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Fiches de rendement


Année


Prorogations de délai 

En septembre 1999, le Secrétariat a publié des directives supplémentaires sur le recours aux prorogations de délai dans son rapport de mise en œuvre no  67. Des instructions détaillées sont également fournies durant la séance de formation sur les prorogations que le Secrétariat du Conseil du Trésor offre aux responsables de l’AIPRP. Par ailleurs, le Secrétariat est en train d’examiner tous ses documents d’orientation dans le cadre de l’initiative de renouvellement de l’ensemble des politiques. Il en profitera donc pour réviser à nouveau ses instructions relatives aux prorogations. De plus, aux fins du projet de collecte de données statistiques, il élaborera un guide de l’utilisateur sur la méthodologie applicable au compte rendu de tous les éléments de données.

Recommandation 6

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, de concert avec les institutions concernées, évalue l’ampleur des consultations entre institutions fédérales – y compris les consultations obligatoires aux termes des articles 15, 16 et 69 de la Loi – et leurs répercussions sur le volume de travail de ces institutions en vue d’affecter les ressources nécessaires à cette fonction.  

Réponse à la recommandation 6 

C’est un fait reconnu que les consultations constituent un élément important du travail qu’accomplissent les institutions pour répondre aux demandes adressées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. C’est pourquoi le Secrétariat accorde une attention particulière à l’inclusion des consultations dans ses nouvelles exigences en matière de statistiques. Les données permettront de circonscrire les domaines méritant un surcroît d’attention. En fin de compte, c’est le chef de chaque institution fédérale qui est responsable de l’application de la Loi sur l’accès à l’information dans son organisation. 

Les ressources humaines et la formation 

Toutes les institutions interviewées aux fins du présent rapport ont fait valoir la difficulté de repérer, d’attirer et de maintenir des candidats qualifiés pour travailler au sein des unités d’accès à l’information. On considère généralement que la demande de personnel qualifié en la matière dépasse largement l’offre. Pour illustrer l’instabilité de cette main-d’œuvre, soulignons que quatre des dix coordonnateurs rattachés aux institutions faisant l’objet de la présente évaluation ont changé de poste au cours de la période à l’étude.

La pénurie de ressources humaines est devenue particulièrement grave à la suite de l’adoption de la Loi fédérale sur la responsabilité. Celle-ci a entraîné un accroissement soudain de la demande de personnel dans les unités d’accès à l’information en augmentant de 37 p. 100 le nombre des institutions visées par la Loi, qui s’élève maintenant à plus de 250 institutions.

De nombreux coordonnateurs de l’accès à l’information ont confié au Commissariat qu’ils s’efforçaient de surmonter ce problème à court terme en embauchant des consultants pour traiter les dossiers les plus coûteux en temps ou pour réduire l’arriéré des demandes de communication. Tout en reconnaissant l’utilité des consultants – notamment pour les dossiers très techniques pouvant nécessiter une expertise externe – les gestionnaires de l’accès à l’information préféreraient ne pas devoir s’en remettre à des consultants pour gérer le travail de routine. Il s’agit là d’une pratique qui, selon eux, n’est pas viable à long terme, tant sur le plan de la gestion des ressources humaines que pour la gestion financière. Les gestionnaires concernés s’interrogent sur la capacité de leur institution et du gouvernement du Canada en général, sur le plan des ressources humaines, de s’acquitter à long terme des obligations aux termes de la Loi.

La nécessité de former du personnel en matière d’accès à l’information a été soulignée à maintes reprises au cours du processus d’établissement des présentes fiches de rendement. Certaines institutions ont mis en place des initiatives telles que le mentorat ou l’assistance professionnelle en plus de programmes de perfectionnement professionnel. Même s’ils permettent d’atteindre les objectifs visés, ces programmes ne pourront cependant pas régler le problème de pénurie. La voie à suivre, selon le Commissariat, consiste à établir des normes pour le recrutement des spécialistes de l’accès à l’information et de reconnaître ces derniers en tant que professionnels, en fonction d’un processus d’accréditation. En avril 2007, lors de sa comparution devant le Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique, le Commissaire à l’information a déclaré :

Si vous me le permettez, j’aimerais faire un parallèle ici avec la vérification interne. Le gouvernement du Canada, le Conseil du Trésor, ont établi des normes pour le recrutement des vérificateurs internes. Ils ont établi des normes pour le recrutement des agents financiers pour lesquels une accréditation est exigée. Je pense qu’il faudra faire de même pour les coordonnateurs de l’accès à l’information, afin qu’un sous-ministre qui reçoit un rapport du bureau de son coordonnateur qui indique que l’information doit être communiquée, puisse examiner ce rapport avec la même confiance que s’il le recevait d’un agent financier supérieur ou d’un vérificateur interne.8

