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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Service canadien du renseignement de sécurité

Le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) recueille, analyse et conserve l’information et les renseignements sur les activités qui pourraient menacer la sécurité du Canada pour ensuite en faire état au gouvernement du Canada et le conseiller à ce sujet.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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D

  • Le taux de présomption de refus était de 20,9 %.
  • Le délai de traitement moyen des demandes était de 86 jours.
  • L’instabilité du personnel pourrait avoir contribué aux erreurs administratives, lesquelles ont nui au taux de conformité.
  • Le SCRS a soumis des avis au Commissariat à l’information relativement aux prorogations supérieures à 30 jours dans 57 % des cas.
  • Le Commissariat à l’information a résolu 5 des 6 plaintes relatives au délai déposées contre le SCRS en 2008–2009.
  • Le SCRS reçoit davantage de demandes de consultation que de demandes d’accès à l’information.
  • Le SCRS possède une structure de gestion de l’information solide.
  • Le bureau d’accès à l’information a réussi à recruter de nouveaux employés à la suite d’un important remaniement, malgré les exigences élevées en matière de sécurité.
  • Un employé est maintenant assigné à l’assurance de la qualité, supervisant les documents de communication individuels et l’ensemble des opérations d’accès.
  • Le SCRS communique de façon proactive les demandes régulières de documents.
  • Une mise à jour du logiciel est prévue pour janvier 2010.
  • Un agent de conformité supervise le cheminement des dossiers et avise le coordonnateur, au besoin.
  • Le SCRS a reporté 8 demandes en retard à l’exercice 2009–2010.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information au SCRS en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
37
Nombre de nouvelles demandes
150
Nombre de demandes traitées
140
Taux de présomption de refus
20,9 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
86**
Nombre de demandes de consultation
182
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
13
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
6**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
15
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

La conformité du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) à la Loi sur l’accès à l’information en 2008–2009, soit la première année que le service fait l’objet d’une fiche de rendement, a été décevante. Son taux de présomption de refus était de 20,9 %, et le délai de traitement moyen des demandes était de 86 jours. En outre, plus du quart des demandes traitées en retard par le SCRS ont dépassé l’échéance de plus de 90 jours. Toutefois, le SCRS a également reçu davantage de demandes de consultation que de demandes d’accès en 2008–2009, doublant ainsi la charge de travail des 15 équivalents temps plein du bureau d’accès à l’information.

Le SCRS a commencé l’année avec un important remaniement du personnel, et n’a pu recruter un effectif complet qu’en cours d’année. Le milieu de travail du SCRS requiert que le personnel responsable de l’accès ait des autorisations de sécurité élevées. Selon les agents de l’accès, cela nuit aux efforts de recrutement, compte tenu de la pénurie de candidats qualifiés.

L’inexpérience du nouveau personnel à l’égard du système de gestion de cas a entraîné des erreurs administratives. Une fonction de contrôle de la qualité a été instaurée au bureau d’accès à l’information pour superviser l’intégrité des documents communiqués et des activités d’accès à l’information, afin d’éviter d’autres erreurs administratives. En outre, le coordonnateur note que le soutien renforcé dans l’ensemble de l’organisme à l’égard du programme d’accès entraînera une meilleure fidélisation de l’effectif.

Le SCRS a instauré une approche proactive pour le traitement des documents qui font régulièrement l’objet d’une demande, et a assigné un employé à temps plein à cette fonction. Le SCRS observe déjà une baisse de son taux de présomption de refus en 2009–2010.

Les pratiques de gestion de l’information de l’institution contribuent favorablement à la fonction d’accès à l’information. Les employés du SCRS doivent précoder tous les documents qu’ils créent, même chaque courriel, pour répondre aux exigences en matière de sécurité et de classification. Dans la plupart des cas, cette pratique facilite la récupération.

Le SCRS jouit d’un certain avantage administratif avec le Centre d’évaluation intégrée des menaces. Ce groupe consolidé de représentants sur place provenant d’institutions fédérales, provinciales et territoriales devrait alléger le processus de consultation à l’égard des demandes interministérielles. Néanmoins, le SCRS indique que les consultations contribuent à son taux de présomption de refus et qu’il a élaboré un processus proactif visant à améliorer la situation.

Le SCRS a récemment dispensé une formation visant à aider le personnel à éviter les erreurs administratives, à mettre à jour le logiciel et à mettre en place la fonction de contrôle de la qualité. Toutes ces compétences devraient permettre l’augmentation de la conformité du SCRS en 2009–2010. Le SCRS a lui-même établi des objectifs visant à atteindre un classement cinq étoiles en 2009–2010.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que le coordonnateur du bureau d’accès à l’information du Service canadien du renseignement de sécurité s’assure que son personnel reçoit la formation administrative nécessaire pour éviter les problèmes techniques.

Réponse

Pendant la période faisant l’objet de l’examen, 40 % des analystes de l’accès à l’information du SCRS étaient des nouveaux employés sans connaissance approfondie de toutes les fonctions du logiciel ATIP Flow. Ils se sont maintenant familiarisés avec le logiciel et les problèmes techniques relevés pendant l’examen ne devraient pas se reproduire.

