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Fiche de rendement

Année


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Appendice B

Mise à jour du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada sur les enjeux systémiques

Recommandation 1 du Commissariat

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada évalue la mesure dans laquelle les institutions mettent en œuvre les pratiques exemplaires concernant la délégation de certaines attributions aux termes de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information , l'objectif étant d'obtenir des ordonnances de délégation qui sont pertinentes, efficaces et transparentes.

Contexte
Dans son rapport spécial au Parlement d'avril 2010, la commissaire a souligné que le Commissariat avait recueilli des preuves orales selon lesquelles les ordonnances de délégation de pouvoirs ont une incidence directe et appréciable sur la capacité des institutions de respecter les échéances prévues par la
Loi pour répondre aux demandes d'information. Le rapport cite également les pratiques exemplaires élaborées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Parmi ces 18 pratiques, l'une recommande que le responsable d'une institution accorde aux coordonnateurs de l'AIPRP les pleins pouvoirs quant à l'administration de la Loi.

Réponse du SCT

Au printemps 2010, le SCT a émis des pratiques exemplaires qui comprennent les recommandations suivantes à l'égard de la délégation :

Que le coordonnateur de l'accès à l'information détienne les pleins pouvoirs pour l'administration de la Loi qui lui ont été délégués par le responsable de l'institution;

Que le responsable de l'institution délègue les fonctions au niveau le plus bas possible dans la hiérarchie du bureau d'accès à l'information. Par exemple, les avis de prorogation et les avis aux tiers peuvent être délégués aux analystes de l'accès à l'information ainsi qu'au coordonnateur.

En réponse à la recommandation de la commissaire, le SCT a examiné les ordonnances de délégation de pouvoirs de 24 institutions évaluées par le Commissariat à l'information pour 2008‑2009 dans le cadre de son initiative sur les fiches de rendement. Il a également analysé les données statistiques fournies par ces mêmes institutions.

L'examen a permis de conclure que, dans la plupart des institutions, les coordonnateurs de l'AIPRP avaient la pleine délégation de pouvoirs et que la délégation en soi ne constitue pas un facteur déterminant du respect des échéances prévues par la Loi. Il s'agit toutefois d'un élément important qui peut éliminer les niveaux inutiles d'approbation.

En vue de veiller au traitement adéquat de la question de la délégation, la Politique sur l'accès à l'informationexige des responsables des institutions qu'ils déterminent si un ou l'autre de leurs pouvoirs, tâches ou fonctions en vertu de laLoi devrait être délégué. De plus, la Directive concernant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information les oblige à respecter certains principes au moment de la délégation de pouvoirs, par exemple :

  • le responsable ne peut déléguer ses attributions qu'aux cadres et employés de son institution fédérale;
  • les pouvoirs, les tâches et les fonctions sont délégués à des postes désignés par leur titre et non à des personnes désignées par leur nom;
  • les personnes auxquelles des pouvoirs ont été délégués doivent être bien informées de leurs responsabilités;
  • les pouvoirs, les tâches et les fonctions ayant été délégués ne peuvent pas être sous‑délégués;
  • l'arrêté de délégation est revu lorsque les circonstances entourant la délégation ont changé.

Recommandation 2 du Commissariat

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada examine les critères actuels du Cadre de responsabilisation de gestion pour s'assurer qu'ils mesurent l'efficacité globale avec laquelle les institutions fédérales respectent leurs obligations aux termes de la Loi sur l'accès à l'information.

Réponse du SCT

Le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG) énonce les attentes du Secrétariat du Conseil du Trésor auxquelles doivent répondre les cadres supérieurs de l'administration fédérale dans un certain nombre de domaines pour promouvoir la saine gestion au sein de la fonction publique incluant l'administration de la Loi sur l'accès à l'information.

Les activités liées à l'administration de la Loi sur l'accès à l'information sont évaluées selon le CRG depuis l'exercice 2005‑2006. Les évaluations comprennent un examen et une analyse des rapports annuels que les institutions soumettent au Parlement, leurs chapitres d'Info Source et d'autres rapports afin de déterminer si ces institutions fournissent des descriptions complètes, exhaustives et à jour de leurs fonctions, programmes, activités et fonds de renseignements connexes.