8 Témoignages présentés à la 1re session de la 39e législature du Parlement,http://www2.parl.gc.ca/HousePublications/Publication.aspx?DocId=2875419&Mode=1&Parl=39&Ses=1&Language=F

Un an plus tard, dans sa demande d’Accès à l’information pour le rapport interne du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international intitulé « Afghanistan 2006 : Bonne gouvernance, démocratie et droits de la personne », le Comité permanent a recommandé que le gouvernement assure une formation obligatoire et approfondie aux coordonnateurs de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels, s’inspirant par exemple du Information Access and Protection of Privacy Certificate Program de l’Université de l’Alberta, et que ces derniers fassent l’objet d’une accréditation en fonction de normes nationales.9 Dans sa réponse officielle, le gouvernement du Canada a fait savoir que le Secrétariat du Conseil du Trésor était à renouveler son programme de cours et explorait diverses possibilités en matière de formation et d’accréditation.

Le Commissariat ose croire que le Comité permanent donnera suite à ses recommandations à brève échéance durant la 40e législature. Nous sommes convaincus que toute solution à la pénurie d’effectifs passe notamment par la formation et l’accréditation, qui jouent également un rôle primordial dans la rétention de fonctionnaires compétents en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

Recommandation 7

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, en collaboration avec les institutions et organismes concernés, élabore et mette en œuvre, dans les plus brefs délais, un plan d’action intégré visant les ressources humaines pour résorber la pénurie actuelle du personnel des unités d’accès à l’information.

Recommandation 8

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor accélère l’examen, l’élaboration et la mise en œuvre d’un programme de formation d’envergure visant les spécialistes de l’accès à l’information et qu’il établisse des normes d’accréditation des professionnels du gouvernement fédéral.  

Les responsables de l’accès à l’information de plusieurs institutions ont fait état des efforts de leurs bureaux pour offrir des programmes de sensibilisation auprès de leurs collègues concernant la Loi en général ainsi que le rôle et les fonctions de l’unité d’accès à l’information. Ils en retiennent que ces programmes de formation – qui favorisent la compréhension de la Loi et des méthodes de l’unité d’accès à l’information tout en dissipant les idées fausses à cet égard – ont permis d’améliorer les relations entre l’unité d’accès à l’information et d’autres services de l’organisation et ont engendré une plus grande efficacité dans le traitement des demandes de communication. Selon l’une des personnes interviewées, « de tels efforts donnent de très bons résultats. Ils entraînent une réduction considérable du va et vient entre l’unité d’accès à l’information et les bureaux de première responsabilité. » Cela dit, il convient de noter qu’il n’existe actuellement aucune formation obligatoire du personnel en matière d’accès à l’information dans les institutions fédérales.

Recommandation 9

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada et le Commissariat à l’information du Canada, élabore une stratégie intégrée d’apprentissage visant l’ensemble des employés de la fonction publique.  

Réponse du Secrétariat du Conseil du Trésor aux recommandations 7, 8 et 9 

Le Secrétariat du Conseil du Trésor reconnaît l’importance d’offrir de la formation et du perfectionnement concernant la Loi sur l’accès à l’information. C’est pourquoi la Politique sur l’accès à l’information prévoit que les chefs des institutions fédérales doivent informer leurs employés des politiques, procédures et responsabilités juridiques associées à la Loi. La Directive sur l’administration de la Loi sur l’accès à l’information contiendra des exigences plus précises pour sensibiliser davantage les employés et fournir plus d’information sur la Loi aux fonctionnaires chargés de responsabilités fonctionnelles concernant son application.

9 Rapport du Comité permanent de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et de l’éthique, avril 2008,http://www2.parl.gc.ca/HousePublications/Publication.aspx?DocId=3369467&Mode=1&Parl=39&Ses=2&Language=F

Depuis plusieurs années, le Secrétariat offre un programme de formation répondant aux besoins des responsables de l’AIPRP. Des séances sont ainsi offertes régulièrement, gratuitement et dans les deux langues officielles, sur toutes sortes de sujets ayant trait à l’AIPRP. L’engagement du Secrétariat à fournir de la formation est évident. Depuis le 1er avril 2008, il a organisé 51 séances, auxquelles ont participé 628 personnes. Vingt-six autres séances sont prévues pour l’exercice en cours, et d’autres pourraient s’y ajouter selon le nombre d’inscriptions reçues. Comme fournisseur des services de formation commune à l’ensemble des fonctionnaires, l’École de la fonction publique du Canada sera chargée d’exécuter le programme de formation des responsables de l’AIPRP. Avec l’aide du Secrétariat du Conseil du Trésor, elle élaborera également de nouveaux cours pour répondre aux besoins croissants des intéressés. 

