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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2008–2009

Agence du revenu du Canada

L’Agence du revenu du Canada (ARC) voit à l’application de la Loi de l’impôt sur le revenu fédérale ainsi que des lois fiscales de la plupart des provinces et territoires. Elle offre également divers programmes de prestations socioéconomiques et d’encouragement par l’entremise du régime fiscal.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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D

  • Le taux de présomption de refus était de 15,1 %.
  • Le délai de traitement moyen des demandes était de 73 jours.
  • Les arriérés de l’ARC ont atteint un sommet de plus de 900 dossiers à la fin de l’année.
  • L’ordonnance de délégation de l’ARC donne le pouvoir à de multiples cadres supérieurs d’approuver la communication de documents.
  • L’ARC a prorogé le quart des nouvelles demandes en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information pour tenir compte des contraintes opérationnelles; 52 % de ces prorogations étaient de plus de 90 jours.
  • Le Commissariat à l’information a réglé 89 des 96 plaintes déposées contre l’ARC à propos des prorogations invoquées en 2008–2009.
  • L’ARC a cité le volume croissant de pages à réviser (650 000 pages en 2008– 2009) et l’effet des auteurs de demandes multiples sur les activités comme étant d’énormes défis.
  • L’ARC met en place une unité de réception pour le triage des demandes, et consacre de nouveaux effectifs aux arriérés et à l’exploration des innovations technologiques, notamment une plate-forme d’information commune facilitant le stockage et la récupération des dossiers d’information, afin d’améliorer la conformité.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à l’ARC en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
690
Nombre de nouvelles demandes
1 770
Nombre de demandes traitées
1540
Taux de présomption de refus
15,1 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
73**
Nombre de demandes de consultation
125
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
302
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
110**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
44
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Fiche de rendement pour 2008–2009

L’Agence du revenu du Canada (ARC) a été évaluée chaque année selon le processus de fiche de 1999 à 2004 et a atteint différents taux de conformité à la Loi sur l’accès à l’information pendant cette période. En réponse aux recommandations intégrées à la fiche de rendement de 1999 du Commissariat à l’information, l’ARC a commencé à améliorer sa conformité grâce à la concertation d’attention, de ressources et d’efforts. L’institution a indiqué que le changement de culture, l’ajout d’un effectif considérable et permanent, une technologie solide et des initiatives de formation ont été essentiels à l’atteinte de taux de conformité optimaux de 2003 à 2005. Puis, en 2008–2009, en raison de circonstances difficiles, la conformité de l’institution s’est dégradée, à un point tel que son taux de présomption de refus en 2008–2009 atteignait 15,1 %. En outre, le problème s’est aggravé puisque les arriérés de demandes se sont rapidement accumulés tandis que l’ARC reportait 920 demandes en 2009-2010 (pour un total de 808 000 pages).

L’ARC juge sa charge de travail de plus en plus complexe puisqu’elle collabore avec les provinces et les territoires pour les questions liées à l’impôt. Le nombre de pages à réviser a également augmenté de façon considérable au cours des dernières années. La charge de travail est en grande partie le résultat de deux demandeurs habituels qui représentaient 35 % des arriérés de l’ARC au début de 2008–2009. Parmi les stratégies de gestion de la charge de travail, notons le système de triage, grâce auquel l’ARC traite les demandes qu’elle reçoit de façon informelle, si possible, afin de réduire les pratiques d’administration inutiles.

Bien que la pratique courante à l’ARC soit de faire signer la majorité des demandes d’accès par le coordonnateur de l’accès à l’information et les sous-délégués, l’ordonnance de délégation d’août 2009 accorde le pouvoir de signature à une longue liste de hauts fonctionnaires, y compris le commissaire, le commissaire délégué, les sous-commissaires, les sous-commissaires adjoints, le dirigeant principal de la vérification, le directeur général de l’évaluation des programmes et les directeurs et directeurs adjoints du bureau d’accès à l’information.

