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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2007–2008 et réévaluées en 2008–2009

Défense nationale

La Défense nationale, qui complète le rôle des Forces canadiennes, est responsable des politiques, des ressources, de la coordination interministérielle et des relations internationales en matière de défense. Les Forces canadiennes assument la responsabilité du commandement, du contrôle et de l’administration de la stratégie, des plans et des exigences militaires.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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D

  • Le taux de présomption de refus atteignait 15,8 %, ce qui ne constitue qu’une mince amélioration par rapport à 2007–2008.
  • Le délai de traitement moyen des demandes était de 125 jours
  • La Défense nationale a eu recours à des prorogations en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information pour 66 % des demandes reçues en 2008–2009. En tout, 76 % des prorogations prises par la Défense nationale s’inscrivaient sous l’alinéa 9(1)a) de la Loi; 80 % des prorogations se sont étirées sur plus de 90 jours.
  • Une proportion de 80 % des plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information contre la Défense nationale en 2008–2009 étaient liées aux délais (soit que les demandes avaient été traitées en retard, soit que s’étaient posés des problèmes liés aux prorogations). Et tout, 77 % de ces plaintes concernaient des prorogations de délai.
  • La Défense nationale a diminué son arriéré de 34 %.
  • La Défense nationale s’est entièrement conformée à l’obligation de soumettre un avis au Commissariat à l’information chaque fois qu’elle a recours à une prorogation de plus de 30 jours.
  • La Défense nationale a rationalisé et raccourci le processus d’examen par l’équipe de soutien à l’information (ESI); toutefois, le recours à l’ESI demeure une étape qui augmente le temps de traitement des demandes.
  • La Défense nationale poursuit sa bonne pratique consistant à dresser la liste des sujets abordés dans des dossiers déjà diffusés sur Internet et à permettre aux demandeurs d’y accéder de manière officieuse.
  • Les responsables de l’accès et la haute direction appuient les efforts continus pour accroître la conformité, par exemple en donnant de la formation et en embauchant davantage d’employés.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à la Défense nationale en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
674
Nombre de nouvelles demandes
1 669
Taux de présomption de refus
15,8 %*
Nombre de demandes traitées (jours)
1 761
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
125
Nombre de demandes de consultation
440
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
226
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
81**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
61
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Suivi de la fiche de rendement pour 2007–2008

La Défense nationale a vu sa charge de travail augmenter de façon appréciable en 2007–2008, à un moment où la nature et le caractère délicat de ses dossiers amenaient déjà l’institution à ajouter des étapes au processus d’accès à l’information et, par conséquent, à augmenter le temps requis pour répondre aux demandes. Cela a valu 2,5 étoiles à la Défense nationale sur sa fiche de rendement de 2007–2008, avec un taux de présomption de refus de 18,5 %. L’institution s’est engagée par la suite à améliorer son processus – et, par voie de conséquence, sa conformité globale à la Loi sur l’accès à l’information – pour atteindre ce qu’elle considère être le meilleur équilibre possible entre les exigences en matière de sécurité liées à son travail et l’obligation de respecter les droits des demandeurs. L’un des facteurs cruciaux de l’amélioration de la conformité pour la Défense nationale avait trait à sa capacité d’éliminer son arriéré considérable de demandes en suspens, dont le nombre s’est accru en 2007–2008. Dans sa fiche de rendement de 2007–2008, le Commissariat à l’information se préoccupait du recours par la Défense nationale à des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi, non seulement en raison de la quantité de telles prorogations, mais aussi à cause des critères sur lesquels s’appuyait l’institution pour en faire usage. La Défense nationale a reconnu qu’elle recourait davantage aux prorogations, mais a fait valoir que, sur le plan de l’interprétation de la Loi, elle ne faisait que suivre les directives normalisées du Secrétariat du Conseil du Trésor. Néanmoins, la Défense nationale a accepté en 2008–2009 de se pencher sur les critères en question et sur la manière d’améliorer le processus connexe.

