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Fiche de rendement

Année


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Chapitre 2. Changer les choses : Rapport sur les progrès accomplis sur les recommandations et les engagements antérieurs

Dans le rapport spécial de l'année dernière, le Commissariat à l'information a formulé des recommandations à l'intention des institutions sur la façon d'améliorer leur rendement ainsi qu'à l'intention du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada afin qu'il aborde les problèmes systémiques dans l'ensemble du gouvernement. Le Commissariat s'est également engagé à améliorer certains de ses domaines de responsabilité. Voici un rapport sur les progrès accomplis relativement à chacun de ces éléments.

Fiches de rendement de 2008–2009

En 1999, le Commissariat a commencé à préparer des fiches de rendement afin de mesurer le rendement des institutions en vertu de la Loi sur l'accès à l'information. En 2007, le Commissariat a revu le processus afin de recueillir de l'information qui brosserait un tableau plus complet du rendement de chaque institution et qui lui permettrait de formuler des recommandations plus ciblées.

L'année dernière, le Commissariat a évalué le rendement de 24 institutions fédérales et formulé des recommandations à chacune d'elles de sorte qu'elles améliorent leur rendement. Les institutions ont élaboré des plans en vue d'obtenir de meilleurs résultats. En tout, 13 des 24 institutions évaluées affichaient un rendement sous la moyenne ou inférieur. Le Commissariat a demandé à ces 13 institutions de fournir un rapport sur les efforts qu'elles ont déployés en vue de mettre en œuvre les recommandations. Le tableau 3 résume ces rapports. Le texte intégral se trouve sur le site Web du Commissariat. Même s'il est trop tôt pour évaluer ou pleinement mesurer le progrès vers une plus grande conformité à la Loi, il est clair que l'on travaille à mettre en œuvre la plupart des recommandations.

Le Commissariat évaluera à nouveau les 24 institutions l'année prochaine, en examinant notamment les pratiques à l'égard desquelles le Commissariat et les institutions ont un point de vue différent.

Progrès relatifs à la mise en œuvre des recommandations formulées dans les fiches de rendement de 2008–2009*

*Les recommandations sont regroupées par thème. Certaines recommandations touchent plus d’un thème. De plus, certaines institutions n’ont pas reçu de recommandation pour un ou plusieurs thèmes. Enfin, les trois carrés rouges (non amorcé) indiquent les recommandations auxquelles l’institution n’a pas souscrit. Le Commissariat réévaluera les 24 institutions l’an prochain, incluant les items « non amorcé ». Les réponses complètes des institutions sont disponibles au lien suivant : http://www.oic-ci.ca/fra/rp-pr_spe-rep_rap-spe_rep-car_fic-ren_2009-2010_5.aspx

Faits saillants des progrès en vue d'une plus grande conformité à la Loi

Voici les faits saillants des mesures positives prises par les institutions ayant obtenu un rendement sous la moyenne ou inférieur en 2008–2009.

Augmentation des ressources

  • Affaires étrangères et Commerce international Canada a réaffecté 2,7 millions de dollars aux fonctions d'accès à l'information. L'institution a également embauché neuf consultants chevronnés afin qu'ils travaillent à la réduction de l'important arriéré de demandes sans réponse et créé dix nouveaux postes à temps plein.
  • Transports Canada et le Service correctionnel du Canada disposent désormais d'un effectif complet.

Amélioration des délais de traitement

  • Le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) et Ressources naturelles Canada (RNCan) ont signalé avoir amélioré de manière importante leur taux de présomptions de refus au cours de 2010–2011. En octobre 2010, le SCRS avait traité 100 % des demandes dans les délais prescrits. Au cours du troisième trimestre, RNCan a traité environ 93 % des demandes dans les délais.
  • Le Bureau du Conseil privé (BCP) et Défense nationale ont signalé avoir réduit de manière importante leur délai moyen de traitement des demandes. La moyenne du BCP est passée de 157 jours en 2008–2009 à 94 jours en 2010–2011. En octobre 2010, la Défense nationale avait fait passer son délai de traitement moyen de 125 à 86 jours.

Changement d'ordonnance de délégation de pouvoirs

  • La présidente de l'Agence canadienne d'inspection des aliments et la commissaire de l'Agence du revenu du Canada ont chacune approuvé une ordonnance de délégation de pouvoirs révisée qui confère plus de pouvoir au coordonnateur de l'accès à l'information de l'institution.

