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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Pêches et Océans Canada

Le ministère des Pêches et des Océans (MPO) est un chef de file national et international en matière de sécurité maritime et de gestion des ressources marines et d’eau douce. Le MPO élabore et met en œuvre des politiques et des programmes appuyant les intérêts scientifiques, écologiques, sociaux et économiques du Canada liés aux océans et aux eaux intérieures, et il voit à ce que les ressources marines et d’eau douce du Canada profitent aux générations actuelles et futures.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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C

  • Le taux de présomption de refus atteignait 13,2 %.
  • Le délai de traitement moyen des demandes était de 86 jours. Parallèlement, plus de 50 % des prorogations prises par le MPO pour consulter d’autres institutions s’étiraient sur plus de 150 jours.
  • Ce niveau moyen de conformité est compatible avec les évaluations des fiches de rendement de plusieurs autres années.
  • Le MPO est aux prises avec un arriéré de cas à traiter, sauf qu’il l’a réduit en 2008–2009 et qu’il s’efforce de l’éliminer d’ici la fin de mars 2010.
  • La direction a soutenu l’embauche et la formation d’employés chargés de l’accès à l’information :
    • Le MPO a lancé un programme de recrutement et de maintien en poste pour attirer et retenir du personnel ainsi que pour doter plusieurs postes en 2008–2009.
    • Le bureau d’accès à l’information a également offert de la formation, par l’entremise d’un solide comité créé à cette fin, à son propre personnel et aux employés de toute l’institution.
  • Le MPO a lancé un plan de modernisation de la technologie utilisée dans le bureau d’accès à l’information. Dans le cadre de ce plan, le MPO met à niveau son logiciel de gestion des cas. L’institution a également lancé un plan quinquennal pour améliorer les systèmes de gestion de l’information.
  • Le MPO s’est entièrement conformé à l’obligation de soumettre au Commissariat à l’information des avis de prorogation de plus de 30 jours.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à Patrimoine canadien en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
103
Nombre de nouvelles demandes
396
Nombre de demandes traitées
409
Taux de présomption de refus
13,2 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
86**
Nombre de demandes de consultation
155
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
33
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
11**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
18,8
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

Les responsables de l’accès à l’information du MPO ont déclaré, lors de l’entrevue menée dans le cadre de la fiche de rendement, que l’accès à l’information est soutenu à tous les niveaux, en commençant par la haute direction. Cela dit, le Commissariat à l’information ne sait trop si l’institution dispose d’un plan concret expressément conçu pour favoriser une meilleure conformité à la Loi sur l’accès à l’information. L’institution a fait l’objet d’une évaluation dans le cadre du processus lié aux fiches de rendement pratiquement à tous les ans depuis 1999, et elle n’a jamais atteint le niveau de conformité optimal.

En 2008–2009, le taux de présomption de refus du MPO était de 13,2 %. L’institution a poursuivi ses opérations avec le fardeau d’un arriéré de demandes d’accès à l’information en 2008–2009. Les dossiers restants concernent des demandes visant de grandes quantités de documents. Sinon, il s’agit d’imposants lots de demandes provenant d’un seul demandeur.

On peut féliciter le MPO d’avoir diminué son arriéré en 2008–2009 (l’institution souhaite l’éliminer d’ici la fin de mars 2010) grâce à l’appui de consultants. La chose est particulièrement notable quand on sait que le nombre moyen de pages par demande se situe entre 1 000 et 1 500. De plus, le MPO a continué de traiter plus de 20 demandes dont chacune comportait 30 000 pages.

L’institution a insisté sur le fait qu’elle a dû composer en 2008–2009 avec une pénurie chronique d’analystes principaux expérimentés en accès à l’information. Pour y remédier, le MPO a amorcé un programme de recrutement et de perfectionnement pour promouvoir le maintien en poste de personnel chevronné dans le domaine de l’accès à l’information, et il a réalisé plusieurs mesures de dotation en 2008–2009. Le personnel principal d’accès à l’information a consacré une partie de son temps, durant la même année, à former des analystes subalternes. L’institution dispose d’un solide comité de formation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels qui offre de la formation à tout le personnel du MPO.

