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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2007–2008 et réévaluées en 2008–2009

Gendarmerie royale du Canada

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) applique partout au pays les lois élaborées et adoptées par le Parlement, exception faite du Code criminel, dont l’application est déléguée aux gouvernements provinciaux. La GRC fournit à contrat des services de police dans l’ensemble des provinces (sauf le Québec et l’Ontario) et des territoires, et dans 180 municipalités.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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C

  • Le taux de présomption de refus était de 18,3 %. Ce taux a décru de façon constante d’année en année depuis 2005.
  • Le délai de traitement moyen était de 38 jours.
  • Les responsables de la GRC ont indiqué que le bureau d’accès à l’information n’a pas encore atteint son plein potentiel en matière de conformité.
  • La GRC a soumis au Commissariat à l’information, dans une proportion de 49 %, les avis requis pour les prorogations de plus de 30 jours.
  • La GRC a reçu 21 % plus de demandes en 2008-2009 qu’en 2007–2008. Malgré cela, l’institution a su empêcher son arriéré de s’accroître.
  • Le bureau d’accès à l’information s’est doté d’une nouvelle unité de tri. En d’autres mots, l’unité stratégique pourrait hériter de la responsabilité de répondre à un grand nombre de demandes officieuses ayant trait à l’accès à l’information (principalement de la part de membres actifs) et de donner des séances de sensibilisation à l’accès à l’information dans toute l’institution.
  • Le faible taux de roulement a favorisé une charge de travail optimale où chaque analyste gérait en tout temps entre six et dix dossiers.
  • La mise en place d’une nouvelle procédure facilite un délai d’exécution de 48 heures pour la récupération des documents.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à la GRC en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
256
Nombre de nouvelles demandes
2 008
Nombre de demandes traitées
1 976
Taux de présomption de refus
18,3 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
38
Nombre de demandes de consultation
531
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
105
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
15**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
19,05
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Suivi de la fiche de rendement pour 2007–2008

La Gendarmerie royale du Canada (GRC) a continué d’améliorer sa conformité à la Loi sur l’accès à l’information en 2007– 2008. Par contre, son taux de présomption de refus, qui atteignait 49,5 %, donne à entendre que l’institution est encore loin de la pleine conformité. Dans le cadre des efforts constants pour rehausser la conformité, le bureau d’accès à l’information de la GRC a réalisé des mesures de dotation pour 13 équivalents temps plein à la fin de l’exercice en plus de fournir un effort concerté pour former des agents dans les détachements et les bureaux à l’échelle du pays afin de réduire les délais de réponse. Il reste néanmoins des difficultés à surmonter puisque les documents de l’institution sont répartis dans près de 900 emplacements, dont un grand nombre sont de petits détachements, qui doivent consacrer temps et énergie à l’application des lois ainsi qu’à la conformité à la Loi sur l’accès à l’information. Les responsables de l’accès à l’information se sont engagés à travailler avec ces bureaux pour faciliter la récupération rapide des documents. Ils se sont également donné pour tâche d’améliorer les processus, notamment en faisant le suivi de la durée des prorogations prises en vertu de la Loi et en faisant la promotion de la pratique qui consiste à communiquer les documents de manière informelle pour raccourcir les délais de réponse. Puisque le taux de présomption de refus de la GRC s’élevait à 79 % en 2005 (la première année où l’institution était assujettie au processus de la fiche de rendement) et que l’institution a par la suite réalisé des progrès constants dans ses efforts pour l’abaisser, le Commissariat à l’information a surveillé la situation avec intérêt en 2008–2009 dans l’espoir que la GRC poursuive sur sa lancée. Le Commissariat à l’information est satisfait de la réponse de la GRC aux recommandations qu’elle a formulées dans la fiche de rendement de 2007–2008.

Fiche de rendement pour 2008–2009

La GRC avance dans la bonne direction pour la plupart des aspects de l’accès à l’information. L’institution a abaissé son taux de présomption de refus à 18,3 %. De plus, les responsables de l’accès à l’information ont indiqué que l’institution n’avait pas encore atteint son plein potentiel en matière de conformité.

La GRC a 21 % de plus de demandes d’accès en 2008–2009 que lors de l’année précédente, ce qui ne l’a pas empêchée de s’attaquer à son arriéré. Le Commissariat à l’information retient que la GRC a connu du succès dans le traitement de ces demandes sans que son arriéré n’ait beaucoup augmenté puisque son volume était presque identique au début et à la fin de l’exercice.