Le Commissariat s’inquiète de l’utilisation des prorogations par l’ARC en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi, qui permet à une institution de prolonger le délai de réponse à une demande d’information qui fait intervenir un grand nombre de documents (ou une recherche parmi un grand nombre de documents) et lorsque l’observation du délai de 30 jours imposerait un fardeau inopportun sur les opérations des programmes de l’institution. Des 1 770 nouvelles demandes reçues en 2008–2009, l’ARC en a prorogé 25 % en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi. Selon les avis soumis au Commissariat par l’ARC, 52 % de ces prorogations excédaient 90 jours. L’ARC a indiqué qu’elle utilise ces prorogations pour pallier les contraintes opérationnelles, invoquant à l’appui l’Annexe A du Rapport de mise en œuvre no 67 du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.

On a observé une augmentation apparente du nombre de plaintes déposées au Commissariat à propos de l’utilisation des prorogations par l’ARC. En 2008–2009, le Commissariat a réglé 89 de ces 96 plaintes. Le nombre de plaintes résolues par le Commissariat au sujet des demandes traitées en retard a presque doublé (passant de 8 à 15) de 2007–2008 à 2008–2009.

Malgré la détérioration de la conformité de l’ARC, on note un engagement clair au sein du bureau d’accès de l’ARC et parmi les hauts fonctionnaires à l’égard de la résolution de ces problèmes. Les agents de l’accès rapportent qu’ils ont mis en place une unité de réception visant à favoriser un traitement efficace des documents et ont consacré deux employés à temps plein à la réduction des arriérés. L’ARC a également des bureaux d’accès à l’information satellites à Vancouver et à Montréal. Loin de la région de la capitale nationale, ces bureaux jouissent d’une situation stable sur le plan de la dotation et pourraient servir de modèle aux autres institutions.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que le ministre du Revenu national modifie l’ordonnance de délégation afin d’assurer une plus grande autonomie du coordonnateur de l’accès à l’information.

Réponse

L’ARC reconnaît que l’ordonnance de délégation peut laisser croire que toutes les personnes figurant aux annexes peuvent exercer une délégation. Toutefois, dans la pratique, les personnes qui exercent cette délégation sont limitées aux personnes directement touchées par les activités d’accès à l’information, notamment le directeur du bureau d’accès à l’information, les directeurs adjoints et les gestionnaires, et les sous-commissionnaires des régions du Pacifique et du Québec, les deux régions où sont situés les bureaux d’accès à l’information satellites de l’ARC.

Le bureau d’accès à l’information fera l’examen de l’ordonnance de délégation à la lumière des commentaires du Commissariat afin de déterminer si elle doit être modifiée ou non. À la suite de cet examen, le bureau transmettra l’analyse à la haute direction qui prendra une décision relative aux délégations appropriées. Le Commissariat recevra ensuite notre évaluation de cette rétroaction.

2. Le Commissariat à l’information recommande que l’Agence du revenu du Canada révise les critères utilisés pour invoquer les prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information et qu’elle continue de les documenter pour s’assurer du caractère raisonnable et légitime des prorogations.

Réponse

L’ARC convient que les prorogations invoquées en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi doivent être raisonnables et légitimes. Elle continuera à chercher les moyens de réduire l’utilisation de ces prorogations.

Le bureau d’accès à l’information reconnaît que des prorogations plus longues ont été demandées en 2008–2009; toutefois, l’utilisation des prorogations est en grande partie attribuable à la croissance exponentielle du nombre de pages des demandes au cours des dernières années. Par exemple, pendant les six premiers mois de l’exercice en cours, le nombre de pages équivalant aux demandes d’accès reçues dépassait le million, soit plus que le nombre total de pages (plus de 650 000) reçues en 2008–2009.

