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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Environnement Canada

Environnement Canada a pour mandat de préserver et d’améliorer la qualité du milieu naturel, de conserver les ressources renouvelables du Canada, de conserver et de protéger les ressources hydrauliques du Canada, de prévoir les changements météorologiques et environnementaux, d’appliquer la réglementation ayant trait aux eaux frontalières et de coordonner les politiques et les programmes en matière d’environnement au gouvernement fédéral.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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F

  • Le taux de présomption de refus était de 36,9 %.
  • Le délai de traitement moyen était de 97 jours.
  • Il a fallu en moyenne 26 jours pour récupérer les dossiers, ce qui est principalement attribuable à une réorganisation ayant donné lieu à un transfert de responsabilité pour les dossiers.
  • 28 % des demandes traitées après l’échéance ont été complétées avec plus de 90 jours de retard.
  • Environnement Canada avait accumulé un arriéré important, mais a pu le réduire en faisant appel à des consultants.
  • Environnement Canada a soumis des avis de prorogations de plus de 30 jours dans 47 % des cas.
  • Le nombre total de plaintes a augmenté considérablement de 2007–2008 à 2008–2009 (de 35 à 54), de même que le nombre de plaintes administratives (de 16 à 38).
  • Un intérêt accru pour les questions environnementales a engendré une hausse correspondante des demandes et du nombre de pages examinées ces dernières années.
  • Le bureau d’accès à l’information dispose de ressources suffisantes, mais seulement la moitié des postes étaient comblés à certains moments de l’année. Environnement Canada a élaboré un programme de perfectionnement professionnel afin de recruter et de conserver du personnel compétent en accès à l’information.
  • La haute direction appuie le bureau d’accès à l’information en faisant pression pour que les postes vacants soient pourvus de façon permanente et que l’on ait recours aux services de consultants.
  • On procède actuellement à la mise en place d’un nouveau système de collaboration et d’entreposage des documents.
  • Environnement Canada n’a plus à traiter les demandes d’accès à l’information visant Parcs Canada puisque cet organisme a mis sur pied son propre bureau d’accès à l’information le 1er avril 2009.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à Environnement Canada en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
276
Nombre de nouvelles demandes
892
Nombre de demandes traitées
914
Taux de présomption de refus
36,9 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
97**
Nombre de demandes de consultation
212
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
54
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
20**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
8,8
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

Le bureau d’accès à l’information d’Environnement Canada a qualifié les trois derniers exercices de difficiles. Cette période a coïncidé avec un intérêt public grandissant pour les questions environnementales, ce qui s’est traduit en 2008–2009 par une augmentation des demandes de 35 % et du nombre de pages examinées de 55 % par rapport à l’exercice précédent. En outre, il y avait un important arriéré de 276 dossiers. En 2008–2009, l’institution n’avait pas la capacité interne requise pour s’acquitter systématiquement de ses obligations législatives en matière d’accès à l’information. Elle a enregistré un taux de présomption de refus de 36,9 % et un délai de traitement moyen de 97 jours. Plus d’un quart (28 %) des dossiers en retard ont fini d’être traités plus de 90 jours après leur date d’échéance initiale. Enfin, Environnement Canada n’a avisé le Commissariat à l’information des prorogations de plus de 30 jours que dans 47 % des cas.

La responsabilité des dossiers a souvent changé de mains, ce qui a causé des retards dans la recherche et la localisation des dossiers. En fait, la récupération des dossiers a demandé en moyenne 26 jours, ce qui est inacceptable.

La difficulté à récupérer des dossiers était un des principaux facteurs qui ont nui à la capacité d’Environnement Canada d’atteindre une plus grande conformité. Les responsables de l’accès à l’information ont indiqué qu’ils auraient probablement dû demander un plus grand nombre de prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information, mais le délai accordé pour demander une prorogation avait déjà expiré dans un grand nombre de cas avant que le besoin de demander une prorogation apparaisse.

Le Commissariat à l’information a réglé 18 plaintes liées aux délais (celles relatives aux demandes en retard et aux problèmes liés aux délais de prorogation) déposées contre Environnement Canada en 2008– 2009. Ces plaintes représentent, à deux exceptions près, toutes les plaintes résolues au cours de l’exercice.

La dotation des postes a aussi influé sur la conformité d’Environnement Canada en 2008–2009; à certains moments, seulement 9 postes sur les 18 disponibles au bureau d’accès à l’information étaient pourvus. De l’avis des responsables de l’accès à l’information, recruter et conserver du personnel qualifié dans ce domaine est le plus grand obstacle à surmonter pour parvenir à une meilleure conformité. Il y a lieu de signaler que le bureau a entrepris des mesures de dotation permanente des postes vacants pour régler ces pénuries. De plus, même si Environnement Canada n’a pas encore réussi à pourvoir tous ses postes vacants, il a élaboré et mis en œuvre un programme de perfectionnement professionnel en accès à l’information et protection des renseignements personnels. L’institution fait aussi appel aux services de consultants pour le traitement des demandes.