Fiche de rendement pour 2008–2009

La Défense nationale a légèrement amélioré sa conformité à la Loi en 2008–2009, tandis que son taux de présomption de refus a chuté à 15,8 %. L’institution a réglé 220 demandes de plus que l’année précédente. Elle a également réduit son arriéré de 34 %, reportant 674 demandes en 2008–2009, mais seulement 443 en 2009–2010. Il n’en demeure pas moins que ce lourd arriéré représente un fardeau appréciable pour la Défense nationale compte tenu qu’il constitue environ 27 % du volume de demandes reçues en 2008–2009.

Le Commissariat à l’information se préoccupe de la fréquence et de la durée des prorogations prises par la Défense nationale en 2008–2009. Elle a prorogé 66 % des 1 669 nouvelles demandes reçues, et 80 % de ces prorogations s’étiraient sur plus de 90 jours.

La grande majorité (80 %) des 226 plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information contre la Défense nationale en 2008–2009 avaient trait à des questions administratives, qui se rapportaient dans tous les cas aux délais (soit parce que les demandes étaient réglées en retard, soit en raison de problèmes causés par les prorogations de délai). Le Commissariat et la Défense nationale continuent de d’être en désaccord au sujet du recours régulier de ce dernier aux prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) (c’est le cas pour 76 % des prorogations déclarées dans son rapport annuel de 2008–2009). De plus, en 2008–2009, le Commissariat a enregistré 138 plaintes contre l’utilisation de prorogations de délai et en a résolu 48 %.

La Défense nationale a indiqué deux facteurs ayant trait à la récupération des documents qui contribuaient aux retards et à la nécessité de recourir à des prorogations à l’occasion. Premièrement, les demandes multiples de documents similaires ont fait en sorte que certains secteurs qui recevaient les demandes se sont retrouvés débordés, ce qui a contribué au dépassement des délais prévus par la Loi. À titre d’exemple, entre mai et août 2008, un secteur a hérité d’environ 125 demandes de la part d’un seul demandeur. Deuxièmement, les personnes détenant des dossiers qui faisaient partie des opérations militaires n’étaient pas toujours en mesure de récupérer des documents en temps opportun, bien que la Défense nationale ait déclaré qu’il ne s’agissait pas d’un problème fréquent.

La Défense nationale a réduit à quatre le nombre de jours que son équipe spécialisée de soutien à l’information consacre à l’examen des dossiers ayant trait aux opérations militaires. La Défense nationale a permis un tel état de choses en amenant son bureau d’accès à l’information à colliger tous les documents retournés et à préparer une trousse de communication intégrée ne contenant que les documents qu’il juge nécessaire pour le travail d’examen de l’équipe. Cette amélioration est encourageante puisque l’une des recommandations formulées par le Commissariat dans sa fiche de rendement de 2007–2008 visait les retards additionnels causés par les consultations auprès de l’équipe de soutien à l’information.

C’est certainement un pas dans la bonne direction, mais le Commissariat à l’information demeure fondamentalement préoccupé par le recours à une équipe de soutien à l’information puisque son travail d’examen prolonge le processus menant à la communication des documents.

La Défense nationale a été à l’avant-garde pour ce qui est d’offrir des manières officieuses pour les demandeurs d’accéder à des documents ayant déjà été communiqués. L’institution continue d’afficher sur son site Web une liste de sujets sélectionnés sur lesquels elle a communiqué des dossiers. Les personnes intéressées par ces sujets peuvent obtenir les documents gratuitement et sans présenter une demande d’accès officielle.

Les responsables de l’accès à l’information et les cadres supérieurs de la Défense nationale ont déclaré déployer des efforts constants pour réduire l’arriéré (qui a diminué de 34 % en 2008–2009), embaucher davantage d’employés afin d’atténuer la charge de travail et former des employés dans un souci d’efficacité. Le Commissariat à l’information souhaite que ces efforts donnent de bons résultats. Toutefois, la Défense nationale, qui est visée par le processus des fiches de rendement depuis le début, n’a réussi qu’à diminuer légèrement en 2008–2009 le taux accru de présomptions de refus de l’année précédente. Le Commissariat à l’information s’attend à des progrès plus appréciables l’an prochain.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que la Défense nationale donne suite à son engagement de réviser les critères en vertu desquels elle a recours à des prorogations, de réduire le nombre de ces prorogations et d’améliorer le processus pour s’assurer que les demandes prorogées sont réglées en temps opportun.

