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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Téléfilm Canada

En partenariat avec le gouvernement du Canada, Téléfilm Canada offre du soutien financier et autre à l’industrie canadienne du film, de la télévision et des nouveaux médias. Grâce à ses différents programmes, Téléfilm Canada est en mesure de répondre aux besoins variés des industries qu’elle dessert, depuis le développement jusqu’à la mise en marché du produit fini, tant au Canada qu’à l’étranger.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

Aucun classement

Le Commissariat a décidé de ne pas noter Téléfilm Canada sur sa conformité à la Loi en 2008–2009, puisque cet exercice a été anormal pour l’institution. Notamment, comme 33 des 39 plaintes déposées contre Téléfilm Canada étaient en suspens à la fin de l’exercice, le Commissariat n’avait pas suffisamment de données pour se prononcer sur la conformité.

  • Le taux de présomption de refus était de 0 % et le délai de traitement moyen des demandes de 117 jours.
  • Au cours des deux dernières années, Téléfilm Canada a reçu un nombre exceptionnellement élevé de demandes. L’institution a retenu les services d’un consultant externe et a embauché un employé supplémentaire pour faire face à cette augmentation.
  • L’institution a prorogé les délais de plus de 43 % des demandes pour traiter le volume de demandes et procéder aux consultations avec d’autres institutions fédérales.
  • L’institution a soumis les avis de prorogations de plus de 30 jours au Commissariat à l’information dans 60 % des cas.
  • Selon les 12 avis de prorogations reçus par le Commissariat, toutes les prorogations étaient de 180 jours et plus, et pouvaient aller jusqu’à 660 jours.
  • Téléfilm Canada a réussi à diminuer son arriéré de moitié à la fin de l’année.
  • À la fin de la période, 33 plaintes étaient en suspens. Par conséquent, l’échantillon de dossiers résolus n’est pas suffisant pour se prononcer sur le rendement de Téléfilm Canada.
  • La complexité des demandes reçues a augmenté au cours des deux dernières années.
  • La situation est revenue légèrement à la normale en 2009–2010. Téléfilm Canada vise à répondre à la plupart des demandes dans un délai de 30 jours.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information de Téléfilm Canada en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
34
Nombre de nouvelles demandes
46
Nombre de demandes traitées
65
Taux de présomption de refus
0 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
117
Nombre de demandes de consultation
5
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
39
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
4**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
1,3
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

Bien que Téléfilm Canada soit assujettie à la Loi sur l’accès à l’information depuis son adoption, c’est la première fois que l’institution fait l’objet d’une fiche de rendement. Téléfilm Canada est une petite société d’État qui reçoit normalement un nombre restreint et stable de demandes d’accès à l’information, soit une vingtaine par année, qu’elle a, pour la plupart, traité d’une manière informelle. Le nombre de demandes a doublé au cours de l’exercice 2007–2008. Ces demandes provenaient pour la plupart d’un seul et même groupe de demandeurs. L’augmentation s’est poursuivie à un rythme moins rapide en 2008–2009 et Téléfilm Canada avait un arriéré important de demandes en début d’année. L’institution a réussi à diminuer cet arriéré de moitié à la fin de l’année.

Téléfilm Canada n’avait pas en place suffisamment de personnel pour traiter le nombre accru de demandes dans le délai prescrit par la Loi. Par conséquent, l’institution a retenu les services d’un consultant externe et a embauché une employée supplémentaire. Face à ce défi de taille, Téléfilm Canada a également prorogé le délai de plus de 43 % des demandes reçues pour consulter d’autres institutions et pour entrave sérieuse au fonctionnement de l’institution en raison du grand nombre de documents demandés ou de l’ampleur des recherches à effectuer. À la fin de la période de référence, Téléfilm Canada a diminué de moitié son arriéré de demandes.

