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Fiches de rendement


Année


Les consultations

Les consultations présentent certains défis pour l’application de la Loi. Pourtant, elles n’ont pas eu droit à l’attention qu’elles méritent. Toute la question des consultations est essentiellement passée inaperçue, à tel point que l’on ne rassemble pas de données sur le volume des demandes de consultation traitées chaque année par les institutions. Exception faite des renseignements réunis au cas par cas lors d’enquêtes sur des plaintes ou durant le processus d’établissement des fiches de rendement, il n’existe aucune donnée sur les modalités de traitement des demandes de consultation par les institutions.

Selon les entrevues du Commissariat avec les institutions et les réponses fournies à son questionnaire, deux facteurs sont à la source des préoccupations que suscitent les demandes de consultation : tout d’abord, leur nombre et leurs répercussions sur le volume de travail des institutions; ensuite, les retards que ces demandes occasionnent.

Le nombre des demandes de consultation et leurs répercussions sur le volume de travail présentent un intérêt particulier. La nécessité de consulter découle de l’interdépendance des institutions qui résulte tout naturellement de l’intégration grandissante ou de l’ « horizontalité » des activités gouvernementales. Il est de plus en plus rare qu’une politique ou qu’une question opérationnelle donnée — et les documents qui les concernent — intéressent une seule institution fédérale. Conséquemment, les demandes de consultation viennent accroître le volume de travail des institutions. Par exemple, les demandes de consultation adressées au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international peuvent représenter jusqu’à 58 p. 100 de son volume de travail global; dans le cas du ministère de la Justice, le pourcentage peut atteindre 75 p. 100. Le fardeau que cela constitue pour les institutions n’est ni reconnu, ni mesuré, ni considéré sur le plan de l’affectation de ressources.

Le second facteur a trait aux retards qui résultent des consultations —notamment les consultations obligatoires qui engendrent une congestion appréciable dans l’ensemble du système.7 L’institution qui reçoit la demande de communication a l’entière responsabilité d’assurer le traitement dans les délais prescrits, mais doit s’en remettre à l’efficacité et à la bonne volonté de l’institution consultée. Lorsqu’une institution juge une consultation nécessaire, elle demande une prorogation de délai en se fondant sur une estimation du temps requis pour mener la consultation. Idéalement, l’estimation est faite conjointement avec l’institution consultée. En cas de sous-estimation du délai nécessaire, l’institution responsable ne respectera pas l’échéance réglementaire. En cas de surestimation, le traitement de la requête durera plus longtemps que nécessaire. Pour certaines institutions, le Commissariat a constaté un écart considérable entre la durée de prorogation stipulée aux fins de la consultation et le temps effectivement nécessaire pour obtenir une réponse de l’institution consultée, ce qui est fort préoccupant.

Les institutions ont adopté diverses pratiques pour pouvoir gérer le risque lié aux longs retards attribuables aux demandes de consultation. Par exemple, il se peut qu’une institution se limite à communiquer l’information ne faisant pas l’objet de la consultation, pour ensuite considérer le dossier clos.

Pourtant, le système n’est pas à cours de bonnes idées sur la façon d’améliorer les consultations. Le Commissariat a pu observer que les consultations sont efficaces ou menées avec diligence lorsque les institutions travaillent en plus étroite collaboration. Par exemple, le ministère de la Justice et Bibliothèque et Archives Canada utilisent des moyens de collaboration tels que des protocoles d’entente pour accélérer le traitement des demandes faisant l’objet de consultations. À la Défense nationale, on a créé une « équipe d’affectation des tâches » pour s’occuper des demandes de consultation que le ministère adresse ou reçoit. Justice Canada a également introduit un processus de traitement accéléré pour les demandes de consultation à faible risque concernant le secret professionnel.

De toute évidence, si une institution doit choisir d’affecter ses rares ressources à une demande de communication dont elle a la responsabilité ou à une demande de consultation provenant d’une autre institution, dont elle n’a pas la responsabilité, elle risque de privilégier la première pour éviter de compromettre sa cote de rendement. Or, le résultat optimal pour une institution donnée ne correspond pas nécessairement au résultat optimal pour le système d’accès à l’information dans son ensemble. La stratégie de gestion du risque d’une institution devient le problème d’une autre, et peut aussi s’avérer problématique pour le demandeur d’information.

