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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Agence canadienne de développement international

L’Agence canadienne de développement international (ACDI) assure l’aide au développement officiel partout dans le monde, s’efforçant à réduire la pauvreté, à promouvoir les droits de l’homme et à appuyer le développement durable.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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F

  • Le taux de présomption de refus était de 37,7 %.
  • Le délai de traitement moyen était de 157 jours.
  • À l’exception des communications très rudimentaires, tous les documents à communiquer sont envoyés au bureau du ministre aux fins d’approbation.
  • Les prorogations de plus de 30 jours sont courantes : 45 % excèdent plus de 90 jours.
  • La difficulté de récupérer des dossiers, en raison de la portée internationale des travaux de l’ACDI, complique le processus d’attribution des tâches.
  • Un arriéré de 102 dossiers s’est accumulé depuis le dernier exercice financier; l’ACDI l’a réduit de 18 dossiers en 2008–2009.
  • Le nombre de pages examinées a doublé en 2008–2009.
  • L’ACDI conclut des ententes avec ses principaux partenaires – Affaires étrangères et Commerce international, ministère de la Justice Canada, ministère de la Défense nationale et Bureau du Conseil privé – pour favoriser les consultations rapides.
  • Reconnaissant que sa conformité était inadéquate en 2008–2009, l’ACDI a instauré un plan d’action exhaustif afin d’aborder nombre d’enjeux qui nuisent à son taux de conformité, en prenant notamment les mesures suivantes :
    • modification du processus d’approbation, de sorte que le cabinet du ministre soit avisé des documents à communiquer 72 heures avant ladite communication;
    • attribution de ressources supplémentaires pour accroître le personnel afin de réduire les arriérés, de réduire la charge de travail et d’assurer la formation du personnel responsable de l’accès à l’information ainsi que d’offrir des séances de sensibilisation aux employés.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à l’ACDI en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
102
Nombre de nouvelles demandes
150
Nombre de demandes traitées
168
Taux de présomption de refus
37,7 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
157**
Nombre de demandes de consultation
86
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
11
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
4**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
8,29
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

En 2008–2009, la nouvelle équipe de gestion et d’employés du bureau d’accès à l’information de l’Agence canadienne de développement international (ACDI) a consacré la majorité de ses efforts à instituer des politiques et des procédures visant à rassurer les membres du cabinet du ministre quant aux documents communiqués afin de réduire le niveau d’approbation requis pour la majorité de ces derniers. À l’exception des demandes administratives les plus rudimentaires, le cabinet du ministre examinait toutes les demandes, représentant près de 98 % des 150 demandes reçues à l’ACDI. L’approbation requise par le cabinet du ministre pour la communication de documents nuisait à la capacité de l’ACDI de se conformer aux délais prévus par la Loi et allait à l’encontre de la pleine délégation de pouvoirs du coordonnateur de l’accès à l’information. Les agents de l’accès à l’information de l’ACDI ont toutefois signalé ne pas accorder de délai supplémentaire pour l’approbation du ministre. L’institution, qui fait l’objet d’une fiche de rendement pour une première fois en 2008–2009, affiche un taux de présomption de refus de 37,7 %, ainsi qu’un délai moyen de traitement de 157 jours, en plus d’un arriéré de 102 cas (tout de même réduit de 18 cas par la suite en 2008– 2009). Les prorogations de longue durée sont courantes : 45 % des prorogations invoquées par l’ACDI en 2008–2009 excédaient 90 jours.

Les représentants de l’ACDI estiment que leur capacité en matière d’accès à l’information a été considérablement mise à l’épreuve lorsque le Canada s’est engagé dans le conflit en Afghanistan. Si un effectif de deux personnes suffisait auparavant pour traiter les demandes de l’ACDI, il en faut maintenant 10 pour gérer la charge de travail. Le nombre de pages traitées a doublé, malgré la stabilisation du nombre de demandes. En raison de la nature des opérations variées et internationales de l’ACDI, il est parfois difficile de récupérer des documents.

L’ACDI doit fréquemment consulter d’autres institutions, pays et organisations étrangères. Les demandes de portée internationale sont particulièrement longues à traiter et contribuent à accroître les délais. La situation n’est guère mieux au pays, alors que la longue durée des consultations auprès des autres institutions fédérales contraint l’ACDI à communiquer les documents qui sont prêts et à fermer les dossiers avant même de connaître les résultats des consultations. L’ACDI a pris des mesures pour faire face à la situation en concluant des ententes avec ses principaux partenaires pour favoriser les consultations rapides.

L’ACDI a lancé un plan d’action visant à maximiser le plein soutien de la direction pour l’établissement de normes, la formation et le perfectionnement du personnel à tous les niveaux ainsi que pour susciter la confiance dans les activités d’accès à l’information. On espère que ce plan permettra d’améliorer les activités qui limitent la conformité, notamment de modifier le mécanisme d’approbation.

Maintenant qu’elle dispose d’un financement stable pour dix postes, l’ACDI espère fidéliser ses employés grâce à un programme de perfectionnement professionnel qui permettra notamment d’ajouter des analystes aux dossiers plus complexes et d’éviter de promouvoir certains employés à des postes tant qu’ils n’auront pas acquis les compétences requises.

La gestion de l’information est un autre secteur qui a reçu une attention particulière récemment. L’ACDI a renouvelé son équipement et ses logiciels afin de normaliser la mise en mémoire des documents. L’institution s’est également dotée d’un nouveau mécanisme de communication qui permet à la Division des communications de gérer les demandes d’enquête publique en même temps qu’a lieu le processus d’accès à l’information afin de ne pas retarder la communication des documents.

