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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2007–2008 et réévaluées en 2008–2009

Santé Canada

Santé Canada aide les citoyens à conserver et à améliorer leur santé. En partenariat avec les gouvernements provinciaux et territoriaux, Santé Canada élabore des politiques sur la santé, fait appliquer des règlements, fait la promotion de la prévention des maladies et améliore la qualité de vie de tous les Canadiens. Le Ministère veille également à ce que des services de santé soient offerts et accessibles aux collectivités des Premières nations et des Inuits.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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D

  • Le taux de présomption de refus était de 19,3 %; le taux est d’environ 20 % depuis 2004.
  • Le délai de traitement moyen des demandes a été de 132 jours.
  • Santé Canada a reporté 359 dossiers à 2008–2009, tandis que le nombre de dossiers reportés à 2009–2010 a été de 494 dossiers.
  • 68 % des demandes en retard ont été traitées plus de 30 jours après leur date d’échéance.
  • Santé Canada a soumis les avis requis pour la prorogation du délai de plus de 30 jours dans 72 % des cas.
  • Jusqu’en novembre 2009, Santé Canada avait un processus d’approbation laborieux et il retardait la communication des dossiers dont la nature a été jugée « très délicate ». Selon Santé Canada, ce processus a été éliminé en novembre 2009.
  • Plus de la moitié (52 %) des prorogations de Santé Canada ont été faites en vertu de l’alinéa 9(1)a) et 31 % d’entre elles ont prorogé le délai de plus de 90 jours.
  • Le bureau d’accès à l’information avait un taux de roulement du personnel de 50 % en 2008–2009.
  • En février 2009, la haute direction de Santé Canada a approuvé le plan d’action pour la transformation de l’accès à l’information en trois étapes.
  • Une unité de réception rapide a été créée dans le bureau d’accès à l’information à la fin de l’exercice 2008–2009.
  • Santé Canada mettra bientôt en œuvre des initiatives institutionnelles de gestion des dossiers.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à Santé Canada en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
359
Nombre de nouvelles demandes
1 158
Nombre de demandes traitées
950
Taux de présomption de refus
19,3 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
132
Nombre de demandes de consultation
204
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
43
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
9**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
19,5
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Suivi de la fiche de rendement pour 2007–2008

La conformité de Santé Canada à la Loi sur l’accès à l’information a été sous la moyenne dans les dernières années après deux années de bon classement (2002 et 2003). Le Ministère s’est un peu amélioré en 2007–2008, réduisant ainsi le taux de présomption de refus à 16,6 %, soit le taux le plus bas en quatre ans, malgré une augmentation de 97 % du nombre de pages à traiter. Le Ministère s’est engagé à poursuivre le changement des processus afin d’augmenter la conformité. Santé Canada s’est engagé notamment à élaborer et à mettre en place un nouveau modèle de traitement des cas qui respecte le délai fixé par la Loi sur l’accès à l’information et qui garantit une gestion efficace des demandes. Santé Canada retarde couramment les demandes jugées délicates, en raison de problèmes de soumission rapide des renseignements à communiquer aux hauts fonctionnaires, et il fournit seulement les renseignements aux fonctionnaires des communications le jour où ils doivent être communiqués. Santé Canada s’est engagé à revoir ses processus pour déterminer où il serait possible d’apporter des améliorations pour les ramener dans les délais prescrits. En 2008–2009, Santé Canada a commencé l’essai d’un nouveau système de gestion des documents qui devrait permettre, selon ses représentants, de réduire le temps requis pour la récupération des dossiers par ceux qui les détiennent. Le Commissariat à l’information est heureux que Santé Canada ait comblé plusieurs des lacunes faisant l’objet de recommandations dans la fiche de rendement de 2007–2008. Toutefois, à la fin de 2008– 2009, le Commissariat n’avait toujours pas eu la satisfaction de voir Santé Canada cesser de retarder le traitement des dossiers dont la nature est jugée « très délicate. »

Fiche de rendement pour 2008–2009

Malgré les diverses initiatives prometteuses, le taux de présomption de refus de Santé Canada est passé à 19,3 % en 2008–2009, effaçant ainsi l’amélioration de l’exercice précédent. L’incapacité du Ministère à améliorer ce chiffre de façon significative est encore plus dérangeante. Depuis 2004, le taux de présomption de refus de Santé Canada est d’environ 20 %.

