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Fiches de rendement


Année



Appendice A

Rapport de situation sur les affaires systémiques de décembre 2009

Recommendations du commissaire à l’information (décember 23 2008) Réponse du secrétariat du conseil du trésor (Secrétaire, 23 janvier 2009) État d’avancement

La gestion de l’information

Recommandation 1

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, en collaboration avec les institutions intéressées,

  1. évalue les pratiques des institutions fédérales en matière de gestion de l’information;
  2. élabore un plan d’action visant à corriger les lacunes des institutions fédérales en matière de gestion de l’information;
  3. mesure régulièrement le rendement des institutions fédérales sur le plan de l’application de pratiques efficaces en matière de gestion d’information;
  4. veille à ce que les institutions fédérales soient dotées des ressources nécessaires pour élaborer et maintenir des pratiques efficaces en matière de gestion de l’information.

Recommandation 2

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor élabore et maintienne un programme de formation d’avant-garde sur les pratiques de gestion de l’information en l’adaptant aux besoins du régime d’accès à l’information.

Réponse aux recommandations 1 et 2

Le Secrétariat du Conseil du Trésor reconnaît l’importance de la gestion de l’information gouvernementale dans son énoncé de vision :

Au sein du gouvernement du Canada, l’information est protégée et sauvegardée, conformément à notre mandat, et elle est administrée comme un élément d’actif stratégique, de manière à en maximiser la valeur au profit de l’ensemble de la population canadienne.

En 2007, le Secrétariat a élaboré le Cadre de la gestion de l’information au sein du gouvernement du Canada pour concrétiser cette vision. S’appuyant sur ce cadre, il a lancé la Stratégie et le Plan d’action sur la gestion de l’information du gouvernement du Canada en 2008, lesquels prévoient l’élaboration, chaque année, d’une série de livrables concrets et précises devant améliorer la qualité de la gestion de l’information dans l’ensemble du gouvernement fédéral.

Les mesures prises par le Secrétariat à l’appui de la Stratégie et du Plan d’action comprennent le lancement, en juin 2008, d’un inventaire d’initiatives et de pratiques exemplaires, ainsi que l’élaboration d’un plan de sensibilisation et de participation permettant aux employés de prendre conscience de leurs responsabilités en matière de gestion de l’information et de l’importance de cette gestion pour améliorer la prestation des services au gouvernement fédéral. Le Secrétariat a récemment élaboré des normes de compétence en matière de gestion de l’information, qui seront publiées par l’Office des normes générales du Canada dans les mois qui viennent. Il collabore étroitement avec l’École de la fonction publique du Canada pour dresser un plan d’action qui permettra à l’École d’examiner le matériel pédagogique en gestion de l’information afin d’y intégrer les pratiques exemplaires et souligner les responsabilités associées à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels.

Par ailleurs, le Secrétariat recueille des données sur les pratiques de gestion de l’information dans les différents ministères par le biais de la procédure d’évaluation annuelle prévue dans le Cadre de responsabilisation de gestion (CRG). La procédure en question sert à vérifier la conformité des ministères à la Politique sur la gestion de l’information et à la Directive sur les rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information. Les ministères sont tenus de démontrer qu’ils se sont dotés d’une stratégie de gestion de l’information pour réduire la complexité et le double emploi des procédures, promouvoir l’uniformisation, l’interopérabilité et le partage d’information, et optimiser la prestation des services dans leur organisation et dans l’ensemble du gouvernement fédéral. Ils doivent également faire la preuve qu’ils font des progrès dans la mise en œuvre de cette stratégie. Le Secrétariat est en train d’élaborer une carte routière du CRG pour instaurer une méthode progressive de mesure de la conformité à la Politique sur la gestion de l’information au cours des cinq prochains exercices. Un autre élément clé pour le CGR proviendra de l’évaluation des progrès enregistrés par les institutions dans la mise en œuvre des Directives sur la tenue des documents, qui est en voie d’élaboration.

