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Fiches de rendement


Année


Liste des recommandations 

Au Secrétariat du Conseil du Trésor :

Recommandation 1

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, en collaboration avec les institutions intéressées,

  1. évalue les pratiques des institutions fédérales en matière de gestion de l’information;
  2. élabore un plan d’action visant à corriger les lacunes des institutions fédérales en matière de gestion de l’information;
  3. mesure régulièrement le rendement des institutions fédérales sur le plan de l’application de pratiques efficaces en matière de gestion d’information;
  4. veille à ce que les institutions fédérales soient dotées des ressources nécessaires pour élaborer et maintenir des pratiques efficaces en matière de gestion de l’information.

Recommandation 2

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor élabore et maintienne un programme de formation d’avant-garde sur les pratiques de gestion de l’information en l’adaptant aux besoins du régime d’accès à l’information. 

Recommandation 3

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, à partir de l’exercice 2010–2011, rassemble d’autres données statistiques annuelles, concernant :

  1. le nombre de pages examinées pour les demandes de communication, au total et en moyenne par demande;
  2. le nombre de pages examinées pour les demandes de consultation reçues, au total et en moyenne par consultation;
  3. le nombre de pages communiquées en partie ou en totalité;
  4. le nombre de demandes traitées dans les délais prescrits;
  5. la durée moyenne de traitement d’une demande de communication. 

Recommandation 4

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor apporte des éclaircissements concernant la méthode de déclaration des prorogations de délai et, à compter de l’exercice 2010–2011, qu’il subdivise les exigences de déclaration visant les prorogations selon les catégories suivantes :

  1. le nombre de demandes prorogées en vertu de l’article 9;
  2. la durée de prorogation pour chaque motif de prorogation (recherche, consultations, tiers):
    1. moins de 30 jours;
    2. 30–60 jours;
    3. 61–90 jours;
    4. 91–120 jours;
    5. 121–150 jours;
    6. 151–180 jours;
    7. 181–210 jours;
    8. 211–250 jours;
    9. plus de 250 jours, en multiples de 50 jours.
  3. pour chaque motif de prorogation (recherche, consultations, tiers), la durée moyenne réelle de réponse.

Recommandation 5

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor rassemble, à compter de l’exercice 2010–2011, des données statistiques annuelles sur les consultations en vertu des alinéas 9(1)b) et 9(1)c) :

  1. concernant les demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales :
    1. le nombre de demandes de consultation transmises;
    2. le nombre de demandes de consultation obligatoires transmises en vertu de :
    3. 1) l’article 15;
    4. 2) l’article 16;
    5. 3) l’article 69;
    6. iii. le nombre de pages transmises pour examen;
    7. la durée moyenne d’attente pour une réponse;
    8. pour l’ensemble;
    9. pour les consultations obligatoires;
  2. concernant les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales :
    1. le nombre de demandes de consultation reçues;
    2. le nombre de pages examinées;
    3. le délai moyen de réponse;
  3. concernant les demandes de consultation adressées à des tiers (en vertu des alinéas 9(1)b) et 9(1)c)) :
    1. le nombre de demandes de consultations transmises;
    2. la durée moyenne d’attente pour une réponse.

Recommandation 6

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, de concert avec les institutions concernées, évalue l’ampleur des consultations entre institutions fédérales – y compris les consultations obligatoires aux termes des articles 15, 16 et 69 de la Loi – et leurs répercussions sur le volume de travail de ces institutions en vue d’affecter les ressources nécessaires à cette fonction. 

Recommandation 7

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, en collaboration avec les institutions et organismes concernés, élabore et mette en œuvre, dans les plus brefs délais, un plan d’action intégré visant les ressources humaines pour résorber la pénurie actuelle du personnel des unités d’accès à l’information.

Recommandation 8

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor accélère l’examen, l’élaboration et la mise en œuvre d’un programme de formation d’envergure visant les spécialistes de l’accès à l’information et qu’il établisse des normes d’accréditation des professionnels du gouvernement fédéral.

Recommandation 9

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor, en collaboration avec l’École de la fonction publique du Canada et le Commissariat à l’information du Canada, élabore une stratégie intégrée d’apprentissage visant l’ensemble des employés de la fonction publique.  

Recommandation 10

Que le Secrétariat du Conseil du Trésor examine les critères actuels, dans l’optique du Cadre de responsabilisation de gestion, de façon à s’assurer qu’ils permettent de mesurer le rendement global des institutions fédérales pour ce qui est de satisfaire à leurs obligations aux termes de la Loi sur l’accès à l’information.

