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Fiche de rendement

Année


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Chapitre 3. Les meilleurs et les pires : fiches de rendement 2009–2010

En ce qui a trait aux fiches de rendement de 2009–2010, le Commissariat à l'information a évalué des institutions qui n'ont été assujetties à la Loi sur l'accès à l'information que récemment. Les nouvelles institutions sont différentes à de nombreux égards des ministères et organismes que le Commissariat évalue habituellement et offrent un nouveau point de vue des activités en matière d'accès à l'information.

La cohorte de cette année comprend des sociétés d'État et des agents du Parlement. Les sociétés d'État mènent leurs activités dans un environnement essentiellement privé, mais elles ont des objectifs stratégiques qui sont à la fois commerciaux et publics6. Ces sociétés appartiennent exclusivement à l'État, mais sont gérées par un conseil d'administration nommé par le gouvernement. Elles sont financées par l'État de diverses façons, selon la loi qui régit leurs activités et la Loi sur la gestion des finances publiques. En 2010, le montant total des crédits parlementaires accordés à toutes les sociétés d'État était de 6,666 milliards de dollars. Parmi les cinq institutions que le Commissariat a évaluées, Énergie atomique du Canada limitée, la Société Radio-Canada et la Société du Centre national des Arts ont toutes reçu une partie de leur financement par le truchement des crédits parlementaires. VIA Rail Canada Inc. reçoit du financement du gouvernement du Canada en fonction des besoins de trésorerie, et la Société canadienne des postes reçoit une compensation pour certains programmes dont elle se charge au nom du gouvernement, comme le Programme d'approvisionnement alimentaire par la poste, et peut également emprunter des fonds au Trésor du gouvernement du Canada.

Les agents du Parlement, comme le vérificateur général et les commissaires à l'information et à la protection de la vie privée, sont des agents indépendants qui surveillent minutieusement les activités du gouvernement liées à des fonctions confiées à des institutions par la loi. Ils relèvent directement du Parlement et non d'un ministre particulier et reçoivent du financement par le truchement de crédits parlementaires . La nomination de ces agents passe habituellement par la Chambre des communes, le Sénat, ou les deux, qui doivent délibérer des recommandations du gouvernement.

Le Commissariat a choisi d'évaluer des institutions pour lesquelles il avait reçu plus de cinq plaintes depuis qu'elles étaient assujetties à la Loi. Bien qu'elles aient des exercices financiers différents, chacune des institutions a rendu compte de ses résultats aux fins du processus de fiches de rendement pour la période du 1er avril 2009 au 31 mars 2010, conformément à une directive du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada. Toutes les réponses des institutions au questionnaire du Commissariat sont affichées sur le site Web de ce dernier.

Constatations générales

Le tableau 5 indique les notes décernées aux institutions pour 2009–2010. Le Commissariat a attribué des notes allant de A à F, selon la mesure dans laquelle les institutions répondaient à une série de critères (voir l'appendice C). Parmi ces critères, il y avait les délais et la conformité par rapport aux obligations imposées par la Loi, ainsi que des données qualitatives.

Tableau 5. Notes décernées aux institutions évaluées pour 2009–2010
Institutions Note Rendement global
Bureau du vérificateur général du Canada A Exceptionnel
Commissariat à la protection de la vie privée du Canada A Exceptionnel
Commissariat à l'information du Canada* A Exceptionnel
Société du Centre national des Arts A Exceptionnel
Énergie atomique du Canada limitée B+ Supérieur à la moyenne
VIA Rail Canada Inc. B Supérieur à la moyenne
Société Radio-Canada F Insatisfaisant
Société canadienne des postes Hors norme Alerte rouge

*Le rendement du Commissariat à l'information du Canada a été évalué par Mario Dion, le commissaire à l'information ad hoc au moment d'établir le rapport.

Les institutions sont divisées en deux groupes selon leur rendement en 2009–2010 : la Société du Centre national des Arts (CNA), le Bureau du vérificateur général (BVG), le Commissariat à l'information, le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP), Énergie atomique du Canada limitée (EACL) et Via Rail Inc., qui ont obtenu une note supérieure à la moyenne ou mieux, et la Société Radio-Canada et la Société canadienne des postes, qui ont obtenu une note insatisfaisante ou pire.