À la lumière de cette première fiche de rendement, le Commissariat à l’information s’attend à une amélioration de la conformité de la part d’Environnement Canada dans les années à venir, notamment parce qu’il est peu probable que l’intérêt porté à l’environnement aille en diminuant. Au 1er avril 2009, l’institution ne traitait plus les demandes d’accès visant Parcs Canada, qui a créé son propre bureau d’accès à l’information. Cela devrait aider Environnement Canada à gérer sa charge de travail; cependant, un effectif complet et de meilleurs systèmes de gestion des dossiers sont essentiels pour améliorer de façon marquée la conformité.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que le sous-ministre d’Environnement Canada affecte en permanence des ressources suffisantes pour stabiliser et assurer un effectif complet au bureau d’accès à l’information et se conformer aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information.

Réponse

Environnement Canada reconnaît que, pour se conformer aux exigences de la Loi sur l’accès à l’information, des ressources financières et un personnel qualifié en matière d’accès à l’information sont requis. En dépit des efforts actuels, le bureau d’accès à l’information a été incapable de pourvoir tous ses postes vacants en recourant au processus de dotation à cause d’un taux de roulement élevé (départ à la retraite, réinstallation, promotions dans d’autres ministères) et d’une pénurie pangouvernementale de personnel compétent en accès à l’information. Conscient de cette situation, le Secrétariat ministériel a élaboré et mis en œuvre un programme de perfectionnement professionnel axé sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels, parallèlement aux mesures de dotation en cours. Environnement Canada fait aussi appel aux services de consultants pour le traitement des demandes.

Deux conseillers supérieurs de niveau PM-04 ont été embauchés en novembre 2009 et un analyste subalterne en politiques a été embauché le 4 janvier 2010. Quatre analystes subalternes recrutés dans le cadre du programme de perfectionnement professionnel en accès à l’information et protection des renseignements personnels devaient entrer en fonction au début de février 2010. Un nouveau processus doit être lancé prochainement pour renforcer la capacité au niveau PM-04.

2. Le Commissariat à l’information recommande qu’Environnement Canada élabore un plan explicite pour traiter l’arriéré de demandes d’accès.

Réponse

Environnement Canada reconnaît la nécessité de réduire l’arriéré de demandes d’accès et a retenu les services de consultants pour traiter en priorité les dossiers les plus en retard. Bien que des progrès aient été faits, ce projet se poursuivra parce que de nombreux dossiers nécessitent des consultations auprès d’autres ministères ou de tiers.

Environnement Canada continuera de faire appel aux services de consultants pour accomplir cette tâche jusqu’à ce qu’il ait un personnel suffisant pour assumer le traitement des dossiers accumulés.

3. Le Commissariat à l’information recommande qu’Environnement Canada détermine et apporte les améliorations requises aux systèmes de gestion des dossiers afin d’assurer une récupération rapide des dossiers appropriés en réponse à une demande d’accès à l’information.

Réponse

Le service de gestion des documents d’Environnement Canada est en voie de réorganisation.

Un nouveau chef du service de gestion des documents a été embauché le 1er février 2010. Le travail a débuté au niveau des politiques et des procédures, des séances d’information et de la formation dans tout le Ministère. Un système informatisé de collaboration et d’entreposage des documents, SharePoint, est en voie d’implantation au Ministère.

4. Le Commissariat à l’information recommande qu’Environnement Canada se conforme à la Loi et avise le Commissariat à l’information de toutes les prorogations auxquelles il a recours pour une durée de plus de 30 jours.

Réponse

Environnement Canada a une procédure établie pour transmettre au Commissariat à l’information une copie des prorogations de plus de 30 jours.

Une attention particulière sera portée pour assurer la conformité aux procédures établies.


Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Environnement Canada a indiqué qu’il a traité 147 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la période durant laquelle ces demandes sont demeurées en suspens au-delà de l’échéance. Il y a lieu de se préoccuper du fait que 56 % de ces demandes étaient en retard de plus de 30 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par Environnement Canada en 2008– 2009. Environnement Canada a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Environnement Canada a soumis un avis dans 47 % des cas en 2008–2009. Le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre Environnement Canada durant les trois dernières périodes de référence : plaintes liées à une présomption de refus (demandes d’accès à l’information qu’Environnement Canada a retardées au-delà des délais – 30 jours et prorogées – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant le recours, par Environnement Canada, aux prorogations prévues dans la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre de plaintes liées à une présomption de refus a augmenté au cours de ces trois exercices (4; 7; 17). Le Commissariat a résolu la totalité de ces plaintes en 2006–2007 et 2007–2008, et 76 % d’entre elles en 2008–2009.

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre de plaintes liées à une prorogation a triplé entre 2007–2008 et 2008–2009 (de 6 à 18); cependant, le Commissariat a considéré que 12 des 18 plaintes liées à une prorogation en 2008–2009 n’étaient pas fondées.


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre Environnement Canada durant chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 10 5 4 0 19
Refus 3 5 3 2 13
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 13 10 7 2 32
2007–2008
Questions administratives 9 3 4 0 16
Refus 4 4 0 8 16
Documents confidentiels
du Cabinet
0 2 0 1 3
Total 13 9 4 9 35
2008–2009
Questions administratives 19 13 4 2 38
Refus 1 4 1 9 15
Documents confidentiels
du Cabinet
0 1 0 0 1
Total 20 18 5 11 54

Le nombre total de plaintes a augmenté sensiblement de 2007–2008 à 2008–2009 (de 35 à 54), de même que le nombre de plaintes liées à des questions administratives (de 16 à 38). Le nombre de plaintes qui ont été réglées était identique pour les deux premiers exercices (13), mais il a grimpé de 54 %, à 20, en 2008–2009.