Le Secrétariat a également élaboré un profil des services internes de gestion de l’information pour permettre aux institutions d’évaluer les efforts relatifs qu’elles doivent déployer et leur capacité à assumer la gestion de l’information comme service interne. Il sera ainsi possible d’élaborer des normes de service et des indicateurs de rendement à cet égard. Le Secrétariat a entrepris par ailleurs d’élaborer un cadre de mesure du rendement en matière de gestion de l’information dans les ministères visés par la Politique sur la gestion de l’information, tant à l’échelle ministérielle qu’à l’échelle gouvernementale.

Enfin, au cours de l’été 2008, le Secrétariat a créé le groupe de travail du ressourcement. Composé de sous ministres adjoints, ce groupe a pour mandat d’envisager des solutions (par exemple la réaffectation de fonds et la création de services communs) pour faciliter l’amélioration constante de la capacité de gestion de l’information dans l’ensemble du gouvernement. On est en train d’élaborer un cadre de ressourcement pour la gestion de l’information.

La mise en œuvre de la Stratégie de gestion de l’information du gouvernement du Canada (Stratégie de GI du GC) et du plan d’action a beaucoup progressé. Parmi les activités à l’appui de la Stratégie de GI du GC au cours des deux dernières années, notons l’élaboration de plus de 40 initiatives horizontales de GI à l’échelle du gouvernement, qui ont eu l’approbation du Comité sur la gestion de l’information dans l’entreprise (CGIE). Ce comité est formé de DPI provenant de tous les ministères fédéraux.

Essentiels à la Stratégie de GI du GC, de nouveaux instruments stratégiques prévus à la Politique sur la gestion de l’information ont été publiés en 2009, dont la Directive sur la tenue de documents, la Norme sur les données géospatiales et les directives découlant des Notions fondamentales en gestion de l’information à l’intention du personnel du GC.

Le Répertoire des initiatives de gestion de l’information (RIGI) renferme actuellement des données sur près de 700 initiatives de gestion de l’information pilotées par plus de 100 organisations différentes (http://initiatives.tbs-sct.gc.ca/), et il aide les ministères à dégager les pratiques exemplaires de leurs propres activités de GI.

Comme prévu, la norme Compétences des membres de la collectivité de la gestion de l’information du gouvernement fédéral (CGSB-192.2) a été publiée en mars 2009. Ce travail servira de base à l’élaboration d’un programme de certification en GI destiné aux experts fonctionnels de la gestion de l’information.

En outre, le contenu révisé des politiques de GI a été transmis à l’École de la fonction publique du Canada (EFPC) pour étayer le programme de GI, et les mises à jour seront faites avant la fin du présent exercice.

Dans le but de renforcer la capacité du SCT de surveiller et d’évaluer les activités ministérielles de GI, et ainsi de mesurer la conformité à la nouvelle Directive sur la tenue de documents, de nouveaux éléments de preuve axés sur les pratiques ministérielles de gestion de l’information ont été intégrés à la méthode appliquée à la ronde VII du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG).

Par ailleurs, une feuille de route quinquennale a été dressée pour la composante de gestion GI du CRG, puis adaptée au plan de mise en œuvre de la Directive sur la tenue de documents. Ce document sera mis à jour en fonction des résultats de l’examen actuellement mené à la grandeur du SCT sur les méthodes d’évaluation du CRG.

De plus, un cadre visant à mesurer le rendement de la GI au sein des ministères devrait être au point d’ici à la fin du présent exercice. Continues en 2010–2011, les activités prévues sont entre autres l’élaboration d’instruments d’évaluation qui permettront aux ministères d’évaluer leurs capacités à la lumière des nouveaux profils des services de GI.

Récemment, les travaux ont porté sur la définition de services de GI standard consistant en une série normalisée d’activités communes. Des outils servant à évaluer les coûts sont élaborés afin d’aider les ministères à définir avec plus de précision leurs besoins en ressources pour la GI, à la lumière de ces services de GI (note : les ministères ont eu du mal à bien évaluer le coût d’une GI efficace au sein de leur organisation, puisque leurs multiples centres de responsabilité se partagent les dépenses affectées aux services de GI).

