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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Patrimoine canadien

Patrimoine canadien est responsable des politiques et programmes nationaux visant à promouvoir le contenu canadien, à consolider les liens qui unissent les Canadiens et les Canadiennes, à encourager la participation à la vie culturelle et communautaire ainsi qu’à favoriser la citoyenneté active.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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F

  • Le taux de présomption de refus était de 40,8 %.
  • Le délai de traitement moyen des demandes était de 107 jours; 35 % des demandes ont exigé un délai de traitement supérieur à 120 jours.
  • Le traitement des dossiers est retardé par la récupération et l’examen des documents en raison d’un processus d’examen à deux étapes. De plus, ce processus vise les sous-ministres adjoints, qui n’ont pas la délégation de pouvoirs d’accès à l’information pour l’institution.
  • La fonction d’accès à l’information est établie selon les besoins du moment, ce qui contribue à son instabilité.
  • Le bureau d’accès à l’information souffrait d’une pénurie de personnel au cours de la période de référence. Parmi les répercussions, les agents d’accès étaient incapables d’adopter une démarche proactive pour assurer la formation visant à sensibiliser les employés de Patrimoine canadien.
  • Patrimoine canadien a soumis les avis de prorogations requises supérieures à 30 jours au Commissariat à l’information dans 62 % des cas.
  • Le Commissariat à l’information a résolu 13 des 25 plaintes déposées contre Patrimoine canadien en 2008–2009. Toutes les plaintes réglées portaient sur les délais de transmission d’information aux demandeurs.
  • Les récentes améliorations constituent un pas dans la bonne direction :
    • Le bureau d’accès a embauché de nouveaux employés dans le cadre d’affectations spéciales.
    • Patrimoine canadien examine maintenant les ressources requises pour la fonction d’accès.
    • Un analyste principal se consacre maintenant à la fermeture des demandes en arriéré.
    • En 2009–2010, les agents de l’accès ont offert davantage de séances de sensibilisation qu’avant et élaborent un plan de formation amélioré dans l’ensemble de l’institution.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à Patrimoine canadien en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
93
Nombre de nouvelles demandes
294
Nombre de demandes traitées
239
Taux de présomption de refus
40,8 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
107
Nombre de demandes de consultation
106
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
25
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
13**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
5,4
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

En dépit du fait que l’accès à l’information constitue une exigence de la Loi, les agents de l’accès à l’information à Patrimoine canadien ont signalé pendant l’entrevue relative à cette fiche de rendement que la fonction est considérée moins prioritaire que les programmes liés au mandat de l’institution.

Patrimoine canadien a pris plus de 120 jours pour traiter 35 % des demandes qu’il a reçues en 2008–2009, le délai moyen de traitement s’élevant à 107 jours. L’approche de l’institution relative à la récupération et à l’examen des documents retarde le traitement des demandes. Les détenteurs de dossiers doivent récupérer les documents, soumettre des recommandations de prélèvement et acheminer la documentation à leur sousministre adjoint avant de la transmettre au bureau d’accès à l’information aux fins de traitement. Ensuite, le sous ministre adjoint reprend à nouveau les documents, en version définitive surlignée. Selon Patrimoine canadien, ce processus à deux étapes constitue un fardeau administratif, détourne les analystes de leurs activités de gestion des autres demandes et nuit au respect des échéances prévues par la Loi.

Ce processus d’examen faisant intervenir les sous-ministres adjoints est constitué d’un trop grand nombre d’étapes et est discutable à la lumière de l’ordonnance de délégation des pouvoirs, laquelle octroie uniquement au sous-ministre, au secrétaire général et au directeur du bureau d’accès à l’information le plein pouvoir d’approuver et de communiquer l’information. Le seul facteur atténuant relativement au délai est que lorsque plusieurs sous-ministres adjoints interviennent dans l’examen des documents, leur opinion est sollicitée de façon simultanée et non consécutive, comme c’était le cas auparavant. Les documents devant être communiqués sont également envoyés aux communications et au cabinet du ministre à titre informatif.

Le Commissariat à l’information a enregistré 25 plaintes contre Patrimoine canadien en 2008–2009 et en a réglé 13. Toutes les plaintes résolues portaient sur les délais de transmission de l’information aux demandeurs.

Les agents de l’accès à l’information estiment que Patrimoine canadien finance le bureau d’accès à l’information selon les besoins du moment plutôt que sur une base fixe, ce qui compromet sa stabilité.

Le bureau d’accès à l’information a vécu une forte pénurie de personnel en 2008– 2009 après un remaniement complet du personnel. Compte tenu de cette pénurie, un employé temporaire a été embauché pour voir aux arriérés, ce que Patrimoine canadien reconnaissait ne pas être une stratégie durable, mais toutefois nécessaire.

La pénurie de personnel a fait en sorte que les agents d’accès ont été incapables d’adopter une approche proactive à l’égard de la formation visant la sensibilisation au sein de l’institution. Ce dernier élément n’a fait qu’aggraver le problème de conformité, puisque le manque de sensibilisation organisationnelle nuit au succès d’un programme d’accès. Le formateur de Patrimoine canadien en matière d’accès à l’information a signalé que les employés étaient parfois surpris lorsqu’ils prenaient connaissance de leurs responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Comme stratégie de dotation, Patrimoine canadien a par la suite tiré profit d’un programme fédéral (le Programme de rémunération d’affectation spéciale) pour attirer des fonctionnaires expérimentés au bureau d’accès de l’information dans le cadre d’affectations spéciales pour renforcer rapidement les effectifs.

