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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2007–2008 et réévaluées en 2008–2009

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) offre des services aux ministères, aux organismes et aux conseils du gouvernement du Canada. Il fournit des directives et des politiques et s’occupe de fonctions administratives et de gestion pour le compte du gouvernement fédéral.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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B

  • Le taux de présomption de refus était de 4,5 %.
  • Le délai de traitement moyen était de 92 jours, un long délai compte tenu de l’amélioration par ailleurs apportée à la conformité.
  • Le leadership solide du sous-ministre et l’engagement des représentants de l’accès à l’information ont contribué à l’amélioration spectaculaire de la conformité de TPSGC.
  • Un plan triennal visant à améliorer les activités d’accès à l’information a porté ses fruits. Par exemple, au cours des trois derniers exercices, les reports de traitement des demandes ont été de moins en moins nombreux.
  • Le statut de l’accès à l’information comme programme au lieu d’un service interne a permis d’avoir un financement stable et une autonomie.
  • La stabilité au sein du personnel clé, le recrutement et le maintien en poste ainsi que la charge de travail raisonnable a permis au bureau d’accès à l’information de TPSGC de remplir ses obligations.
  • TPSGC a amélioré son programme de perfectionnement professionnel.
  • TPSGC a soumis au Commissariat à l’information les avis de prorogations de plus de 30 jours dans 60 % des cas.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à TPSGC en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
148
Nombre de nouvelles demandes
584
Nombre de demandes traitées
611
Taux de présomption de refus
4,5 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
92
Nombre de demandes de consultation
245
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
52
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
16**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
18
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Suivi de la fiche de rendement pour 2007–2008

TPSGC a proposé un plan d’action complet sur trois ans pour améliorer sa conformité inférieure à la moyenne en 2007–2008 (voir les pages 130 à 133 du rapport spécial de 2007–2008). TPSGC a notamment eu recours à des consultants pour s’occuper de l’arriéré dans le traitement des demandes avant la fin de mars 2008, car selon le Ministère, cette façon de procéder permettrait d’améliorer la conformité de façon importante en 2008–2009. TPSGC a entièrement revu son programme de perfectionnement pour y inclure le personnel de l’accès à l’information de niveaux PM-01 à PM-03, puis il a lancé des concours pour plusieurs postes de niveaux PM-02 et PM-03. Ces processus et d’autres mesures de dotation ont permis l’embauche de nouveaux employés en 2008–2009. Le Ministère exige que chaque employé inscrit au programme de perfectionnement suive le programme de certificat en accès à l’information et protection des renseignements personnels de l’Université de l’Alberta. Le plan d’action et le travail effectué par TPSGC pour le mettre en œuvre démontrent l’engagement du sous-ministre à améliorer la conformité le plus possible.

Fiche de rendement pour 2008–2009

L’amélioration spectaculaire de la conformité de TPSGC en 2008–2009 montre ce qu’il est possible de faire grâce à un mélange de planification, de détermination, de travail et de leadership. Le Ministère a obtenu un taux de présomption de refus de 4,5 % en 2008–2009 (par rapport à 22,6 % en 2007–2008) à mi-chemin de son plan d’action triennal élaboré en 2007–2008. Ce plan a été déterminant dans ce changement de cap. D’autres facteurs ont contribué à la réalisation de TPSGC, notamment le fait de commencer 2008–2009 sans arriéré dans ainsi au personnel de répondre rapidement aux nouvelles demandes d’accès à l’information. Une stabilité au sein du personnel d’analyse et du nouveau aux postes de direction générale et de coordination ont créé un heureux mélange d’expérience et d’énergie.

TPSGC considère l’accès à l’information comme un programme au lieu d’un service interne. Cette distinction a permis au bureau d’accès à l’information de bénéficier d’une plus grande autonomie et d’un financement stable.

Le Ministère traite les demandes de consultations provenant d’autres organisations dans un délai de 25 jours en moyenne, mais il ne reçoit pas toujours le même traitement lorsqu’il fait lui-même une demande de consultation. Le fait de ne pas avoir le contrôle sur son travail est une grande source de frustration pour TPSGC, qui veut améliorer au maximum sa conformité.

Le Commissariat à l’information s’inquiète du recours aux prorogations de TPSGC, car c’est ce qui pourrait expliquer la manière dont le Ministère arrive à avoir simultanément un taux de présomption de refus de 4,5 % et un délai de traitement moyen de 92 jours. Le Commissariat insiste sur le fait que les prorogations doivent être raisonnables et légitimes.

TPSGC participe au processus des fiches de rendement depuis 2002 et sa conformité a varié au fil du temps. Le Commissariat reconnaît la grande amélioration de la conformité de TPSGC en 2008–2009, notamment dans le contexte d’un examen minutieux de l’administration des fonds publics, et il exhorte TPSGC à faire tout en son possible pour maintenir le degré de conformité atteint.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada continue de suivre son plan triennal et qu’il le révise, s’il y a lieu, pour y ajouter des initiatives particulières visant de nouveaux problèmes afin de veiller à ce que le rendement et la conformité à la Loi restent optimaux.

Réponse

TPSGC continue d’adapter et de mettre en œuvre les activités décrites dans son plan.

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) révisera le plan pour y inclure les mesures nécessaires afin de répondre à la présente fiche de rendement ainsi que toute autre activité jugée appropriée dans le but de continuer à améliorer le programme d’accès à l’information.

2. Le Commissariat à l’information recommande que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada documente et examine les critères qu’il utilise pour le recours aux prorogations afin de veiller à ce qu’elles soient raisonnables et légitimes.

Réponse

Étant donné la nature et le mandat du Ministère, les dossiers demandés concernent habituellement les activités liées à l’approvisionnement et contiennent des renseignements de nature délicate sur le gouvernement ou des sociétés commerciales.