Des arriérés dans les demandes d’accès à l’information continuent d’empêcher Santé Canada d’améliorer sa conformité. En 2008–2009, le Ministère a réussi à s’occuper des arriérés pour les plus vieux dossiers (de 2004 à 2006), mais il doit maintenant traiter les dossiers de 2007 et des années ultérieures ainsi que les 494 demandes reportées à 2009–2010.

Comme le Commissariat à l’information l’a constaté lors de nombreuses enquêtes sur des plaintes, y compris la plainte de l’Association canadienne des journaux, Santé Canada a un processus d’approbation particulièrement long pour les dossiers dont la nature est jugée « très délicate ». Ces dossiers représentent environ 10 % des demandes qu’il reçoit. Le coordonnateur de l’accès à l’information a le pouvoir délégué nécessaire pour envoyer des réponses; cependant, une fois que les renseignements à communiquer sont approuvés par le coordonnateur, ils sont soumis au sousministre. Avant novembre 2009, les renseignements à communiquer ne pouvaient être envoyés qu’après la réception de l’approbation du sous-ministre. Selon Santé Canada, ce processus a été aboli et, depuis novembre 2009, la haute direction n’approuve plus les communications, sauf dans des circonstances exceptionnelles.

Selon le Commissariat à l’information, l’utilisation faite par Santé Canada de la prorogation du délai en vertu de l’alinéa 9(1)a) de la Loi sur l’accès à l’information pose deux problèmes. Premièrement, ces prorogations de délai représentent 52 % de toutes les prorogations. Selon les fonctionnaires de l’accès à l’information, elles sont dues à la grande charge de travail des analystes et aux effets des arriérés. Les fonctionnaires reconnaissent qu’ils n’auraient pas dû proroger ainsi les délais et ils ont cessé de le faire. Deuxièmement, le Commissariat s’est inquiété du fait que 31 % des prorogations de délai en vertu de l’alinéa 9(1)a) étaient pour plus de 90 jours, soit un signe que l’organisation n’a pas été en mesure de gérer le volume de demandes en 2008– 2009, un fait que Santé Canada attribue au taux de roulement du personnel de 50 % au cours de cet exercice. Depuis, l’organisation s’est fait une priorité de documenter la justification de chaque prorogation, y compris la raison pour sa durée. Les prorogations faites en vertu de l’alinéa 9(1)a) doivent maintenant être approuvées, en règle générale par un chef d’équipe.

La gestion de l’information continue d’être un défi pour Santé Canada. Les fonctionnaires de l’accès à l’information ont remarqué que les employés de tous les niveaux se fient grandement au courriel et aux lecteurs communs pour stocker les documents, rendant ainsi difficile la récupération de dossiers pertinents. Le bureau d’accès à l’information travaille activement avec le groupe de gestion de l’information de Santé Canada pour établir de saines pratiques de gestion de l’information. L’ensemble du Ministère travaille à la mise en œuvre d’initiatives pour améliorer la tenue des dossiers.

Le bureau d’accès à l’information a adopté un nouveau mode opérationnel qui a permis la création d’une unité de réception en 2008–2009. Santé Canada a conçu cette nouvelle unité pour la prise en charge des fonctions administratives initiales liées aux demandes d’accès à l’information, afin que les analystes puissent se concentrer sur les dossiers. Si Santé Canada a été optimiste quant à l’efficacité qu’apporterait l’unité, il était trop tôt en 2008–2009 pour en mesurer les résultats.

