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Fiches de rendement


Année



Institutions évaluées en 2007–2008 et réévaluées en 2008–2009

Agence des services frontaliers du Canada

L’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) gère l’accès des personnes et des marchandises qui entrent au Canada ou en sortent, dans l’intérêt de la sécurité nationale et de la sécurité publique. L’ASFC exerce des activités frontalières liées aux programmes de douanes, de l’immigration et de l’entrée au pays des aliments, des végétaux et des animaux. Elle est également responsable de l’administration d’accords commerciaux internationaux et de la perception de droits et taxes sur les marchandises importées.

Faits saillants de la fiche de rendement pour 2008–2009

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B

  • Taux de présomption de refus de 4,7 %, au troisième rang parmi les institutions examinées; par comparaison, les taux pour 2006 et 2007–2008 étaient de 69 % et de 33,5 % respectivement.
  • Un leadership solide a mené à l’élaboration et à la mise en œuvre d’initiatives dans le cadre d’un plan triennal, qui se sont concrétisées en 2008–2009 : réduction des arriérés, dotation et nouvelles pratiques et procédures.
  • Réduction du délai de traitement moyen des demandes qui est passé de 135 jours en 2007–2008 à 44 jours en 2008–2009, malgré une hausse de 72 % des demandes depuis quelques années.
  • Le dossier de plaintes de l’ASFC s’est amélioré au cours des dernières années : le nombre de plaintes liées aux demandes qui excèdent les délais stipulés par la Loi sur l’accès à l’information est passé de 429 en 2006-2007 à 4 en 2008– 2009. Pendant la même période, le Commissariat à l’information a relevé un nombre croissant de plaintes liées aux prorogations de délais qui étaient non fondées.
  • Le coordonnateur de l’accès à l’information s’est vu accorder la pleine délégation des pouvoirs.
  • La gestion de l’information constitue un défi constant attribuable aux anciens systèmes. L’ASFC s’est engagée à effectuer l’analyse de ses diverses fonctions de gestion des documents et de l’information en 2010–2011. Cette analyse servira de base à un système amélioré de gestion des documents et de l’information.
  • L’ASFC doit consulter d’autres institutions dans 75 % des cas qu’elle reçoit.
  • 13 % des prorogations prises par l’ASFC étaient de plus de 120 jours.
  • L’ASFC a soumis les avis de prorogations requises supérieures à 30 jours au Commissariat à l’information dans 59 % des cas.

Quelques faits sur les activités d’accès à l’information à l’ASFC en 2008–2009

Nombre de demandes reportées de 2007–2008
157
Nombre de nouvelles demandes
1 155
Nombre de demandes traitées
1 148
Taux de présomption de refus
4,7 %*
Délai de traitement moyen des demandes (jours)
44
Nombre de demandes de consultation
299
Nombre de plaintes déposées au Commissariat à l’information
36
Nombre de demandes résolues par le Commissariat à l’information
7**
Nombre d’équivalents temps plein au bureau d’accès à l’information, au 31 mars 2009
20,9
 

* Pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information. (Voir l’Appendice B pour accéder à la formule utilisée par le Commissariat dans le calcul de ce taux.)

** Une plainte est résolue lorsque le Commissariat à l’information juge qu’elle est fondée et que l’institution la règle de façon satisfaisante aux yeux du commissaire.


Suivi de la fiche de rendement pour 2007–2008

La conformité de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) avec la Loi sur l’accès à l’information en 2007–2008 dénote les effets de la crise de croissance constante de l’institution (elle a été créée à la fin de 2003), même si elle a réduit son taux de présomption de refus de moitié par rapport à l’année précédente. Un des facteurs déterminants depuis les dernières années a été l’augmentation du nombre et de la complexité des demandes que l’ASFC reçoit ainsi que le nombre croissant des dossiers litigieux et à caractère confidentiel pour lesquels elle doit consulter d’autres institutions. Tout ceci, combiné à la pénurie considérable et imprévue d’employés en raison de retards dans le processus de dotation, a contribué à l’échec obtenu par l’ASFC en 2007–2008. L’institution s’était déjà engagée à obtenir les ressources nécessaires, ce qui a été fait, mais uniquement en 2008–2009, en raison de nouveaux délais de dotation. Bien que la situation financière plutôt serrée de l’institution mette en péril les gains réalisés par l’ASFC, le Commissariat à l’information juge encourageante la réponse de l’ASFC aux recommandations de la fiche de rendement pour 2007–2008.

Fiche de rendement pour 2008–2009

L’ASFC continue à s’orienter vers une pleine conformité à la Loi sur l’accès à l’information en 2008-2009, atteignant un taux de présomption de refus de seulement 4,7 %, se classant au troisième rang parmi toutes les institutions ayant fait l’objet d’un examen cette année. Il s’agit d’une nette amélioration par rapport à 2007–2008, alors que le taux de présomption de refus de l’ASFC était de 33,5 %. L’institution mérite des éloges pour ce revirement.

