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Fiches de rendement

Année


Institutions évaluées en 2007–2008 et réévaluées en 2008–2009

Affaires étrangères et Commerce international Canada

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) est responsable de la politique étrangère du Canada et de toutes les questions relatives aux affaires extérieures. Les principaux domaines de responsabilités du MAECI sont la paix et la sécurité mondiales, le commerce international, les relations diplomatiques et consulaires, l’administration du service extérieur et des missions du Canada à l’étranger, ainsi que l’élaboration du droit international et son application au Canada.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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Alerte rouge

  • Le taux de présomption de refus du MAECI atteignait 59,6 %, comparativement à 34,7 % en 2007–2008.
  • Le délai de traitement moyen des demandes était de 163 jours, soit le plus élevé parmi les institutions étudiées.
  • Le MAECI a reçu davantage de demandes de consultation que de demandes d’accès, et il a amorcé l’année avec un arriéré de 459 cas.
  • La conformité du MAECI a des répercussions sur tout le système en raison de son rôle dans les consultations obligatoires de dossiers liés aux relations internationales du Canada. Bien que le MAECI n’ait fourni aucune donnée sur le temps réel qu’il a consacré à répondre à ces demandes de consultation, la quasi-totalité des autres institutions examinées s’est plainte de la durée des consultations auprès du MAECI.
  • Le nombre de plaintes liées aux retards (celles relatives aux demandes en retard et aux problèmes liés aux délais de prorogation) a plus que doublé en 2007–2008 (62) par rapport à l’année précédente (27), mais le tout s’est stabilisé en 2008–2009 (58).
  • L’embauche de 12 nouveaux employés et l’aide de consultants pour s’attaquer à l’arriéré ont permis au MAECI de traiter en 2008–2009 1 000 dossiers de plus que l’année précédente. Toutefois, il a fallu se départir des consultants pour cause de compressions budgétaires en 2009–2010.
  • Avec l’aide d’un consultant supérieur, le MAECI a examiné en détail sa gestion et son approche de l’accès à l’information afin de tenter d’améliorer les processus et les partenariats dans l’avenir.
  • Compte tenu de son rôle central et crucial, le MAECI travaille avec les organismes centraux à obtenir du financement additionnel pour s’acquitter de ses obligations en matière d’accès à l’information.
  • Le MAECI a soumis, en vertu du paragraphe 9(2), des avis dans 95 % des cas où il lui a fallu des prorogations de plus de 30 jours.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information au MAECI en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
459
Nombre de nouvelles demandes
665
Nombre de demandes traitées
739
Taux de présomption de refus
59,6 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
163
Nombre de demandes de consultation
1 039
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
93
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
29**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
24,9
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Suivi de la fiche de rendement pour 2007–2008

L’écrasante charge de travail du MAECI découlant des demandes liées à sa mission en Afghanistan et de ses consultations obligatoires auprès d’autres institutions a lourdement entravé en 2007–2008 sa capacité de se conformer à la Loi sur l’accès à l’information. Les demandes de consultations se sont considérablement accrues ces dernières années, au point où elles dépassent le nombre de demandes d’accès. Il est évident que le MAECI ne disposait pas de la capacité interne voulue pour répondre à une telle demande en 2007–2008, comme en témoignent son taux de présomption de refus de 34,7 % et son délai de traitement moyen des consultations, qui était de 75 jours. L’institution s’est engagée à continuer de chercher les ressources permanentes dont elle a besoin pour réussir à gérer les deux aspects de sa charge de travail. Elle a reçu des fonds pour embaucher 12 équivalents temps plein en 2007– 2008. Par contre, l’augmentation de sa charge de travail a plus que dépassé la capacité de son effectif, même une fois augmenté. En dépit du fait que le MAECI a élaboré une stratégie de gestion des cas et amélioré son taux de transmission d’avis de prorogation en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi, le Commissariat à l’information estime que la situation de non conformité persistante du MAECI est critique. Le Commissariat à l’information se préoccupe profondément des répercussions sur la conformité globale de toutes les institutions fédérales qui doivent consulter le MAECI et de l’incidence négative d’une telle situation sur le droit à l’information des Canadiens.

Fiche de rendement pour 2008–2009

La situation du MAECI est allée de mal en pis en 2008–2009, tandis que son taux de présomption de refus a frôlé les 60 %, un niveau que l’institution n’avait pas atteint depuis 2005. Il s’agit là du pire résultat dans les fiches de rendement des institutions examinées en 2008–2009, ce qui donne clairement à entendre que la conformité de l’institution à ses obligations légales en vertu de la Loi sur l’accès à l’information ne constitue pas une priorité élevée. On ne saurait minimiser la préoccupation du Commissariat à l’information à l’égard d’une dérive encore plus grande du Ministère vers la non conformité.