Même si la cohorte de cette année était de petite taille et représentait moins de 2 % de toutes les demandes d'accès que le gouvernement fédéral a reçues en 2009–2010, elle comprend la plus importante proportion d'institutions ayant obtenu les meilleurs résultats depuis que le Commissariat a commencé à établir des fiches de rendement en 1999. Les six institutions ayant obtenu des notes supérieures à la moyenne ou mieux réunissaient bon nombre des éléments clés que le Commissariat a recensés dans des fiches de rendement antérieures comme étant directement liés à l'amélioration de la conformité à l'égard l'accès à l'information - notamment, un leadership fort, des ordonnances de délégation de pouvoirs appropriées et des ressources adéquates. Ces institutions ont également démontré des caractéristiques et des approches distinctives qui ont contribué aux niveaux de conformité élevés qu'elles ont pu atteindre.

En revanche, il semble que la Société Radio-Canada et la Société canadienne des postes ne reconnaissaient pas pleinement l'importance de la Loi et des principes d'accès à l'information. Cela a entraîné des taux élevés de demandes traitées après les échéances prévues dans la Loi (appelées présomptions de refus), de longs délais de traitement moyens et des processus d'approbation prolongés, qui explique leur classement au bas de l'échelle de rendement. Beaucoup d'améliorations devront être apportées.

Aucun nouveau problème systémique n'a été observé7. Comme il a été mentionné, les institutions qui ont affiché les meilleurs résultats ont réuni les bons ingrédients afin de remplir leurs obligations en vertu de la Loi, notamment, et surtout, le leadership. Les institutions qui ont obtenu les moins bons résultats n'ont pas accordé à l'accès à l'information la priorité qu'il mérite en tant que responsabilité imposée par la Loi.

En vertu de la Loi, les demandeurs ont le droit d'accéder à l'information en temps opportun. Par conséquent, une réponse tardive est considérée comme une présomption de refus de communiquer l'information demandée. La Loi accorde 30 jours pour traiter une demande dans des circonstances normales, et il est possible de prolonger cette période dans certaines situations. Depuis que les institutions doivent se conformer à la loi, un taux de présomption de refus de zéro - c'est–à–dire que toutes les demandes sont traitées dans les 30 jours ou pendant la période prolongée - devrait être l'objectif universel. La cohorte d'institutions évaluées en 2009–2010 comprend certains des meilleurs et des pires taux de présomption de refus depuis que le Commissariat a commencé à établir des fiches de rendement (voir la figure 4).

Taux de présomption de refus en 2009–2010

Comme l'illustre la figure 5, les personnes qui souhaitent avoir accès à l'information peuvent s'attendre à un traitement rapide de leurs demandes de la plupart des institutions évaluées cette année. Dans bon nombre de cas, les délais de traitement sont inférieurs au délai de base de 30 jours établi par la Loi. Les délais de traitement moyens de la Société Radio-Canada et de la Société canadienne des postes étaient beaucoup plus longs, mais les prorogations n'étaient pas en cause. En fait, la Société Radio-Canada n'a eu recours qu'à une seule prorogation au cours de la période visée. La Société canadienne des postes a affirmé qu'elle n'a pas eu recours à des prorogations pour gérer sa charge de travail. La situation est plutôt attribuable essentiellement aux délais internes liés au traitement des demandes d'accès à l'information.

Délai moyen pour traiter une demande en 2009–2010

Enfin, en ce qui a trait à la charge de travail, la figure 6 démontre que la Société Radio-Canada a dû composer avec une charge de travail beaucoup plus grande que celle des autres institutions, EACL et la Société canadienne des postes étant bons deuxièmes. Aucune des institutions évaluées cette année n'a fait état d'un manque de ressources pour remplir ses obligations aux termes de la Loi.

Charge de travail en 2009–2010

Renforcer la capacité

En plus d'examiner si les institutions choisies répondaient à leurs demandes en temps opportun, le Commissariat a recueilli, par le truchement d'un questionnaire et d'une entrevue de suivi, de l'information utile sur les efforts déployés en vue d'amorcer le processus, y compris les difficultés auxquelles elles ont fait face à titre d'entités nouvellement assujetties à la Loi. Plus particulièrement, le Commissariat a examiné de quelle façon les institutions ont trouvé et formé du personnel, élaboré les outils nécessaires à un programme efficace d'accès à l'information et favorisé un appui interne à l'égard de cette fonction.

