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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Agence canadienne d’inspection des aliments

L’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) offre des services d’inspection et exerce une surveillance réglementaire des systèmes de production alimentaire ainsi que des produits phytosanitaires et de santé vétérinaire, et elle gère les programmes de protection des consommateurs relatifs aux systèmes alimentaires au Canada. L’ACIA fait appliquer les politiques et les normes de Santé Canada qui régissent la salubrité et la qualité nutritionnelle de tous les aliments vendus au Canada et veille donc à la conformité de l’industrie aux lois et règlements fédéraux.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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D

  • Le taux de présomption de refus était de 35,8 %.
  • Le délai de traitement moyen était de 50 jours.
  • L’ACIA a soumis les avis de prorogations requises supérieures à 30 jours au Commissariat à l’information dans 61 % des cas.
  • Une série de crises, notamment des cas d’encéphalopathie spongiforme bovine (ESB) et de listériose, a submergé le programme d’accès de l’ACIA, sans pour autant générer une hausse équivalente des ressources pour y répondre efficacement. L’ACIA n’avait fait l’objet d’aucune plainte relative à la prorogation dans les deux ans qui ont précédé ces crises.
  • Les arriérés se sont accumulés : l’ACIA a reporté 201 demandes à 2009–2010 (comparativement à 56 dossiers en 2007–2008).
  • La délégation de pouvoirs était diffuse. Tous les dossiers de grand intérêt public devaient être approuvés par le président avant toute diffusion.
  • Les cadres supérieurs ont par la suite pris certaines mesures pour améliorer la conformité :
    • examens internes et externes des opérations d’accès à l’information;
    • 500 000 $ versés à des consultants pour réduire les arriérés;
    • plan pluriannuel pour régler les problèmes soulevés dans le rapport d’examen externe;
    • révision de l’ordonnance de délégation de pouvoirs afin de simplifier le processus d’approbation;
    • mise à niveau de logiciels;
    • embauche de deux nouveaux employés permanents.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à l’ACIA en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
56
Nombre de nouvelles demandes
472
Nombre de demandes traitées
327
Taux de présomption de refus
35,8 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
50**
Nombre de demandes de consultation
74
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
12
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
3**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
6
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

L’intérêt envers le fonds de renseignements de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA) s’est accru au cours des dernières années. Par conséquent, le volume, la taille et la complexité des demandes ont connu une hausse importante et constante. À cela s’ajoutent les cas notoires d’encéphalopathie spongiforme bovine (ESB) et de listériose, qui ont propulsé à 35,8 % le taux de présomption de refus de l’ACIA pour 2008–2009, au moment où l’ACIA préparait sa première fiche de rendement. Les arriérés de demandes se sont également rapidement accumulés, portant à 201 le nombre de demandes reportées à 2009–2010. Ces chiffres témoignent de l’incapacité de l’ACIA de satisfaire à ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. En raison de son taux élevé de présomption de refus, l’ACIA s’est vu décerner le prix du Code du silence 2008 décerné par l’Association canadienne des journalistes.

Le taux de conformité de l’ACIA pour le dernier exercice s’explique par une combinaison de facteurs. Toutes les demandes de grand intérêt pour le public étaient acheminées au bureau du président aux fins d’approbation finale. Bien que le personnel responsable de l’accès ne signale aucun retard à la suite de ce processus d’approbation, le fait que le président, le cabinet du ministre et la Division des affaires publiques recevaient des copies de chaque dossier de communication proposé a entraîné un fardeau administratif qui nuit au traitement des demandes par le personnel. De plus, la délégation de pouvoirs partagée entre le président, le vice-président exécutif, les vice-présidents et les vice-présidents associés des secteurs opérationnels diminue davantage le contrôle du coordonnateur de l’accès à l’information sur la progression opportune des demandes.

L’ACIA a prorogé 175 des 472 nouvelles demandes reçues en 2008–2009. Plus des trois quarts (78 %) des prorogations prises étaient des consultations de tiers. L’ACIA n’a pu traiter que le tiers de ses demandes prorogées à l’intérieur du délai accordé.

En ce qui a trait aux ressources humaines, l’ACIA doit disposer d’une capacité accrue afin de gérer son volume croissant des demandes. L’institution a fait appel à des consultants pour s’attarder aux arriérés et à la charge de travail régulière, mais il ne s’agit pas d’une stratégie durable, tant sur le plan fiscal que sur le plan de la conformité à long terme. Dans une tentative de contrer le taux de roulement du personnel, l’ACIA a instauré un programme de perfectionnement de carrière à l’intention de son personnel actuel et a coordonné des concours de dotation afin que les autres institutions établissent un bassin de personnel qualifié aux fins de recrutement.

L’ACIA doit également se doter d’une approche plus ciblée pour ce qui est de l’attribution des tâches. On constate déjà une réduction du nombre de points de contact dans les directions générales, ce qui permet une meilleure surveillance et coordination dans les secteurs de programmes. On assiste également à la mise en œuvre d’un nouveau logiciel d’expurgation qui améliorera le suivi des documents afin de rehausser l’uniformité et d’en simplifier le traitement.

La gestion de l’information en général a contribué à la difficulté de récupération des documents, en partie en raison des opérations d’inspection à distance à l’échelle du pays et de la connectivité restreinte.

La haute direction a entrepris plusieurs initiatives pour améliorer la conformité en 2009–2010, notamment une étude complète des opérations d’accès de l’institution. Cette étude a été validée dans le cadre d’un examen expert externe (terminé en juillet 2009). L’ACIA a aussi examiné l’ordonnance de délégation de pouvoirs pour accorder les pleins pouvoirs au coordonnateur de l’accès à l’information aux fins d’approbation de la communication de documents, et a approuvé la dotation de postes permanents supplémentaires.