L’élaboration du cadre de ressourcement pour la GI devrait être terminée avant la fin de l’exercice en cours. Ce travail s’est appuyé sur l’activité parallèle des conseils pour l’élaboration de stratégies de services internes (dont le conseil de GI), qui réunissent les SMA de tout le gouvernement afin qu’ils se penchent sur la préparation d’un cadre décisionnel applicable à la gestion et à la prestation des services internes au sein du gouvernement du Canada.

Collecte de données statistiques

Recommandation 3

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, à partir de l’exercice 2010–2011, rassemble d’autres données statistiques annuelles, concernant:

  1. le nombre de pages examinées pour les demandes de communication, au total et en moyenne par demande;
  2. le nombre de pages examinées pour les demandes de consultations reçues, au total et en moyenne par consultation;
  3. le nombre de pages communiquées en partie ou en totalité;
  4. le nombre de demandes traitées dans les délais prescrits;
  5. la durée moyenne de traitement d’une demande de communication.

Recommandation 4

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor apporte des éclaircissements concernant la méthode de déclaration des prorogations de délai et, à compter de l’exercice 2010–2011, qu’il subdivise les exigences de déclaration visant les prorogations selon les catégories suivantes :

  1. le nombre de demandes prorogées en vertu de l’article 9;
  2. la durée de prorogation pour chaque motif de prorogation (recherche, consultations, tiers):
    1. moins de 30 jours;
    2. 30–60 jours;
    3. 61–90 jours;
    4. 91–120 jours;
    5. 121–150 jours;
    6. 151–180 jours;
    7. 181–210 jours;
    8. 211–250 jours;
    9. plus de 250 jours, en multiples de 50 jours.
  3. pour chaque motif de prorogation (recherche, consultations, tiers), la durée moyenne réelle de réponse.

Recommandation 5

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor rassemble, à compter de l’exercice 2010– 2011, des données statistiques annuelles sur les consultations en vertu des alinéas 9(1)b) et 9(1)c) :

  1. concernant les demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales :
    1. le nombre de demandes de consultations transmises;
    2. le nombre de demandes de consultations obligatoires transmises en vertu de :
      1. l’article 15;
      2. l’article 16;
      3. l’article 69;
    3. le nombre de pages transmises pour examen;
    4. la durée moyenne d’attente pour une réponse;
      1. pour l’ensemble;
      2. pour les consultations obligatoires;
  2. concernant les demandes de consultations reçues d’autres institutions fédérales :
    1. le nombre de demandes de consultations reçues;
    2. le nombre de pages examinées;
    3. le délai moyen de réponse;
  3. concernant les demandes de consultations adressées à des tiers (en vertu des alinéas 9(1)b) et 9(1)c))
    1. le nombre de demandes de consultations transmises;
    2. la durée moyenne d’attente pour une réponse.

Collecte de données statistiques

Réponse aux recommandations 3, 4 et 5

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur l’accès à l’information en 1983, le Secrétariat du Conseil du Trésor recueille des données statistiques par le biais des rapports annuels des ministères et organismes et il les publie tous les ans dans le bulletin Info Source. Plus récemment, la Loi fédérale sur la responsabilité a élargi le mandat du président du Conseil du Trésor concernant les statistiques. À cet égard, le Secrétariat du Conseil du Trésor est en train d’examiner la collecte des données statistiques pour s’assurer qu’elles sont utiles et fournissent un portrait complet du programme gouvernemental d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP). Le Secrétariat s’efforce de trouver une méthode équilibrée qui encouragera les institutions à se doter de solides pratiques sur le plan de la qualité et de la ponctualité.

Dans une première étape, le Secrétariat a examiné la démarche et les méthodes de collecte des gouvernements provinciaux et étrangers dotés de systèmes semblables pour l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Il a ainsi constaté que le gouvernement du Canada mène en ce qui concerne le compte rendu de son rendement global. Il a également consulté les responsables de l’AIPRP, le Commissariat à la protection de la vie privée ainsi que le Commissariat à l’information pour déterminer les données qui seraient le plus utiles à toutes les parties tout en veillant à ne pas imposer un fardeau administratif excessif aux institutions fédérales.