Commissariat à l’information :

Premier engagement

Le Commissariat à l’information du Canada examinera la classification des plaintes dans le but d’élaborer et de mettre en œuvre, d’ici l’exercice 2009–2010, de nouvelles catégories de classement reflétant plus fidèlement le rendement des institutions.

Deuxième engagement

Le Commissariat à l’information du Canada élaborera et mettra en œuvre, d’ici l’exercice 2009–2010, des critères pour établir dans quelle mesure les institutions communiquent l’information demandée en respectant la Loi sur l’accès à l’information, et documentera la question de façon appropriée dans ses dossiers de plaintes.  

Troisième engagement

Le Commissariat à l’information du Canada préparera et diffusera largement un plan triennal concernant l’examen du rendement des institutions fédérales.

Au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) :

Recommandation 1

Le MAECI devrait affecter suffisamment de ressources permanentes au bureau de l’accès à l’information, en raison du volume de travail global (demandes de communication et demandes de consultation) afin d’éviter les retards déraisonnables dans le traitement des demandes de communication à l’échelle fédérale.

Recommandation 2

À la lumière de la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor, selon laquelle le MAECI doit examiner, pour d’autres institutions fédérales, tous les renseignements faisant l’objet d’une demande de communication qui, s’ils sont communiqués, pourraient compromettre les affaires internationales du Canada, le MAECI devrait revoir son cadre de gestion des dossiers afin de s’assurer que des ressources sont affectées spécialement au traitement de toutes les demandes de consultation pour éviter des retards déraisonnables.

Recommandation 3

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) devrait continuer à chercher des solutions pour régler efficacement les problèmes actuels de gestion de l’information liés à la recherche de documents, en ciblant plus précisément les documents électroniques.

Recommandation 4

Le bureau de l’AIPRP du MAECI devrait restreindre la définition de sa catégorie « à transmettre aux Communications », afin que les demandes classées dans cette catégorie ne représentent qu’un faible nombre de demandes spéciales.  

Recommandation 5

Le bureau de l’AIPRP du MAECI devrait maintenir sa pratique de ne pas retarder le traitement de demandes de communication classées et devrait mesurer le temps réel dont il a besoin pour traiter ces demandes ainsi que tout retard qui en découle.  

Recommandation 6

Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Recommandation 7

Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information doit aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge un délai au-delà de 30 jours.  

À l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) :

Recommandation 1

L’ASFC devrait affecter suffisamment de ressources permanentes à son bureau de l’accès à l’information, compte tenu du volume global de travail (demandes de communication et de consultation), afin d’éviter les retards déraisonnables dans le traitement des demandes.

Recommandation 2

À la lumière de la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les consultations obligatoires pour les demandes concernant des renseignements liés à l’application de la loi et aux pénitenciers, l’ASFC devrait examiner son cadre de gestion des demandes afin de s’assurer que des ressources sont spécialement affectées à la gestion de toutes les demandes de consultation de façon à éviter des retards déraisonnables dans leur traitement.

Recommandation 3

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de l’ASFC devrait revoir les critères sur lesquels il s’appuie pour recourir à des prorogations en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information afin de déterminer la durée de ces prorogations et s’assurer qu’elles sont raisonnables et légitimes. 

Recommandation 4

L’ASFC devrait faire en sorte d’éviter tout retard dans le traitement des demandes classées et mesurer le temps réel nécessaire au traitement de ces demandes ainsi que tout retard occasionné.  

Recommandation 5

Lorsqu’il ferme un dossier relatif à une demande de communication pour laquelle une consultation obligatoire est en cours, le bureau de l’AIPRP devrait faire savoir au demandeur que d’autres renseignements pourraient lui être transmis ultérieurement, qu’il sera informé du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut lui être communiquée et qu’il a le droit de porter plainte au Commissariat.

Recommandation 6

Le bureau de l’accès à l’information devrait revoir les échéances prévues et assurer un suivi plus systématique du nombre réel de jours requis, en moyenne, pour chaque étape du processus de traitement des demandes de communication afin d’assurer que les réponses soient fournies en temps opportun.  

Recommandation 7

Le bureau de l’AIPRP devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Recommandation 8

Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information doit aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge un délai au-delà de 30 jours.  

À Bibliothèque et Archives Canada : 

Recommandation 1

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Bibliothèque et Archives Canada devrait procéder à un examen des critères qu’il applique pour recourir à des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) afin de s’assurer qu’ils sont raisonnables et légitimes et que les prorogations ne retardent pas le traitement des demandes de communication.