Patrimoine canadien souligne qu’il prend certaines mesures pour améliorer sa conformité à la Loi sur l’accès à l’information. Bien qu’il s’agisse d’une bonne nouvelle, la mauvaise conformité de l’institution en 2008–2009, premier exercice de participation au processus de la fiche de rendement, témoigne du besoin urgent d’efforts supplémentaires afin de simplifier le processus de récupération et d’examen des documents, de stabiliser le financement et de recruter et de former de nouveaux employés.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que les cadres supérieurs de Patrimoine canadien respectent rigoureusement l’ordonnance de délégation des pouvoirs afin d’éliminer tout niveau supplémentaire d’autorisation.

Réponse

La délégation des pouvoirs est respectée par l’institution.

Les secteurs de programme, en raison de leur expertise dans le domaine, étudient la documentation et émettent des recommandations; ils n’approuvent pas les demandes d’exception.

La Direction générale des communications et le cabinet du ministre reçoivent des exemplaires des demandes à titre informatif seulement.

2. Le Commissariat à l’information recommande que le sous-ministre de Patrimoine canadien affecte les ressources humaines et financières nécessaires pour se conformer à la Loi sur l’accès à l’information.

Réponse

Le sous-ministre a appuyé l’augmentation des ressources au Secrétariat de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels afin d’appliquer adéquatement la Loi sur l’accès à l’information.

Un examen des exigences en matière de ressources humaines et financières est en cours au Secrétariat.

3. Le Commissariat à l’information recommande que Patrimoine canadien rédige et mette en œuvre un plan pluriannuel afin d’améliorer la conformité à la Loi, en portant une attention particulière à l’élimination des arriérés.

Réponse

Patrimoine canadien a amorcé plusieurs changements de procédures afin d’améliorer sa conformité.

Différentes stratégies visant à réduire les arriérés ont été mises en place. Un cadre supérieur est assigné à temps plein aux arriérés.

Les processus continueront d’être examinés afin d’y déceler les possibilités de simplification.

La rapidité de réponse des secteurs de programme continuera d’être suivie de près.

4. Le Commissariat à l’information recommande que Patrimoine canadien élabore un plan de formation à l’intention du personnel d’accès à l’information et des détenteurs de documents.

Réponse

Patrimoine canadien appuie la hausse de la sensibilisation aux lois sur l’accès à l’information et sur la protection des renseignements personnels dans l’ensemble de l’institution.

Les membres du personnel du Secrétariat disposent de plans d’apprentissage et sont encouragés à perfectionner continuellement leurs compétences.

On remarque un nombre plus élevé de séances de formation dans les secteurs de programme pour l’exercice en cours.

L’accès à l’information est abordé dans les séances d’orientation Travailler@PCH à l’intention des employés qui font leur entrée au Ministère.

Un plan de formation est en cours d’élaboration et comprendra ce qui suit :

  • mise à jour des outils de formation sur le site intranet de l’accès à l’information et protection des renseignements personnels;
  • création d’une séance de formation pour les agents de liaison d’accès à l’information et protection des renseignements personnels;
  • mise en œuvre de séances de formation conjointes avec les groupes de gestion de l’information et de technologie de l’information du Ministère à l’intention des employés ministériels.

5. Le Commissariat à l’information recommande que Patrimoine canadien se conforme à la Loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

La transmission des avis de prorogations de plus de 30 jours au Commissariat à l’information fait partie des procédures du Secrétariat.

Le Secrétariat veillera au suivi des procédures.


Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Patrimoine canadien a indiqué avoir traité 57 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au delà de cette échéance. Il y a lieu de se préoccuper du fait que 53 % de ces demandes ont subi des délais de plus de 30 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par Patrimoine canadien en 2008–2009. Patrimoine canadien a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Patrimoine canadien a soumis des avis dans 62 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue des deux types de plaintes déposées contre Patrimoine canadien au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes relatives à la présomption de refus (demandes d’accès à l’information reportées par Patrimoine canadien au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes relatives à l’utilisation des prorogations par Patrimoine canadien en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l’information estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le Commissariat a résolu 10 des 12 plaintes de présomption de refus déposées contre Patrimoine canadien en 2008–2009.

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre et l’issue des plaintes relatives au prorogation de délais déposées contre Patrimoine canadien ont été variables pendant les trois derniers exercices.


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat à l’information contre Patrimoine canadien dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l’information estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 3 6 0 0 9
Refus 3 0 1 2 6
Documents confidentiels
du Cabinet
0 2 0 0 2
Total 6 8 1 2 17
2007–2008
Questions administratives 0 4 6 0 10
Refus 0 0 1 1 2
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 1 0 1
Total 0 4 8 1 13
2008–2009
Questions administratives 13 2 5 1 21
Refus 0 0 0 4 4
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 13 2 5 5 25

Chaque année, les plaintes administratives, y compris les plaintes relatives aux délais et aux prorogations, constituent la majorité des plaintes (9 de 17; 10 de 13; 21 de 25). Le nombre de plaintes administratives résolues a grimpé de façon marquée de 2007–2008 à 2008–2009 (de 0 à 13). À l’opposé, il n’y a aucune plainte de présomption de refus résolue en 2007–2008 ou en 2008–2009.