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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Transports Canada

Transports Canada est responsable des politiques et des programmes de transport. Il veille à ce que le transport aérien, maritime, routier et ferroviaire soit sécuritaire, sûr, efficace et respectueux de l’environnement. Transports Canada travaille de concert avec d’autres ministères et administrations et avec l’industrie pour assurer le bon fonctionnement du système de transport dans toutes les régions du Canada.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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D

  • Le taux de présomption de refus a été de 17,6 %.
  • Le délai de traitement moyen a été de 60 jours.
  • De sérieux problèmes de dotation ont nui au taux de conformité : environ la moitié du personnel du bureau d’accès à l’information a quitté en 2008–2009.
  • Étant donné que le bureau d’accès à l’information a connu une pénurie de personnel, les responsables de l’accès à l’information n’ont pu faire de progrès en vue de réduire l’arriéré de demandes, ni offrir une formation étendue dans tous les secteurs de l’institution.
  • Transports Canada a commencé à recruter au sein même de l’institution de nouveaux candidats possédant un ensemble de compétences transférables. Ceux-ci devront recevoir une formation portant sur l’accès à l’information, mais il ne sera pas nécessaire de parfaire leur savoir institutionnel.
  • Transports Canada a soumis les avis requis pour les prorogations de plus de 30 jours au Commissariat à l’information dans 47 % des cas.
  • Le bureau d’accès à l’information est représenté aux réunions de la haute direction, pendant lesquelles on discute des dossiers en suspens, en vue de les faire avancer.
  • Transports Canada dispose d’une solide ordonnance de délégation qui accorde au directeur et au chef de l’accès à l’information le pouvoir exclusif de communiquer des documents.
  • La haute direction a reconnu le programme d’accès à l’information comme un secteur de besoins prioritaires. Cela s’est traduit par l’affectation de ressources supplémentaires pour de nouveaux postes, une équipe vouée au traitement de l’arriéré de demandes, ainsi qu’une augmentation du budget pour 2010–2011.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à Transports Canada en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
221
Nombre de nouvelles demandes
1 069
Nombre de demandes traitées
1 043
Taux de présomption de refus
17,6 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
60
Nombre de demandes de consultation
178
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
52
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
8**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
16,4
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

En 2008–2009, Transports Canada n’a atteint qu’un niveau moyen de conformité à la Loi sur l’accès à l’information, avec un taux de présomption de refus de 17,6 %. Cependant, cela ne reflète pas fidèlement l’état actuel du programme d’accès à l’information de l’institution. Transports Canada reconnaît que ses statistiques sont gonflées en raison des demandes liées aux « embarcations de plaisance », qui visent à identifier le propriétaire d’un bateau et qui sont plus simples à traiter que les autres demandes d’accès à l’information. Par conséquent, ces demandes contribuent à hausser sensiblement le nombre de demandes « traitées » par Transports Canada au cours des six premiers mois de l’exercice, c’est-à-dire jusqu’au moment où l’institution a cessé de les considérer comme des demandes d’accès, soit en septembre 2008.

Transports Canada a éprouvé de sérieux problèmes de ressources humaines en 2008–2009, tandis qu’environ la moitié du personnel du bureau d’accès à l’information a quitté. Soucieux de connaître les motifs de cet exode, les gestionnaires ont procédé à des entrevues de départ. Celles-ci ont révélé que le moral au sein du bureau était la principale raison de ces départs. Subséquemment, le bureau d’accès à l’information a commencé à recruter de nouveaux employés dans d’autres secteurs de l’institution, en mettant l’accent sur les compétences et les qualités pertinentes plutôt que sur l’expertise technique liée à l’administration de la Loi. Cette stratégie nécessitera une formation plus poussée des employés; en revanche, ces derniers possèdent déjà le savoir institutionnel que n’auraient pas des agents d’accès à l’information recrutés dans d’autres institutions.

Étant donné que le personnel de l’accès à l’information a dû composer avec un important arriéré de demandes en 2008–2009, en plus du contingent habituel de nouvelles demandes, il a été obligé de refuser plusieurs requêtes provenant des directions de programmes pour de la formation. Les responsables de l’accès à l’information savent qu’il est important pour la réussite de leur programme que le personnel, à tous les niveaux de l’institution, soit sensibilisé aux questions d’accès à l’information, et ils ont demandé des ressources supplémentaires pour financer leurs activités éducatives en vue de répondre à cette importante demande.

Les consultations obligatoires auprès de certaines institutions sont une source de frustration pour les responsables de Transports Canada, qui affirment que même s’ils entrent en contact avec les institutions qu’ils sont tenus de consulter pour obtenir une estimation du temps que demandera l’examen des dossiers soumis, il arrive souvent que ces institutions ne respectent pas les échéances. Cela se répercute sur le taux de conformité de Transports Canada puisque l’institution ne peut clore un dossier tant qu’elle n’a pas reçu de réponse à sa demande de consultation.

Le bureau d’accès à l’information est représenté aux réunions de la haute direction de Transports Canada, où les demandes d’accès en suspens sont portées à l’attention des dirigeants des directions concernées afin d’obtenir l’aide requise pour faire avancer le traitement du dossier. Transports Canada dispose aussi d’une solide ordonnance de délégation qui favorise l’autonomie de la fonction d’accès à l’information en confiant au directeur et au chef de l’accès à l’information le pouvoir exclusif de communiquer des documents.