Les prorogations de délai sont par conséquent requises pour faire les consultations nécessaires auprès des ministères clients et des tiers en vue d’obtenir leurs observations avant de prendre les décisions requises pour la communication des renseignements aux termes de la Loi.

En raison du volume des dossiers à examiner, du nombre de parties à consulter et des réalités opérationnelles, les recours aux prorogations de délai semblent raisonnables et légitimes. Lorsque le délai est prorogé de 90 jours ou plus, le demandeur reçoit, dans l’avis de prorogation, l’assurance qu’une réponse lui sera fournie plus tôt que prévu si les consultations et l’examen des documents se terminent avant la date fixée par la prorogation.

Les justifications pour les prorogations de délai sont consignées dans le système de gestion des cas.

La Direction examinera et documentera les critères pour le recours aux prorogations de délai. Par exemple, pour un nombre de pages X, Y jours sont nécessaires; pour des consultations auprès du ministère Z, Y jours sont nécessaires. Les pratiques exemplaires d’autres organisations faisant preuve d’une conformité idéale en la matière seront aussi examinées.

3. Le Commissariat à l’information recommande que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada réduise le délai de traitement moyen des demandes.

Réponse

La Direction fait tout en son possible pour veiller à ce que les demandes soient traitées efficacement et rapidement. Par conséquent, dans l’exercice courant, le délai moyen pour traiter toutes les demandes est de 66 jours, soit une diminution de 28 % par rapport à 2008–2009.

Par l’intermédiaire de son cercle de qualité, la Direction continuera à examiner les suggestions et les problèmes soumis par la gestion et le personnel de l’accès à l’information afin d’améliorer ses systèmes et ses processus.

4. Le Commissariat à l’information recommande que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada s’efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

Bien que l’objectif de conformité ministériel ait été fixé à 95 % pour 2009–2010, TPSGC est très satisfait de son rendement depuis avril 2009, car il a atteint une conformité de 98,2 % au 31 décembre 2009. Il s’agit d’une amélioration de 2,7 % par rapport au dernier exercice.

TPSGC s’efforcera de réduire son taux de présomption de refus et de maintenir son taux de conformité à 95 % ou plus. Cependant, la complexité et le nombre de demandes rendent difficile l’atteinte du 100 % de conformité.

La Direction continuera de surveiller étroitement le rendement du Ministère et de rendre des comptes périodiquement à la haute direction.

5. Le Commissariat à l’information recommande que Travaux publics et Services gouvernementaux Canada respecte la Loi et avise le Commissariat à l’information de tous les recours aux prorogations de délai de plus de 30 jours.

Réponse

La Direction a des procédures en place à cette fin et la mention d’une copie conforme au Commissariat à l’information fait déjà partie des modèles d’avis de prorogation. La procédure consiste à envoyer par la poste une lettre d’avis au Commissariat à l’information.

La Direction fait l’examen de ses dossiers pour confirmer qu’une copie conforme des avis de prorogation a été envoyée au Commissariat à l’information pour toutes les prorogations de plus de 30 jours, car le rapport mentionne que le Commissariat n’a reçu que 60 % de ces avis.

En consultation avec le Commissariat à l’information, la Direction modifiera sa procédure actuelle pour confirmer que les avis de prorogation lui ont été envoyés conformément au paragraphe 9(2) de la Loi.

La Direction rappellera à son personnel la nécessité de se conformer à cette obligation de la Loi ainsi que les résultats attendus.


Taux de présomption de refus, de 2004 à 2008–2009

Ce graphique illustre le taux de présomption de refus de TPSGC pour les cinq dernières périodes de référence. Il s’agit du pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées par TPSGC pour chaque exercice au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information.

Taux de présomption de refus, de 2004 à 2008–2009

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

TPSGC a indiqué qu’il a traité 13 des demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la période durant laquelle ces demandes sont demeurées en suspens au delà de l’échéance.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par TPSGC en 2008–2009. TPSGC a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. TPSGC a soumis les avis dans 60 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre TPSGC au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que TPSGC a retardées au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par TPSGC des prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre de plaintes sur la présomption de refus a atteint un sommet de 11 plaintes en trois exercices en 2007–2008. Le nombre de plaintes résolues sur la présomption de refus a représenté une grande proportion, quoique de moins en moins grande, du total des plaintes pour chaque exercice (100 %; 82 %; 50 %).

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre de plaintes sur le délai de prorogation a augmenté de façon importante de 2007–2008 à 2008–2009 (de 15 à 26). Le Commissariat a abandonné 11 dossiers en 2008–2009.


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre TPSGC dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 15 2 2 0 19
Refus 4 6 5 3 18
Documents confidentiels
du Cabinet
0 3 0 0 3
Total 19 11 7 3 40
2007–2008
Questions administratives 18 3 8 0 29
Refus 0 7 0 11 18
Documents confidentiels
du Cabinet
0 1 0 0 1
Total 18 11 8 11 48
2008–2009
Questions administratives 15 2 13 1 31
Refus 1 3 0 14 18
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 3 3
Total 16 5 13 18 52

Le nombre de plaintes sur le refus a été le même pour chaque exercice (18 plaintes). Le nombre de plaintes résolues sur le refus a représenté une petite proportion des plaintes chaque exercice (22 %; 0 %; 5 %). Dans chacun des exercices, la grande majorité des plaintes étaient liées à des questions administratives (19 sur 40; 29 sur 48; 31 sur 52); ces chiffres comprennent les plaintes sur le retard dans le traitement des demandes et le recours aux prorogations par TPSGC. Pour chaque exercice, une proportion importante, quoiqu’à la baisse, des demandes ont été résolues (79 %; 62 %; 48 %).