L’ARC croit que le fait de délaisser les travaux critiques afin de concentrer tous les efforts possibles à la réduction des prorogations viendrait interférer de façon déraisonnable dans le traitement des autres demandes et des autres exigences prévues par la Loi.

Il faudrait aussi noter que l’utilisation des prorogations en vertu de l’article 9 de la Loi dans de telles circonstances a été rendue légitime par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada à l’Annexe A du Rapport de mise en œuvre no 67, qui stipule ce qui suit :

« L’entrave au fonctionnement de votre institution pourra être considérée sérieuse si, pour donner suite à une demande dans un délai de trente jours, il vous faut […] affecter à la demande une partie si importante des ressources du service d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels que le traitement des autres demandes en souffrira. »

Le bureau d’accès à l’information décortiquera l’utilisation de l’alinéa 9(1)a) de la Loi afin d’assurer le caractère raisonnable et légitime des prorogations et d’évaluer si des améliorations peuvent être apportées aux processus et procédures en place pour accélérer le traitement des demandes. En particulier, les agents de l’accès à l’information consulteront le Commissariat pour discuter des moyens d’atténuer l’effet des demandes multiples qui pèsent sur nos opérations et influent sur notre capacité à respecter les délais prescrits par la Loi. De plus, le bureau d’accès supervisera étroitement l’efficacité des nouvelles initiatives, comme la mise en place d’une unité de réception, afin d’apporter les ajustements nécessaires à ses opérations.

3. Le Commissariat à l’information recommande que l’Agence du revenu du Canada élabore un plan explicite pour s’attaquer aux arriérés de demandes d’accès.

Réponse

L’ARC est d’accord avec cette recommandation et indique qu’elle a déjà entrepris des étapes concrètes, dont le succès est notable, pour régler les arriérés. En octobre 2009, le bureau d’accès à l’information a affecté deux équivalents temps plein et a affecté deux employés temporaires supplémentaires au traitement des arriérés. Par conséquent, des 920 dossiers en arriéré indiqués dans ce rapport, 515 ont été clos, ce qui représente une réduction de 56 %.

L’affectation d’effectifs au sein du bureau pour s’occuper des arriérés doit constamment s’ajuster au besoin de répondre aux demandes reçues. Dans ce contexte, le bureau poursuivra sa recherche de nouveaux moyens de réduire les arriérés, y compris des améliorations au processus et à la technologie. À cette fin, l’ARC consultera les autres bureaux d’accès à l’information du gouvernement afin de considérer les meilleures pratiques pouvant être mises en œuvre à son bureau. En outre, l’ARC et le Commissariat rechercheront des moyens d’atténuer l’effet des demandeurs multiples sur les opérations de l’ARC.

Dans son examen de l’ordonnance de délégation, le bureau d’accès à l’information envisagera la faisabilité de l’expansion des délégations au sein du bureau pour accélérer le traitement des arriérés.

Le bureau reconnaît que la réduction des arriérés dépendra en partie de la disponibilité du personnel nécessaire pour entreprendre le traitement en temps utile. À cette fin, le bureau entreprendra les processus de dotation décrits dans son plan de dotation pour pourvoir rapidement les postes vacants selon les candidatures obtenues.

Le succès de ces activités sera soigneusement supervisé, et des comptes rendus réguliers seront transmis à la haute direction.

4. Le Commissariat à l’information recommande que l’Agence du revenu du Canada s’efforce de réduire son taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

L’ARC s’efforcera de continuer à réduire son taux de présomption de refus. Ses efforts constants pour réduire les arriérés auront pour effet, avec le temps, de réduire le taux de présomption de refus. En raison de l’augmentation exponentielle des pages à traiter, l’ARC reconnaît que le progrès vers l’atteinte de cet objectif sera progressif. Dans ces circonstances, le bureau d’accès à l’information s’efforcera d’éviter une augmentation du taux de présomption de refus.