Après un premier échec en 2006–2007, l’institution a fait un effort réfléchi pour améliorer sa conformité en élaborant un plan d’action en réponse aux préoccupations du Commissariat énoncées dans le rapport spécial de 2007–2008. L’ASFC avait presque achevé la mise en œuvre du plan à la fin de 2008–2009, et l’augmentation du taux de conformité de l’institution atteste de l’efficacité de ce plan.

Le revirement découle de plusieurs initiatives. L’ASFC a continué de réduire l’arriéré des demandes, de pourvoir les nouveaux postes à période indéterminée en 2008–2009, et a instauré plusieurs nouvelles pratiques et procédures. Par exemple, elle a élaboré une liste de vérifi cation pour les détenteurs de dossiers lors de la récupération d’un dossier, y compris le prélèvement anticipé des recommandations au cours du processus et la signature de la documentation proposée par la direction du secteur avant de la soumettre au bureau d’accès à l’information.

La formation du personnel de l’accès à l’information sur l’importance de bien documenter chaque étape du processus d’une demande et la façon de le faire, ainsi que la pleine délégation des pouvoirs au coordonnateur de l’accès à l’information, a également contribué à la capacité de l’ASFC à réduire son délai de traitement moyen des demandes, qui est passé de 135 jours civils en 2007–2008 à 44 jours en 2008–2009. L’ASFC a accompli cette réduction malgré une augmentation de 72 % des demandes sur plusieurs années. La grande majorité de ces demandes étaient en fait des demandes de renseignements personnels soumises en vertu de la Loi sur l’accès à l’information par des personnes à la recherche de rapports sur leurs interactions avec l’institution, par exemple, à la suite d’un arrêt à la frontière.

Le nombre de plaintes reçues par le Commissariat au sujet de l’ASFC a diminué considérablement au cours des trois dernières années – passant de 456 en 2006–2007 à 36 en 2008–2009 – libérant les analystes, qui peuvent maintenant répondre aux demandes d’accès.

L’ASFC s’est engagée à améliorer son taux de conformité en 2009–2010 et à aborder plusieurs problèmes en suspens. Parmi ceux-ci, notons le temps de récupération de dossiers exagéré et les défis liés à la récupération de tous les dossiers pertinents. L’ASFC n’a aucun système centralisé de gestion des dossiers, et les anciens systèmes de l’institution ne sont pas intégrés. Cela signifie que les détenteurs de dossiers ont du mal à effectuer une recherche rapide et à localiser les dossiers pertinents.

En raison du sujet traité, l’ASFC a consulté d’autres institutions dans plus de 75 % des cas. Pour sa part, l’ASFC a ajusté sa procédure de traitement des demandes de consultation qu’elle reçoit des autres institutions. Le bureau d’accès à l’information accorde maintenant la même priorité aux consultations qu’aux demandes d’accès et les employés reçoivent une formation en conséquence.

Le Commissariat s’inquiète que 13 % des prorogations prises par l’ASFC aient duré plus de 120 jours.

L’ASFC rapporte que sa situation financière serrée a déjà entraîné la perte des postes de soutien au bureau d’accès à l’information et limité les fonds disponibles pour se livrer à certaines activités, comme la formation. Le Commissariat s’inquiète que cette diminution de fonds compromette la capacité de l’ASFC de se conformer à la Loi.

L’ACSF a participé au processus de fiche de rendement pour la première fois en 2006 et a accompli des progrès importants depuis dans l’amélioration de sa conformité. Le Commissariat surveille avec intérêt la façon dont le bureau d’accès à l’information et l’institution dans son ensemble travaillent au maintien de cette grande réalisation.

Recommandations

1. Le Commissariat à l’information recommande que l’Agence des services frontaliers du Canada s’efforce de réduire son taux de présomption de refus à zéro.

Réponse

L’ASFC appuie cette recommandation dans le contexte du volume de demandes qu’elle reçoit. L’ASFC a amélioré sa conformité aux délais prescrits par la Loi par rapport aux années précédentes. Cela a été possible grâce à la réduction des arriérés des années précédentes, à l’instauration de nouvelles pratiques et procédures (y compris la délégation de nouvelles responsabilités aux chefs d’équipe) et à la réorganisation et à la croissance de la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels et de la politique des divulgations. Collectivement, nous croyons que ces mesures nous permettront de réduire davantage le nombre de présomptions de refus.

2. Le Commissariat à l’information recommande que l’Agence des services frontaliers du Canada cible et mette en œuvre des améliorations à apporter aux systèmes de gestion des dossiers afin d’assurer une recherche rapide et adéquate des dossiers suivant une demande d’accès à l’information.