Le Secrétariat du Conseil du Trésor a mené une enquête auprès des responsables de l’AIPRP pour mieux comprendre leurs difficultés, évaluer leurs atouts et circonscrire leurs besoins. Les conclusions de cette enquête joueront un rôle fondamental dans l’amélioration continue du programme de formation et dans l’examen des moyens visant à remédier aux difficultés. De concert avec l’École, le Secrétariat est en train d’examiner des questions plus générales concernant le perfectionnement des responsables, dont l’élaboration d’un profil de compétences et, à plus long terme, l’éventuelle professionnalisation de tous les praticiens de l’AIPRP au sein du gouvernement du Canada.

Au cours du premier trimestre de l’exercice 2009-2010, l’École de la fonction publique et le Secrétariat du Canada du Trésor continueront de circonscrire les besoins des fonctionnaires fédéraux en matière d’apprentissage concernant la Loi sur l’accès à l’information. Ce travail devrait se solder par l’élaboration d’une stratégie d’apprentissage intégrée. L’une des pierres angulaires de ce travail est le cours d’initiation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels que l’École est en train d’élaborer avec l’aide du Secrétariat. Ce cours, qui sera mis à l’essai au cours de l’été, devrait être offert dans tout le pays et dans les deux langues officielles d’ici septembre 2009. À partir de 2009-2010, l’École commencera également à examiner et à mettre à jour tous les cours dont un volet a trait à la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour s’assurer qu’ils tiennent compte des nouveaux textes législatifs relatifs à l’AIPRP, de la jurisprudence récente et des nouveaux instruments stratégiques. Plus précisément, l’École visera à offrir un éventail continu allant de l’orientation des nouveaux fonctionnaires aux quatre cours obligatoires sur la délégation de pouvoirs, qui s’adressent aux gestionnaires de la fonction publique. L’École tient des relevés de présence à tous les cours de formation sur la délégation de pouvoirs et elle est en mesure de fournir des données statistiques sur l’utilisation des instruments d’évaluation en ligne obligatoires qui permettent de confirmer l’acquisition de connaissances au moyen de cette formation.

Par ailleurs, le Secrétariat a préparé une présentation de base sur l’AIPRP à l’intention des cadres supérieurs et l’a adressée à tous les sous-ministres pour les aider à informer leur personnel. Il offre également aux personnes désignées par le gouverneur en conseil des séances d’information individuelles sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels. Enfin, il fournit des conseils stratégiques et de l’aide aux responsables de l’AIPRP en publiant des documents d’orientation sur les enjeux émergents et en organisant régulièrement des réunions. Il offre également une aide immédiate aux responsables de l’AIPRP qui doivent régler certains problèmes, au moyen d’une ligne sans frais ou par courriel.  

Réponse de l’École de la fonction publique du Canada à la recommandation 9  

Au cours du premier trimestre de l’exercice 2009-2010, l’École de la fonction publique et le Secrétariat du Canada du Trésor continueront de circonscrire les besoins d’apprentissage des fonctionnaires fédéraux en matière d’accès à l’information. Ce travail devrait se solder par l’élaboration d’une stratégie d’apprentissage intégrée. Un cours, qui sera mis à l’essai durant l’été, devrait être offert dans tout le pays et dans les deux langues officielles d’ici septembre 2009.

Plus précisément, l’École poursuivra son travail en collaboration avec des représentants du Secrétariat pour déterminer la nature et l’ampleur de la formation à offrir et les aspects de l’accès à l’information que les fonctionnaires ont besoin de mieux comprendre. Toujours en collaboration avec Secrétariat, l’École en est à refondre un cours qui servira à fournir une solide base aux fonctionnaires. Ce cours sera certainement un élément important de la stratégie d’apprentissage intégrée.

À l’heure actuelle, l’École offre un éventail continu de cours allant de l’orientation des nouveaux employés aux quatre cours obligatoires sur la délégation de pouvoirs, qui sont offerts aux gestionnaires de tous niveaux. Ces cours fournissent de l’information de base sur l’accès à l’information du point de vue des exigences législatives : rôles et responsabilités, procédures de communication formelle et fonction des unités d’accès à l’information dans les ministères et organismes. L’École, avec l’appui du Secrétariat, a l’intention de réviser ces cours pendant l’exercice 2009-2010, et c’est à ce moment-là que les volets relatifs à l’AIPRP seront mis à jour.

