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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Citoyenneté et Immigration Canada

Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) traite les demandes de résidence permanente et temporaire présentées par des étrangers, sélectionne les étrangers qui seront admis au Canada, et offre aux réfugiés la protection du Canada. CIC formule la politique d’admissibilité du Canada, établit les conditions d’entrée et de séjour au pays, et se charge de la sélection des candidats à la résidence permanente et temporaire, de façon à protéger la santé des Canadiens et à garantir leur sécurité.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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A

  • Le taux de présomption de refus était de 4,7 %
  • Le délai de traitement moyen était de 34 jours. Le processus « express » instauré par CIC et qui s’applique à 96 % des demandes reçues (qui sont essentiellement des demandes de renseignements personnels rapides à traiter) a grandement contribué aux courts délais de traitement.
  • CIC est de loin l’institution fédérale ayant reçu le plus grand nombre de demandes d’accès à l’information.
  • CIC a eu recours aux prorogations pour 5 % des demandes de plus de 30 jours.
  • Le nombre de plaintes administratives que le Commissariat à l’information a résolues a diminué au cours des trois dernières années.
  • Certains détenteurs de dossiers n’ont pas les ressources suffisantes pour gérer les cas périodiques composés de nombreuses demandes soumises en même temps.
  • 82 % des avis de prorogation ont été soumis au Commissariat à l’information conformément au paragraphe 9(2) de la Loi.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à CIC en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
1 192
Nombre de nouvelles demandes
14 034
Nombre de demandes traitées
13 616
Taux de présomption de refus
4,7 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
34**
Nombre de demandes de consultation
161
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
51
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
5**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
45,65
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) a continué de recevoir le plus gros volume de demandes d’accès à l’information de toute institution en 2008–2009. CIC a reçu 14 034 demandes, presque toutes (96 %) des demandes de renseignements personnels de clients de la part de consultants et d’avocats qui représentent des non-citoyens qui doivent traiter avec CIC pour des questions d’immigration ou de citoyenneté.

CIC a désigné ces dossiers comme des demandes « express » puisque leur traitement est assez simple. Compte tenu de ce processus et du volume de ces demandes, le délai de traitement moyen de CIC pour l’ensemble des demandes est de 34 jours, soit le plus court délai parmi toutes les institutions ayant fait l’objet d’une fiche de rendement cette année. CIC désigne les autres demandes d’accès (4 %) comme « complexes »; ce sont des demandes semblables à celles que reçoivent les autres institutions, en règle générale des demandes de documents stratégiques. CIC a divisé son unité d’accès à l’information en deux sections afin de traiter les deux types de demandes.

Le taux de présomption de refus de CIC pour 2008–2009 était de 4,7 %, un des meilleurs taux parmi les institutions ayant fait l’objet d’une fiche de rendement. Il y a lieu de mentionner que CIC a demandé des prorogations de plus de 30 jours pour seulement 5 % des toutes les demandes. Le nombre de plaintes administratives (portant sur des demandes retardées et des problèmes de prorogations) contre CIC que le Commissariat à l’information a résolues a diminué au cours des trois dernières années.

CIC a ressenti les effets périodiques de certaines missions, comme Chandigarh, Beijing et New Delhi, qui ont donné lieu à un nombre élevé de demandes à la fois. De plus, certains détenteurs de dossiers (comme dans le cadre de la mission à Chandigarh) disposaient de ressources limitées et d’aucun financement précis pour les tâches d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Bien qu’il reconnaît l’ampleur des opérations outre-mer de CIC, le Commissariat à l’information est inquiet de la récupération des dossiers à l’institution, particulièrement puisque CIC indique avoir envoyé des dossiers par l’entremise de moyens traditionnels, notamment le courrier, la messagerie et les valises diplomatiques, ce qui à l’occasion pouvait prendre des semaines avant de se rendre à Ottawa.

Le personnel d’accès à l’information était adéquat au début de la période de référence, mais CIC rapporte qu’il a été insuffisant pour traiter efficacement la hausse de 23 % des demandes au cours de l’année. De plus, CIC a hérité du portefeuille du Multiculturalisme de Patrimoine canadien pendant l’année; certains des dossiers d’accès affichaient déjà des arriérés en vertu des délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information lorsque CIC en a pris possession.