7 Témoignages présentés à la 1re session de la 39e législature du Parlement,http://www2.parl.gc.ca/HousePublications/Publication.aspx?DocId=2875419&Mode=1&Parl=39&Ses=1&Language=F

Recommandation 5

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor rassemble, à compter de l’exercice 2010–2011, des données statistiques annuelles sur les consultations en vertu des alinéas 9(1)b) et 9(1)c) :

  1. concernant les demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales :
    1. le nombre de demandes de consultation transmises;
    2. le nombre de demandes de consultation obligatoires transmises en vertu de :
      1. l’article 15;
      2. l’article 16;
      3. l’article 69;
    3. iii. le nombre de pages transmises pour examen;
    4. la durée moyenne d’attente pour une réponse;
      1. pour l’ensemble;
      2. pour les consultations obligatoires;
  2. concernant les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales :
    1. le nombre de demandes de consultation reçues;
    2. le nombre de pages examinées;
    3. le délai moyen de réponse;
  3. concernant les demandes de consultation adressées à des tiers (en vertu des alinéas 9(1)b) et 9(1)c)) :
    1. le nombre de demandes de consultations transmises;
    2. la durée moyenne d’attente pour une réponse.

Réponse aux recommandations 3, 4 et 5 

Collecte de données statistiques 

Depuis l’entrée en vigueur de la Loi sur l’accès à l’information en 1983, le Secrétariat du Conseil du Trésor recueille des données statistiques par le biais des rapports annuels des ministères et organismes et il les publie tous les ans dans le bulletin Info Source. Plus récemment, la Loi fédérale sur la responsabilité a élargi le mandat du président du Conseil du Trésor concernant les statistiques. À cet égard, le Secrétariat du Conseil du Trésor est en train d’examiner la collecte des données statistiques pour s’assurer qu’elles sont utiles et fournissent un portrait complet du programme gouvernemental d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP). Le Secrétariat s’efforce de trouver une méthode équilibrée qui encouragera les institutions à se doter de solides pratiques sur le plan de la qualité et de la ponctualité. 

Dans une première étape, le Secrétariat a examiné la démarche et les méthodes de collecte des gouvernements provinciaux et étrangers dotés de systèmes semblables pour l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Il a ainsi constaté que le gouvernement du Canada mène en ce qui concerne le compte rendu de son rendement global. Il a également consulté les responsables de l’AIPRP, le Commissariat à la protection de la vie privée ainsi que le Commissariat à l’information pour déterminer les données qui seraient le plus utiles à toutes les parties tout en veillant à ne pas imposer un fardeau administratif excessif aux institutions fédérales.

On a ensuite fait appel à Statistique Canada pour examiner la collecte proposée et le contenu des nouveaux formulaires de relevés statistiques. Le Secrétariat préside un groupe de travail qui fournit périodiquement son avis sur la progression du dossier et qui participera à un projet pilote visant à évaluer la faisabilité de la collecte proposée. Pour l’instant, le Secrétariat envisage la collecte de données supplémentaires portant notamment sur les retards, les consultations et les prorogations de délai. Par la suite, des consultations seront entreprises avec des fournisseurs de logiciels pour s’assurer que la collecte proposée est réalisable. Le Secrétariat continuera de consulter à ce sujet les commissariats à l’information et à la protection de la vie privée. Il prévoit que la collecte de données statistiques supplémentaires commencera en 2010-2011. Le Secrétariat sera alors mieux placé pour évaluer la conformité des institutions fédérales avec les dispositions de la Loi et de la réglementation.  

Prorogations de délai 

En septembre 1999, le Secrétariat a publié des directives supplémentaires sur le recours aux prorogations de délai dans son rapport de mise en œuvre no  67. Des instructions détaillées sont également fournies durant la séance de formation sur les prorogations que le Secrétariat du Conseil du Trésor offre aux responsables de l’AIPRP. Par ailleurs, le Secrétariat est en train d’examiner tous ses documents d’orientation dans le cadre de l’initiative de renouvellement de l’ensemble des politiques. Il en profitera donc pour réviser à nouveau ses instructions relatives aux prorogations. De plus, aux fins du projet de collecte de données statistiques, il élaborera un guide de l’utilisateur sur la méthodologie applicable au compte rendu de tous les éléments de données.

Recommandation 6

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, de concert avec les institutions concernées, évalue l’ampleur des consultations entre institutions fédérales – y compris les consultations obligatoires aux termes des articles 15, 16 et 69 de la Loi – et leurs répercussions sur le volume de travail de ces institutions en vue d’affecter les ressources nécessaires à cette fonction.  

Réponse à la recommandation 6 

C’est un fait reconnu que les consultations constituent un élément important du travail qu’accomplissent les institutions pour répondre aux demandes adressées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. C’est pourquoi le Secrétariat accorde une attention particulière à l’inclusion des consultations dans ses nouvelles exigences en matière de statistiques. Les données permettront de circonscrire les domaines méritant un surcroît d’attention. En fin de compte, c’est le chef de chaque institution fédérale qui est responsable de l’application de la Loi sur l’accès à l’information dans son organisation. 

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