Le Commissariat à l’information a reçu au total 39 plaintes contre Téléfilm Canada durant la période de référence, ce qui correspond à 85 % de toutes les demandes reçues par l’institution. La plupart de ces plaintes portaient sur l’application des exceptions en vertu de la Loi (plaintes de refus), suivi des plaintes relatives aux prorogations de délais. À la fin de la période, 33 plaintes étaient en suspens. Par conséquent, l’échantillon de dossiers réglés n’est pas suffisant pour se prononcer sur le rendement de Téléfilm Canada.

Selon les 12 avis de prorogations reçus par le Commissariat, toutes les prorogations étaient de 180 jours et plus, et pouvaient aller jusqu’à 660 jours. Le Commissariat a reçu 6 plaintes sur les prorogations; 4 étaient fondées et résolues, et deux étaient toujours en suspens à la fin de la période.

L’institution privilégie le traitement informel des demandes d’accès et répond annuellement à de nombreuses demandes de renseignements de façon officieuse. Téléfilm Canada soutient que cette approche suit le principe de « l’obligation de prêter assistance », en ce sens qu’elle joint de l’information supplémentaire aux documents, notamment afin d’en assurer la clarté et de mieux subvenir aux besoins des demandeurs.

Téléfilm Canada est d’avis que les demandes qu’elle reçoit récemment sont de plus en plus complexes étant donné qu’elles nécessitent souvent l’interprétation de lois multiples, la recherche de documents d’archive ainsi que des consultations internationales.

Les deux derniers exercices ont été atypiques pour Téléfilm Canada pour ce qui est du volume de demandes d’accès à l’information. L’institution a mis en place des mesures provisoires afin de pallier la hausse de demandes. La situation est revenue légèrement à la normale au début de 2009–2010 avec une réduction substantielle du nombre de demandes. Téléfilm Canada a indiqué que le rendement de l’institution, particulièrement le délai de traitement moyen des demandes, s’améliorera en 2009–2010. Téléfilm Canada vise à répondre à la plupart des demandes dans le délai initial de 30 jours. Le Commissariat suivra les progrès de l’institution avec grand intérêt.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que Téléfilm Canada examine et continue de documenter les critères justifiant les prorogations prises afin de s’assurer qu’elles sont légitimes et raisonnables.

Réponse

Téléfilm Canada examine chaque demande complète aussitôt que possible. Lorsqu’il a été déterminé qu’un avis de prorogation du délai de traitement était nécessaire, Téléfilm Canada a transmis à l’auteur de la demande, dans les 30 jours suivant la réception de la demande complète, un avis de prorogation raisonnable, en conformité avec les critères énoncés à l’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information.

Téléfilm Canada continuera d’examiner la situation propre à chaque demande et de documenter les critères justifiant les prorogations. Téléfilm Canada continuera également de faire preuve de prudence et de diligence, en prenant en considération les exigences du Commissariat à l’information voulant que le traitement d’un dossier soit terminé à l’intérieur du délai fixé par l’avis de prorogation.

2. Le Commissariat à l’information recommande que Téléfilm Canada réduise son délai de traitement moyen des demandes.

Réponse

Téléfilm Canada est une petite société d’État qui compte environ 200 employés. En temps normal, Téléfilm Canada reçoit une vingtaine de demandes par année ce qui requiert moins d’une personne/ année. Au cours de 2008–2009, Téléfilm Canada a traité 65 demandes officielles d’accès à l’information, ce qui représente une augmentation de 325 % par rapport au volume habituel. Afin de gérer le nombre accru de demandes, Téléfilm Canada a eu recours à une firme de consultants externes et a ajouté une personne/année à ses ressources vouées au traitement des dossiers liés à l’accès à l’information. La nature de la majorité de ces demandes s’est avérée plus complexe, en raison de la nécessité d’interpréter plusieurs lois, de la recherche de documents d’archive, ainsi que de consultations nationales et internationales. Aussi, le dépôt de plaintes (39 en 2008–2009 seulement) de façon systématique par un petit groupe de demandeurs à l’origine de la vaste majorité des demandes, a durement affecté la capacité déjà lourdement hypothéquée de Téléfilm Canada à traiter la hausse soudaine du nombre de demandes. Compte tenu notamment de la charge de travail phénoménale que représentait le nombre accru de demandes ainsi que les consultations nécessaires, Téléfilm Canada a été contraint de se prévaloir de prorogations plus longues, en conformité avec l’article 9 de la Loi sur l’accès à l’information. Dans les circonstances, l’absence de prorogations de cette envergure aurait entravé de façon sérieuse le fonctionnement de notre institution.

