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Fiches de rendement


Année



3. Engagements du Commissariat à l’information

Nouveaux engagements

Prorogation du délai pour éviter d’entraver le fonctionnement de l’institution en raison du grand nombre de documents à chercher ou à examiner

Au cours de l’établissement des fiches de rendement, nous avons noté un écart important dans la façon dont les institutions interprètent et appliquent l’alinéa 9(1)a). Les dernières directives du Commissariat à l’information concernant l’application de cet alinéa datent de 1999. Étant donné le recours accru à ce genre de prorogation et la longueur du délai demandé, nous croyons qu’il nous faut préciser le sens des expressions « grand nombre de documents » et « entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution » dans le cadre de l’examen de l’alinéa 9(1)a).

Engagement 1

En 2010–2011, le Commissariat à l’information publiera une directive sur les pratiques concernant les prorogations demandées par les institutions en vertu de l’alinéa 9(1)a).

Avis de prorogation

La Loi oblige les institutions à aviser le commissaire à l’information de toute prorogation de délai dépassant 30 jours. Cet avis a pour but de nous informer de la raison et de la durée des prorogations de plus de 30 jours au même moment que les institutions en informent les demandeurs. Comme le montrent les fiches de rendement, les institutions ne respectent pas systématiquement cette exigence. De plus, les avis envoyés diffèrent en ce qui a trait à leur contenu et à la justification de la prorogation. Il faut accroître les niveaux de conformité et de précision pour que cet outil de supervision puisse remplir adéquatement sa fonction de contrepoids prévue par le législateur en l’absence de délais prévus par la Loi. Certaines institutions ont proposé au Commissariat à l’information de mettre en place un système électronique de transmission d’avis, qui leur permettrait d’envoyer les avis en temps réel, plutôt qu’après coup, et d’assurer un meilleur suivi par la suite.

Engagement 2

D’ici la fin de 2010–2011, le Commissariat à l’information élaborera un modèle d’avis de prorogation qui contiendra suffisamment d’information pour superviser l’utilisation des prorogations et leur durée. Par le fait même, il étudiera des façons d’améliorer l’efficacité du processus de notification à l’aide d’outils électroniques.

Engagement 3

En 2010-2011, le Commissariat à l’information publiera une directive sur les pratiques concernant le processus de notification énoncé au paragraphe 9(2) de la Loi.

Engagement 4

Le Commissariat à l’information affectera un agent à l’examen et à l’évaluation des avis de prorogation déposés par les institutions, qui sera également chargé de faire un suivi, au besoin.

Le point sur les engagements précédents

Classement des plaintes

Le Commissariat s’était engagé à examiner les catégories de classement des plaintes réglées afin de refléter plus fidèlement le rendement des institutions. À la suite d’une consultation auprès de divers intervenants, y compris les coordonnateurs et les utilisateurs de l’accès à l’information, le Commissariat mettra en place de nouvelles catégories de classement pour 2010–2011.

Communication d’information aux termes de la Loi

Nous avons examiné cette année un petit échantillon de plaintes de refus dont le dossier a fait l’objet d’une conclusion en 2009–2010 pour déterminer si le niveau de communication au sein des institutions avait augmenté à la suite de l’intervention du Commissariat. Notre examen révèle qu’après enquête, le nombre de pages entièrement soustraites à la communication a diminué de 35 %, tandis que le nombre de pages entièrement divulguées a augmenté de 117 %.

Par conséquent, à compter d’avril 2010, nous recueillerons régulièrement des données dans les dossiers d’enquête pour surveiller le niveau général de communication à la suite des plaintes déposées au Commissariat à l’information. Nous surveillerons notamment la communication de pages supplémentaires et le moment choisi pour le faire.

Établissement des fiches de rendement

Par souci d’ouverture et de transparence, le Commissariat s’est engagé à publier un plan triennal pour les fiches de rendement. Publié en juillet 2009, ce plan décrit le processus d’établissement des fiches de rendement pour 2008–2009, 2009– 2010 et 2010–2011 ainsi que l’enquête systémique prévue sur les délais et les prorogations. Le plan sera mis à jour en avril 2010 pour tenir compte des contraintes budgétaires récemment annoncées et des exigences imposées aux institutions en matière de rapport. La portée de l’enquête systémique sera également revue à la suite des récentes allégations d’ingérence politique dans le traitement des demandes d’accès.