Simplification des processus d'examen et d'approbation

  • Santé Canada a remplacé son processus d'approbation des dossiers de nature très délicate par un processus d'avis, et affirme que ce changement a entraîné une amélioration des délais et de la conformité.
  • L'Agence canadienne de développement international a mis en œuvre un nouveau processus en vertu duquel le Cabinet du ministre est informé des documents à communiquer 72 heures à l'avance, mais ne les approuve pas.

Réduction de l'arriéré

  • Environnement Canada et l'Agence canadienne de développement international (ACDI) ont signalé avoir réduit de manière importante leur arriéré de demandes sans réponse. L'ACDI a traité 99 de ces 102 demandes et prévoit avoir traité les trois autres demandes d'ici le 31 mars 2011.

Surveillance plus étroite du rendement

  • L'Agence du revenu du Canada a élaboré un plan de redressement exhaustif en vue de régler les problèmes en matière de dotation, de formation, de traitement des demandes et d'arriéré.
  • L'Agence canadienne d'inspection des aliments a indiqué avoir fait d'importants progrès quant aux produits livrables mentionnés dans le plan d'action pluriannuel qu'elle a mis à jour en 2009. Ces mesures comprennent l'affectation de ressources adéquates à la fonction d'accès à l'information, la délégation de tout le pouvoir décisionnel en matière d'accès au gestionnaire de l'accès à l'information, la réduction de l'arriéré de demandes sans réponse de 50 % et l'adoption d'une approche simplifiée pour le traitement des demandes.

Recommandations au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada

Le Commissariat à l'information a cerné un certain nombre de problèmes systémiques dans le rapport spécial de l'année dernière (ordonnances de délégation de pouvoirs, leadership, prorogations de délai, consultations et ressources) et a formulé plusieurs recommandations au Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) à ce sujet. L'appendice B contient la réponse intégrale du SCT. En voici un résumé.

Ordonnances de délégation de pouvoirs

Le Commissariat a recommandé que le Secrétariat du Conseil du Trésor évalue la mesure dans laquelle les institutions mettent en œuvre les pratiques exemplaires concernant la délégation de certains pouvoirs, tâches et fonctions aux termes de l'article 73 de la Loi sur l'accès à l'information, l'objectif étant d'obtenir des ordonnances de délégation de pouvoirs qui sont pertinentes, efficaces et transparentes. Le SCT indique qu'il a examiné les ordonnances de délégation de pouvoirs des 24 institutions évaluées par le Commissariat l'année dernière et a conclu que ce n'était pas un facteur déterminant du respect des délais, mais qu'elle pouvait permettre d'éliminer certains niveaux d'approbation inutiles.

Leadership

Le Commissariat a recommandé que le SCT élabore des critères dans le Cadre de responsabilisation de gestion afin de voir à ce qu'il mesure le rendement global des institutions fédérales à l'égard de leurs obligations aux termes de la Loi sur l'accès à l'information. Le SCT a répondu qu'il avait ajouté de nouvelles exigences ayant trait à la gouvernance et à la capacité qui visent à évaluer la capacité des institutions à appliquer le programme d'accès à l'information.

Prorogations de délai

Dans les deux derniers rapports spéciaux, le Commissariat a recommandé que le SCT recueille davantage de données statistiques annuelles afin de brosser un tableau plus juste du recours aux prorogations de délai. À compter d'avril 2011, le SCT élargira ses exigences en matière de données statistiques. Il compilera et publiera les résultats à l'automne 2012.

Consultations

Dans les deux derniers rapports spéciaux, le Commissariat a recommandé que le SCT évalue l'ampleur des consultations entre les institutions fédérales en vue de répondre aux demandes de communication ainsi que l'incidence de ces consultations sur la charge de travail des institutions, dans le but d'affecter les ressources appropriées à cette fonction. Le SCT n'a pris aucune mesure précise en 2009–2010 pour évaluer l'incidence de ces consultations. Toutefois, dans le cadre des nouvelles exigences liées à la collecte de données statistiques, les institutions feront rapport sur les consultations. Les résultats seront publiés à l'automne 2012.

