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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2007–2008 et réévaluées en 2008–2009

Ministère de la Justice Canada

Le ministère de la Justice Canada supervise toutes les affaires relatives à l’administration de la justice au fédéral. Il offre une gamme de services, soit des conseils juridiques, des services de contentieux et des services législatifs aux ministères et organismes gouvernementaux; il soutient le ministre de la Justice pour les conseils au Cabinet relativement à toutes les questions juridiques, y compris la constitutionnalité des initiatives et des activités gouvernementales.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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A

  • Le taux de présomption de refus a été de 3,6 %.
  • Le leadership des hauts fonctionnaires a contribué à l’attribution d’un A pour la deuxième fois de suite après avoir reçu consécutivement trois F.
  • Le ministère de la Justice a reçu environ trois fois plus de demandes de consultation que de demandes d’accès.
  • Le soutien de l’accès à l’information par la haute direction a créé une culture d e conformité dans tout le Ministère.
  • Le coordonnateur de l’accès à l’information a la pleine délégation des pouvoirs, lesquels sont respectés dans tout le Ministère.
  • Seulement trois demandes ont été traitées après leur date d’échéance et dans chaque cas, le dossier a été fermé dans les 30 jours après l’échéance.
  • Le Commissariat à l’information a résolu 2 des 29 plaintes et a jugé que 14 d’entre elles n’étaient pas fondées.
  • Le ministère de la Justice a soumis au Commissariat les avis de prorogations de plus de 30 jours dans 82 % des cas.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information au ministère de la Justice Canada en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
69
Nombre de nouvelles demandes
289
Nombre de demandes traitées
305
Taux de présomption de refus
3,6 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
59
Nombre de demandes de consultation
902
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
29
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
2**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
18,9
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Suivi de la fiche de rendement pour 2007–2008

L’excellente fiche de rendement du ministère de la Justice Canada pour 2007–2008 suit de près plusieurs années de piètres résultats (à partir de 2004). Grâce au leadership des cadres et par la mise en œuvre de nombreuses améliorations au processus, le taux de présomption de refus du Ministère en 2007–2008 n’était que de 4,4 %, le plaçant ainsi parmi les meilleurs ministères évalués. Au cours d’un exercice, un des facteurs importants pour le Ministère est le nombre de demandes de consultation qu’il reçoit; en 2007–2008, les demandes de consultation ont été trois fois plus nombreuses que les demandes d’accès à l’information. Néanmoins, le Ministère a répondu à ces demandes en 16 jours en moyenne, grâce à des procédures accélérées et à des protocoles d’entente avec de nombreuses organisations. Un aspect qui a inquiété le Commissariat à l’information est la pratique du ministère de la Justice de fermer des demandes d’accès à l’information en suspens nécessitant une consultation obligatoire. Cependant, les fonctionnaires de l’accès à l’information ont affirmé au Commissariat que ces cas étaient limités et particuliers, et que, de façon plus importante, les fonctionnaires préviennent les demandeurs que des renseignements additionnels leur seront peut-être communiqués et ils leur font part de leur droit de recours. Le Commissariat n’a pas reçu de plainte concernant cette pratique. De façon générale, le ministère de la Justice a suivi les recommandations du Commissariat pour la fiche de rendement de 2007–2008.

Fiche de rendement pour 2008–2009

Le ministère de la Justice a eu à nouveau un excellent classement en 2008–2009 : seulement 3,6 % des demandes sont entrées dans la catégorie des présomptions de refus. En outre, il a traité après leur date d’échéance seulement trois demandes reçues en 2008–2009, et cela, dans les 30 jours qui ont suivi. Le Ministère a fait preuve d’une grande détermination à maintenir son excellente conformité, depuis deux exercices consécutifs déjà, et le Commissariat reconnaît cette réalisation.

Comme preuve que des activités réussies d’accès à l’information dépendent de l’appui du leadership organisationnel, le bureau d’accès à l’information du ministère de la Justice compte sur l’engagement ferme de sa haute direction, un engagement qui est bien communiqué au sein du Ministère.

Le coordonnateur de l’accès à l’information a la pleine délégation des pouvoirs, lesquels sont respectés dans tout le Ministère. De plus, il y a une confiance envers le bureau d’accès à l’information, lequel comporte un personnel d’expérience qui aurait un bon moral. Étant donné ces points positifs et un solide appui organisationnel, il semblerait logique que le ministère de la Justice ait la capacité d’attirer des candidats et de maintenir le personnel en poste. Toutefois, selon le Ministère, le bureau aussi a été victime du recrutement acharné qui s’effectue entre les organisations qui sont en concurrence pour le personnel qualifié. Des processus concurrentiels visant deux employés se sont terminés lorsque les deux candidats intéressants ont décidé de ne pas changer d’employeur.