Réponse

L’ASFC appuie cette recommandation. Le Programme de gestion de l’information de la Direction générale de l’innovation, des sciences et de la technologie s’est engagé, en 2010–2011, à effectuer une analyse des secteurs de la gestion des dossiers et de l’information au sein de l’organisme. Celle-ci servira de base à la mise en œuvre des processus et des outils qui permettront au personnel d’effectuer des recherches plus rapides et exactes.

3. Le Commissariat à l’information recommande que l’Agence des services frontaliers du Canada documente et révise les critères qu’elle utilise pour s’assurer que les prorogations sont raisonnables et légitimes.

Réponse

L’ASFC appuie cette recommandation. Elle a documenté ses critères de prorogation et les intègre aux critères relatifs aux conseils, à l’orientation et à la direction du personnel de la production. Les critères sont examinés de façon régulière et seront également examinés annuellement en tenant compte de la fiche de rendement du Commissariat.

4. Le Commissariat à l’information recommande que l’Agence des services frontaliers du Canada se conforme à la Loi sur l’accès à l’information et qu’elle avise le Commissariat de toutes ses prorogations de plus de 30 jours.

Réponse

L’ASFC appuie cette recommandation. De nouvelles directives au personnel et des rappels continus ont été mis en place. En 2009–2010, une formation approfondie est prévue afin d’assurer une conformité constante à cette exigence.


Taux de présomption de refus, 2006 à 2008–2009

Ce graphique illustre le taux de présomption de refus de l’ASFC pour les trois dernières périodes de référence. Il s’agit du pourcentage de demandes reportées et de nouvelles demandes retardées par l’ASFC chaque année au-delà des délais (30 jours et prorogés) stipulés par la Loi sur l’accès à l’information.

Taux de présomption de refus, 2006 à 2008–2009

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

L’ASFC a indiqué qu’elle a traité 39 demandes reçues en 2008–2009 après leur date d’échéance. Ce graphique illustre la durée pendant laquelle ces demandes sont restées en suspens au-delà de cette échéance. Il y a lieu de se préoccuper du fait que 56 % de ces demandes ont accumulé un retard de plus de 30 jours.

Importance du délai des demandes traitées en retard, 2008–2009

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Ce graphique illustre le nombre et la durée des prorogations signalées par l’ASFC en 2008–2009. L’ASFC a fait état de cette information dans les avis envoyés au Commissariat à l’information en vertu du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information. L’ASFC a soumis les avis dans 59 % des cas en 2008–2009; le Commissariat s’attend à ce que ce nombre atteigne 100 % en 2009–2010.

Nombre et durée des prorogations signalées en 2008–2009

Nombre et issue des plaintes relatives au délai déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ces graphiques illustrent le nombre et l’issue de deux types de plaintes déposées contre l’ASFC au cours des trois dernières périodes de référence : plaintes au sujet de la présomption de refus (demandes d’accès à l’information que l’ASFC a retardé au-delà des délais – 30 jours et prorogés – stipulés par la Loi sur l’accès à l’information) et plaintes concernant l’utilisation par l’ASFC des prorogations autorisées en vertu de la Loi. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l’information estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

Plaintes sur la présomption de refus

Plaintes sur la présomption de refus

L’ASFC est passée de 429 plaintes liées aux présomptions de refus en 2006–2007 à seulement 4 en 2008–2009.

Plaintes sur le délai de prorogation

Plaintes sur le délai de prorogation

Le nombre de plaintes au sujet des prorogations a augmenté au cours des trois derniers exercices (3, 10, 16). Le Commissariat a jugé qu’un grand nombre d’entre elles n’étaient pas fondées (0, 2, 5).


Nombre et issue des plaintes déposées au Commissariat de 2006–2007 à 2008–2009

Ce tableau illustre le nombre et l’issue des plaintes déposées au Commissariat à l’information contre l’ASFC dans chacune des trois dernières périodes de référence. Les plaintes résolues sont celles que le Commissariat à l’information estime fondées et que l’institution règle à la satisfaction du commissaire.

  Résolues Non fondées Abandonnées En suspens Total
2006–2007
Questions administratives 367 7 64 0 438
Refus 7 7 2 2 18
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 374 14 66 2 456
2007–2008
Questions administratives 15 3 5 0 23
Refus 9 1 21 7 38
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 0 0
Total 24 4 26 7 61
2008–2009
Questions administratives 6 6 9 0 21
Refus 1 2 3 8 14
Documents confidentiels
du Cabinet
0 0 0 1 1
Total 7 8 12 9 36

Depuis 2006–2007, le nombre de plaintes déposées a connu une baisse considérable (456; 61; 36). C’est aussi le cas pour les plaintes administratives (438; 23; 21) et de plaintes résolues (374; 24; 7).