Le MAECI a reçu plus de 1 000 demandes de consultation en 2008–2009, en plus de la charge de travail ordinaire liée aux demandes d’accès, soit 665 nouvelles demandes. Qui plus est, avec les 459 demandes reportées de 2007–2008, le MAECI s’est retrouvé avec près de l’équivalent d’une année complète de travail au début du nouvel exercice. Le fait que près de 60 % des demandes en retard l’étaient de plus de 30 jours démontre à quel point la situation était désastreuse.

Le MAECI fait état d’une hausse de la complexité des demandes et des consultations reçues. De façon plus particulière, un nombre croissant de demandes impliquent de multiples intervenants, y compris des gouvernements étrangers, ainsi que de l’information délicate pouvant causer des torts considérables si elle était communiquée de manière inappropriée, et des dossiers traités en parallèle avec des demandes concernant des litiges et des demandes du public. Le MAECI doit composer avec le fait qu’une grande partie de son personnel travaille par permutation, ce qui limite l’acquisition d’un savoir cohérent et à long terme qui faciliterait le traitement des demandes d’accès, et également du fait que l’institution ne dispose d’aucun moyen pour assurer l’exécution rapide des demandes de consultation par des gouvernements étrangers.

La quasitotalité des institutions examinées par le Commissariat ont déclaré être extrêmement frustrées par les délais d’exécution prolongés des consultations auprès du MAECI, notamment parce qu’elles sont responsables du traitement de ces demandes. Néanmoins, elles sont impuissantes à accélérer le processus de consultation. En réaction, les institutions ont allongé la durée des prorogations qu’elles prennent.

Au même moment, le MAECI conseillait à d’autres institutions fédérales de fermer les dossiers pouvant comporter certaines exceptions en vertu de la Loi. Le Commissariat à l’information s’inquiète de cette pratique, car elle peut compromettre le droit d’accès des demandeurs à des dossiers qui, dans d’autres circonstances, leur seraient accessibles. Le Commissariat exhorte le MAECI à mettre fin à cette pratique et à appliquer le processus de consultation obligatoire de manière opportune.

Le MAECI a stabilisé son effectif en finançant de manière permanente les 12 nouveaux postes des membres recrutés en 2007–2008, sauf que cette amélioration n’a pas suffi à gérer le nombre grandissant de demandes. Le Ministère a embauché des consultants pour s’attaquer à l’arriéré et ainsi permettre au personnel de se concentrer sur les nouvelles demandes. Le MAECI indique avoir traité, durant la période de référence, 1 000 dossiers de plus que l’année précédente grâce à ses capacités accrues. Toutefois, un tel volume de travail rend encore plus problématique le recrutement et le maintien en poste des employés, ce qui n’a pas été sans répercussions sur les activités globales du bureau d’accès à l’information de même que sur le moral des troupes.

Le MAECI est une institution fédérale axée sur les affaires internationales, mais elle devrait être plus sensible aux Canadiens en mettant en place un système rigoureux de soutien aux activités d’accès à l’information, qu’elle renforcerait au moyen de ressources stables. La Loi exige de répondre rapidement aux demandes d’information, et le MAECI doit agir en conséquence. Le Commissariat à l’information est d’avis que le MAECI pourrait adopter une démarche plus proactive de communication de l’information aux Canadiens, par exemple en ce qui touche son rôle en Afghanistan. Une telle façon de faire pourrait à tout le moins endiguer quelque peu l’afflux de demandes et éliminer la répétition du travail qu’implique la réponse à des demandes similaires simplement en aiguillant les demandeurs vers une ressource établie. Pour tout dire, le Groupe d’experts indépendant sur le rôle futur du Canada en Afghanistan recommandait en janvier 2008 « que le gouvernement informe plus franchement et plus fréquemment la population sur ce qui se passe en Afghanistan, qu’il lui présente plus de bilans sur le rôle du Canada, qu’il mette plus d’accent sur les efforts diplomatiques et militaires et les efforts de reconstruction […] ».

