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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Ressources humaines et Développement des compétences Canada

Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) constitue le carrefour des politiques et des programmes sociaux au Canada. L’institution est responsable de renforcer les assises sociales du Canada en favorisant le mieux-être des citoyens, des familles et des collectivités et leur participation à la société.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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C

  • Le taux de présomption de refus était de 10,2 %.
  • Le délai de traitement moyen était de 80 jours.
  • La fusion des fonctions d’accès à l’information de Service Canada et de RHDCC a entraîné des problèmes au départ pour le traitement des demandes d’accès, comme l’avait prévu l’institution. Toutefois, les fonctionnaires ont dit estimer que la fusion sera bénéfique pour les demandeurs à long terme.
  • Le regroupement des deux bureaux a provoqué le départ de certains employés, mais les niveaux de dotation se sont stabilisés depuis.
  • Les arriérés provenant de Service Canada ont nui à la conformité globale de RHDCC; toutefois, les arriérés ont depuis été traités.
  • La délégation de pouvoirs était diffuse; toutefois, en septembre 2009, le Secrétariat ministériel de RHDCC a avisé tous les cadres supérieurs que les gestionnaires de l’accès à l’information conservaient la délégation de pouvoirs relativement aux communications.
  • RHDCC a soumis des avis au Commissariat à l’information relativement aux prorogations supérieures à 30 jours dans 98 % des cas.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à RHDCC en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
78
Nombre de nouvelles demandes
295
Nombre de demandes traitées
406
Taux de présomption de refus
10,2 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
80
Nombre de demandes de consultation
129
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
11
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
4**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
15
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) a connu une année hors du commun en 2008–2009 : son bureau d’accès à l’information a fusionné avec celui de Service Canada trois mois après le début de l’exercice. Le cas de RHDCC illustre les défis que représente une fusion pour une institution, particulièrement lorsqu’il y a peu de temps pour la planifier.

La fusion de RHDCC signifiait qu’il fallait procéder à l’harmonisation des ressources physiques et humaines ainsi que des processus administratifs distincts, tout en maintenant le traitement des demandes. RHDCC a également hérité d’un important arriéré de Service Canada. RHDCC a signalé que les dossiers liés aux demandes d’accès ont été laissés de côté pendant le déménagement, mais ont été récupérés par la suite.

L’intégration des fonctions d’accès à l’information des deux institutions a nécessité le regroupement de deux équipes d’analystes de divers niveaux d’expérience et d’expertise. La réorganisation a provoqué le départ de nombreux employés, y compris au niveau des gestionnaires, et le passage successif de trois coordonnateurs de l’accès au sein de RHDCC en un an.

Au moment de la fusion, l’unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels comptait 26 personnes, puis 22 personnes, tant des gestionnaires que des employés. RHDCC estime que la fusion sera bénéfique pour les demandeurs à long terme.

Bien que la fusion et le déménagement physique aient causé un arriéré au niveau du traitement des demandes, le Commissariat à l’information est encouragé de constater que RHDCC a maintenu au moins un niveau moyen de conformité; son taux de présomption de refus était de 10,2 %. Toutefois, le Commissariat est préoccupé du fait que ce taux ait été atteint grâce aux prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information qui permet aux institutions de prendre plus de temps pour les demandes qui exigent des recherches de nombreux documents ou dans un grand nombre de documents, et qui « entraverait de façon sérieuse le fonctionnement de l’institution.

Le Commissariat est également inquiet de l’ordonnance de délégation de RHDCC, laquelle accorde à quiconque, des sousministres au directeur et au gestionnaire du bureau d’accès à l’information, les pouvoirs de communication de dossiers, ce qui peut entraîner des retards. Toutefois, en septembre 2009, le Secrétariat ministériel de RHDCC a avisé tous les cadres supérieurs que les fonctionnaires de l’accès à l’information conservaient la délégation de pouvoirs relativement aux communications.

RHDCC a fait l’objet d’un examen dans le cadre des processus de fiche de rendement à plusieurs occasions, plus récemment en 2004–2005 avec divers degrés de réussite. Tout en reconnaissant que l’exercice 2008–2009 est hors du commun pour l’institution, le Commissariat à l’information s’attend à une hausse de la conformité au cours des prochaines années. Premier signe positif, RHDCC avait pratiquement éliminé ses arriérés dès janvier 2010.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada révise l’ordonnance de délégation afin d’illustrer clairement que le coordonnateur et les agents de l’accès à l’information détiennent la délégation de pouvoirs sans référence aux autres représentants quant aux décisions prises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Réponse

La pratique de RHDCC veut que les décisions de communication d’information en réponse aux demandes d’accès soient en grande partie prises au niveau du directeur et des gestionnaires de l’accès, comme l’entend l’instrument de délégation en vigueur actuellement.