Le Commissariat à l’information s’attend à une plus grande transparence dans l’approche d’accès à l’information à la suite de l’assignation de nouvelles ressources, et félicite l’ACIA pour le leadership dont elle a fait preuve pour améliorer sa conformité.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que le président de l’Agence canadienne d’inspection des aliments assigne suffisamment de ressources de façon permanente afin de stabiliser les opérations d’accès à l’information et d’assurer la pleine dotation en personnel responsable de l’accès.

Réponse

Une étude de cas a d’abord été préparée par le bureau d’accès à l’information de l’ACIA et considérée par la suite par un expert indépendant dans le cadre d’un examen externe. Cet examen, terminé en juillet 2009, a permis de confirmer les améliorations de programme ainsi que les exigences en matière de personnel. Un total de 500 000 $ a été alloué à l’embauche de consultants pour traiter des arriérés de demandes. Six consultants ont été embauchés en 2009–2010 et un processus est en cours pour embaucher d’autres consultants afin de réduire les arriérés.

L’ACIA met actuellement la touche finale à l’enveloppe budgétaire 2010–2011 de tous les programmes et secteurs. Cela comprend une recommandation de fournir des ressources adéquates et stables pour le bureau d’accès à l’information en 2010– 2011 et pour les exercices subséquents.

2. Le Commissariat à l’information recommande que l’Agence canadienne d’inspection des aliments formule et mette en place un plan pluriannuel complet et précis afin d’améliorer la prestation des services d’accès à l’information, d’éliminer les arriérés et d’améliorer la conformité, selon les recommandations du rapport d’expert présenté en 2009.

Réponse

Un plan pluriannuel complet a été rédigé conjointement à l’étude de cas d’accès à l’information et a été mis à jour pour refléter les recommandations soumises dans le rapport d’expert externe de 2009. Le plan d’action pluriannuel souligne les mesures et les ressources requises pour rehausser la conformité de l’ACIA à la Loi et procéder à l’élimination des arriérés de demandes.

L’ACIA s’efforcera de mettre en œuvre un plan d’action pluriannuel dans le but d’améliorer la conformité générale à la Loi sur l’accès à l’information, conformément aux priorités de l’organisme et aux ressources disponibles.

3. Le Commissariat à l’information recommande que l’Association canadienne d’inspection des aliments s’efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

L’ACIA s’engage à réduire son taux de présomption de refus et a déjà pris des mesures, notamment l’embauche de consultants et l’examen de sa délégation de pouvoirs.

Comme il a été mentionné précédemment, l’ACIA met en œuvre un plan d’action conçu pour constituer les bases solides du bureau d’accès à l’information, en vue d’assurer la capacité de l’organisme à minimiser le taux de présomption de refus.

Afin de répondre aux recommandations de la fiche de rendement, le bureau d’accès à l’information révise actuellement ses procédures internes de prorogation afin de s’assurer que toutes les prorogations invoquées sont précises et de durée suffisante.

4. Le Commissariat à l’information recommande que l’Association canadienne d’inspection des aliments se conforme à la Loi et avise le Commissariat de toute prorogation excédant 30 jours.

Réponse

Selon la pratique établie, les agents de l’accès à l’information de l’ACIA doivent faire parvenir toutes les lettres de prorogation (de plus de 30 jours) au Commissariat. Afin d’assurer une meilleure transmission et réception des avis, l’organisme doit commencer par transmettre les avis par télécopieur au Commissariat. Le Commissariat peut également choisir d’établir un compte courriel réservé à ces avis. En outre, pour améliorer sa capacité de suivi de ces avis, l’ACIA créera un nouveau champ dans la base de données de suivi.

L’ACIA poursuit ses discussions avec le Commissariat afin d’explorer les façons d’améliorer le suivi du processus d’avis de prorogation.

L’organisme enverra d’abord un avis par télécopieur ou par courriel afin de contribuer à la confirmation de réception des avis par le Commissariat. Le bureau d’accès à l’information assurera également le suivi des avis de prorogation dans la base de données de gestion des cas pour assurer la conformité au paragraphe 9(2) de la Loi.


Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

L’Agence canadienne d’inspection des aliments a signalé avoir traité 77 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au-delà de cette échéance.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par l’ACIA en 2008–2009. L’ACIA a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. L’ACIA a soumis les avis dans 61 % des cas en 2008 2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre l’ACIA dans les trois dernières périodes de référence : plaintes relatives à la présomption de refus (demandes d’accès à l’information reportées par l’ACIA au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes relatives à l’utilisation des prorogations par l’ACIA en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Pour chacune des trois derniers exercices, le Commissariat a réglé 50 % ou plus des plaintes de présomption de refus déposées contre l’ACIA (50 %; 100 %; 50 %).

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

En 2008–2009, le Commissariat a déterminé que trois des quatre plaintes relatives aux prorogations étaient non fondées.


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat à l’information contre l’ACIA dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 1 1 1 0 3
Refus 0 1 0 0 1
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 1 2 1 0 4
2007–2008
Questions administratives 3 0 0 0 3
Refus 1 0 0 6 7
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 4 0 0 6 10
2008–2009
Questions administratives 3 3 3 1 10
Refus 0 0 0 2 2
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 3 3 3 3 12

Le nombre de plaintes administratives (dont les plaintes relatives à la présomption de refus et aux prorogations) déposées contre l’ACIA a augmenté considérablement de 2007–2008 à 2008–2009 (de 3 à 10). Toutefois, le dossier de l’ACIA quant aux plaintes pour refus résolues était bon (une seule année sur trois), ce qui laisse croire que l’institution applique convenablement les exceptions prévues dans la Loi.