On a ensuite fait appel à Statistique Canada pour examiner la collecte proposée et le contenu des nouveaux formulaires de relevés statistiques. Le Secrétariat préside un groupe de travail qui fournit périodiquement son avis sur la progression du dossier et qui participera à un projet pilote visant à évaluer la faisabilité de la collecte proposée. Pour l’instant, le Secrétariat envisage la collecte de données supplémentaires portant notamment sur les retards, les consultations et les prorogations de délai. Par la suite, des consultations seront entreprises avec des fournisseurs de logiciels pour s’assurer que la collecte proposée est réalisable. Le Secrétariat continuera de consulter à ce sujet les commissariats à l’information et à la protection de la vie privée. Il prévoit que la collecte de données statistiques supplémentaires commencera en 2010–2011. Le Secrétariat sera alors mieux placé pour évaluer la conformité des institutions fédérales avec les dispositions de la Loi et de la réglementation.

Prorogations de délai

En septembre 1999, le Secrétariat a publié des directives supplémentaires sur le recours aux prorogations de délai dans son rapport de mise en œuvre no 67. Des instructions détaillées sont également fournies durant la séance de formation sur les prorogations que le Secrétariat du Conseil du Trésor offre aux responsables de l’AIPRP. Par ailleurs, le Secrétariat est en train d’examiner tous ses documents d’orientation dans le cadre de l’initiative de renouvellement de l’ensemble des politiques. Il en profitera donc pour réviser à nouveau ses instructions relatives aux prorogations. De plus, aux fins du projet de collecte de données statistiques, il élaborera un guide de l’utilisateur sur la méthodologie applicable au compte rendu de tous les éléments de données.

Au cours de la dernière année, le Secrétariat du Conseil du Trésor a considérablement augmenté sa collecte de données statistiques. Même si l’examen de la collecte de données statistiques avait été lancé par suite des modifications apportées à la Loi fédérale sur la responsabilité, une attention soutenue a été portée aux éléments recommandés par le Commissariat à l’information du Canada (CIC).

La méthode empruntée pour recueillir des données est toute aussi importante que la collecte même. C’est pourquoi des représentants du SCT ont rencontré des fournisseurs de logiciels d’AIPRP pour leur présenter les données statistiques proposées et pour évaluer tout défi que pose la mise en œuvre.

Le SCT a aussi entretenu un dialogue ouvert avec le CIC, et il a rencontré ses représentants pour discuter des éléments de données statistiques proposés. En octobre 2009, le SCT a par la suite mené des consultations officielles avec le commissaire à l’information.

De plus, le SCT a présenté les éléments de données statistiques proposés à la collectivité de l’AIPRP, dans le but de cerner et de résoudre toute question opérationnelle non réglée. Le Secrétariat a également entretenu des communications continues avec des représentants du ministère de la Justice, au sujet des éléments statistiques proposés.

Le président du Conseil du Trésor a officiellement approuvé les éléments de données statistiques qui devront être inclus dans un formulaire révisé d’accès à l’information destiné à la collecte de données. Forts de cette approbation, les fonctionnaires du SCT sont en train de peaufiner le formulaire, de même que les documents de formation et d’orientation connexes, pour aider les 250 institutions gouvernementales assujetties à la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels à s’acquitter de leurs nouvelles exigences en matière de rapport pendant cette période de transition.

Recommandation 6

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, de concert avec les institutions concernées, évalue l’ampleur des consultations entre institutions fédérales – y compris les consultations obligatoires aux termes des articles 15, 16 et 69 de la Loi – et leurs répercussions sur le volume de travail de ces institutions en vue d’affecter les ressources nécessaires à cette fonction.