En réduisant les arriérés, comme il a été mentionné ci-dessus, le bureau réduira progressivement le taux de présomption de refus. Dans ce contexte, le bureau poursuivra sa recherche de nouveaux moyens pour maximiser l’efficacité par l’entremise d’améliorations des processus, des procédures et de la technologie. À cette fin, l’ARC consultera les autres bureaux de l’ensemble du gouvernement afin d’examiner les meilleures pratiques pouvant être mises en œuvre dans son bureau.

De plus, dans son examen de l’ordonnance de délégation, le bureau envisagera la faisabilité de l’expansion des délégations au sein du bureau pour accélérer le traitement des demandes.

Le bureau reconnaît que la réduction du taux de présomption de refus dépendra de l’assurance qu’il dispose du personnel nécessaire pour traiter les demandes en temps utile. À cette fin, le bureau entreprendra les processus de dotation décrits dans son plan de dotation pour pourvoir rapidement aux postes vacants selon les candidatures obtenues.

Le succès de ces activités sera soigneusement supervisé, et des mises à jour régulières seront transmises à la haute direction.

5. Le Commissariat à l’information recommande que l’Agence du revenu du Canada se conforme à la Loi sur l’accès à l’information et qu’elle avise le Commissariat de toutes ses prorogations de plus de 30 jours.

Réponse

L’ARC est tout à fait d’accord avec cette recommandation et mettra de nouveaux processus en place afin d’assurer l’entière conformité à cette recommandation. Selon sa compréhension, le Commissariat a évalué son taux de conformité pour 2008–2009 à 85 %; toutefois, d’après ses dossiers, son taux de conformité est de 91 %. L’ARC collaborera avec le Commissariat afin d’élucider la raison pour laquelle les calculs de l’ARC et du Commissariat s’appuient sur des méthodes différentes afin de rectifier cet écart.

Le bureau d’accès à l’information consultera le Commissariat pour assurer le synchronisme des méthodes de rapport des deux institutions. De plus, les processus et les procédures internes seront révisés, et les meilleures pratiques seront mises en œuvre et communiquées au personnel par l’entremise de différents moyens de communication. L’ARC mettra en œuvre les mesures nécessaires afin d’assurer sa pleine conformité à la Loi à cet égard.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

L’ARC a indiqué qu’elle a traité 92 des demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au-delà de cette échéance.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par l’ARC en 2008–2009. L’ARC a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. L’ARC a soumis les avis dans 85 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et de l’issue de deux types de plaintes déposées contre l’ARC au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que l’ARC a retardé au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par l’ARC des délais autorisés en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre de plaintes sur la présomption de refus a augmenté considérablement de 2007–2008 à 2008–2009 (11; 24). La proportion de ces plaintes que le Commissariat a résolues était élevée pour chaque exercice (100 %; 73 %; 63 %) mais à la baisse.

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre de plaintes sur le délai de prorogation est passé de 12 en 2007–2008 à 96 en 2008–2009. La proportion de ces plaintes que le Commissariat a résolues était élevée pour chacun des trois exercices (100 %; 58 %; 93 %).


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat à l’information contre l’ARC dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 17 5 0 0 22
Refus 4 4 8 24 40
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 21 9 8 24 62
2007–2008
Questions administratives 29 4 4 3 40
Refus 6 12 6 52 76
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 35 16 10 55 116
2008–2009
Questions administratives 106 5 10 20 141
Refus 4 1 10 146 161
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 110 6 20 166 302

Le nombre de plaintes déposées contre l’ARC et résolues par le Commissariat à l’information a plus que quintuplé depuis 2006–2007 (21–101). En 2008–2009, le Commissariat à l’information a réglé plus du tiers des plaintes déposées contre l’ARC (110 plaintes sur 302), même si 166 plaintes étaient toujours en suspens à la fin de l’exercice. Les plaintes administratives représentaient 96 % des plaintes résolues en 2008–2009 (106 sur 110).