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Fiches de rendement


Année


Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 

Rendement global en 2007-2008

Sous la moyenne : 2 étoiles 

Le rendement de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) a diminué en 2007-2008 concernant le traitement des demandes de communication. L’institution a reçu un plus faible nombre de nouvelles demandes, mais a dû faire face à une forte augmentation du nombre de pages à examiner comparativement à 2005-2006. Elle a aussi dû composer avec un roulement de personnel élevé en 2007-2008. Malgré cela, TPSGC a réussi à réduire de façon considérable son report de demandes des années précédentes, notamment le pourcentage des présomptions de refus par rapport à l’ensemble des demandes (de 33 p. 100 à 14 p. 100).

En 2007-2008, TPSGC a traité environ deux tiers des nouvelles demandes reçues dans les 30 jours, mais en raison de l’arriéré des demandes, le temps de traitement moyen a été de 126 jours.

Des inquiétudes ont aussi été soulevées au sujet de la sécurité de l’information, après que TPSGC a découvert, dans la première moitié de l’exercice 2007-2008, que des documents visés par une exception avaient été communiqués par inadvertance à cause d’un problème technique, problème qui a depuis été réglé.  

TPSGC a élaboré un plan triennal d’amélioration de l’AIPRP qui vise à augmenter son rendement en matière de conformité avec les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information. La mise en œuvre de ce plan, qui comporte des éléments prometteurs, a débuté au cours du quatrième trimestre faisant l’objet du présent examen. Comme il est mentionné plus haut, TPSGC est déjà parvenu à réduire l’arriéré des demandes de façon substantielle. Puisque la plupart des mesures prévues par le plan doivent être mises en œuvre après la période à l’étude, le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) a bon espoir de voir le rendement de TPSGC s’améliorer grandement en 2008-2009, dans la mesure où l’institution poursuivra la mise en œuvre de son plan et donnera suite aux recommandations contenues dans la présent rapport.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 

Facteurs pris en compte dans l’évaluation du rendement global 

Volume de travail
  • Diminution modérée du nombre de nouvelles demandes (- 30 p. 100), mais augmentation considérable du nombre de pages examinées (46 p. 100)
Temps de traitement des nouvelles demandes
  • Dans les délais prescrits : 76 p.100
  • Dans les 30 jours : 60 p.100
  • Moyenne : 126 jours
Report de demandes
  • Diminution importante du nombre de demandes reportées
Prorogations
  • Parmi les nouvelles demandes, 53 p. 100 ont fait l’objet de prorogations en vertu du paragraphe 9(1).
  • Durée des prorogations : moins de 90 jours pour la majorité
  • Conformité avec le paragraphe 9(2) concernant l’avis de prorogation : 79 p. 100
Présomptions de refus
  • 22,6 p. 100 des demandes nouvelles ou reportées étaient en présomption de refus (note : F).
Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
  • Demandes considérées comme des priorités et traitées dans les 24 jours en moyenne
Demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales
  • Préparation de dossiers de communication partiels pour les demandes exigeant des consultations avec d’autres institutions fédérales ou des tiers
Processus
  • À améliorer : TPSGC doit prendre des mesures pour éviter les retards de traitement (de 6 à 11 jours en moyenne) des demandes de communication classées comme « présentant un intérêt » et « de première importance ».
  • Préparation de dossiers de communication partiels dans le cas des demandes visant un grand nombre de documents ou en réponse à des plaintes déposées au Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat)
Leadership de la haute direction
  • TPSGC a proposé un plan triennal d’amélioration de l’AIPRP pour augmenter son rendement relativement à la Loi.
Plaintes
  • Le Commissariat a reçu 54 plaintes (sur un total de 849 demandes traitées, soit 6 p. 100) concernant le traitement des demandes par TPSGC.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada 

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) n’a jamais réussi à se conformer parfaitement à la Loi sur l’accès à l’information pour ce qui est du temps de traitement des demandes de communication, bien qu’après une note d’échec en 2002, ses résultats se soient considérablement améliorés jusqu’en 2006. Durant le dernier trimestre de 2006-2007, l’institution a connu une diminution de sa capacité à traiter les demandes de communication, ce qui a considérablement augmenté le nombre de demandes reportées à 2007-2008. 