Le Commissariat est notamment préoccupé par le fait que, pendant de nombreuses années, Santé Canada n’a fourni que des efforts limités pour améliorer sa conformité à la Loi sur l’accès à l’information. Il se demande si les cadres de Santé Canada envoient un message clair que l’accès à l’information doit être une priorité. Toutefois, la haute direction de Santé Canada a adopté en février 2009 un plan triennal pour transformer la fonction d’accès à l’information de l’institution. Les experts du Commissariat s’attendent à ce que la mise en œuvre du plan mène à l’amélioration de la conformité dans les prochaines années.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que le sous-ministre de Santé Canada continue d’avoir un leadership solide pour l’adoption d’une culture de conformité au sein de l’institution. Un tel rôle nécessite un appui inconditionnel du ministre.

Réponse

Depuis février 2009, la haute direction de Santé Canada a été entièrement engagée à régler les problèmes d’accès à l’information au sein du Ministère. L’adoption d’un plan d’action pour l’accès à l’information par le Conseil de la haute direction et son appui continuel à la fonction d’accès à l’information illustrent clairement que l’accès à l’information est une priorité pour l’institution.

Depuis février 2009, la haute direction de Santé Canada soutient activement l’amélioration de l’accès à l’information au sein du Ministère et veille à ce que les principaux problèmes de conformité soient réglés de manière réellement transformatrice et collaborative.

2. Le Commissariat à l’information recommande que Santé Canada respecte scrupuleusement le pouvoir délégué du coordonnateur de l’accès à l’information et qu’il élimine les niveaux d’approbation additionnels.

Réponse

Santé Canada continue de respecter le pouvoir délégué du coordonnateur de l’accès à l’information et il a éliminé les niveaux d’approbation additionnels.

Santé Canada a éliminé le processus d’approbation pour les dossiers de nature très délicate. Cette pratique a été remplacée par un processus d’avis qui permet une meilleure conformité générale.

3. Le Commissariat à l’information recommande que Santé Canada élabore un plan clair pour s’attaquer aux arriérés des demandes d’accès à l’information.

Réponse

Santé Canada continue de s’occuper des arriérés des demandes d’accès par une approche en deux volets :

  • Santé Canada a maintenu ses efforts concentrés sur la fermeture de tous les dossiers en suspens de 2007. Il a commencé l’exercice financier avec 73 dossiers en suspens et il lui en reste 17 à régler.
  • Santé Canada a mis sur pied un mode de traitement rapide des demandes et il affectera une personne à la gestion des échéances pour l’accès à l’information. Ces efforts diminueront le nombre de nouvelles présomptions de refus et permettront de concentrer les efforts nécessaires pour s’attaquer à l’accumulation d’arriérés.

4. Le Commissariat à l’information recommande que Santé Canada documente et revoie les critères qu’il utilise pour les prorogations afin de veiller à ce qu’elles soient raisonnables et légitimes.

Réponse

Santé Canada a examiné et revu les critères utilisés pour justifier les prorogations afin qu’elles soient raisonnables et légitimes.

Santé Canada a mis en œuvre un processus d’approbation graduel pour les prorogations et il exige que le personnel documente et justifie toute prorogation de délai.

Cet examen a été réalisé l’an dernier et l’accent mis sur les prorogations appropriées continue d’être une priorité pour Santé Canada.

Cette recommandation n’est pas nécessaire.

5. Le Commissariat à l’information recommande que Santé Canada cerne et mette en œuvre des améliorations nécessaires aux systèmes de gestion des dossiers afin de veiller à ce que les dossiers soient trouvés rapidement et facilement en réponse à une demande d’accès à l’information.

Réponse

Santé Canada travaille à la mise en œuvre d’initiatives ministérielles de gestion des dossiers. Ces initiatives appuieront l’efficacité de la recherche et des réponses de récupération des dossiers aux demandes d’accès à l’information. Ces initiatives comprennent les démarches suivantes :

  • une stratégie de gestion du stockage conforme aux directives du gouvernement fédéral en matière de gestion de l’information;
  • l’essai en janvier 2010 d’un puissant moteur de recherche qui, s’il convient, pourrait augmenter la capacité de recherche du bureau de première responsabilité;
  • la création au cours des deux prochains exercices d’un nouveau logiciel opérationnel à stockage d’instance simple et d’un possible système de classement des dossiers;
  • la mise en œuvre de la Directive sur la tenue des documents annoncée par le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et Bibliothèque et Archives Canada.