La fiche de rendement 2008–2009 est la 10e fiche du Commissariat sur CIC. L’institution a réalisé des progrès admirables au fil des ans, passant d’une piètre conformité à la Loi sur l’accès à l’information à une excellente conformité. Le Commissariat s’attend à ce que CIC mette en œuvre ses recommandations afin de faciliter la récupération de dossiers auprès de ses missions à distance et de maintenir sa cote de conformité élevée.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que Citoyenneté et Immigration Canada s’efforce à réduire son taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

CIC est le ministère le plus sollicité, ayant reçu 14 034 demandes. CIC s’efforce d’atteindre un taux de présomption de refus de zéro; toutefois, ce n’est pas toujours possible en raison du volume élevé de demandes.

CIC continuera de viser un taux de présomption de refus de zéro.

2. Le Commissariat à l’information recommande que Citoyenneté et Immigration Canada s’assure que tous les dossiers dans des emplacements éloignés sont envoyés au bureau d’accès à l’information par l’entremise de moyens plus sécuritaires et plus technologiquement avancés que les moyens traditionnels de courrier et de messagerie.

Réponse

CIC jouit d’une position unique, où la majorité de ses dossiers sont situés à l’étranger. Les emplacements éloignés constituent un obstacle qui nous a empêchés d’atteindre une conformité idéale. CIC utilise actuellement des scanneurs dans certaines de ses missions à volume élevé, afin de transmettre l’information par courriel. Toutefois, ce n’est pas toujours possible, selon la taille des fichiers à envoyer dans le système, les limites de bandes et le niveau de classification des documents. En outre, les CD ont été utilisés pour réduire le volume des dossiers et faciliter leur transmission par l’entremise de valise diplomatique. Les moyens plus technologiques ne sont pas toujours possibles dans les régions éloignées, en raison des coûts et de l’information qui constitue, dans la majorité des cas, des renseignements personnels.

CIC continuera de chercher de nouveaux moyens technologiques novateurs pour obtenir l’information des emplacements éloignés tout en tenant compte des dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

3. Le Commissariat à l’information recommande que Citoyenneté et Immigration se conforme à la Loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

CIC continue d’aviser le Commissariat à l’information de toutes les prorogations de plus de 30 jours.

CIC s’assurera qu’une copie de la lettre de prorogation est transmise au Commissariat.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

CIC rapporte avoir traité 636 demandes reçues en 2008-2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au-delà de cette échéance.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par CIC en 2008–2009. CIC a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat à l’information en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. CIC a soumis les avis dans 57 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue des deux types de plaintes déposées contre CIC au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes relatives à la présomption de refus (demandes d’accès à l’information reportées par CIC au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes relatives à l’utilisation des prorogations par CIC en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l’information estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre de plaintes relatives aux délais déposées contre CIC équivaut à un très petit pourcentage du nombre total de demandes que l’institution reçoit chaque année (par exemple, 0,1 % en 2008–2009).

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre de plaintes relatives aux délais déposées contre CIC équivaut à un très petit pourcentage du nombre total de demandes que l’institution reçoit chaque année (par exemple, 0,1 % en 2008–2009). Le nombre de plaintes liées à des demandes de prorogation que le Commissariat a résolu a diminué au cours des trois derniers exercices (7; 3; 1).


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat à l’information contre CIC dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l’information estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 14 4 0 0 18
Refus 6 16 0 0 22
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 20 20 0 0 40
2007–2008
Questions administratives 4 0 7 0 11
Refus 7 22 9 4 42
Documents confidentiels
du Cabinet
1 1 0 0 2
Total 12 23 16 4 55
2008–2009
Questions administratives 3 1 12 0 16
Refus 2 4 3 22 31
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 4 4
Total 5 5 15 26 51

Le nombre de plaintes résolues en proportion de l’ensemble des plaintes déposées contre CIC a diminué chaque année (50 %; 22 %; 10 %).