Le ministère de la Justice a soulevé la frustration ressentie par d’autres organisations à l’égard des processus de consultation très longs qui touchent quelques dossiers; il continue de traiter des dossiers à communiquer partiellement, et s’assure que les demandeurs soient au courant que d’autres renseignements pourraient suivre prochainement et qu’ils peuvent porter plainte à n’importe quel moment du processus. De plus, le Ministère laisse savoir aux demandeurs qu’ils pourraient recevoir les renseignements plus rapidement s’ils évitent de demander des dossiers pouvant contenir des documents confidentiels du Cabinet. Le Commissariat à l’information s’inquiète de cette pratique; en effet, elle pourrait diminuer le nombre de dossiers auxquels les demandeurs auraient autrement eu droit, ou encore compromettre leurs droits. Le ministère de la Justice devrait faire preuve d’une grande prudence s’il choisit de conserver cette pratique. Selon le Commissariat, une meilleure méthode consisterait à suivre la procédure établie et à consulter le Bureau du Conseil privé au sujet des dossiers pouvant contenir des documents confidentiels du Cabinet, compte tenu des décisions des tribunaux qui exigent que certains renseignements, comme des documents d’information ainsi que des analyses de problèmes ou de possibilités stratégiques, soient retirés des dossiers contenant des documents confidentiels du Cabinet.

La communauté de l’accès à l’information est au courant de la réussite du ministère de la Justice, et le Commissariat à l’information est satisfait d’apprendre que des organisations fédérales ainsi que leurs contreparties québécoises ont communiqué avec le Ministère pour en savoir davantage sur ce qui a mené à cette réussite. Des initiatives, comme des protocoles d’entente, des normes de service pour le délai de traitement des consultations et un processus d’approbation simplifié, qui se trouvent toutes dans un environnement très structuré et soutenu, permettront au ministère de la Justice d’en faire une réussite durable.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que le ministère de la Justice Canada cesse de proposer aux demandeurs d’éliminer de leur demande les dossiers pouvant contenir des documents confidentiels du Cabinet et qu’il suive la procédure établie afin que les demandeurs reçoivent tous les documents auxquels ils ont droit en vertu de la Loi.

Réponse

Le ministère de la Justice informe le demandeur lorsque la majorité des dossiers contiennent des documents confidentiels du Cabinet (p. ex. des avant-projets de loi et des mémoires au Cabinet). La suggestion est faite avec l’aide du bureau de première responsabilité du Ministère.

De plus, le Ministère a fait preuve de transparence en donnant l’occasion aux demandeurs de donner un consentement éclairé sur la manière de procéder tout au long du processus. Les demandeurs ont aussi des options lorsque le volume ou le temps de recherche pose un problème. Pour aider les demandeurs, et dans le cadre de l’« obligation de prêter assistance », un aperçu du contenu des dossiers est fourni d’avance. En outre, la pratique est conforme aux normes de service, lesquelles sont publiées sur le site Web du ministère de la Justice dans la section « Principes sur l’assistance aux auteurs de demandes ».

2. Le Commissariat à l’information recommande que le ministère de la Justice Canada s’efforce de réduire le taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

La réduction à zéro du taux de présomption de refus a toujours été un objectif pour le ministère de la Justice et il s’efforcera de l’atteindre.

3. Le Commissariat à l’information recommande que le ministère de la Justice Canada réduise le délai de traitement moyen des demandes.

Réponse

La réduction du délai de traitement moyen des demandes a toujours été un objectif pour le ministère de la Justice et il s’efforcera de l’atteindre.

4. Le Commissariat à l’information recommande que le ministère de la Justice Canada respecte la Loi et avise le Commissariat à l’information des prorogations de plus de 30 jours.

Réponse

Le ministère de la Justice a comme pratique d’aviser le Commissariat à l’information des prorogations de plus de 30 jours. Un rappel sera envoyé aux employés du bureau d’accès à l’information.


Taux de présomption de refus, 2004 à 2008–2009

Ce graphique illustre le taux de présomption de refus du ministère de la Justice pour les cinq dernières périodes de référence. Il s’agit du pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées par le ministère de la Justice chaque année au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information.

Taux de présomption de refus, 2004 à 2008–2009

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Le ministère de la Justice a indiqué qu’il a traité seulement 3 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre que le Ministère les a traitées en moins de 30 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par le ministère de la Justice en 2008–2009. L’institution a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. Le ministère de la Justice a soumis les avis dans 82 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre le ministère de la Justice au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que le ministère de la Justice a retardées au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par le ministère de la Justice des prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

Le nombre de plaintes sur la présomption de refus a diminué de façon importante de 2006–2007 à 2008–2009 (de 7 à 1). En 2008–2009, le Commissariat à l’information a déterminé que la plainte sur la présomption de refus n’était pas fondée.

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Deux plaintes sur le délai de prorogation ont été résolues dans chacune des deux premières périodes de référence; aucune plainte sur le délai de prorogation n’a été portée en 2008–2009.


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat contre le ministère de la Justice dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 8 3 1 0 12
Refus 1 7 3 4 15
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 9 10 4 4 27
2007–2008
Questions administratives 3 18 4 0 25
Refus 6 5 3 5 19
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 3 3
Total 9 23 7 8 47
2008–2009
Questions administratives 0 12 4 0 16
Refus 2 2 2 5 11
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 1 1 2
Total 2 14 7 6 29

Le total de plaintes a diminué de façon importante de 2007– 2008 à 2008–2009 (de 47 à 29). L’ensemble des plaintes que le Commissariat a résolu a aussi diminué au cours de cette période (9; 9; 2). Chaque exercice, la proportion de plaintes résolues par rapport aux plaintes en général a diminué (33 %; 19 %; 7 %). Les plaintes non fondées représentent près de la moitié de toutes les plaintes en 2008–2009 (14 sur 29).