6. Le Commissariat à l’information recommande que Santé Canada s’efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

Santé Canada s’efforce de réduire à zéro son taux de présomption de refus.

Depuis l’automne 2008, il y a eu une hausse de 85 % des dossiers fermés au Ministère : 1 072 dossiers ont été fermés du 1er avril 2009 au 8 janvier 2010, par rapport aux 579 dossiers fermés au cours de l’exercice précédent.

Le bureau d’accès à l’information a aussi connu une baisse importante du taux de roulement au sein du personnel opérationnel; le taux est passé de 50 % à 10 % (le taux devrait être de 20 % à la fin de l’exercice).

Santé Canada a élaboré le plan d’action pour la transformation de l’accès à l’information en trois étapes, dont la mise en œuvre a commencé à l’automne 2008.

Le plan d’action tient compte des défis à relever pour satisfaire les exigences de la Loi et comprend la gouvernance de l’accès à l’information au sein de Santé Canada, les partenariats avec les clients internes et les autres institutions fédérales, le soutien pour la préparation des renseignements à communiquer et pour le travail d’équipe, l’intégration de collaborations avec des bureaux de première responsabilité ainsi que la nécessité de renforcer l’effectif pour les activités d’accès à l’information.


Taux de présomption de refus, de 2004 à 2008–2009

Ce graphique illustre le taux de présomption de refus de Santé Canada pour les cinq dernières périodes de référence. Il s’agit du pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées par Santé Canada chaque année au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information.

Taux de présomption de refus, de 2004 à 2008–2009

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Santé Canada a indiqué qu’il a traité 142 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au-delà de cette échéance. Il y a lieu de se préoccuper du fait que 68 % de ces demandes ont accumulé un retard de plus de 30 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par Santé Canada en 2008–2009. Santé Canada a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Santé Canada a soumis les avis dans seulement 72 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre Santé Canada au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que Santé Canada a retardées au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par Santé Canada des prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le total des plaintes sur la présomption de refus a diminué de 2006–2007 à 2007–2008 et il est demeuré sensiblement le même en 2008–2009 (33; 23; 22). Le nombre de plaintes résolues sur la présomption de refus a diminué chaque exercice (31; 21; 5), notamment de 2007–2008 à 2008–2009, mais le Commissariat a abandonné 4 plaintes à la demande des plaignants et 13 plaintes étaient en suspens à la fin de 2008–2009.

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre de plaintes sur le délai de prorogation a augmenté de façon importante de 2006–2007 à 2007–2008, puis il a diminué dans l’exercice suivant (3; 23; 11). Le nombre de plaintes résolues sur le délai de prorogation a été plus élevé en 2007–2008 (16), puis il a diminué en 2008–2009 (4).


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre Santé Canada dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 38 5 0 0 43
Refus 8 3 1 2 14
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 1 0 1
Total 46 8 2 2 58
2007–2008
Questions administratives 38 2 7 3 50
Refus 2 1 4 8 15
Documents confidentiels
du Cabinet
0 1 0 0 1
Total 40 4 11 11 66
2008–2009
Questions administratives 9 1 10 14 34
Refus 0 1 0 7 8
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 1 1
Total 9 2 10 22 43

Le nombre de plaintes sur les questions administratives (qui comprennent les plaintes sur le retard et le délai de prorogation) que le Commissariat a résolues a été très élevé en 2006–2007 et en 2007–2008 (38 sur 43; 38 sur 50), mais a diminué en 2008–2009 (9 sur 34). À la fin de 2008–2009, 22 plaintes étaient en suspens.