À moins d’impondérables, Téléfilm Canada anticipe un retour graduel à un volume normal de nouvelles demandes d’accès au cours de l’exercice 2009–2010. Ainsi, au cours des neuf premiers mois de l’année financière 2009–2010, Téléfilm Canada a reçu 15 nouvelles demandes d’accès à l’information, la majorité desquelles ont été traitées en moins de 30 jours. Téléfilm entend poursuivre son engagement à traiter les documents visés par une demande d’accès dès que possible. À moins de circonstances particulières − telles que le volume ou la complexité des demandes, ou encore la nécessité de consultations − Téléfilm Canada s’attend à l’avenir à pouvoir traiter la plupart des demandes qu’elle reçoit à l’intérieur du délai initial de 30 jours.

3. Le Commissariat à l’information recommande que Téléfilm Canada établisse une obligation de justifier toutes les demandes d’exceptions, d’exercice du pouvoir discrétionnaire et d’examen des exceptions aux consultations obligatoires.

Réponse

Lors du traitement de chaque demande, Téléfilm Canada incorpore à chaque dossier les informations nécessaires à l’application des dispositions pertinentes de la Loi sur l’accès à l’information. Téléfilm Canada gère ses dossiers de façon rigoureuse. Une consultation du dossier est suffisante afin de permettre de répondre à toutes les questions liées notamment aux exceptions, à l’exercice du pouvoir discrétionnaire ainsi qu’aux consultations. Téléfilm Canada entend continuer à bien documenter ses dossiers lui permettant ainsi de pouvoir continuer de justifier toute demande d’exceptions, d’exercice du pouvoir discrétionnaire et d’examen des exceptions aux consultations obligatoires.

4. Le Commissariat à l’information recommande que Téléfilm Canada se conforme aux exigences de la Loi et l’avise de toutes les prorogations dépassant 30 jours.

Réponse

Téléfilm Canada a systématiquement et ponctuellement transmis au Commissariat à l’information une copie de l’avis de prorogation communiqué au demandeur, par la poste, et ce, dans tous les dossiers pour lesquels une prorogation supérieure à 30 jours était nécessaire.

Afin d’assurer un suivi plus concluant de la transmission au Commissariat à l’information et de la réception par ce dernier des avis de prorogations dépassant 30 jours, Téléfilm Canada propose d’avoir recours systématiquement au télécopieur ou à un service de messagerie.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par Téléfilm Canada en 2008–2009. Téléfilm Canada a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Téléfilm Canada a soumis les avis dans 60 % des cas en 2008–2009. Le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2007–2008 à 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées contre Téléfilm Canada au cours des deux dernières périodes de référence concernant l’utilisation des prorogations permises par la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Téléfilm Canada n’a pas fait l’objet de plaintes sur le délai de prorogation en 2007-2008. À la lumière de l’augmentation importante de l’utilisation de prorogations par Téléfilm Canada, une hausse dans le nombre de plaintes a suivi (6).


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2007–2008 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre Téléfilm Canada dans chacune des deux dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2007–2008
Questions administratives 0 0 0 2 2
Refus 0 1 0 6 7
Documents confidentiels
du Cabinet
1 0 0 0 1
Total 1 1 0 8 10
2008–2009
Questions administratives 4 0 0 4 8
Refus 0 1 1 29 31
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 4 1 1 33 39

Téléfilm Canada n’a pas fait l’objet de plaintes en 2006–2007. En 2007–2008, il y a eu 10 plaintes puis un sommet de 39 plaintes en 2008–2009. La plupart des plaintes (7 sur 10; 31 sur 39) ont trait à des refus de divulgation (application des exceptions). La quasi-totalité était en suspens à la fin de 2008–2009 (33 sur 39).