Le leadership 

De nombreux coordonnateurs de l’accès à l’information ont fait valoir l’importance critique du leadership des dirigeants pour le rendement de leur institution. Ainsi, un fonctionnaire a constaté que les attitudes concernant la conformité en matière d’accès à l’information ont changé nettement dans son institution à la suite d’un message que l’équipe de direction a clairement adressé à l’ensemble du personnel selon lequel l’organisation n’accepterait rien de moins qu’une entière collaboration à l’égard des demandes de communication reçues en vertu de la Loi. Un autre fonctionnaire a affirmé que son unité d’accès à l’information n’aurait pas bénéficié de ressources additionnelles importantes sans l’appui énergique accordé par le sous-ministre. Malheureusement, il existe également des exemples de direction vacillante, ce qui n’est pas sans avoir un effet d’entraînement dans une institution, de telle sorte que les membres du personnel ne considèrent pas l’accès à l’information comme prioritaire. Un fonctionnaire dit avoir constaté que bon nombre de hauts dirigeants ne sont toujours pas au fait des obligations qui incombent à leur institution aux termes de la Loi.

Certains coordonnateurs de l’accès à l’information ont également fait valoir au Commissariat que l’ouverture d’une organisation dépend entièrement de la personnalité de ses décideurs et de la qualité de l’appui que l’organisation leur accorde. Ainsi, un bon rendement antérieur en matière d’accès à l’information ne garantit nullement de bons résultats futurs advenant un changement de direction.

Puisque le Secrétariat du Conseil du Trésor a la responsabilité de veiller à ce que toutes les institutions fédérales visées par la Loi s’acquittent correctement de leurs obligations, le Commissariat s’attend à ce qu’il assume son leadership en matière d’accès à l’information de façon visible et dynamique. Plus particulièrement, comme le suggèrent les recommandations précédentes, le Commissariat s’attend à ce que le Secrétariat du Conseil du Trésor joue un rôle beaucoup plus important dans la cueillette et l’analyse de données sur le fonctionnement du système d’accès à l’information, y compris les tendances mises en lumière dans le présent rapport. Le Secrétariat du Conseil du Trésor devrait aussi se charger d’élaborer une approche globale pour remédier à la pénurie de personnel, corriger les lacunes en matière de gestion de documents et répondre au besoin d’une stratégie d’apprentissage et de perfectionnement professionnel visant tous les employés en matière d’accès à l’information. Le Commissariat s’attend également à ce que le Secrétariat du Conseil du Trésor exerce un contrôle rigoureux de la conformité des institutions fédérales à l’égard de leurs responsabilités aux termes de la Loi.

Recommandation 10

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor examine les critères actuels, dans l’optique du Cadre de responsabilisation de gestion, de façon à s’assurer qu’ils permettent de mesurer le rendement global des institutions fédérales pour ce qui est de satisfaire à leurs obligations aux termes de la Loi sur l’accès à l’information 

Réponse à la recommandation 10

Le Parlement a instauré un mécanisme visant à garantir la reddition des comptes concernant l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Selon l’article 72 de la Loi, le chef de chaque institution fédérale doit remettre à la Chambre des communes et au Sénat un rapport annuel sur l’application de la Loi dans son organisation. Cette disposition s’applique aux 255 institutions visées par les lois sur l’AIPRP, mais 20 % d’entre elles seulement sont évaluées en vertu du Cadre de responsabilisation de gestion (CRG).  

C’est en fonction du CRG que les activités associées à l’application de la Loi sur l’accès à l’information sont évaluées depuis 2005-2006. Le Secrétariat du Conseil du Trésor a évalué le rendement de 53 institutions au cours de la première année et il est en train d’évaluer celui de 49 autres pour l’exercice 2007-2008. Cette évaluation comprend un examen et une analyse du rapport annuel de l’institution, de sa section dans Info Source, du rapport ministériel sur le rendement, du rapport sur les plans et les priorités, de la structure de l’architecture des activités de programme et du site Web. Cela permet de déterminer si l’institution fournit des descriptions complètes et actuelles de ses fonctions, de ses programmes, de ses activités et des renseignements qu’elle possède. On examine également le rapport annuel du Commissaire à l’information pour vérifier si celui-ci a décelé certains problèmes particuliers dans l’institution en question.

La méthode employée pour effectuer ces évaluations est examinée tous les ans et révisée au besoin. L’examen et l’amélioration de cette méthode se poursuivra dans l’avenir de façon à tenir compte des nouvelles politiques et directives et des nouvelles données statistiques recueillies. Ce processus continu de mise au point permettra de garantir l’harmonisation de toutes les procédures d’évaluation de la conformité et de réduire le fardeau administratif des institutions. 


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