En janvier 2010, le SCRS passera à la nouvelle génération du logiciel de gestion Access Pro. Tout le personnel responsable de l’accès à l’information recevra une formation officielle.

L’examen a également tenu compte de la nécessité pour les analystes de mieux comprendre le logiciel ATIP Flow, notamment l’utilisation de la fonction d’arrêt du chronomètre. Il est attendu que les séances de formation de deux jours, en plus de l’encadrement étroit présentement en cours, viendront pallier cette lacune.

Tous les employés responsables de l’accès à l’information ont reçu un rappel au sujet de la fonction d’arrêt du chronomètre du logiciel ATIP Flow, plus précisément sur la façon d’éviter de supprimer l’action accidentellement.

2. Le Commissariat à l’information recommande que le Service canadien du renseignement de sécurité s’efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

En raison du report de huit demandes faisant l’objet d’une présomption de refus en suspens de la période de rapport de 2008–2009, le SCRS n’a pu atteindre le taux de conformité idéal inférieur à 5 % préconisé par le Commissariat en 2009–2010. Néanmoins, le SCRS demeure engagé à réduire son taux de présomption de refus, lequel s’élève actuellement à 7 %. Cette valeur tient compte des huit demandes faisant déjà l’objet d’une présomption de refus à la dernière période de référence. Sans ces huit demandes, le taux de présomption de refus s’élèverait à 1 %, très près du taux de conformité idéal fixé par le Commissariat.

Le progrès de toutes les requêtes est étroitement supervisé par l’agent de conformité de l’accès. Toutes les demandes dont l’échéance est imminente sont signalées au coordonnateur de l’accès.

La fonction d’arrêt du chronomètre du logiciel ATIP Flow est pleinement utilisée. La période de temps prescrite par la loi pour le traitement des demandes a été optimisée.

Les prorogations sont plus réalistes et personnalisées en conséquence.

Pendant nos séances de formation sur l’accès à l’information, nous rappelons aux intervenants clés et aux bureaux de première responsabilité nos obligations législatives et la nécessité d’offrir des réponses et des délais d’obtention de documents rapides.

3. Le Commissariat à l’information recommande que le Service canadien du renseignement de sécurité réduise son temps moyen de réponse aux demandes.

Réponse

Dans de nombreux cas, le contenu et le caractère confidentiel des documents faisant l’objet d’une demande requièrent des consultations internes et externes exhaustives. Bien que le bureau d’accès à l’information exerce un certain contrôle sur les consultations internes, nous n’établissons pas les priorités des autres ministères. Néanmoins, nous déploierons des efforts pour rappeler à nos partenaires de répondre à nos demandes de consultation en temps opportun.

Il faudrait tenir compte du fait que le SCRS n’accuse aucun arriéré de demandes, malgré l’important roulement de personnel et les diverses absences de longue durée de certains employés. Ce sont 90 % de toutes les demandes reçues par le SCRS après le 1er avril 2009 qui ont été traitées dans les délais prescrits par la Loi.

Des efforts considérables ont été consacrés à la réduction du temps moyen requis pour le traitement d’une demande. À l’heure actuelle, cette moyenne correspond à 38 jours, une nette amélioration par rapport à la moyenne de 86 jours de l’an dernier.

Le SCRS s’attend à ce que les résultats de la mise en œuvre des actions décrites dans la recommandation 2, ci-dessus, réduisent le temps moyen de réponse aux demandes.

4. Le Commissariat à l’information recommande que le Service canadien du renseignement de sécurité se conforme à la Loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

Cette lacune a déjà été abordée explicitement avec le personnel responsable de l’accès à l’information dans le cadre des rencontres régulières. On a rappelé à tous les employés responsables de l’accès à l’information l’obligation d’aviser le Commissariat des prorogations supérieures à 30 jours.

L’agent de conformité de l’accès procédera à des vérifications régulières afin de s’assurer que les avis au Commissariat ne sont pas omis à l’avenir.

À titre de mesure de sécurité supplémentaire, le commis aux demandes d’accès assigné à cette tâche précise transmettra au coordonnateur de l’accès un rapport de situation hebdomadaire.


Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Le SCRS a indiqué qu’il a traité 43 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées au suspens au-delà de cette échéance.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par le SCRS en 2008–2009. Le SCRS a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Le SCRS a soumis les avis dans 57 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre le SCRS en 2008-2009 : plaintes relatives à la présomption de refus (demandes d’accès à l’information reportées par le SCRS au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes relatives à l’utilisation des prorogations par le SCRS en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le Commissariat a résolu toutes les plaintes sur la présomption de refus déposées contre le SCRS au cours des trois derniers exercices (7).

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre et l’issue des plaintes sur le délai de prorogation déposées contre le SCRS étaient variables au cours des trois derniers exercices.


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre Sécurité publique Canada dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 2 0 0 0 2
Refus 2 2 0 0 4
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 4 2 0 0 6
2007–2008
Questions administratives 3 1 1 0 5
Refus 1 2 0 1 4
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 1 1
Total 4 3 1 2 10
2008–2009
Questions administratives 5 0 1 0 6
Refus 1 2 1 3 7
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 6 2 2 3 13

Le nombre global de plaintes déposées contre le SCRS a augmenté au cours des trois derniers exercices (6; 10; 13).