La conformité du MAECI se traduit par un nombre accru de plaintes adressées au Commissariat à l’information. Bien que le MAECI se montre coopératif à l’étape de réception d’une plainte lorsque le Commissariat à l’information lui demande des documents, cette coopération se fait vraiment plus ardue quand vient le temps de faire progresser l’enquête. À titre d’exemple, le MAECI ne fournira pas de date à laquelle il s’engage à répondre aux demandes que le Commissariat à l’information estime en retard. Le Commissariat est également en désaccord avec deux des pratiques que poursuit le MAECI pour répondre aux demandes, comme le fait de prendre automatiquement de longues prorogations (p. ex. 180 jours) et de refuser de renoncer aux frais une fois la demande en retard.

Le MAECI n’est pas d’accord avec l’opinion du Commissariat à l’égard de ces pratiques.

Le MAECI a tout de même apporté plusieurs améliorations dans ses processus en 2008–2009, comme la présentation de statistiques mensuelles d’accès au cours des réunions des cadres de direction afin de mobiliser les hauts responsables de chaque secteur de programme à donner suite à leurs obligations. Le MAECI soutient que cet exercice a engendré des améliorations dans les délais d’exécution interne. Le MAECI déclare également avoir simplifié son processus d’approbation et de communication à l’égard des demandes à caractère délicat. Toutefois, aucune de ces améliorations n’a encore eu d’incidence marquée sur le taux de conformité ou le délai de traitement du MAECI. Ce dernier travaille en outre avec les organismes centraux pour trouver du financement à l’intention de son programme d’accès. Ces efforts, cependant, demeuraient encore stériles à l’automne 2009.

Le rapport détaillé des activités d’accès à l’information du MAECI que ce dernier a commandé à la consultante expérimentée Andrée Delagrave pourrait avoir davantage d’incidence à court terme. Ce rapport, terminé en mai 2009, contient des recommandations précises pour améliorer la conformité à la Loi. À moins que le MAECI – qui a été soumis chaque année au processus de la fiche du rendement depuis sa création en 1999 – ne prenne des mesures dignes de ce nom pour mettre en œuvre ces recommandations, un manque continu de ressources financières et humaines entravera sans nul doute ses activités et, par voie de conséquence, celles d’autres institutions en 2009–2010 et par la suite.

Recommandations

Au moment de formuler les recommandations suivantes, le Commissariat a tenu compte des contraintes que subit le MAECI. Par conséquent, il a limité ses recommandations à celles que le MAECI peut mettre en œuvre dans l’immédiat pour renverser la tendance à la hausse dans les taux de présomption de refus pendant que les représentants élaborent un plan détaillé, à long terme et réalisable pour améliorer la conformité de l’institution à la Loi.

1. Le Commissariat à l’information recommande aux sous ministres du MAECI de consacrer sans tarder les ressources humaines et financières nécessaires, dans la Direction de l’accès à l’information tout comme dans les secteurs de programme, pour se conformer intégralement à la Loi sur l’accès à l’information et, de manière plus particulière, permettre au personnel de s’occuper de l’arriéré, des nouvelles demandes et des consultations tout à la fois.

Réponse

Le MAECIpoursuivra son examen actif de l’affectation des ressources pour atteindre la capacité lui permettant de respecter toutes les obligations que lui impose la Loi en matière d’accès. À cette fin, le MAECI a effectivement augmenté en 2008–2009 les fonds opérationnels consacrés à l’AIPRP, ce qui lui a permis de traiter près de 1 000 demandes de plus d’AIPRP et d’améliorer la fonction sous bien des angles.

Les responsables de l’accès à l’information feront le suivi auprès des cadres supérieurs du Ministère pour répondre au besoin continu d’engagements de ressources à long terme.

2. Le Commissariat à l’information recommande que les sousministres du MAECI de même que les sousministres adjoints, les directeurs généraux et les directeurs concernés, se conforment à la Loi, qu’ils assument notamment leurs responsabilités consistant à répondre aux consultations obligatoires, et que ces responsabilités soient incluses dans les ententes de rendement.

Réponse

Les cadres supérieurs du Ministère poursuivront leurs efforts pour répondre à leurs obligations prévues par la Loi, et cet engagement continuera de figurer dans les ententes de gestion du rendement de la haute direction à l’échelle ministérielle. Nous devrions ajouter que l’instauration de rapports mensuels sur le rendement lié à l’AIPRP au niveau de la haute direction a vraiment amélioré les délais d’exécution de ces secteurs de programme.

Les responsables de l’accès à l’information feront le suivi auprès des cadres supérieurs du Ministère.