Malgré le faible niveau de conformité de l’ACDI, les responsables de l’accès à l’information de l’Agence se disent convaincus de pouvoir démontrer les progrès réalisés dans la mise en place du plan d’action. Le Commissariat à l’information suivra l’évolution de la situation avec intérêt dans les années à venir.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande au cabinet du ministre de la Coopération internationale de respecter rigoureusement l’ordonnance de délégation des pouvoirs afin d’éliminer tout niveau d’autorisation inutile.

Réponse

L’ACDI a consulté d’autres ministères et a relevé les meilleures pratiques d’approbation.

Un nouveau processus sera mis en place afin que le cabinet du ministre soit avisé de la communication des documents 72 heures avant ladite communication.

2. Le Commissariat à l’information recommande à l’Agence canadienne de développement international d’élaborer et de mettre en œuvre un plan pluriannuel visant à améliorer la conformité à la Loi sur l’accès à l’information, en accordant une attention particulière à l’élimination des arriérés.

Réponse

Le programme d’accès à l’information de l’ACDI a adopté des mesures proactives pour améliorer sa conformité et éliminer les arriérés.

L’ACDI élabore un plan pluriannuel visant l’amélioration de la conformité à la Loi et à éviter les arriérés subséquents. L’ACDI met en œuvre simultanément des mesures ciblées pour éliminer les arriérés d’ici la fin de l’exercice financier 2009–2010.

À court terme, l’ACDI a embauché (en juillet 2009) deux consultants assignés aux arriérés. En outre, la haute direction participe activement à la mise à jour des procédures internes, à la mise en place de mesures de dotations adéquates, à la restructuration du bureau d’accès à l’information et à la prestation de séances de sensibilisation et de formation aux gestionnaires et employés de l’ACDI.

L’ACDI mettra continuellement en place de nouvelles procédures et initiatives de formation et de sensibilisation et mettra à jour son plan pluriannuel pour améliorer sa conformité à la Loi sur l’accès à l’information annuellement.

3. Le Commissariat à l’information recommande à l’Agence canadienne de développement international d’élaborer des protocoles avec d’autres institutions fédérales afin d’accélérer le processus de consultation.

Réponse

Le programme d’accès à l’information de l’ACDI a conclu une entente avec les autres institutions fédérales afin d’accélérer le processus de consultation. Les conseillers à l’accès devront discuter des prorogations pour certains types de demandes de consultation avec les autres institutions fédérales au besoin, et assurer le suivi régulier auprès des institutions consultées une fois le délai écoulé.

Nous avons déjà conclu des ententes avec nos principaux partenaires : Affaires étrangères et Commerce international, ministère de la Défense et ministère de la Justice Canada. Une entente avec le Bureau du Conseil privé relative aux exclusions est en vigueur depuis le 15 décembre 2009.

4. Le Commissariat à l’information recommande au directeur de l’accès à l’information de l’Agence canadienne de développement international de s’assurer que, lorsque les dossiers de demandes associés à des consultations obligatoires en suspens sont fermés, les demandeurs sont avisés de la possibilité d’une communication ultérieure et de l’issue des consultations même si aucun autre dossier n’est communiqué, ainsi que de leur droit de recours auprès du Commissariat à l’information à chaque étape de la procédure.

Réponse

Un processus visant à aviser les demandeurs lorsque les demandes d’accès assorties de consultations obligatoires en suspens sont fermées et à les informer de leur droit de recours auprès du Commissariat à l’information à chaque étape du processus a été instauré à l’automne 2009.

Un paragraphe spécial est inclus dans la réponse pour aviser les demandeurs des dossiers de consultations en suspens, et toutes nos correspondances comprennent un paragraphe avisant les demandeurs de leur droit de recours auprès du Commissariat à chaque étape du processus.

5. Le Commissariat à l’information recommande à l’Agence canadienne de développement international de communiquer avec l’institution qu’elle entend consulter pour connaître le délai approximatif de réponse et proroger la demande uniquement selon le temps requis.

Réponse

Se reporter à la réponse de la recommandation 3 ci-dessus.

6. Le Commissariat à l’information recommande que l’Agence canadienne de développement international se conforme à la Loi et avise le Commissariat à l’information de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

Un processus a été mis en place pour aviser le Commissariat de toute prorogation de plus de 30 jours.

L’ACDI continuera de suivre le processus d’avis, selon lequel le Commissariat à l’information doit être avisé de toute prorogation de plus de 30 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

L’ACDI a indiqué qu’elle a traité 30 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au-delà de cette échéance.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par l’ACDI en 2008–2009. L’ACDI a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. L’ACDI a soumis les avis dans 79 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009– 2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre l’ACDI au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes relatives à la présomption de refus (demandes d’accès à l’information reportées par l’ACDI au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par dans la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes relatives à l’utilisation des prorogations par l’ACDI en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre de plaintes sur la présomption de refus a augmenté de deux en 2007–2008 à sept en 2008–2009; toutefois, seulement deux de ces plaintes (soit 29 %) ont été résolues.

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre et l’issue des plaintes sur le délai de prorogation contre l’ACDI étaient variables au cours des trois derniers exercices.


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat à l’information contre l’ACDI et traitées dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l’information estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 6 0 0 1 7
Refus 0 1 0 0 1
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 6 1 0 1 8
2007–2008
Questions administratives 3 1 8 1 13
Refus 0 3 2 0 5
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 3 4 10 1 18
2008–2009
Questions administratives 4 1 5 0 10
Refus 0 0 0 1 1
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 4 1 5 1 11

La proportion des plaintes résolues s’élevait à 75 % en 2006–2007. Il n’y a aucune plainte de présomption de refus résolue pour quelque année que ce soit, malgré un cas en suspens à la fin de 2008–2009.