Recommandation 2

Bibliothèque et Archives Canada devrait examiner attentivement ses mécanismes de gestion des documents non archivés afin de s’assurer que la recherche documentaire ne retarde pas le traitement des demandes de communication.

Recommandation 3

Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Recommandation 4

Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information devrait aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge le délai d’une demande au-delà de 30 jours.  

Au Bureau du Conseil privé (BCP) :

Recommandation 1

Le greffier du Conseil privé devrait surveiller de près toutes les activités liées à l’accès à l’information dont il est responsable, y compris les activités du bureau de l’AIPRP et les demandes de consultation soumises au service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques, et présenter un rapport au Parlement sur ces activités, conformément à l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation 2

Le BCP devrait allouer en permanence une équipe et des ressources adéquates au service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques afin d’éviter des retards déraisonnables dans le traitement des demandes de consultation concernant les documents confidentiels du Cabinet.

Recommandation 3

Le bureau de l’AIPRP du BCP et le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques devraient élaborer un protocole précisant leurs responsabilités respectives en ce qui a trait aux obligations du BCP de faire rapport au Parlement sur la Loi de l’accès à l’information, particulièrement au sujet de l’examen, par le service, de documents relatifs aux renseignements confidentiels du Cabinet en réponse aux demandes de consultation des autres institutions.

Recommandation 4

Le BCP devrait examiner l’ordonnance de délégation de pouvoirs afin de déterminer comment d’autres délégations peuvent être accordées au coordonnateur de l’AIPRP et aux chefs d’équipe de la division de l’AIPRP.

Recommandation 5

Le bureau de l’AIPRP devrait faire en sorte que son système de gestion des demandes puisse faire le suivi des données statistiques et générer des rapports à leur sujet, comme le Commissariat le demandait dans son questionnaire aux fins de l’établissement des fiches de rendement pour 2007-2008.

Recommandation 6

Le bureau de l’AIPRP devrait examiner les échéances en vigueur et faire un suivi plus systématique du temps moyen requis pour terminer chaque étape du processus d’accès afin de s’assurer que les demandes sont traitées dans les délais.

Recommandation 7

Le bureau de l’AIPRP devrait établir des échéances strictes pour toutes les étapes du processus d’accès, y compris toutes les approbations.

Recommandation 8

Le bureau de l’AIPRP devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.  

Recommandation 9

Le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques, en collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada, devrait élaborer un instrument pour l’évaluation des activités liées aux consultations obligatoires concernant l’examen de documents relatifs aux renseignements confidentiels du Cabinet en vertu de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information

À la Gendarmerie royale du Canada (GRC) :

Recommandation 1

La direction de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de la GRC devrait prendre des mesures pour augmenter la saisie de données dans son système de gestion des demandes, ce qui lui permettrait de suivre plus étroitement chaque étape du processus de traitement des demandes de communication et, notamment, la durée des prorogations dépassant 30 jours, comme le demandait le Commissariat dans son questionnaire de 2007-2008.

Recommandation 2

La direction de l’AIPRP devrait continuer à chercher des solutions pour régler efficacement les problèmes actuels de gestion de l’information liés à la recherche des documents.

Recommandation 3

La direction de l’AIPRP devrait mettre pleinement en œuvre sa politique visant à promouvoir et à encourager le traitement informel des demandes, chaque fois que cela est possible, afin d’accélérer la communication de l’information demandée. 

Recommandation 4

La direction de l’AIPRP devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Recommandation 5

Conformément au paragraphe 9(2), la direction de l’AIPRP doit aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge un délai au-delà de 30 jours.  

Au ministère de la Défense nationale :

Recommandation 1

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du ministère de la Défense nationale devrait procéder à un examen des critères qu’il applique pour recourir à des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) (recherche d’un grand nombre de documents et entrave sérieuse au fonctionnement de l’institution), y compris le volume de travail du bureau de l’AIPRP, de sorte que les critères soient raisonnables et légitimes et que les prorogations ne retardent pas le traitement des demandes de communication.

Recommandation 2

La Défense nationale devrait s’efforcer de ne pas retarder le traitement des demandes, notamment celles qui nécessitent des consultations avec l’équipe de soutien à l’information, et devrait mesurer le temps réel requis pour traiter ces demandes ainsi que tout retard qui en découle.