Cette année, le Secrétariat a ajouté de nouvelles exigences axées sur la gouvernance et la capacité pour évaluer la compétence d'une institution à administrer le programme d'AIPRP. Ces exigences comprennent la façon dont l'institution est organisée pour répondre aux demandes d'accès à l'information, les procédures mises en place pour les experts dans les domaines de l'accès à l'information et des programmes, ainsi que la formation offerte et suivie. Les méthodes d'évaluation de la conformité utilisées relativement au CRG sont examinées chaque année. Ce processus continu de mise au point permettra de garantir l'efficacité et l'harmonisation de toutes les procédures d'évaluation.

Par contre, il convient de prendre note que le CRG n'est pas le seul outil d'évaluation. Le Parlement a en effet mis en place un mécanisme afin d'assurer la responsabilité pour l'administration de la Loi sur l'accès à l'information. L'article 72 exige que le responsable de chaque institution fédérale dépose annuellement un rapport d'application de la Loi en ce qui concerne son institution. Le SCT recueille également, en vertu de la Loi, des données statistiques pour évaluer la conformité des institutions. Cette collecte prendra beaucoup d'ampleur au cours de la prochaine année. Des détails supplémentaires à ce sujet se trouvent dans la réponse du SCT aux recommandations 3 et 4.

Le SCT s'engage à poursuivre sa collaboration avec le Commissariat à l'information et les institutions dans le but d'assurer l'efficacité des activités en matière d'établissement de rapports et de conformité.

Recommandation 3 du Commissariat

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada recueille des statistiques annuelles conformément aux recommandations 3, 4 et 5 du rapport spécial de 2007-200825 .

Recommandation 4 du Commissariat

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, de concert avec les institutions concernées, évalue l'ampleur des consultations entre les institutions fédérales et leurs répercussions sur la charge de travail des institutions en vue d'affecter les ressources nécessaires à cette fonction.

Réponse du SCT aux recommandations 3 et 4

Le SCT recueille auprès des institutions des données statistiques concernant leur application de la Loi sur l'accès à l'information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels depuis l'entrée en vigueur de ces lois en 1983. Les données sont consolidées et publiées tous les ans dans le bulletin Info Source26.

À partir du mois d'avril 2011, le SCT étendra ses exigences relatives à la collecte des données statistiques annuelles sur l'accès à l'information. Les institutions devront désormais compiler de nouveaux éléments de données et présenter annuellement des rapports à ce sujet, comme le nombre de pages traitées, les échéanciers, les prorogations, les consultations et les retards. Les nouvelles données permettront de mieux comprendre la charge de travail des institutions, la complexité des demandes et les causes des retards. En outre, grâce à elles, le SCT sera en mesure de mieux évaluer la conformité des institutions par rapport à la Loi sur l'accès à l'information. Les résultats des nouveaux éléments de données seront publiés dans l'édition de l'automne 2012 du bulletin Info Source.

Le SCT continuera de travailler en étroite collaboration avec les institutions en vue de les aider à faire la transition vers les nouvelles exigences relatives à la collecte de données.

Recommandation 5 du Commissariat

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, en collaboration avec les institutions et organismes concernés, élabore et mette en œuvre, dans les plus brefs délais, un plan d'action intégré en matière de ressources humaines pour résorber la pénurie actuelle de personnel des unités d'accès à l'information.

Réponses du SCT à la recommandation 5

La collectivité de l'accès à l'information et de la protection des renseignements personnels est composée de professionnels dévoués qui s'efforcent de fournir un bon service aux Canadiens.

Le SCT appuie activement la collectivité de l'AIPRP de diverses manières. Il rencontre régulièrement ses membres, élabore des outils et directives et offre un large éventail de séances de sensibilisation sur des sujets liés à l'AIPRP. Depuis le 1 er avril 2008, 134 séances ont eu lieu et 1 617 personnes y ont pris part. Vingt‑six autres sont prévues pour la prochaine année.

De plus, le Secrétariat a lancé au printemps dernier une initiative visant à relever les défis associés au recrutement et au maintien en poste auxquels est confrontée la collectivité afin d'assurer qu'elle a la capacité de fournir les services d'AIPRP, maintenant et à l'avenir.

Les principaux intervenants et plusieurs représentants des bureaux d'AIPRP dans l'ensemble de la fonction publique fédérale élaborent des modèles organisationnels génériques, des descriptions de poste et des compétences en vue de normaliser le travail au sein de la fonction publique. Ces outils constitueront le fondement du lancement d'un processus de dotation collective de même que de la conception et de la mise en œuvre d'une stratégie élargie d'apprentissage et de perfectionnement de la collectivité.

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