Réponse à la recommandation 6

C’est un fait reconnu que les consultations constituent un élément important du travail qu’accomplissent les institutions pour répondre aux demandes adressées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. C’est pourquoi le Secrétariat accorde une attention particulière à l’inclusion des consultations dans ses nouvelles exigences en matière de statistiques. Les données permettront de circonscrire les domaines méritant un surcroît d’attention. En fin de compte, c’est le chef de chaque institution fédérale qui est responsable de l’application de la Loi sur l’accès à l’information dans son organisation.

Le SCT a particulièrement examiné cette question, dans le cadre de son projet d’examen des statistiques, et il reconnaît l’importance du moment choisi pour procéder à des consultations, afin d’assurer l’efficacité de l’administration et du traitement des demandes d’accès à l’information. Les nouveaux éléments de données statistiques seront déterminants pour le suivi du volume des consultations menées par les institutions fédérales et, par conséquent, contribueront à repérer les pressions exercées par les consultations sur la charge de travail.

En plus du travail consacré aux éléments de données statistiques, la mise en œuvre du projet de Directive sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information permettra de raffermir l’importance de veiller à un examen opportun lorsque d’autres institutions gouvernementales communiquent les résultats de leurs consultations.

Recommandation 7

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, en collaboration avec les institutions et organismes concernés, élabore et mette en œuvre, dans les plus brefs délais, un plan d’action intégré visant les ressources humaines pour résorber la pénurie actuelle du personnel des unités d’accès à l’information.

Recommandation 8

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor accélère l’examen, l’élaboration et la mise en œuvre d’un programme de formation d’envergure visant les spécialistes de l’accès à l’information et qu’il établisse des normes d’accréditation des professionnels du gouvernement fédéral.

Recommandation 9

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada et le Commissariat à l’information du Canada, élabore une stratégie intégrée d’apprentissage visant l’ensemble des employés de la fonction publique.

Réponse aux recommandations 7, 8 et 9

Secrétariat du Conseil du Trésor reconnaît l’importance d’offrir de la formation et du perfectionnement concernant la Loi sur l’accès à l’information. C’est pourquoi la Politique sur l’accès à l’information prévoit que les chefs des institutions fédérales doivent informer leurs employés des politiques, procédures et responsabilités juridiques associées à la Loi. La Directive sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information contiendra des exigences plus précises pour sensibiliser davantage les employés et fournir plus d’information sur la Loi aux fonctionnaires chargés de responsabilités fonctionnelles concernant son application.

Depuis plusieurs années, le Secrétariat offre un programme de formation répondant aux besoins des responsables de l’AIPRP. Des séances sont ainsi offertes régulièrement, gratuitement et dans les deux langues officielles, sur toutes sortes de sujets ayant trait à l’AIPRP. L’engagement du Secrétariat à fournir de la formation est évident. Depuis le 1er avril 2008, il a organisé 51 séances, auxquelles ont participé 628 personnes. Vingt six autres séances sont prévues pour l’exercice en cours, et d’autres pourraient s’y ajouter selon le nombre d’inscriptions reçues. Comme fournisseur des services de formation commune à l’ensemble des fonctionnaires, l’École de la fonction publique du Canada sera chargée d’exécuter le programme de formation des responsables de l’AIPRP. Avec l’aide du Secrétariat du Conseil du Trésor, elle élaborera également de nouveaux cours pour répondre aux besoins croissants des intéressés.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a mené une enquête auprès des responsables de l’AIPRP pour mieux comprendre leurs difficultés, évaluer leurs atouts et circonscrire leurs besoins. Les conclusions de cette enquête joueront un rôle fondamental dans l’amélioration continue du programme de formation et dans l’examen des moyens visant à remédier aux difficultés. De concert avec l’École, le Secrétariat est en train d’examiner des questions plus générales concernant le perfectionnement des responsables, dont l’élaboration d’un profil de compétences et, à plus long terme, l’éventuelle professionnalisation de tous les praticiens de l’AIPRP au sein du gouvernement du Canada.

