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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Sécurité publique Canada

Sécurité publique Canada coordonne et soutient les efforts des organismes fédéraux responsables de la sécurité nationale et de la sécurité des Canadiens. Le Ministère collabore avec différents intervenants sur les questions de gestion des urgences, de sécurité nationale, d’application de la Loi, de prévention du crime et de protection des frontières du Canada.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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C

  • Le taux de présomption de refus était de 8,5 %.
  • Le délai de traitement moyen était de 75 jours.
  • Les agents de l’accès rapportent une hausse considérable des demandes au cours des deux dernières années.
  • Délégation de pouvoirs diffuse. La nouvelle ordonnance de délégation mise en œuvre en 2009 accorde au coordonnateur les pouvoirs relatifs à un type d’exception, mais le processus d’approbation reste prolongé.
  • Un roulement important du personnel (50 %) a nui à la conformité.
  • En raison des interprétations étroites des demandes, nombre d’entre elles on reçu pour réponse qu’aucun document n’avait été trouvé.
  • Les prorogations invoquées en vertu de l’alinéa 9(1)b) représentent 93 % de toutes les prorogations : 61 % de celles-ci constituent un délai de plus de 90 jours.
  • Sécurité publique Canada applique les exceptions nécessaires en cas de délai des réponses aux demandes de consultation.
  • L’institution a soumis les avis de prorogations supérieures à 30 jours requises au Commissariat à l’information dans 82 % des cas.
  • Le nombre de plaintes administratives a connu une baisse au cours des trois dernières années. Le nombre de plaintes résolues a diminué au cours de cette période.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à Sécurité publique en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
59
Nombre de nouvelles demandes
235
Nombre de demandes traitées
241
Taux de présomption de refus
8,5 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
75**
Nombre de demandes de consultation
198
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
18
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
4**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
6,5
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

Sécurité publique Canada a atteint un taux de présomption de refus de 8,5 % en 2008–2009. Il y a lieu de mentionner cette réussite, à juste titre, puisque le volume de demandes de consultation reçues par Sécurité publique Canada représentait 84 % de toutes ses demandes. Au cours de l’entrevue relative à la fiche de rendement, les agents de l’accès à l’information ont noté que le nombre de demandes reçues s’est fortement accru au cours des dernières années. Le taux de présomption de refus de 2008–2009 constitue également une nette amélioration par rapport aux résultats obtenus auparavant par Protection civile Canada, le prédécesseur de l’institution.

Le pouvoir de signature des documents de communication continue d’appartenir au ministre, au sous-ministre délégué, à tous les sous-ministres adjoints et aux autres cadres supérieurs, comme il est stipulé dans l’ordonnance de délégation. Le délai de traitement moyen de 75 jours témoigne d’un processus d’approbation prolongé. Sécurité publique Canada a ensuite accordé le pouvoir d’un type d’exception au coordonnateur, mais il appert que les cadres supérieurs sont les personnes les mieux placées pour approuver les documents à communiquer.

Le roulement de 50 % du personnel a nui à la capacité de traitement efficace des dossiers à Sécurité publique Canada. Les agents de l’accès ont rapporté que la formation du nouveau personnel était longue et qu’elle a entraîné une augmentation de la charge de travail du reste du personnel.

En raison d’une interprétation étroite des demandes, nombre d’entre elles ont reçu comme réponse qu’aucun document n’avait été trouvé, tandis que, selon les agents de l’accès, des dossiers auraient été repérés si l’interprétation de la demande avait été plus large. Le bureau d’accès à l’information a remis en cause de telles interprétations étroites et a offert une formation pour aider les employés à répondre aux demandes d’accès en respectant l’esprit de la Loi.

Le bureau d’accès à l’information invoque les prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi dans moins de 5 % des cas. Toutefois, les représentants de Sécurité publique Canada affirment qu’ils consultent fréquemment les autres institutions fédérales relevant du portefeuille de la Sécurité publique (93 % de toutes les prorogations ont été prises en vertu de l’alinéa 9(1)b) de la Loi sur l’accès à l’information) et d’autres institutions fédérales, provinciales et municipales, ce qui gruge beaucoup de temps : 61 % des prorogations invoquées pour la consultation d’autres institutions étaient supérieures à 90 jours. C’est pourquoi Sécurité publique Canada a adopté une position ferme à l’égard des consultations soumises aux autres institutions : lorsque ces dernières omettent de lui répondre en temps utile, Sécurité publique Canada fera preuve de jugement et appliquera elle-même les prorogations nécessaires.

Sécurité publique Canada a considérablement amélioré sa conformité à la Loi sur l’accès à l’information depuis la réception de sa note insatisfaisante en 2005. Toutefois, considérant l’augmentation du nombre de demandes, le Commissariat à l’information encourage Sécurité publique Canada à surveiller son progrès et à assurer le maintien, voire l’amélioration, de sa conformité.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que le ministre révise l’ordonnance de délégation afin d’assurer une plus grande autonomie au coordonnateur de l’accès à l’information en matière de communication des dossiers et d’éliminer les niveaux d’approbations additionnels.

