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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Industrie Canada

Industrie Canada a pour mission de favoriser l’essor d’une économie canadienne concurrentielle et axée sur le savoir. Industrie Canada travaille à instaurer un climat favorable à l’investissement, à stimuler l’innovation, à accroître la présence canadienne sur les marchés mondiaux et à créer un marché équitable, efficace et concurrentiel.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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B

  • Le taux de présomption de refus était de 8,7 %.
  • Le délai de traitement moyen était de 46 jours.
  • Les demandes ont augmenté de 93 % par rapport à 2007–2008.
  • Industrie Canada a traité 58 % des nouvelles demandes en 30 jours; quatre demandes ont accusé un retard.
  • Industrie Canada a soumis des avis de prorogations pour les délais de plus de 30 jours dans 83 % des cas.
  • Industrie Canada met en place un programme complet de gestion de l’information pour accroître sa capacité et favoriser la récupération efficace des dossiers.
  • Industrie Canada a élaboré et mis en œuvre un certain nombre de pratiques à l’intention des détenteurs de dossiers pour favoriser l’efficacité de la récupération de dossiers et du traitement des demandes.
  • Industrie Canada négocie avec les demandeurs pour simplifier leurs demandes et ainsi réduire les coûts. Elle communique également les réponses aux demandes sur CD-ROM.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à Industrie Canada en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
118
Nombre de nouvelles demandes
660
Nombre de demandes traitées
526
Taux de présomption de refus
8,7 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
46
Nombre de demandes de consultation
135
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
79
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
15**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
14
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

La conformité d’Industrie Canada à la Loi sur l’accès à l’information a été bonne en 2008–2009, malgré le fait que l’institution a connu une hausse de 93 % des demandes. Le taux de présomption de refus était de 8,7 %, et il a fallu en moyenne 46 jours pour traiter une demande. Industrie Canada a été en mesure de traiter 58 % des demandes dans le délai de 30 jours prescrit par la Loi en 2008–2009. Toutefois, elle a reporté un arriéré de 252 demandes à 2009–2010.

Une nouvelle délégation de pouvoirs en date de juillet 2009 a ajouté un niveau d’approbation pour les demandes d’accès auprès des cadres supérieurs. Néanmoins Industrie Canada a assuré au Commissariat à l’information que le directeur et les gestionnaires du programme d’accès étaient investis des pouvoirs de communication de documents. Le Commissariat estime que ces ordonnances de délégation devraient être appropriées, efficaces et transparentes. Industrie Canada doit s’assurer que tout autre niveau d’approbation supplémentaire n’entraîne pas de retard.

Industrie Canada affirme avoir été retardé par les délais de réponses des autres institutions fédérales dans le cadre des consultations obligatoires, citant, par exemple, un délai de réponse moyen de 120 jours au Bureau du Conseil privé. Dans 52 % des cas, les prorogations invoquées par Industrie Canada ont excédé le délai de 90 jours. Industrie Canada, signale que les prorogations invoquées se basent sur de multiples facteurs, comme le nombre de consultations requises pour un dossier donné, le volume d’information à examiner, les cas précédents semblables, et le besoin de confirmer le moment des consultations auprès de certaines organisations clés.

La gestion de l’information continue de représenter un défi à Industrie Canada, puisque l’institution n’a aucun registre central pour y consigner sa vaste collection diversifiée de dossiers. Industrie Canada met en œuvre un programme complet de gestion de l’information, conçu pour accroître sa capacité en la matière et améliorer l’accès à l’information et aux dossiers.

Pour améliorer l’efficacité et la clarté des dossiers à l’étape de la récupération, Industrie Canada a demandé aux détenteurs de dossiers de recourir à un modèle pour cerner les demandes nécessitant des consultations et des prélèvements possibles, ainsi que toute autre information se rapportant à la demande.

Industrie Canada a également demandé aux détenteurs de dossiers de rédiger les motifs des exceptions, consultations ou prélèvements possibles, plutôt que de se limiter à citer la disposition pertinente de la Loi sur l’accès à l’information. Cette mesure permet aux détenteurs de dossiers de fournir tout contexte et arrière-plan pouvant avoir des répercussions sur les décisions relatives à la communication des dossiers.

Industrie Canada n’a pas obtenu la note de passage dans le cadre de sa première fiche de rendement en 2003–2004. Par conséquent, son classement 4 étoiles, son faible taux de présomption de refus ainsi que son délai moyen de traitement des demandes en 2008–2009 ne passent pas inaperçus. Le Commissariat à l’information se fie au leadership d’Industrie Canada pour maintenir et améliorer ce classement. Au cours des prochaines années, le Commissariat cherchera à établir les effets de la nouvelle ordonnance de délégation, des initiatives de gestion de l’information, de l’embauche d’un consultant assigné aux arriérés et du nombre croissant de demandes sur la capacité d’Industrie Canada à se conformer à la Loi.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que, compte tenu du niveau d’autorisation supplémentaire ajouté à l’ordonnance de délégation, le coordonnateur de l’accès à l’information d’Industrie Canada s’assure que les demandes sont approuvées et communiquées sans retard supplémentaire.

Réponse

Conformément à la politique et aux recommandations du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada, Industrie Canada a mis en œuvre un instrument de délégation qui comprend des cadres supérieurs désignés aux fins de soutien et de conseil à la haute direction du ministère, le cas échéant.

À des fins pratiques et fonctionnelles, le directeur et les gestionnaires d’Administration des droits à l’information et à la protection des renseignements personnels (ADIPRP) ont la pleine autorité de tous les pouvoirs, tâches et fonctions relativement à la Loi sur l’accès requis pour exécuter les activités quotidiennes et veiller à la conformité.

