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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Service correctionnel du Canada

Le Service correctionnel du Canada (SCC) s’occupe de la gestion d’établissements correctionnels de divers niveaux de sécurité hébergeant des délinquants qui purgent des peines d’emprisonnement de deux ans ou plus. Le SCC supervise également les délinquants en liberté sous condition dans la collectivité. Le SCC contribue à la protection de la société en encourageant activement et en aidant les délinquants à devenir des citoyens respectueux des lois, en leur offrant des programmes pendant la durée de leurs sentences.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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F

  • Le taux de présomption de refus était de 47 %.
  • Le délai de traitement moyen des demandes était de 110 jours.
  • On a assisté à une réorganisation majeure du bureau d’accès à l’information.
  • Les analystes ont traité tant les demandes d’accès que les demandes de renseignements personnels. Le nombre élevé de demandes de renseignements personnels a fait en sorte de réduire le temps alloué au traitement des dossiers d’accès. (Ce problème a été réglé depuis par l’assignation des analystes à l’un ou l’autre des types de demandes, accès ou renseignements personnels, mais pas aux deux.)
  • Près de 50 % des demandes ont été traitées en retard; 22 % d’entre elles ont été traitées plus de 90 jours après leur échéance initiale.
  • Le SCC ne disposait d’aucun logiciel d’expurgation.
  • La récupération des dossiers était parfois lente. Les représentants du SCC déclarent que la réponse aux demandes d’accès ne constituait pas toujours une priorité pour les gestionnaires intermédiaires, étant donné leurs responsabilités concurrentes.
  • Le SCC a soumis les avis de prorogations requises supérieures à 30 jours au Commissariat à l’information dans 45 % des cas.
  • L’année 2008–2009 a été une année de transition au coeur d’un plan d’amélioration triennal : le SCC a embauché et formé des nouveaux employés, et a réorganisé et déménagé le bureau d’accès à l’information.
  • La haute direction a démontré son engagement envers la conformité à la Loi sur l’accès à l’information, en assignant de nouveaux employés au bureau d’accès à l’information : financement de 1,7 million de dollars et 22 nouveaux postes depuis le 1er avril 2008.
  • Le commissaire et le sous-commissionnaire du SCC responsables de l’accès se sont engagés à prendre les mesures pour souligner l’importance, auprès de la haute direction et du personnel, du respect des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information, en respectant les délais prévus par la Loi et en suivant les procédures appropriées.
  • Le SCC signale que les mesures prises récemment se sont traduites par une meilleure conformité en 2009–2010. Le SCC poursuit un objectif d’amélioration considérable d’ici les deux prochaines années.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information au SCC en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
126
Nombre de nouvelles demandes
408
Nombre de demandes traitées
455
Taux de présomption de refus
47 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
110
Nombre de demandes de consultation
69
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
57
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
14**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
10,5
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

Les agents de l’accès à l’information au Service correctionnel du Canada (SCC) reconnaissent que le taux de présomption de refus inacceptable de 47 % en 2008–2009 est attribuable, en grande partie, à la réorganisation du bureau d’accès à l’information. En outre, le fait que les analystes aient travaillé à la fois aux demandes d’accès et aux demandes de renseignements personnels en 2008–2009, jumelé à l’augmentation de la charge de travail, a nui à leur capacité à traiter rapidement les demandes d’accès.

Le délai de traitement moyen des demandes en 2008–2009 était de 110 jours. De plus, près de 50 % des demandes reçues et traitées par le SCC en 2008–2009 sont restées en suspens au-delà de leur échéance et il a fallu plus de 90 jours après cette échéance pour traiter 22 % de ces demandes. Le Commissariat à l’information est très préoccupé de constater que le SCC laisse un grand pourcentage de ces dossiers dépasser leur échéance et qu’il ne traite pas ces dossiers rapidement.

Le bureau d’accès à l’information du SCC n’utilisait aucun logiciel d’expurgation électronique en 2008–2009, se fiant plutôt à la méthode manuelle, conjuguée à des photocopieurs permettant de retrancher les renseignements. Les agents de l’accès ont confirmé leur intention de commencer à utiliser un logiciel de gestion de cas en 2010–2011 afin d’améliorer leur rendement.

La rapidité de récupération de documents représente un problème au SCC. Les agents de l’accès à l’information indiquent que les gestionnaires intermédiaires n’accordent pas toujours une haute priorité aux demandes d’accès à l’information en raison de leurs autres responsabilités concurrentes relativement à la sécurité et la protection de la population, des délinquants et des employés. Le Commissariat à l’information s’inquiète que ces agents ne comprennent pas leurs obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, surtout en matière de communication des dossiers en temps utile, et compte sur la haute direction et le ministre pour communiquer clairement l’importance du respect de ces exigences prévues par la Loi.

Les agents de l’accès à l’information du SCC ont rapporté qu’ils soulignaient, pendant les séances de sensibilisation du personnel, que les responsabilités en matière d’accès à l’information étaient régies par la Loi et que les demandes d’accès devraient être considérées comme une priorité.

À la suite d’un plan de mise en œuvre élaboré en 2006–2007, le bureau d’accès à l’information est à mi-chemin d’un plan triennal qui a fait accroître son effectif de 22 employés (pour les opérations d’accès à l’information et de renseignements personnels). Cette embauche a nécessité l’intégration de nouveaux employés au sein de l’organisme, une formation intensive et le déménagement du bureau d’accès à l’information dans un plus grand espace.

