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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Affaires indiennes et du Nord Canada

Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) est responsable du respect des obligations et engagements du gouvernement du Canada à l’égard des Premières nations, des Inuits et des Métis, ainsi que de la réalisation des responsabilités constitutionnelles du gouvernement dans le Nord. AINC soutient les Autochtones (Premières nations, Inuits et Métis) et les résidants du Nord dans leurs efforts pour améliorer leur bien-être social et leur prospérité économique, établir des collectivités saines et plus durables et participer plus pleinement au développement politique, social et économique du Canada.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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C

  • Le taux de présomption de refus était de 11,6 %.
  • Le délai de traitement moyen des demandes était de 102 jours.
  • AINC a traité 47 % des demandes d’accès à l’information en 30 jours ou moins. Environ 16 % des demandes ont nécessité un traitement d’une durée supérieure à 120 jours.
  • AINC a soumis les avis de prorogations supérieures à 30 jours au Commissariat à l’information dans 14 % des cas, le pire taux relevé dans l’ensemble des institutions ayant fait l’objet d’une fiche de rendement.
  • La récupération des documents est retardée par la pluralité des médias de stockage, y compris les technologies très anciennes comme la microfiche.
  • Des cas de résistance chez les cadres intermédiaires à l’étape de la récupération ont également posé problème; toutefois, le bureau d’accès à l’information a offert une formation pour souligner l’importance d’une culture ouverte au sein de l’institution.
  • Le sous-ministre s’engage à faire preuve de transparence et a l’intention d’accroître l’utilisation d’Internet et de l’intranet pour la diffusion de l’information.
  • AINC a réussi à passer de l’acheminement officiel des demandes à l’acheminement informel.
  • Le bureau d’accès à l’information procède à une analyse de la charge de travail afin de cibler des moyens pour simplifier son processus.
  • L’institution augmente le nombre de séances de formation de sensibilisation à l’accès à l’information offertes à tous les employés, de même que la formation offerte au personnel de l’accès à l’information.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à AINC en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
80
Nombre de nouvelles demandes
378
Nombre de demandes traitées
373
Taux de présomption de refus
11,6 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
102**
Nombre de demandes de consultation
139
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
13
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
2**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
13
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) a atteint un taux de présomption de refus de 11,6 % en 2008–2009, première année où il fait partie du processus de la fiche de rendement.

AINC a suivi une tendance répandue dans l’ensemble du gouvernement fédéral, voulant qu’une portion considérable des demandes nécessite un très long temps de réponse. Par exemple, AINC n’a traité que 46 % des demandes d’accès à l’information en 30 jours ou moins. De plus, environ 16 % des demandes ont nécessité un traitement d’une durée supérieure à 120 jours. AINC a soumis au Commissariat à l’information les avis de prorogations supérieures à 30 jours en vertu du paragraphe 9(2) dans seulement 14 % des cas, soit le pourcentage le plus bas parmi les institutions visées.

AINC a déclaré offrir d’autres méthodes pour accéder à certains types de documents de façon informelle. Par exemple, les demandeurs pouvaient accéder directement au service de généalogie, plutôt que de présenter une demande officielle d’accès à l’information. L’institution permet également aux personnes de faire une demande informelle de documents aux fins de recherche sur les revendications.

Les représentants d’AINC soulignent l’appui de la haute direction à l’égard d’une culture axée sur l’ouverture et d’un traitement des demandes d’accès efficace. Dans les rares cas de résistance interne, un cadre intermédiaire était généralement visé. Certains gestionnaires n’avaient pas pleinement confiance en l’expertise du personnel d’accès à l’information pour déterminer les documents pouvant être divulgués. De telles situations ont inévitablement mené aux délais d’acheminement des dossiers à l’unité d’accès à l’information. Les séances de sensibilisation à l’accès à l’information ont été offertes dans le but de vaincre cette résistance. Il s’agit d’un développement positif. Toutefois, le Commissariat suggère que les représentants de plus hauts niveaux, y compris le ministre, communique clairement que l’accès à l’information devrait constituer une priorité pour tous les employés de l’institution, en particulier parce qu’il s’agit d’une obligation législative.

Les agents de l’accès ont formulé leur préoccupation à l’égard de la situation actuelle des systèmes de gestion de l’information de l’institution, remarquant que certains types de documents en leur possession ne sont pas facilement interrogeables. Dans certains cas, l’institution poursuit son utilisation de systèmes d’enregistrement désuets comme la microfiche. Ces systèmes augmentent le temps de recherche et entraînent ainsi des délais de récupération des dossiers à l’unité d’accès à l’information. L’institution n’a établi aucun plan visant l’amélioration de cet aspect de la gestion de l’information.

Résolution des questions des pensionnats indiens Canada (RQPIC) a été intégrée à AINC en juin 2008. Puisque la majeure partie du personnel de l’accès à l’information de RQPIC était constituée d’analystes débutants de la protection des renseignements personnels, une formation considérable était nécessaire dans le secteur de l’accès. Les agents ont déclaré qu’ils traitent le plus grand nombre possible de demandes provenant de RQPIC de manière informelle.

Afin d’atteindre la conformité optimale, les représentants d’AINC indiquent avoir besoin de davantage de postes d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information. AINC éprouve toujours des difficultés à repérer et à maintenir des analystes chevronnés, et a commencé à recruter des analystes débutants à l’extérieur du secteur de l’accès à l’information. AINC a fait une utilisation restreinte des consultants en 2008–2009.