Personnel

Plusieurs institutions ont embauché un coordonnateur de l'accès à l'information chevronné et ont doté les postes d'analyste avec des employés qui connaissaient bien les activités de l'institution. Ainsi, les analystes pouvaient rapidement trouver les documents, et le coordonnateur était en mesure d'appliquer la Loi, ce qui a donné lieu à une approche efficiente à l'égard du traitement des demandes. Trois des institutions (EACL, Postes Canada et VIA), affirmant qu'elles manquaient d'expertise à l'interne au moment où elles ont été assujetties à la Loi, ont embauché des consultants afin qu'ils mettent sur pied les bureaux d'accès à l'information et en déterminent les activités. Cela comprenait l'établissement des budgets, des réseaux et des processus de communication ainsi que la formation du personnel. Dans certains cas, les consultants sont restés au sein de ces institutions afin de traiter les demandes reçues ou de jouer un rôle en matière de formation et de consultation, qu'ils assument encore à ce jour.

Formation et outils

Les institutions ont toutes indiqué que la formation était une priorité. Toutefois, les choix quant au responsable de la formation et à la façon dont celle–ci devait être dispensée différaient grandement, tout comme les publics cibles. Les institutions offraient différents niveaux de formation - de la formation des analystes de l'accès à l'information, qui avaient besoin de directives précises sur la façon d'appliquer la Loi, à la formation générale des cadres supérieurs et des agents de liaison. Dans certaines institutions, les responsables de l'accès à l'information ont indiqué qu'ils devaient informer tout le personnel des obligations liées à la législation en matière d'accès à l'information. Toutefois, vu les contraintes de temps et la charge de travail, cela n'a pas toujours été fait, ce qui explique des lacunes sur le plan de la sensibilisation des employés à la nécessité de traiter efficacement les demandes de documents - lacunes qui persistent dans certaines institutions. Le personnel affecté à l'accès à l'information affichait généralement les politiques, les procédures et les lignes directrices sur le site intranet de l'institution pour que les employés aient facilement accès à ces ressources. La plupart des institutions ont élaboré leurs propres politiques, lignes directrices et procédures ou sont en voie de le faire.

Appui à l'interne

Comme ces institutions étaient nouvellement assujetties à la Loi, le Commissariat était particulièrement intéressé à connaître leur culture à l'égard de l'accès à l'information. Toutes les institutions de la cohorte de cette année ont eu par le passé à rendre compte annuellement sur leurs activités et résultats, mais elles n'ont jamais eu à révéler les détails de leurs activités. Le fait d'être assujettie à la Loi a changé la donne, puisque certains détails de leurs activités et décisions peuvent soudainement être rendus publics.

Le Commissariat à la protection de la vie privée et le Commissariat à l'information ont indiqué que cela ne leur demandait pas de gros efforts supplémentaires d'être assujettis à la Loi, puisque la reconnaissance de la valeur que cette information représente pour les détenteurs faisait déjà partie de la culture institutionnelle. De même, le Bureau du vérificateur général a mentionné que la fonction d'accès à l'information était complémentaire à son mandat, puisque les vérificateurs s'attendent à un niveau élevé de transparence de la part des organisations qu'ils vérifient. Par conséquent, il était naturel que l'organisation fasse l'objet d'un examen aussi minutieux. L'ouverture intrinsèque aux mandats de ces trois institutions a eu une incidence directe et positive sur leur rendement. Le point de vue de la Société canadienne des postes et de la Société Radio–Canada était différent. Les représentants de ces dernières ont insisté sur le caractère unique et plus complexe de leurs activités par rapport à celles des autres institutions et, par conséquent, sur la nécessité d'autres protections - pour les activités commerciales de nature concurrentielle, et les activités de journalisme et de programmation respectivement. Une appréhension évidente de la communication de renseignements a entraîné des retards importants dans le traitement des demandes d'accès à l'information dans les deux institutions.


6 Une société d’État peut avoir ou non qualité de mandataire de l’État. Les mandataires jouissent des mêmes immunités, privilèges et prérogatives que l’État, comme l’immunité fiscale. Énergie atomique du Canada limitée, la Société canadienne des postes et Radio Canada sont des mandataires. La Société du Centre national des Arts et VIA Rail Canada Inc. n’en sont pas. Voir le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, La qualité de mandataire et les sociétés d’État : http://www.tbs-sct. gc.ca/gov-gouv/agent-mandataire/agent-mandataire-fra.asp.

7 Dans les rapports spéciaux précédents, le Commissariat a cerné six problèmes systémiques : leadership, prorogations de délai, consultations, ressources, gestion des dossiers et ordonnances de délégation de pouvoirs.

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