L’instrument de délégation fournit actuellement la pleine autonomie au directeur et aux gestionnaires d’ADIPRP. L’examen des pratiques opérationnelles et des processus d’approbation d’Industrie Canada ne révèle aucun changement ni aucune répercussion dans les réponses aux demandes d’accès en raison de l’ordonnance de délégation actuelle.

2. Le Commissariat à l’information recommande qu’Industrie Canada élabore un plan clair pour traiter les arriérés des demandes d’accès afin d’améliorer sa conformité globale à la Loi.

Réponse

ADIPRP a élaboré une stratégie et mis en œuvre diverses initiatives pour traiter des arriérés. Toutefois, compte tenu de leur importance, il faudra être patient avant de constater une réduction.

Par exemple, à court terme, le Ministère entreprend ce qui suit :

  • embauche d’un consultant pour aider à réduire les arriérés;
  • communication avec les demandeurs pour confirmer l’intérêt envers les demandes reçues avant 2008;
  • négociation avec les demandeurs pour réduire la portée ou l’ampleur des documents dans les dossiers volumineux;
  • fusion des demandes lorsque possible pour maximiser l’efficacité et le traitement;
  • autorisation des heures supplémentaires pour permettre au personnel de se concentrer sur des dossiers précis.

À long terme, le Ministère a entrepris ce qui suit :

  • mesures de dotation pour pourvoir les postes vacants;
  • examen et simplification continus des pratiques opérationnelles internes pour réduire les retards;
  • maintien des négociations auprès des demandeurs afin de mieux répondre aux demandes de façon plus opportune;
  • amélioration de la communication et de la sensibilisation auprès des employés d’Industrie Canada pour améliorer les délais de réponses et les réalisations attendues.

3. Le Commissariat à l’information recommande qu’Industrie Canada s’efforce de réduire son taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

Industrie Canada continue de viser la conformité et la réduction du nombre de cas de présomption de refus. Mesures mises en place à ce jour :

  • négociation avec les demandeurs pour réduire la portée et offrir des solutions, ne serait-ce que des renseignements communiqués précédemment, de la documentation accessible au public ou des discussions informelles avec les représentants de programme;
  • améliorer la sensibilisation et la formation sur l’accès auprès des employés d’Industrie Canada pour améliorer les délais de réponses et les réalisations attendues;
  • travailler étroitement avec les représentants de programme pour élaborer des plans de travail et des stratégies aux fins d’amélioration des réponses;
  • communiquer et négocier avec des tiers et des intervenants (c’est-à-dire d’autres instances) à propos de la divulgation de l’information en réponse aux demandes;
  • soumettre les renseignements aux demandeurs sur CD-ROM;
  • mettre à jour l’outil de gestion des cas pour améliorer l’efficacité.

4. Le Commissariat à l’information recommande qu’Industrie Canada examine et continue de documenter les critères de recours aux prorogations pour en assurer le caractère raisonnable et légitime.

Réponse

Industrie Canada détermine un délai de prorogation raisonnable selon divers facteurs au cas par cas. Par exemple, le Ministère envisagera le nombre de consultations requises pour un dossier donné, le volume d’information à consulter et le temps accordé aux demandes précédentes semblables. Industrie Canada consultera également certaines organisations clés au sujet de la rapidité des réponses aux demandes de consultation. À titre de norme de pratique, les conseillers d’ADIPRP documenteront les faits à l’appui comme il est indiqué pour chaque demande.

5. Le Commissariat à l’information recommande qu’Industrie Canada se conforme à la Loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

Industrie Canada a pour pratique d’envoyer des copies des avis de prorogations au Commissariat lorsqu’une prorogation de plus de 30 jours est prise, à l’exception des cas de prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)c). Les formulaires de lettres actuels comprennent automatiquement une copie conforme au Commissariat.


Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Industrie Canada a indiqué qu’il a traité uniquement quatre demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre que l’institution a fermé deux d’entre elles en moins de 30 jours, les deux autres ayant nécessité un délai de traitement de plus de 90 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par Industrie Canada en 2008–2009. Industrie Canada a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Industrie Canada a soumis les avis dans 45 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre Industrie Canada au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes sur la présomption de refus (demandes d’accès à l’information reportées par Industrie Canada au-delà des délais – 30 jours et prorogés – énoncés dans la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes relatives à l’utilisation des prorogations par Industrie Canada en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre global de plaintes sur la présomption de refus a diminué de 2006–2007 à 2007–2008, puis a légèrement augmenté pour l’exercice suivant (11; 4; 6). La proportion de plaintes résolues pour cette catégorie est demeurée élevée pour les trois exercices (55 %; 75 %; 100 %).

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre de plaintes sur le délai de prorogation a augmenté considérablement à chaque exercice (2; 10; 31) alors que la proportion des plaintes résolues a diminué (50 %; 30 %; 19 %).


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre Industrie Canada dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 7 7 0 0 14
Refus 3 2 1 0 6
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 10 9 1 0 20
2007–2008
Questions administratives 10 5 2 1 18
Refus 1 3 1 3 8
Documents confidentiels
du Cabinet
0 3 0 3 6
Total 11 11 3 7 32
2008–2009
Questions administratives 15 13 11 2 41
Refus 0 0 2 36 48
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 15 13 13 38 79

Au cours des trois derniers exercices, il y a une répartition presque parfaite entre les plaintes résolues et non fondées (10 : 9; 11 : 11; 15 : 13). Le nombre de plaintes sur la présomption de refus a diminué au cours des trois derniers exercices (3; 1; 0), mais 36 plaintes liées à un refus sont demeurées en suspens à la fin de 2008– 2009.