Recommandation 3

Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier les motifs justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Recommandation 4

Le bureau de l’accès à l’information devrait présenter un avis au Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge une demande de plus de 30 jours, conformément au paragraphe 9(2).

Au ministère de la Justice Canada :

Recommandation 1

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Justice Canada devrait définir plus étroitement ses catégories afin que les demandes « présentant un intérêt » ne constituent que la minorité des demandes exceptionnelles.

Recommandation 2

Le bureau de l’AIPRP devrait poursuivre ses efforts pour ne pas retarder le traitement des demandes classées et évaluer le temps réel de traitement de ces demandes ainsi que les retards occasionnés.  

Recommandation 3

Lorsqu’il ferme un dossier relatif à une demande de communication nécessitant une consultation obligatoire, le bureau de l’AIPRP devrait faire savoir au demandeur que d’autres renseignements lui seront peut-être communiqués, qu’il sera informé du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut lui être communiquée et qu’il a le droit de porter plainte au Commissariat à chaque étape du processus. 

Recommandation 4

Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Recommandation 5

Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information doit aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge le délai d’une demande au-delà de 30 jours.

À Ressources naturelles Canada (RNCan) :

Recommandation 1

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de RNCan devrait redéfinir sa catégorie « de nature délicate » afin que ces demandes de communication ne représentent qu’un petit nombre de demandes de nature exceptionnelle.

Recommandation 2

Le bureau de l’AIPRP de RNCan devrait s’engager clairement à ne pas retarder le traitement des demandes classées et mesurer le temps réel requis pour traiter ces demandes ainsi que tout retard occasionné. 

Recommandation 3

Le bureau de l’AIPRP devrait revoir son modèle de traitement afin de clairement indiquer les étapes qui se déroulent simultanément et de veiller à ce qu'il reflète les pouvoirs conférés au coordonnateur de l'AIPRP relativement à l'application de la Loi sur l'accès à l'information.

Recommandation 4

Lorsqu’il ferme le dossier d’une demande au sujet de laquelle des consultations sont en cours, le bureau de l’AIPRP devrait faire savoir au demandeur que d’autres renseignements pourraient lui être transmis ultérieurement, qu’il sera informé du résultat des consultations même si aucune nouvelle information ne peut lui être communiquée et qu’il a le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus. 

Recommandation 5

Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Recommandation 6

Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information doit aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge un délai au-delà de 30 jours. 

À Santé Canada :

Recommandation 1

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Santé Canada devrait revoir son modèle de traitement afin d’indiquer clairement les étapes qui sont menées en même temps et pour s’assurer que celui-ci reflète les pouvoirs propres au coordonnateur de l’AIPRP liés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation 2

Santé Canada devrait cesser immédiatement de retarder le traitement des demandes classées comme étant « de nature délicate » et devrait mesurer le temps réel qui est nécessaire pour traiter ces demandes ainsi que tout retard qui en découle.  

Recommandation 3

Le bureau de l’AIPRP devrait examiner les critères qu’il utilise pour se prévaloir de prorogations en vertu du paragraphe 9(1) afin de s’assurer que ceux-ci sont raisonnables et légitimes.  

Recommandation 4

Santé Canada devrait continuer de chercher des solutions lui permettant de remédier efficacement aux problèmes de gestion des dossiers liés à la recherche de documents. 

Recommandation 5

Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.  

Recommandation 6

Le bureau de l’accès à l’information devrait présenter un avis au Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge une demande de plus de 30 jours, conformément au paragraphe 9(2).

À Travaux publics et Services gouvernementaux Canada :

Recommandation 1

TPSGC devrait cesser immédiatement de retarder le traitement des demandes classées comme « présentant un intérêt » ou « de première importance » et devrait mesurer le temps réel nécessaire pour traiter ces demandes ainsi que tout retard qui en découle.

Recommandation 2

Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de TPSGC devrait adopter des mesures pour la saisie de données ou l’établissement de rapports dans son système de gestion des demandes qui permettraient de suivre la durée des prorogations de plus de 30 jours, comme le demandait le Commissariat dans son questionnaire de 2007-2008. 

Recommandation 3

TPSGC devrait pleinement mettre en œuvre les initiatives énoncées dans son plan d’amélioration de l’AIPRP durant la prochaine période d’examen, ou au moins s’assurer qu’elles sont avancées, et doit être en mesure de démontrer les progrès accomplis ainsi que les résultats atteints. 

Recommandation 4

Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.  

Recommandation 5

Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information doit aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge un délai au-delà de 30 jours.


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