La gestion de l’information a posé un défi au MPO pour un aspect en particulier. Une partie de ses documents se trouve essentiellement dans les régions. Lorsque certains employés clés ont quitté les unités de conservation des dossiers l’an dernier, du savoir institutionnel (comme la connaissance de l’emplacement des dossiers) a disparu avec eux. Une telle situation compromet le processus entier de recherche des documents. Le MPO a lancé un plan triennal d’amélioration de la technologie utilisée par le bureau d’accès à l’information, y compris son logiciel de gestion des cas, de même qu’un plan quinquennal d’amélioration des systèmes de gestion dans toute l’institution.

Le délai de traitement moyen du MPO, qui s’élève à 86 jours, inquiète quelque peu le Commissariat à l’information, tout comme le fait que plus de 50 % des prorogations prises en vertu de l’alinéa 9(1)b) de la Loi pour consulter d’autres institutions s’étiraient sur plus de 150 jours.

Le Commissariat a le sentiment que les initiatives individuelles au MPO pourraient donner lieu à une amélioration de la conformité dans les années à venir. Toutefois, la feuille de route de l’institution n’a pas été particulièrement reluisante. Le Commissariat exhorte les dirigeants du MPO à fournir un effort concerté pour améliorer la conformité et invite les cadres supérieurs à communiquer clairement à tous les employés l’importance de répondre en temps opportun aux demandes d’accès à l’information.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que le sous-ministre de Pêches et Océans Canada continue de manifester un solide leadership relativement à l’établissement d’une culture de conformité dans toute l’institution. Un tel rôle nécessite également le leadership du ministre.

Réponse

D’accord. Le bureau d’accès à l’information du MPO a la chance de pouvoir compter sur le soutien continu et du sous-ministre et du ministre.

Les initiatives du MPO axées sur la formation et la sensibilisation, qui ciblent tous les paliers de l’organisation, mettent en lumière l’importance que le ministre et le sous-ministre accordent à cet engagement.

2. Le Commissariat à l’information recommande que Pêches et Océans Canada s’efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

D’accord. Le MPO a une stratégie en place qui vise l’amélioration continue de son taux de conformité et la réduction de son taux de présomption de refus.

La stratégie permanente comprend les éléments suivants :

  • un programme de recrutement et de maintien en fonction pour contrer la pénurie d’analystes formés dans le milieu fédéral de l’accès à l’information; le MPO est à renforcer sa capacité afin d’atteindre des résultats durables;
  • l’examen et la rationalisation des processus;
  • un programme de formation national pour le personnel du MPO afin de le sensibiliser aux questions d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels;
  • un groupe de travail composé de représentants ministériels de l’accès à l’information, de la gestion de l’information, des services de bibliothèque et des groupes de communication pour examiner les processus de gestion de l’information et d’accès à l’information ainsi que pour sensibiliser le personnel à la question, particulièrement en ce qui touche les pratiques de tenue des dossiers au MPO;
  • un plan d’investissement triennal axé sur la modernisation de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels amorcé en 2009 pour évaluer et acquérir un logiciel de remplacement des systèmes actuels et obsolètes de gestion des cas et d’expurgation; on prévoit que le nouveau système permettra, entre autres, la prestation de documents électroniques du programme, ainsi que des capacités accélérées de recherche et de traitement;
  • la garantie que le personnel chargé de l’accès à l’information dispose des outils nécessaires pour travailler de manière efficiente et efficace.

3. Le Commissariat à l’information recommande que Pêches et Océans Canada élabore et mette en œuvre un plan clair pour réduire l’arriéré de demandes d’accès.