Ressources

Dans les deux derniers rapports spéciaux, le Commissariat a recommandé que le SCT élabore et mette en œuvre un plan d'action intégré en matière de ressources humaines afin de remédier à la pénurie de personnel de l'accès à l'information dans l'ensemble du gouvernement. Au printemps 2010, le SCT a lancé un projet d'élaboration de descriptions de travail et de compétences afin de normaliser le travail dans l'ensemble de la fonction publique. Il prévoit également lancer un processus de dotation collective.

Engagements du Commissariat à l'information

Classement des plaintes : nouvelles catégories

Dans son rapport spécial de 2007–2008, le Commissariat s'est engagé à examiner la façon dont il classe les plaintes afin d'élaborer et de mettre en œuvre un nouvel ensemble de catégories de classement des plaintes. Le Commissariat utilise ces catégories afin de décrire l'issue des enquêtes sur les plaintes.

En 2009–2010, le Commissariat a consulté ses employés, les coordonnateurs de l'accès à l'information et les membres du public concernant les catégories proposées. Les nouvelles catégories de classement des plaintes sont plus simples, plus justes et respectent la terminologie de l'article 37 de la Loi sur l'accès à l'information. Voici les catégories que le Commissariat a commencé à utiliser le 1er avril 2010 :

  • Bien fondée
    • bien fondée avec recommandations - réglée
    • bien fondée avec recommandations - non réglée
    • bien fondée, réglée sans recommandations
  • Non fondée
  • Réglée
  • Abandonnée

Le Commissariat est convaincu que ces nouvelles catégories de classement permettront de recueillir de meilleures données pour les prochaines fiches de rendement, puisque ces catégories sont plus précises.

Directives sur les prorogations de délai

Dans son rapport spécial de 2008–2009, le Commissariat s'est engagé à publier des directives sur les prorogations de délai utilisées par les institutions pour éviter de nuire à leurs activités quand elles doivent faire des recherches dans un grand volume de documents (conformément à l'alinéa 9(1)a) de la Loi). Après avoir consulté divers intervenants, y compris des coordonnateurs de l'accès à l'information et des demandeurs, le Commissariat publiera des directives à ce sujet d'ici la fin mars 2011.

Avis de prorogation

Dans son rapport spécial de 2008–2009, le Commissariat a constaté que les institutions ne se conformaient pas systématiquement à l'exigence énoncée au paragraphe 9(2) de la Loi selon laquelle il faut aviser le Commissariat de toute prorogation de délai de plus de 30 jours. De plus, le contenu et les justifications n'étaient pas uniformes. Le Commissariat a conclu que, pour que cet outil de surveillance soit aussi utile que souhaité, il fallait plus de conformité et de clarté. Il a pris les trois engagements suivants à cet égard :

  • élaborer et mettre en œuvre un modèle d'avis de prorogation de délai et examiner des façons d'envoyer ces avis par voie électronique;
  • publier des directives sur les procédures d'avis conformément au paragraphe 9(2) de la Loi;
  • examiner et évaluer les avis de prorogation.

En vue d'améliorer le signalement des prorogations de délai, les employés du Commissariat chargés du traitement des avis ont reçu une formation pour être en mesure de relever les irrégularités et de saisir uniformément les renseignements contenus dans les avis dans une base de données. Le Commissariat a également examiné et évalué les avis de prorogation qu'il a reçus au cours de 2009–2010. Cet examen a permis d'obtenir de l'information utile concernant l'utilisation des prorogations de délai par chacune des institutions. Le Commissariat commencera à publier ces renseignements en ligne, sous une forme réutilisable, en avril 2011. Cela permettra aux institutions de faire le suivi de leur propre rendement et de surveiller leur progrès par rapport à celui d'autres institutions. Le tableau 4 ci-dessous contient un exemple de renseignements regroupés concernant les prorogations de délai que le Commissariat commencera également à publier au printemps.

Le Commissariat élaborera un modèle de formulaire d'avis. Il cherche également à mettre en place des avis électroniques afin de faciliter le processus et le traitement des avis. L'objectif est de mettre en œuvre un processus de présentation électronique en 2011–2012.

Avis de prorogation, 2010–2011 (premier, deuxième et troisième trimestres)

*Certains avis ne font pas mention du motif de la prorogation.


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