Réponse

Le ministre a révisé les délégations en 2009. Les nouvelles délégations précisent les pouvoirs administratifs du coordonnateur de l’accès à l’information. Le coordonnateur de l’accès à l’information a également obtenu le pouvoir de retrancher les renseignements personnels conformément à l’article 19 de la Loi.

Toutefois, Sécurité publique Canada considère que les agents appropriés pour l’exercice du pouvoir délégué pour la plupart des exceptions sont les sousministres adjoints responsables des sujets couverts par les documents.

Sécurité publique Canada a amélioré la rapidité de son processus d’approbation en assurant un suivi plus serré des approbations. Cette mesure a réduit les délais à l’étape de l’approbation.

2. Le Commissariat à l’information recommande que Sécurité publique Canada s’efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

Le Ministère s’est grandement amélioré depuis qu’il a reçu la note « F » en 2005, et a maintenu un taux de 90 % pour le respect des échéances des réponses au cours des deux dernières années de référence. Sécurité publique Canada partage l’objectif de réduction des présomptions de refus à zéro, et continuera à examiner et à préciser ses processus en ciblant la pleine conformité. Sécurité publique Canada reprendra sa pratique de faire du rendement de l’accès à l’information en temps voulu un engagement dans les accords de gestion du rendement de tous les cadres du Ministère. Sécurité publique Canada établira des processus visant à assurer la responsabilisation de l’exhaustivité de la récupération des dossiers et de l’interprétation des demandes.

3. Le Commissariat à l’information recommande à Sécurité publique Canada d’élaborer des protocoles avec d’autres institutions fédérales afin d’accélérer le processus de consultation.

Réponse

Des ententes informelles sont déjà en vigueur avec de nombreux ministères que nous consultons de façon régulière. Sécurité publique Canada évaluera la possibilité d’établir de tels protocoles avec des organismes relevant du portefeuille de la Sécurité publique et les ministères que nous consultons régulièrement.

4. Le Commissariat à l’information recommande que Sécurité publique Canada élabore un plan de formation pour ses employés.

Réponse

Sécurité publique Canada privilégie la formation sur l’accès à l’information et la considère comme un élément essentiel de l’amélioration de la qualité et de la rapidité de notre processus d’accès à l’information. Pendant l’exercice financier en cours, la coordination des séances de formation sur l’accès à l’information est assurée par le centre d’apprentissage et de perfectionnement du Ministère, offrant la plus grande transmission de la formation au sein de l’institution. Depuis juillet 2009, l’unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a donné une formation à 113 employés, et 80 d’entre eux ont reçu une formation sur l’accès.

Les documents qui servent de base à notre formation sont également disponibles à tous les employés du Ministère sur notre site intranet. La formation pour les représentants ministériels à qui on a délégué des responsabilités est disponible sur demande. Les employés de l’unité suivent une formation continue, par l’entremise du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et d’autres sources, et le financement est assuré par le programme de certification de l’International Association of Privacy Professionals. L’unité s’est engagée à offrir 10 séances sur la sensibilisation pendant l’exercice en cours (2009–2010).

5. Le Commissariat à l’information recommande que Sécurité publique Canada se conforme à la Loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

L’unité a mis des procédures en place pour s’assurer que le Commissariat à l’information est avisé des prorogations supérieures à 30 jours. Le modèle de prorogation comprend une copie à l’intention du Commissariat à l’information. Sécurité publique Canada ignorait tout de ces lacunes jusqu’à la réception du rapport du Commissariat à l’information. Un rappel de cette exigence de la Loi a été transmis à tous les employés de l’unité.


Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Sécurité publique Canada indique qu’il a traité 10 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre que l’institution a fermé quatre d’entre elles en 30 jours ou moins, cinq en 60 jours ou moins et une demande dans un délai supérieur à 90 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par Sécurité publique Canada en 2008–2009. Sécurité publique Canada a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Sécurité publique Canada a soumis les avis dans 82 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre Sécurité publique Canada au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes relatives à la présomption de refus (demandes d’accès à l’information retardées par Sécurité publique Canada au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes relatives à l’utilisation des prorogations par Sécurité publique Canada en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre total de plaintes sur la présomption de refus a diminué au cours de la période de trois ans (15; 2; 2). Toutes les plaintes sur la présomption de refus ont été résolues en 2006–2007 et en 2007–2008.

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre de plaintes sur le délai de prorogation a diminué de 2007–2008 à 2008–2009 (36; 11), tandis que le nombre de plaintes sur le délai de prorogation résolues a diminué pour les trois exercices (15; 8; 3).


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre Sécurité publique Canada dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 30 3 14 0 47
Refus 1 3 5 2 11
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 31 6 19 2 58
2007–2008
Questions administratives 10 7 21 0 38
Refus 7 4 1 7 19
Documents confidentiels
du Cabinet
0 1 0 4 5
Total 17 12 22 11 62
2008–2009
Questions administratives 3 2 8 0 13
Refus 1 1 1 1 4
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 1 1
Total 4 3 9 2 18

Le nombre de plaintes administratives a connu une baisse sur trois ans (47; 38; 13), tout comme le nombre de l’ensemble des plaintes résolues (31; 17; 4).