Tableau 1. Antécédents en matière de conformité 

  2002 2003 2004 2005 2006 2007-2008
Pourcentage de présomptions de refus (temps de traitement dépassant les délais prévus par la Loi) 17,7 % 7,3 % 9,7 % 22,6 %
Note F C D B B F

La section suivante résume les principaux défis liés au rendement auxquels TPSGC a dû faire face en 2007-2008 et les mesures prises pour améliorer son rendement. Elle donne également des renseignements de base sur les activités de TPSGC en matière d’accès à l’information durant cette période et contient une analyse de divers facteurs pris en compte dans l’évaluation de son rendement global sur une échelle de cinq étoiles. Le rapport se termine par plusieurs recommandations et les réponses de TPSGC à cet égard.  

Principaux défis liés au rendement en 2007-2008 

Volume de travail

  • Report de demandes en présomption de refus (retardées au-delà des délais prescrits par la Loi)
  • Important volume de travail attribuable aux demandes et aux consultations
  • Présentation simultanée d’un grand nombre de demandes par un même demandeur

Ressources humaines

  • Roulement élevé du personnel
  • Pénurie de spécialistes expérimentés en matière d’accès à l’information
  • Besoins en matière de formation
  • Trop long processus de dotation en personnel, qui permet aux candidats retenus de recevoir des offres d’autres institutions fédérales avant celle de TPSGC.

Gestion des documents et TI

  • Incident en matière de sécurité lié à la communication d’information par inadvertance en raison d’un problème technique survenu lors de la création d’un dossier en format électronique
  • Manque d’espace pour les dossiers du bureau de l’accès à l’information causé par l’accumulation des dossiers des années précédentes

Principales mesures liées au rendement en 2007-2008 

Ressources humaines

  • Embauche de consultants pour le traitement de dossiers
  • Création d’un nouveau poste de gestionnaire pour partager le volume de travail

Plan triennal d’amélioration de l’AIPRP

  • Réduction de l’arriéré des demandes en retard
  • Augmentation des ressources humaines et de la capacité organisationnelle
  • Amélioration de la surveillance du rendement et de la productivité
  • Amélioration de l’environnement de travail
  • Modernisation de l’infrastructure des TI
  • Obtention de fonds supplémentaires

En chiffres

En 2007-2008, le volume de demandes de communication adressées à TPSGC a diminué comparativement à 2005-2006, comme le démontre le tableau 2. Toutefois, le nombre de pages examinées par l’institution a considérablement augmenté au cours de la même période. 

Tableau 2. Demandes reçues et traitées et nombre de pages examinées 

  2005-2006 2006-2007 2007-2008 Changement depuis 2005-2006
Demandes reçues 832 869 586 - 30 %
Demandes traitées 809 815 700 - 13 %
Nombre de pages examinées pour les demandes traitées 295 421 329 691 431 980 + 46 %
Nombre moyen de pages examinées par demande traitée 365 405 617 + 69 %

TPSGC a reçu 586 nouvelles demandes en 2007-2008 et a reporté 263 demandes de 2006-2007 (dont 86 en présomption de refus), pour un total de 849 demandes. L’institution a traité 76 p. 100 des nouvelles demandes dans les délais prévus par la Loi, à savoir dans les 30 jours ou selon les prorogations prévues à l’article 9. Environ 60 p. 100 des demandes ont été traitées dans les 30 jours. TPSGC a déclaré qu’en moyenne, il avait fallu 126 jours de travail pour traiter une demande.

TPSGC a fait des progrès importants relativement au report de présomptions de refus de 2006-2007. Toutefois, son ratio de présomptions de refus (soit le pourcentage de nouvelles demandes et de demandes reportées de 2006-2007 qui ont été déclarées des présomptions de refus) se chiffre à 22,6 p. 100. Ce ratio a valu à TPSGC la note F sur l’échelle de notation que le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) utilise depuis de nombreuses années pour évaluer le rendement des institutions, mais qu’il entend abandonner dorénavant.  

Le Commissariat a reçu 54 plaintes contre TPSGC en 2007-2008, dont 12 concernaient des présomptions de refus. De ces 12 plaintes, 9 ont été réglées (le Commissariat les a jugées fondées et l’institution les a réglées à la satisfaction du Commissaire), 2 ont été abandonnées et 1 est en cours. Voir le tableau 1 de l’appendice A à ce sujet. 

Outre les demandes de communication, TPSGC a reçu 276 demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales, ce qui a représenté 24 801 pages de plus à examiner (soit 5 p. 100 du nombre total de pages à examiner pour l’année).  

Évaluation du rendement dans le traitement des demandes de communication

L’évaluation faite par le Commissariat du rendement des institutions fédérales en matière de traitement des demandes de communication se fonde sur la capacité des institutions à respecter les délais prescrits par la Loi et sur les pratiques susceptibles d’influencer la durée du traitement, tel le recours à des prorogations aussi courtes que possible. Le Commissariat a également vérifié si chaque institution avait justifié par écrit les prorogations auxquelles elle avait eu recours.  