Le Commissariat nourrit certaines craintes à l’égard de la conformité d’AINC en 2008–2009, étant donné son rendement moyen et les indices de croissance des arriérés et un long temps de traitement moyen. Bien que l’institution a un nombre de bonnes mesures en place, elle pourrait devoir résoudre le défi de gestion de l’information et apporter d’autres changements plus importants afin d’assurer le maintien voire même l’amélioration du rendement.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que le sous-ministre d’Affaires indiennes et du Nord Canada continue d’assurer un leadership solide dans l’établissement d’une culture de conformité dans l’ensemble de l’institution. Un tel rôle requiert un appui inconditionnel du ministre.

Réponse

AINC convient que la participation active du sous-ministre et du ministre est importante à l’assurance de la conformité à la Loi sur l’accès à l’information. La haute direction est informée de façon hebdomadaire de l’administration des demandes d’accès.

Le ministre continue d’appuyer la pleine conformité à l’égard des exigences d’accès. Le Ministère a l’intention de chercher des mesures de responsabilisation améliorées, y compris la rédaction définitive d’un rapport mensuel à l’intention du Comité de la haute direction traitant du délai de réponses des secteurs de programme.

Il prévoit accroître l’utilisation d’Internet pour la divulgation d’information fréquemment demandée par l’entremise du processus d’accès. Le sous-ministre utilisera le site d’information intranet pour la transmission d’avis relatifs à l’accès.

2. Le Commissariat à l’information recommande qu’Affaires indiennes et du Nord Canada s’efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

AINC s’assurera du traitement rapide des demandes d’accès. Si des prorogations additionnelles s’avéraient nécessaires afin d’éviter la présomption de refus, elles seront invoquées conformément à la Loi.

Afin d’éviter la présomption de refus, les prorogations à l’égard du traitement des demandes peuvent être invoquées de façon plus régulière.

En outre, le bureau d’accès à l’information d’AINC procède à une analyse de la charge de travail pour examiner sa façon de travailler et offrira davantage de formation.

3. Le Commissariat à l’information recommande qu’Affaires indiennes et du Nord Canada cible et mette en œuvre les améliorations aux systèmes de gestion des dossiers afin d’assurer une recherche rapide et adéquate des dossiers suivant une demande d’accès à l’information.

Réponse

La gestion des documents représente un défi en vertu de l’administration de la Loi. AINC cherche présentement à améliorer la méthode de transmission des documents de tous les secteurs de programme au bureau d’accès à l’information afin qu’elle soit plus rapide.

Le bureau d’accès appuiera la Direction générale de la gestion de l’information dans l’établissement de pratiques visant l’amélioration de la gestion des fonds de renseignements des secteurs de programme.

4. Le Commissariat à l’information recommande qu’Affaires indiennes et du Nord Canada se conforme à la Loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

AINC est d’accord avec cette recommandation.

AINC enverra tous les avis de prorogations supérieures à 30 jours au Commissariat à l’information à compter de maintenant.

5. Le Commissariat à l’information recommande qu’Affaires indiennes et du Nord Canada réduise son délai de traitement moyen des demandes d’accès.

Réponse

La réduction du délai de traitement moyen des demandes d’accès est tributaire de divers facteurs (c’est-à-dire le délai de réponse des secteurs de programme, la complexité des demandes, le nombre de personnel qualifié pour le traitement de demandes, etc.). Ces défis ne passent pas inaperçus et sont examinés de façon régulière par tous les intervenants.

Le bureau d’accès à l’information d’AINC procède à une analyse de la charge de travail. Cette évaluation se penchera sur le nombre de demandes traitées par le personnel d’accès et le délai de traitement moyen d’une demande afin de cibler des façons de simplifier le traitement et la révision. Davantage de possibilités de formation à l’accès seront offertes aux employés d’AINC.


Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Affaires indiennes et du Nord Canada a déclaré qu’il a traité 21 des demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au-delà de cette échéance. Il y a lieu de se préoccuper du fait que 57 % de ces demandes ont subi des délais de plus de 30 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par AINC en 2008–2009. AINC a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. AINC a soumis les avis dans 14 % des cas en 2008–2009; le Commissariat à l’information s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et de l’issue de deux types de plaintes déposées contre AINC au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information qu’AINC a retardées au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par AINC des délais autorisés en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

On note une hausse importante du nombre de plaintes sur la présomption de refus de 2006–2007 à 2007–2008, puis une baisse l’exercice suivant (1; 11; 3). Le nombre de plaintes résolues sur la présomption de refus a peu varié au cours des trois exercices (1; 3; 2).

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre total de plaintes sur le délai de prorogation est passé de 7 en 2007–2008 à 2 en 2008–2009. Ces deux plaintes étaient en suspens à la fin de l’exercice.


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre AINC dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 1 0 0 0 1
Refus 2 4 0 2 8
Documents confidentiels
du Cabinet
0 1 1 0 2
Total 3 5 1 2 11
2007–2008
Questions administratives 6 13 2 0 21
Refus 1 2 1 6 10
Documents confidentiels
du Cabinet
1 0 0 0 1
Total 8 15 3 6 32
2008–2009
Questions administratives 2 0 1 3 6
Refus 0 1 0 6 7
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 2 1 1 9 13

Le nombre total de plaintes a considérablement augmenté de 2006–2007 à 2007–2008 (de 11 à 32), de même que le nombre de plaintes administratives (de 1 à 21). Le nombre de ces types de plaintes a ensuite connu une baisse importante en 2008–2009 (pour se fixer à 13 et à 6, respectivement). Le nombre de plaintes de refus résolues a diminué chaque année (2; 1; 0).