Au cours du premier trimestre de l’exercice 2009–2010, l’École de la fonction publique et le Secrétariat du Canada du Trésor continueront de circonscrire les besoins des fonctionnaires fédéraux en matière d’apprentissage concernant la Loi sur l’accès à l’information. Ce travail devrait se solder par l’élaboration d’une stratégie d’apprentissage intégrée. L’une des pierres angulaires de ce travail est le cours d’initiation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels que l’École est en train d’élaborer avec l’aide du Secrétariat. Ce cours, qui sera mis à l’essai au cours de l’été, devrait être offert dans tout le pays et dans les deux langues officielles d’ici septembre 2009. À partir de 2009 2010, l’École commencera également à examiner et à mettre à jour tous les cours dont un volet a trait à la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour s’assurer qu’ils tiennent compte des nouveaux textes législatifs relatifs à l’AIPRP, de la jurisprudence récente et des nouveaux instruments stratégiques. Plus précisément, l’École visera à offrir un éventail continu allant de l’orientation des nouveaux fonctionnaires aux quatre cours obligatoires sur la délégation de pouvoirs, qui s’adressent aux gestionnaires de la fonction publique. L’École tient des relevés de présence à tous les cours de formation sur la délégation de pouvoirs et elle est en mesure de fournir des données statistiques sur l’utilisation des instruments d’évaluation en ligne obligatoires qui permettent de confirmer l’acquisition de connaissances au moyen de cette formation.

Par ailleurs, le Secrétariat a préparé une présentation de base sur l’AIPRP à l’intention des cadres supérieurs et l’a adressée à tous les sous ministres pour les aider à informer leur personnel. Il offre également aux personnes désignées par le gouverneur en conseil des séances d’information individuelles sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Enfin, il fournit des conseils stratégiques et de l’aide aux responsables de l’AIPRP en publiant des documents d’orientation sur les enjeux émergents et en organisant régulièrement des réunions. Il offre également une aide immédiate aux responsables de l’AIPRP qui doivent régler certains problèmes, au moyen d’une ligne sans frais ou par courriel.

Le Secrétariat du Conseil du Trésor joue un rôle actif dans le soutien et l’encadrement de la collectivité de l’AIPRP. Depuis 2007, il s’emploie à renouveler sept instruments de politique obligatoires de l’AIPRP. Par ailleurs, le Secrétariat propose continuellement des activités de soutien à la collectivité de l’AIPRP. En moyenne chaque année, le SCT :

  • répond à quelque 2 250 demandes provenant d’institutions gouver- nementales;
  • étudie et approuve près de 220 banques de renseignements personnels;
  • examine 250 descriptions d’activités de programme et de fonds de renseignements connexes provenant d’institutions gouvernementales;
  • dispense des conseils à la collectivité de l’AIPRP;
  • organise 60 activités de sensibilisation et d’apprentissage pour les membres de la collectivité de l’AIPRP.

Le SCT songe également à élaborer des profils de compétence pour la collectivité de l’AIPRP, dans le but de soutenir les activités de recrutement et de perfectionnement. Avec l’EFPC, le Secrétariat étudie de nouvelles possibilités de formation pour la collectivité de l’AIPRP. Dans cette optique, l’élaboration de cours visant les experts de l’AIPRP, et la prestation de ces cours par l’EFPC, font l’objet de pourparlers avec l’EFPC. Le SCT a aussi refondu le cours Tour d’horizon I-703 sur l’AIPRP de l’EFPC, qui s’adresse à toute la fonction publique. Le cours a été mis à l’essai avec succès du 9 au 11 juin 2009, et il fait maintenant partie des cours proposés par l’EFPC. Le SCT et l’EFPC continuent de travailler ensemble à la mise au point d’une stratégie quinquennale d’apprentissage intégré sur la GI/AIPRP, sous la direction de l’EFPC. En plus de ce qui précède, le SCT a resserré la gouvernance de l’AIPRP. En 2009, la composition du Comité sur la gestion de l’information dans l’entreprise (CGIE) a été élargie afin de mieux représenter les SMA qui sont responsables de l’AIPRP et de la GI. La structure renouvelée assure la surveillance continue aux échelons supérieurs des principaux enjeux stratégiques et opérationnels de l’AIPRP, et permet de mettre en valeur les intérêts communs des collectivités de la GI et de l’AIPRP en matière de perfectionnement et de formation.