Réponse

D’accord. Le MPO a travaillé de manière systématique pour réduire l’arriéré de demandes en présomption de refus et a réussi lors du dernier exercice à fermer plus de 20 dossiers en retard, qui comportaient plus de 118 000 pages de documents.

Le MPO prévoit continuer de réduire systématiquement les dossiers en présomption de refus, et il a investi des ressources additionnelles pour y parvenir. Le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels tend vers un objectif d’élimination de l’arriéré d’ici le 31 mars 2010.

4. Le Commissariat à l’information recommande que le sous-ministre de Pêches et Océans Canada consacre les ressources nécessaires au respect des obligations de la Loi sur l’accès à l’information en matière d’échéanciers pour ainsi réduire le délai de traite- ment moyen.

Réponse

D’accord. Le sous-ministre a toujours soutenu le Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels en lui attribuant des niveaux de ressources annuels en quantité adéquate et des ressources additionnelles lorsqu’une analyse de rentabilisation le justifiait.

Le délai de traitement moyen du MPO souffre essentiellement de retards dans l’obtention de réponses d’autres ministères. L’élimination de l’arriéré susmentionné devrait réduire cette moyenne de façon marquée.

5. Le Commissariat à l’information recommande que Pêches et Océans Canada définisse et mette en place les améliorations nécessaires aux systèmes de gestion des documents pour assurer une recherche rapide et adéquate en réponse à une demande d’accès à l’information.

Réponse

D’accord. La gestion de l’information figure parmi les priorités ministérielles de 2010–2011.

Le MPO est à mettre en place une stratégie quinquennale de gestion de l’information. Il prévoit adopter des solutions d’information de la prochaine génération. La vision du Ministère en matière d’information est la suivante : L’information soutenant la prise de décisions et la prestation des programmes du MPO/de la Garde côtière canadienne est exacte, pertinente, complète et disponible au moment opportun. La stratégie comporte une fonction d’évaluation raffermie pour fournir des conseils sur la mesure du rendement et évaluer l’efficacité avec laquelle les programmes produisent de l’information objective à des fins décisionnelles. De plus, le MPO a élaboré une stratégie pour cerner et corriger les écarts entre sa présentation actuelle dans Info Source et son rapport annuel d’une part, et les attentes du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada d’autre part.


Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Le MPO a indiqué qu’il a traité 27 des demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au delà de cette échéance.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par le MPO en 2008–2009. Le MPO a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat aux termes du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Le MPO s’est entièrement conformé à l’obligation de soumettre ces avis.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre le MPO au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que le MPO a retardées au delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par le MPO des prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le MPO a reçu annuellement un nombre faible mais croissant de plaintes sur la présomption de refus (1; 2; 5). La proportion de plaintes résolues à ce chapitre était élevée dans chacun des trois exercices (100 %; 50 %; 60 %).

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre total de plaintes sur le délai de prorogation s’est accru d’un exercice à l’autre (6; 9; 11). Par contraste, le nombre de plaintes résolues a diminué de 60 % de 2006–2007 à 2007–2008; toutefois, il a plus que triplé en 2008–2009 (de 2 à 7).


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre le MPO dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 6 1 1 0 8
Refus 10 12 2 3 27
Documents confidentiels
du Cabinet
6 1 0 0 7
Total 22 14 3 3 42
2007–2008
Questions administratives 3 5 4 0 12
Refus 6 2 1 10 19
Documents confidentiels
du Cabinet
0 2 0 1 3
Total 9 9 5 11 34
2008–2009
Questions administratives 11 4 4 1 20
Refus 0 1 2 10 13
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 11 5 6 11 33

Le nombre total de plaintes sur les questions administratives qui ont été déposées contre le MPO s’est accru d’un exercice à l’autre (8, 12, 20), et le nombre de plaintes résolues à ce chapitre est passé de 3 en 2007–2008 à 11 en 2008–2009.