Transports Canada a participé au processus des fiches de rendement du Commissariat à l’information dès le début, en 1999, et lors de plusieurs exercices subséquents. Il ne s’est jamais pleinement conformé à la Loi sur l’accès à l’information et sa conformité en 2008– 2009 était en deçà de ce qu’elle a été dans le passé. Pour que Transports Canada puisse apporter des changements significatifs, il importe d’avoir le soutien durable de la haute direction et d’intensifier les efforts de sensibilisation à la législation en matière d’accès à l’information au niveau des opérations partout dans l’institution. Le Commissariat invite Transports Canada à mettre en œuvre des mesures pour régler ces questions et atteindre, le plus rapidement possible et de manière durable, un meilleur niveau de conformité.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que le sous-ministre s’assure que les efforts de Transports Canada visant à rebâtir le bureau d’accès à l’information fassent l’objet d’un soutien et d’un suivi adéquats en démontrant un solide leadership.

Réponse

La sous-ministre a apporté son soutien entier aux efforts de reconstruction du bureau d’accès à l’information. Il importe de signaler que, depuis le 4 janvier 2010, l’organisation responsable de l’accès à l’information relève du dirigeant principal de l’information du Ministère. La sousministre porte un grand intérêt aux questions d’accès à l’information et elle a donné son appui à la mise en œuvre des mesures jugées nécessaires pour améliorer le rendement des opérations. En outre, la sous-ministre reçoit régulièrement des rapports sur l’arriéré de demandes afin de suivre les progrès accomplis dans ce domaine.

Comme suite à la réorganisation, le bureau d’accès à l’information a été intégré à la Direction générale des services de gestion de la technologie et de l’information. Cette mesure permettra d’offrir des ressources et un soutien opérationnel supplémentaires au bureau d’accès à l’information. Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada a qualifié cette mesure d’initiative positive.

2. Le Commissariat à l’information recommande que Transports Canada s’efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

Transports Canada s’est engagé à se conformer à la Loi.

Les équipes responsables de l’accès à l’information sont structurées de manière à assurer le traitement des dossiers courants. La stratégie de travail vise à respecter les échéances énoncées dans la Loi en travaillant en priorité au traitement de ces dossiers.

3. Le Commissariat à l’information recommande que le coordonnateur de l’accès à l’information de Transports Canada affecte des ressources au traitement de la totalité de l’arriéré de demandes.

Réponse

Une équipe chargée de traiter l’arriéré de demandes a été constituée après l’entrée en fonction des nouveaux employés.

Nous prévoyons embaucher un analyste principal d’un autre ministère pour compléter l’équipe. D’autres analystes en accès à l’information travaillant au traitement des dossiers courants doivent aussi contribuer de façon limitée au traitement des dossiers en retard.

4. Le Commissariat à l’information recommande que Transports Canada élabore des protocoles avec d’autres institutions fédérales afin de faciliter les consultations en temps opportun.

Réponse

Cette mesure est considérée comme une solution de dernier recours étant donné que le problème n’est pas généralisé.

Le bureau d’accès à l’information collabore étroitement avec d’autres institutions en vue de réduire le temps requis pour mener à terme les consultations. En raison de facteurs de complexité et d’interdépendance internes, certains ministères mettent plus de temps à répondre.

5. Le Commissariat à l’information recommande que Transports Canada se conforme à la Loi sur l’accès à l’information en avisant le Commissariat à l’information de toute prorogation à laquelle il a recours pour plus de 30 jours.

Réponse

Les retards dans l’envoi de ces avis sont principalement attribuables au manque d’expérience et à l’absence d’approche coordonnée.

De nouvelles procédures et pratiques sont en voie d’adoption. La nouvelle structure par équipe assurera une uniformité de traitement puisque les chefs d’équipe se réuniront régulièrement avec le directeur et le chef de l’accès à l’information pour discuter des processus et de la méthodologie.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Transports Canada a indiqué qu’il a traité 106 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Le graphique illustre la période durant laquelle ces demandes sont demeurées en suspens au-delà de l’échéance.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par Transports Canada en 2008–2009. Transports Canada a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Transports Canada a soumis ces avis dans 47 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre Transports Canada au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que Transports Canada a retardées au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par Transports Canada des prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre de plaintes liées à une présomption de refus a diminué sensiblement durant les deux premiers exercices (de 31 à 7), mais il a augmenté à nouveau au cours de l’exercice subséquent, à 18. Le nombre de plaintes liées à une présomption de refus qui ont été résolues a diminué pendant la période (21; 6; 2).

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre de plaintes liées à une prorogation a augmenté (1; 7; 17) à chaque exercice; cependant, la proportion des plaintes résolues a diminué sensiblement de 2006–2007 à 2007–2008 (de 100 % à 20 %) pour se stabiliser ensuite (à 24 %).


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre Transports Canada dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 22 2 13 0 37
Refus 6 1 1 4 12
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 28 3 14 4 49
2007–2008
Questions administratives 11 2 6 2 21
Refus 5 5 0 9 19
Documents confidentiels
du Cabinet
0 1 0 0 1
Total 16 8 6 11 41
2008–2009
Questions administratives 6 4 19 7 36
Refus 2 2 1 8 13
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 3 3
Total 8 6 20 18 52

Le nombre total de plaintes a diminué de 2006–2007 à 2007–2008 (de 49 à 41), mais il a augmenté à nouveau au cours de l’exercice suivant (52); comme ce fut le cas du nombre de plaintes liées à des questions administratives (37; 21; 36). La proportion des plaintes résolues a diminué à chaque exercice (57 %; 39 %; 15 %).