Le SCC estime avoir surmonté les obstacles vers l’atteinte d’une meilleure conformité à la Loi sur l’accès à l’information, et avoir été en mesure de concentrer ses efforts sur l’augmentation du rendement des processus d’accès à l’information. L’augmentation de l’effectif a permis de réduire la charge de travail de chaque analyste, libérant les cadres supérieurs pour assurer une formation additionnelle aux employés des secteurs de programme. Le SCC, qui a participé au processus de fiche de rendement pour la première fois en 2002, prévoit améliorer considérablement sa conformité d’ici deux ans. Le Commissariat à l’information fera le suivi de cette transition en espérant que le SCC retrouve bientôt le niveau d’excellence qu’il a atteint en 2003–2004 et en 2004–2005.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que le commissaire du Service correctionnel du Canada continue d’assurer un leadership solide dans l’établissement d’une culture de conformité dans l’ensemble du Service correctionnel du Canada. Un tel rôle requiert un appui inconditionnel du ministre.

Réponse

Le commissaire a approuvé l’attribution de 1,7 million de dollars à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, à compter du 1er avril 2008. Par conséquent, la Division compte maintenant 22 équivalents temps plein de plus. En 2008–2009, la Division a entrepris le processus d’embauche massive, une formation intensive et le déménagement de l’organisme dans un plus grand espace.

Le commissaire transmettra une note de service aux membres du comité de direction soulignant l’importance du respect des dispositions de la Loi sur l’accès à l’information et établissant ses attentes à l’égard du respect des échéances et des procédures.

2. Le Commissariat à l’information recommande que la haute direction du Service correctionnel du Canada communique clairement ses attentes à l’égard de la pleine conformité du Service correctionnel du Canada à la Loi sur l’accès à l’information.

Réponse

Le SCC avait prévu que la conformité en 2008–2009 représenterait un défi pendant la réorganisation et la reconstruction de la Division. Cette dernière dispose maintenant d’un effectif complet composé d’analystes formés, et les taux de conformité ont connu une croissance constante en 2009–2010 : 77 % au premier trimestre, 89 % au second et 92 % au troisième trimestre.

Le commissaire adjoint responsable de l’accès à l’information émettra une note de service décrivant en détail les instructions sur les procédures et les échéances servant aux réponses à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels afin d’atteindre la pleine conformité à la Loi.

3. Le Commissariat à l’information recommande que le SCC organise la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels de sorte qu’elle traite les demandes de renseignements personnels sans compromettre la conformité à l’accès à l’information.

Réponse

Cela a déjà été fait. Grâce à l’augmentation du financement, la Division a créé des postes de niveau PM 04 et a consacré les analystes principaux au traitement des demandes d’accès à l’information. La conformité en a été améliorée en 2009–2010.

4. Le Commissariat à l’information recommande que le Service correctionnel du Canada réduise le délai moyen de traitement des demandes.

Réponse

Le taux de conformité du SCC à l’égard du respect des délais prévus par la Loi a considérablement augmenté à ce jour en 2009–2010 (voir ci-dessus).

Nous rappellerons aux bureaux de première responsabilité l’exigence du respect des délais de transmission des dossiers à la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels. Nous avons rappelé aux analystes leur responsabilité de respecter les délais prévus par la Loi. Les taux de conformité seront contrôlés de façon hebdomadaire par l’équipe de gestion de la Division, et mensuellement par le directeur des Droits, des recours et des résolutions.

5. Le Commissariat à l’information recommande que le Service correctionnel du Canada se conforme à la Loi et avise le Commissariat à l’information de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

Nous sommes d’accord avec cette recommandation. Les analystes s’assureront que la copie générée par le modèle est transmise au Commissariat pour toutes les prorogations supérieures à 30 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Le SCC a indiqué qu’il a traité 171 des demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre l a durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au-delà de cette échéance. Il y a lieu de se préoccuper du fait que 52 % de ces demandes ont subi des délais de plus de 30 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par le Service correctionnel du Canada en 2008–2009. Le SCC a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Le SCC a soumis les avis dans 45 % des cas en 2008–2009; le Commissariat à l’information s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et de l’issue de deux types de plaintes déposées contre le SCC au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que le SCC a retardé au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par le SCC des délais autorisés en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du Commissariat.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

On a assisté à une forte augmentation des plaintes sur la présomption de refus entre 2006–2007 et 2007–2008 (de 2 à 14). Bien que le total ait diminué pour se situer (à 9) en 2008–2009, il n’a pas rejoint le niveau de 2006–2007, et la proportion des plaintes résolues par le Commissariat est restée élevée (89 % en 2008–2009).

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le SCC n’avait aucune plainte sur le délai de prorogation de résolue pour les trois dernières périodes de référence, mais trois plaintes étaient en suspens à la fin des exercices 2007–2008 et 2008– 2009.


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre le SCC dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 2 6 2 0 10
Refus 5 7 0 4 16
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 7 13 2 4 26
2007–2008
Questions administratives 12 10 5 0 27
Refus 3 2 5 14 24
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 15 12 10 14 51
2008–2009
Questions administratives 10 1 5 3 19
Refus 4 3 2 28 37
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 1 1
Total 14 4 7 32 57

Il y a eu une augmentation globale des plaintes de 119 % depuis 2006–2007 et une augmentation des plaintes pour refus de 131 %. Le nombre de plaintes résolues a doublé au cours de la même période (passage de 7 à 14). En 2008–2009, les plaintes pour refus représentaient près des deux tiers du nombre total de plaintes (37 sur 57). La même année, le Commissariat a résolu le quart de l’ensemble des plaintes et 53 % des 19 plaintes administratives, qui incluent les plaintes au sujet des délais (demandes traitées en retard et prorogations des délais).