La GRC a approuvé en 2003 une nouvelle analyse de rentabilisation pour élargir le bureau d’accès à l’information. La dotation des nouveaux postes a été réalisée en 2007 et 2008. Avec ces nouveaux employés dans les rangs, la GRC a été en mesure de créer une unité de tri pour gérer plus efficacement les demandes complexes et le volume croissant de demandes officielles. Cela a permis à l’unité stratégique de l’accès à l’information de mieux s’occuper des demandes d’information officieuses puisque les analystes avaient le loisir de se concentrer sur l’examen des documents. Il a également été possible d’offrir des séances de sensibilisation à l’accès à l’information à l’échelle de la GRC. L’effectif augmenté et la quasi-absence de roulement de personnel ont également permis d’établir un volume de travail idéal de six à dix dossiers par analyste en tout temps.

La GRC a élaboré un nouveau processus pour favoriser une récupération rapide des documents : le chef de détachement ou le gestionnaire des documents voient à ce qu’on réponde aux demandes de documents en moins de 48 heures, peu importe la disponibilité du personnel.

Avec un taux de présomption de refus qui ne cesse de baisser, il est clair que la GRC fait quelque chose de bien. Le Commissariat à l’information encourage la GRC à agir de manière à ramener ce taux à zéro.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que la Gendarmerie royale du Canada s’efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

La GRC est d’accord avec cette recommandation. Le rendement démontré par le programme d’accès à l’information ces dernières années est une preuve de l’engagement de l’institution envers cette importante fonction du gouvernement. Elle a investi des quantités appréciables de ressources et d’efforts dans le programme et poursuivra sur cette lancée. Par conséquent, la GRC est convaincue que sa conformité continuera de s’améliorer avec le temps.

2. Le Commissariat à l’information recommande que la Gendarmerie royale du Canada se conforme à la Loi et l’avise de toutes les prorogations de plus de 30 jours auxquelles elle a recours.

Réponse

La GRC est d’accord avec cette recommandation. En 2009, la Sous-direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a élaboré un nouveau processus systématique qui avertit automatiquement l’analyste de la nécessité d’émettre un avis pour toutes les prorogations de plus de 30 jours auxquelles l’institution a recours. La GRC est convaincue que ce processus rehaussera considérablement sa conformité à cet égard.

3. Le Commissariat à l’information recommande que la Gendarmerie royale du Canada poursuive son plan d’amélioration pour parvenir à une conformité optimale à la Loi.

Réponse

La GRC est d’accord avec cette recommandation. Tel qu’il est mentionné ci-dessus, la Gendarmerie royale du Canada a investi beaucoup de ressources et d’efforts dans le programme d’accès à l’information. En dépit de la hausse marquée du volume de demandes des dernières années, l’institution a régulièrement rehaussé son taux de conformité. Elle est à mettre en œuvre de nouvelles initiatives visant à améliorer les processus et la conformité globale, et elle a confiance que sa capacité de répondre à ses obligations prévues par la Loi continuera de prendre de l’ampleur.


Taux de présomption de refus, 2005 à 2008–2009

Ce graphique illustre le taux de présomption de refus de la GRC pour les quatre dernières périodes de référence. Il s’agit du pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées par la GRC chaque année au delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information.

Taux de présomption de refus, 2005 à 2008–2009

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

La GRC a indiqué qu’elle a traité 236 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au delà de cette échéance. Il y a lieu de se préoccuper du fait que 51 % de ces demandes ont accumulé un retard de plus de 30 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par la GRC en 2008–2009. L’institution a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. La GRC a soumis les avis dans 49 % des cas en 2008-2009. Le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre la GRC au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que la GRC a retardées au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par la GRC des prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre de plaintes sur la présomption de refus a diminué de manière marquée d’un exercice à l’autre (40; 15; 7). La proportion de plaintes résolues par rapport au total était élevée pour chaque exercice (100 %; 67 %; 86 %).

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre de plaintes sur le délai de prorogation s’est accru d’un exercice à l’autre (1; 8; 21); toutefois, la proportion de plaintes résolues à ce chapitre par rapport au nombre total de telles plaintes a diminué considérablement durant la même période (100 %; 75 %; 5 %).


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat à l’information contre la GRC dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution résout à la satisfaction de la commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 43 5 2 0 50
Refus 17 20 5 2 44
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 1 0 1
Total 60 25 8 2 95
2007–2008
Questions administratives 20 5 7 0 32
Refus 19 42 7 29 97
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 39 47 14 29 129
2008–2009
Questions administratives 14 21 3 1 39
Refus 1 13 5 47 66
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 15 34 8 48 105

Le nombre global de plaintes résolues a diminué d’un exercice à l’autre (60; 39; 15). On constate une hausse marquée du nombre de plaintes à l’égard de questions administratives que le Commissariat a déclarées non fondées de 2007–2008 à 2008–2009 (de 5 à 21). Il y avait beaucoup de plaintes en suspens sur la présomption de refus à la fin de 2007–2008 et 2008–2009 (29; 48).