De plus, pour conserver l’accent sur les questions propres à l’AIPRP, un comité des DG de l’AIPRP a été créé en septembre 2009. Ce comité est chargé de revoir les questions générales de nature stratégique et opérationnelle propres à l’AIPRP, et de fournir des conseils stratégiques au directeur exécutif de la Division des politiques de l’information et de la protection des renseignements personnels et au dirigeant principal de l’information du Canada. Le comité des DG de l’AIPRP a expressément placé le développement de la collectivité de l’AIPRP au nombre de ses principales initiatives prioritaires. Comme première étape de l’élaboration de modèles et de la normalisation des pratiques de RH reliés à l’AIPRP, le SCT a analysé les qualifications exigées pour les postes associés à l’AIPRP qui sont annoncés sur Publiservice. De plus, le Secrétariat reverra et évaluera les structures organisationnelles des bureaux de l’AIPRP, dans le but d’élaborer, de concert avec la collectivité de l’AIPRP, divers modèles de gestion des activités d’AIPRP au sein des institutions gouvernementales.

Recommandation 10

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor examine les critères, dans l’optique du Cadre de responsabilisation de gestion, de façon à s’assurer qu’ils permettent de mesurer le rendement global des institutions fédérales pour ce qui est de satisfaire à leurs obligations aux termes de la Loi sur l’accès à l’information.

Réponse à la recommandation 10

Le Parlement a instauré un mécanisme visant à garantir la reddition des comptes concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Selon l’article 72 de la Loi, le chef de chaque institution fédérale doit remettre à la Chambre des communes et au Sénat un rapport annuel sur l’application de la Loi dans son organisation. Cette disposition s’applique aux 255 institutions visées par les lois sur l’AIPRP, mais 20 % d’entre elles seulement sont évaluées en vertu du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG).

C’est en fonction du CRG que les activités associées à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont évaluées depuis 2005– 2006. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a évalué le rendement de 53 institutions au cours de la première année et il est en train d’évaluer celui de 49 autres pour l’exercice 2007–2008. Cette évaluation comprend un examen et une analyse du rapport annuel de l’institution, de sa section dans Info Source, du rapport ministériel sur le rendement, du rapport sur les plans et les priorités, de la structure de l’architecture des activités de programme et du site Web. Cela permet de déterminer si l’institution fournit des descriptions complètes et actuelles de ses fonctions, de ses programmes, de ses activités et des renseignements qu’elle possède. On examine également le rapport annuel du Commissaire à l’information pour vérifier si celui ci a décelé certains problèmes particuliers dans l’institution en question.

La méthode employée pour effectuer ces évaluations est examinée tous les ans et révisée au besoin. L’examen et l’amélioration de cette méthode se poursuivra dans l’avenir de façon à tenir compte des nouvelles politiques et directives et des nouvelles données statistiques recueillies. Ce processus continu de mise au point permettra de garantir l’harmonisation de toutes les procédures d’évaluation de la conformité et de réduire le fardeau administratif des institutions.

Le SCT poursuit son examen de la méthode appliquée chaque année au CRG pour évaluer la conformité. Pour la ronde VII du CRG (année d’évaluation 2009–2010), 49 institutions ont fait l’objet d’une évaluation.

Dernièrement, le Secrétariat a lancé un projet qui consiste à examiner l’actuel cadre d’évaluation de la conformité du CRG, et à élaborer d’autres méthodes d’évaluation pour les prochaines rondes du CRG et d’autres outils d’évaluation de la conformité. Pour cela, il recourra entre autres à de nouvelles données statistiques sur l’AIPRP, afin améliorer l’aptitude du SCT à surveiller le rendement.