3. Le Commissariat à l’information recommande que le MAECI cesse immédiatement de conseiller aux institutions fédérales de fermer les dossiers pour lesquels peuvent se poser des exceptions au titre de l’article 13 ou de l’article 15, et qu’il applique le processus de consultation obligatoire en temps opportun.

Réponse

Le Ministère poursuivra ses efforts pour répondre aux consultations en temps opportun et ne suggérera plus aux autres institutions de fermer leurs dossiers pour lesquels ils sont dans l’attente de recommandations de sa part à l’égard des articles 13 ou 15 de la Loi. Nous souhaitons ajouter que le MAECI a toujours poursuivi jusqu’au bout les consultations reçues d’autres ministères, mais que les gouvernements étrangers prennent parfois entre une et trois années à répondre. Plus important encore, ils ne sont pas tenus par la Loi de répondre. À ce titre, dans les situations où l’on prévoit que les consultations vont s’étirer en raison de la nature délicate ou complexe des enjeux, le MAECI appuiera entretemps la communication partielle de l’information par les autres ministères, si la chose est possible, afin de s’assurer que la demande d’information légitime du demandeur trouve réponse le plus rapidement possible.

La Direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels a déjà modifié en conséquence ses modèles de réponses pour d’autres ministères.

4. Le Commissariat à l’information recommande que le MAECI adopte à son égard une approche coopérative dans la résolution des plaintes, conformément aux points précis qu’il a énoncés dans la fiche de rendement du MAECI.

Réponse

Le Ministère continuera, comme il l’a toujours fait, de collaborer avec le Commissariat à l’information pour résoudre les plaintes aussi rapidement que possible. La politique actuelle du bureau concernant l’accès à l’information est de répondre aux appels et aux courriels du Commissariat en moins de 24 heures. En outre, le bureau d’accès respecte régulièrement les délais de dix jours que lui accorde le Commissariat à l’information pour fournir les documents demandés.

Le bureau d’accès à l’information continuera d’évaluer chaque plainte une à la fois afin d’en arriver à une solution mutuellement acceptable. De plus, dans les cas où un demandeur répond à une estimation de frais et souhaite revoir la portée de sa demande, le bureau d’accès acceptera de poursuivre le traitement de la demande initiale si le demandeur répond dans le délai énoncé dans l’avis de frais. Si un demandeur répond après que le dossier ait été fermé, il sera invité à soumettre une nouvelle demande s’il souhaite que se poursuive le travail à partir du texte modifié.

Taux de présomption de refus, 2004 à 2008–2009

Ce graphique illustre le taux de présomption de refus du MAECI pour les cinq dernières périodes de référence. Il s’agit du pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées par le MAECI chaque année au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information.

Taux de présomption de refus, 2004 à 2008–2009

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Le MAECI a déclaré avoir traité 163 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au delà de cette échéance. Il y a lieu de se préoccuper du fait que 59 % de ces demandes ont accumulé un retard de plus de 30 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par le MAECI en 2008–2009. L’institution a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Le MAECI a soumis les avis dans 95 % des cas en 2008–2009.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre le MAECI au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que le MAECI a retardées au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par le MAECI des prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre de plaintes résolues au sujet de la présomption de refus a diminué de 2007–2008 à 2008–2009 (de 19 à 10). Toutefois, la proportion des plaintes résolues par rapport au total était élevée pour chacun des trois exercices (88 %; 90 % et 53 %).

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre total de plaintes s’est considérablement accru de 2006–2007 à 2007–2008 (de 11 à 41), tout comme le nombre de plaintes résolues sur le délai de prorogation (de 7 à 12). Les totaux respectifs étaient environ les mêmes pour l’exercice suivant (39; 11).

 

Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre le MAECI dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 23 4 4 0 31
Refus 16 0 3 3 22
Documents confidentiels
du Cabinet
0 5 0 0 5
Total 39 9 7 3 58
2007–2008
Questions administratives 31 15 15 1 62
Refus 2 5 2 19 28
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 1 1 2
Total 33 20 18 21 92
2008–2009
Questions administratives 26 7 32 10 75
Refus 3 1 1 12 17
Documents confidentiels
du Cabinet
0 1 0 0 1
Total 29 9 33 22 93

Le nombre de plaintes résolues ayant trait aux questions administratives était très élevé à chacune des années (23; 31; 26), tandis que le nombre de plaintes résolues ayant trait à des refus a considérablement diminué de 2006 2007 à 2007 2008 (de 16 à 2) et est resté bas (3) en 2008 2009. Le Commissariat à l’information a abandonné 33 plaintes en 2008 2009 à la demande des plaignants.