Réponse

La Défense nationale a examiné les critères en vertu desquels elle a recours à des prorogations. Elle utilise les critères de la Loi sur l’accès à l’information, notamment dans les situations où il y a entrave au fonctionnement et un grand nombre de documents demandés. Nous prenons également pour directive le Rapport de mise en œuvre no 67 du Conseil du Trésor. La Défense nationale et le Commissariat à l’information restent en désaccord sur l’interprétation de « grand nombre de documents demandés » ainsi que de la question de savoir si la charge de travail du bureau d’accès à l’information peut être considérée comme un facteur dans la détermination des prorogations aux termes de l’alinéa 9(1)a) de la Loi.

La Défense nationale a recours à des prorogations si la chose est nécessaire en fonction des critères susmentionnés, et elle perpétuera probablement cette façon de faire tant qu’elle aura des opérations d’envergure qui se dérouleront à l’étranger.

Pour ce qui est de régler les demandes prorogées à temps, il faudrait prendre en compte le fait que la Défense nationale était en retard pour seulement 51 demandes de prorogation réglées durant cette période de référence sur un total de 1 097 prorogations.

L’équipe responsable du bureau d’accès à l’information est à entreprendre une formation pour rendre le personnel plus apte à estimer les prorogations pertinentes dans le cadre des initiatives courantes d’amélioration du rendement.

La Défense nationale s’efforcera d’améliorer les conditions qui entravent de manière sérieuse son fonctionnement et qui donnent lieu à des recherches inutiles dans un grand nombre de documents. Les initiatives consisteront notamment en des efforts constants pour réduire l’arriéré de demandes d’accès, accroître les niveaux de personnel pour alléger la charge de travail et donner de la formation avec l’équipe responsable. Cette formation aura pour but de rendre l’équipe plus apte à cerner les demandes non conformes à l’article 6 de la Loi (en vertu duquel « la demande de communication d’un document se fait par écrit » et « en des termes suffisamment précis »); elle visera également à fournir une aide adéquate aux demandeurs qui doivent revoir la portée de leurs demandes afin que l’institution puisse les gérer et qu’elles témoignent avec justesse des documents voulus.

2. Le Commissariat à l’information recommande que la Défense nationale applique adéquatement sans tarder l’alinéa 9(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information, en prenant des prorogations en vertu de cette disposition uniquement lorsqu’elle peut justifier qu’il y a entrave à son fonctionnement ainsi qu’un grand nombre de pages à examiner.

Réponse

La Défense nationale applique justement de la bonne manière l’alinéa 9(1)a). Les deux prescriptions de la Loi – l’entrave sérieuse et le grand nombre de documents – sont prises en compte au moment d’appliquer l’alinéa. Il serait utile que le Commissariat à l’information et la Défense nationale s’entendent sur ce qui constitue « un grand nombre » pour que l’institution puisse résoudre la question.

La Défense nationale continuera d’appliquer les prescriptions de la Loi au moment de recourir à des prorogations.

3. Le Commissariat à l’information recommande que la Défense nationale consacre des ressources au niveau de la conservation des documents pour s’assurer que les opérations ne compromettent pas, dans la mesure du possible, la récupération en temps opportun.

Réponse

La Défense nationale continue de s’efforcer de récupérer des documents en temps opportun. Toutefois, les opérations (essentiellement en Afghanistan) rendent vraiment difficile la récupération rapide de certains documents, bien que cela n’ait pas d’incidence sur beaucoup de demandes et qu’une telle situation ne durera pas indéfiniment. Il faut considérer les opérations en cours comme un facteur d’atténuation temporaire dans la récupération des documents sur le théâtre des opérations.

La Défense nationale s’efforcera de récupérer les documents en temps opportun.