Les cadres supérieurs sont également nommés dans cet instrument. Dans un ministère de la taille de RHDCC, ayant une structure aussi complexe (responsable d’une vaste gamme de politiques, de programmes, de services et dont l’administration centrale se trouve dans la région de la capitale nationale, en plus des nombreux bureaux locaux et régionaux partout au Canada), le directeur de l’accès est bien servi s’il obtient le soutien de la haute gestion du portefeuille.

En septembre 2009, le Secrétariat ministériel de RHDCC avisait tous les cadres supérieurs que le directeur, Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DAIPRP), disposait des pouvoirs de décider de la communication des documents, conformément à la délégation signée par le ministre de DRHC.

Un protocole amélioré a été préparé et communiqué à tous les cadres supérieurs relativement à leurs responsabilités en matière d’établissement de la portée et de la transmission de dossiers en réponse aux demandes d’accès de manière efficace et en temps opportun.

Il y a lieu de mentionner que RHDCC continue d’être proactif quant à l’exercice de ses pouvoirs au niveau de la direction.

2. Le Commissariat à l’information recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada élabore un plan précis pour traiter des arriérés de demandes d’accès.

Réponse

Les arriérés ont été traités.

Au 14 janvier 2010, huit demandes actives étaient assorties d’un état de présomption de refus, principalement en raison des volumes importants inhabituels ou des consultations considérables requises, par exemple auprès du Bureau du Conseil privé.

RHDCC continuera de gérer de façon proactive les activités d’accès à l’information afin de s’assurer que les mesures adéquates sont prises pour toutes les demandes et d’éviter les arriérés.

3. Le Commissariat à l’information recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada s’efforce de réduire son taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

RHDCC continue de s’efforcer de réduire le taux de présomption de refus à zéro et de maintenir sa politique de tolérance zéro envers les réponses en retard.

Les activités ci-dessous, ainsi que d’autres approches pour faciliter la sensibilisation et la conformité, seront maintenues à l’avenir :

  • Des rapports d’accès à l’information sont distribués chaque semaine à tous les cadres supérieurs et présentés chaque semaine aux réunions de haute direction.
  • En octobre 2009, le rapport de gestion trimestriel d’accès à l’information a été instauré et distribué, comme il est mentionné ci-dessus, à tous les cadres dirigeants.
  • À l’été de 2009, un protocole a été élaboré et les formulaires ont été mis à jour pour aider les bureaux de première responsabilité à atteindre les objectifs en matière de respect des échéances d’accès, comme il est mentionné ci-dessus.

4. Le Commissariat à l’information recommande que Ressources humaines et Développement des compétences Canada révise ses critères de prorogations invoquées en vertu de l’alinéa 9(1)a) afin de veiller au caractère raisonnable et légitime des prorogations.

Réponse

En règle générale, RHDCC détermine si une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)a) est justifiée selon le volume de documents à examiner. La référence retenue est 300 pages de dossiers (selon une approche suggérée par le C ommissariat antérieurement). Les commentaires du Commissariat seront sollicités quant aux meilleures pratiques à cet égard.


Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

RHDCC rapporte avoir traité 17 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au-delà de cette échéance.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par RHDCC en 2008–2009. L’institution a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. RHDCC a soumis ces avis dans 98 % des cas.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre le MPO au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que le MPO a retardées au delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par le MPO des prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

En 2008–2009, le Commissariat a résolu deux plaintes sur trois déposées contre RHDCC portant sur la présomption de refus.

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

RHDCC n’a reçu aucune plainte sur le délai de prorogation dans les deux premières périodes de référence et seulement deux plaintes dans la troisième période.


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre RHDCC dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 2 1 1 1 5
Refus 2 1 0 1 4
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 4 2 1 2 9
2007–2008
Questions administratives 1 1 3 0 5
Refus 1 4 1 0 6
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 2 5 4 0 11
2008–2009
Questions administratives 3 1 1 0 5
Refus 1 0 0 4 5
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 1 1
Total 4 1 1 5 11

Le nombre de plaintes déposées contre RHDCC est demeuré plutôt stable au cours des trois exercices (9; 11; 11), de même que le nombre de plaintes résolues (4; 2; 4), bien que 5 plaintes étaient en suspens à la fin de 2008– 2009.