans ses communications au droit des demandeurs en vertu des lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels. Les responsables de l’accès à l’information disent de leur contexte et de leur culture opérationnels qu’ils sont autonomes au sein de l’institution et centrés sur la communication et la collaboration, que ce soit avec les demandeurs, les tiers ou les autres institutions fédérales.

Pour se préparer à l’assujettissement de l’institution à la Loi à l’institution en 2007, la haute direction du CPVP a sensibilisé ses employés à l’importance de s’adapter et de se conformer à la Loi. La formation sur l’accès à l’information, obligatoire pour tous les employés, a été dispensée avant même la date d’entrée en vigueur, le 1er avril 2007. Le CPVP avait déjà reçu plusieurs demandes à cette époque, et les a traitées immédiatement pour évaluer sa capacité de traitement, au lieu d’attendre la date officielle.

Le CPVP a également pris d’autres mesures, comme demander des conseils sur la conservation des documents à Bibliothèque et Archives Canada et établir un processus de traitement des plaintes contre le CPVP relativement à la protection des renseignements personnels. Il a également rédigé un guide complet de politiques et directives en la matière, qui est utilisé dans le cours sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels de l’Université de l’Alberta.

Tous les secteurs de l’institution participent à la récupération des documents demandés et recommandent qu’un maximum de renseignements soient communiqués. Le fait que les documents du CPVP soient maintenant visés par la Loi ne semble pas nuire au travail quotidien des employés. La communication finale n’est pas entravée par des examens et des approbations. En fait, le coordonnateur de l’accès informe simplement la haute direction des demandes qui pourraient intéresser les médias ou le public.

Exceptions et exclusions invoquées par l’institution en 2009-2010

Ce graphique montre combien de fois le CPVP a invoqué les diverses exceptions et exclusions de la  Loi dans les documents qu’il a communiqués en 2009-2010. En vertu de l’alinéa 16.1(1)d), le CPVP doit soustraire à la communication les renseignements qu’il a obtenus ou créés au cours d’une enquête, aussi longtemps que l’enquête se poursuit. Le CPVP a invoqué cette exception à neuf occasions en 2009-2010. L’exception invoquée le plus souvent par le CPVP était celle prévue à l’article 19, qui restreint la communication de renseignements personnels.

Les autres institutions fédérales demandent conseil aux responsables de l’accès du CPVP au sujet des implications des divers aspects de leur travail sur la protection des renseignements personnels. Le bureau d’accès à l’information du CPVP reçoit aussi de nombreuses demandes acheminées au mauvais destinataire, en général parce que les demandeurs comprennent mal le rôle du CPVP. Sur les 52 nouvelles demandes que le CPVP a reçues en 2009-2010, il en a réacheminé 26 (50 %) vers d’autres institutions. Le CPVP dispose d’un budget de réserve qui permettra au bureau d’accès d’avoir de l’aide si le nombre des demandes d’accès qu’il reçoit vient à augmenter.

Le bureau d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels est composé de deux employés à temps plein qui travaillent de façon autonome et s’efforcent de communiquer le plus de renseignements possible, avec moins d’examens et d’approbations que dans les autres institutions. On demande aux secteurs de l’institution qui ont des documents pertinents de les envoyer au bureau d’accès, accompagnés de recommandations sur l’information à retrancher. Il n’y a pas de processus en deux étapes par lequel le secteur d’origine vérifierait l’ensemble final de pièces à communiquer. Le coordonnateur de l’accès possède les pouvoirs délégués pour toutes les exceptions prévues par la Loi, sauf celles qui concernent les documents confidentiels du Cabinet (compétence que conserve la commissaire).

Le Commissariat à l’information félicite le CPVP pour son respect des obligations imposées par la Loi sur l’accès à l’information et pour sa solide culture de transparence. Le court délai de traitement moyen, l’absence de demandes traitées après la date limite et une culture favorisant la transparence ont valu au CPVP la note « A » pour 2009-2010. Le CPVP est bien placé pour continuer à exercer ses responsabilités en matière d’accès à l’information.

Compte tenu du rendement remarquable du CPVP, le Commissariat à l’information le convie à assumer un rôle de chef de file dans le milieu de l’accès à l’information. Le partage de ses pratiques exemplaires et la publication en ligne des demandes qu’elle a traitées contribueront aux progrès de toute la collectivité.

Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat à l’information de 2007-2008 à 2009-2010
  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2007–2008
Administratives 1 1 0 0 2
Refus 0 2 0 0 2
Documents confidentiels du Cabinet 1 0 0 0 1
Total 2 3 0 0 5
2008–2009
Administratives 0 0 0 0 0
Refus 0 0 0 0 0
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0
2009–2010
Administratives 0 0 0 0 0
Refus 0 1 1 1 3
Documents confidentiels du Cabinet 0 0 0 0 0
Total 0 1 1 1 3

Ce tableau indique le nombre et l’issue des plaintes déposées contre le CPVP au Commissariat à l’information dans chacune des trois périodes de référence depuis que l’institution est assujettie à la Loi, soit depuis le 1er avril 2007. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l’information estime fondées et que l’institution a résolues de façon satisfaisante aux yeux de la commissaire. En général, les plaintes contre le CPVP sont peu nombreuses : cinq au cours de la première année d’activité, aucune pendant la deuxième année et trois pour la troisième année. Sur les plaintes que le Commissariat à l’information a reçues en 2009-2010, une était non fondée, une autre a été abandonnée et la dernière est en suspens.

Réponse à la fiche de rendement

De nombreux facteurs ont contribué aux résultats obtenus par le bureau d’accès à l’information. Nous croyons qu’un programme d’accès à l’information entièrement conforme exige un financement stable, des ressources qualifiées, des outils modernes favorisant la rapidité et l’efficacité, une bonne gestion de l’information, des politiques et des procédures claires, de la formation continue et une délégation de pouvoirs adéquate, et c’est grâce à ces facteurs essentiels que le CPVP a obtenu ce rendement.

Un autre facteur favorisant un bon rendement est un « service à la clientèle » de qualité et le bureau d’accès à l’information du CPVP prend son devoir d’aider ses clients très au sérieux. Nous nous efforçons d’entretenir de bonnes relations avec nos demandeurs ainsi qu’avec les tierces parties et les autres institutions fédérales.

En novembre dernier, nous avons tenu notre première semaine de la gestion de l’information, pendant laquelle des présentations sur divers sujets, comme l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, ainsi que des séances de sensibilisation sur la sécurité, des séances de gestion de l’information et une matinée de ménage des dossiers ont eu lieu. Cette dernière activité a connu un franc succès et a été très appréciée des employés du CPVP.

Afin de faire preuve de la plus grande ouverture et transparence possible, nous projetons de publier toutes les demandes d’accès que nous avons traitées, comme le proposent le Conseil du Trésor du Canada et le Commissariat à l’information. Nous nous préparons également à offrir de la formation régulière et des séances de sensibilisation à tous les employés afin que tous soient informés de leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information parce que, pour nous, la mise en commun de l’information et la communication sont deux éléments très importants.

Nous croyons être bien placés pour remplir nos obligations en vertu de la Loi et nous nous efforcerons d’y parvenir.

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