4. Le Commissariat à l’information recommande que la Défense nationale rationalise davantage son processus afin que l’équipe de soutien à l’information ne retarde d’aucune manière la communication de documents.

Réponse

La Défense nationale a considérablement rationalisé le processus d’examen par son équipe de soutien à l’information depuis ses débuts. Les délais d’exécution se sont énormément améliorés, et les efforts de coopération se poursuivent pour équilibrer la sécurité et la vitesse de l’examen. L’équipe prodigue des conseils d’expert dans le domaine de la sécurité des opérations, dont les conditions peuvent changer à mesure que se développe la situation sur le théâtre des opérations. Compte tenu des risques encourus, y compris les menaces à la vie et le danger ainsi que la sécurité des renseignements qui pourraient être utiles aux ennemis du Canada, les consultations avec l’équipe de soutien à l’information sont à la fois adéquates et prudentes. Les consultations, par nature, risquent de retarder dans une certaine mesure le traitement des demandes. Toutefois, à moins que ce retard ne dépasse les échéanciers prévus par la Loi ou soit incorrect d’une manière ou d’une autre, cela ne devrait pas être une source de préoccupation pour le Commissariat à l’information.

La coopération sur un examen plus efficace entre l’équipe de soutien à l’information et le bureau d’accès à l’information se poursuivra dans l’objectif d’améliorer la vitesse d’exécution tout en faisant en sorte que les répercussions sur les délais de traitement soient le plus faibles possible.

5. Le Commissariat à l’information recommande que la Défense nationale élabore un plan clair pour s’attaquer à l’arriéré de demandes d’accès.

Réponse

Durant la période de référence, la Défense nationale a réduit l’arriéré de demandes de plus du tiers, faisant passer leur nombre de 674 à 443, tel que l’a noté le Commissariat à l’information dans sa fiche de rendement. L’efficacité du plan de la Défense nationale pour réduire l’arriéré ne fait aucun doute.

La Défense nationale poursuivra la mise en œuvre de son plan efficace pour réduire l’arriéré.


Taux de présomption de refus, 2004 à 2008–2009

Ce graphique illustre le taux de présomption de refus de la Défense nationale pour les trois dernières périodes de référence. Il s’agit du pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées par l’institution chaque année au delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information.

Taux de présomption de refus, 2004 à 2008–2009

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

La Défense nationale a indiqué qu’elle a traité 51 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au delà de cette échéance.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par la Défense nationale en 2008–2009. L’institution a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. La Défense nationale s’est entièrement conformée à l’obligation de soumettre ces avis au Commissariat en 2008–2009.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre la Défense nationale au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que la Défense nationale a retardées au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par la Défense nationale des prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre de plaintes sur des retards a atteint durant les trois exercices un sommet de 60 en 2007–2008 avant de diminuer à 42 en 2008–2009. De même, le nombre de plaintes résolues sur le délai prorogation a atteint un sommet en 2007–2008, soit 49, pour descendre à 13 au cours de l’exercice suivant.

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre de plaintes formulées à l’égard des prorogations a augmenté de façon considérable durant les trois exercices (41; 105; 138). Le nombre de plaintes résolues à cet égard s’est également accru (18; 51; 66).


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre la Défense nationale dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 39 24 34 0 97
Refus 16 10 8 10 44
Documents confidentiels
du Cabinet
1 4 1 0 6
Total 56 38 43 10 147
2007–2008
Questions administratives 100 17 43 6 166
Refus 20 24 9 28 81
Documents confidentiels
du Cabinet
2 4 2 0 8
Total 122 45 54 34 255
2008–2009
Questions administratives 79 32 44 25 180
Refus 2 13 2 26 43
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 3 3
Total 81 45 46 54 226

Il y a eu une hausse importante du nombre de plaintes ayant trait aux questions administratives pendant les trois périodes de référence (97; 166; 180). Le nombre de plaintes administratives résolues a diminué de 2007– 2008 à 2008– 2009 (de 100 à 79). Chaque année, on recense un certain nombre de plaintes abandonnées (43; 54; 46) et en suspens (10; 34; 54).