Prorogations

Si l’on tient compte des trois catégories de prorogations prévues au paragraphe 9(1), puisque plus d’une raison peut être invoquée à l’appui d’une prorogation, on remarque que le recours aux prorogations par TPSGC est resté relativement au même niveau durant les dernières années, comme le démontre la figure 1. En 2007-2008, l’institution a prorogé 53 p. 100 des nouvelles demandes reçues.

Figure 1. Nombre de prorogations en vertu du paragraphe 9(1)

Figure 1

Le système de gestion des demandes dont dispose TPSGC n’a pu produire une information détaillée quant à la durée des prorogations auxquelles l’institution a eu recours dans chacune des trois catégories prévues au paragraphe 9(1) (voir les figures 2, 3 et 5). Les données étaient plutôt classées selon deux grands paramètres : « moins de 30 jours » et « plus de 30 jours ». Toutefois, toutes catégories confondues, 60 p. 100 des prorogations allaient de 31 à 90 jours et 27 p. 100, de 91 à 120 jours. Ces chiffres ont été confirmés par l’examen que le Commissariat a effectué pour en apprendre davantage sur l’utilisation des prorogations par le bureau de l’AIPRP, lequel a porté sur les avis que TPSGC, à l’instar de toutes les institutions fédérales, doit envoyer au Commissaire à l’information en vertu du paragraphe 9(2) chaque fois qu’il a recours à une prorogation de plus de 30 jours.

En 2007-2008, le Commissaire a reçu 211 avis de prorogation de TPSGC pour 266 demandes prorogées au-delà de 30 jours. Cela représente un taux de conformité avec le paragraphe 9(2) de 79 p. 100.

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) a )

Le nombre de nouvelles demandes pour lesquelles TPSGC a eu recours à des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) – recherche d’un grand nombre de documents et entrave au fonctionnement de l’institution – est demeuré stable par rapport à 2005-2006, comme le démontre la figure 2.

Figure 2. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) a )

Figure 2 

TPSGC établit la durée des prorogations suivant une estimation du délai nécessaire pour la recherche ou d’après le volume de documents, ou les deux. Il incombe aux bureaux de première responsabilité d’informer le plus rapidement possible le bureau de l’accès à l’information si la recherche de documents entravera leur fonctionnement. Le bureau de l’accès à l’information a alors recours aux prorogations nécessaires et en informe les demandeurs.

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) b )

Le nombre de nouvelles demandes pour lesquelles TPSGC a eu recours à des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b) – consultations – est demeuré stable par rapport à 2005-2006, comme le démontre la figure 3.

Figure 3. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b)

Figure 3

TPSGC établit la durée de ces prorogations selon divers facteur, tels que le volume de documents ainsi que le nombre et la nature des institutions à consulter. La durée de la vaste majorité des prorogations auxquelles TPSGC a eu recours était de plus de 30 jours. Grâce à un examen des avis de prorogation de TPSGC, le Commissariat a constaté que la majorité des prorogations variaient de 31 à 90 jours, suivies par les prorogations allant de 91 à 120 jours.

TPSGC a soutenu qu’il est difficile d’évaluer de façon précise la durée des prorogations requises pour la conduite de consultations auprès d’autres institutions fédérales. En conséquence, TPSGC court le risque que les demandes tombent dans la catégorie des présomptions de refus, si les consultations ne sont pas terminées dans les délais prévus. En moyenne, 40 jours ont été nécessaires pour recevoir une réponse aux demandes de consultation et 78 jours pour recevoir une réponse du Bureau du Conseil privé concernant des documents confidentiels du Cabinet (voir la figure 4).  

Figure 4. Temps de réponse moyen pour les consultations auprès des autres institutions fédérales en 2007-2008

Figure 4

*« Total » désigne le temps de réponse moyen pour toutes les consultations et non seulement celles qui sont indiquées dans le graphique. 

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) c )

Le nombre de nouvelles demandes pour lesquelles TPSGC a eu recours à des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) – consultations de tiers – est demeuré stable par rapport à 2005-2006, comme le démontre la figure 5. En raison de la nature de l’information qu’elle détient, y compris des renseignements commerciaux de nature délicate, l’institution doit régulièrement consulter des tiers dans le traitement des demandes de communication. TPSGC a affirmé que la consultation de tiers pouvait occasionner des retards, puisque ceux-ci n’ont guère de raisons de répondre dans un délai raisonnable. Cette affirmation se trouve corroborée par le fait que toutes les prorogations auxquelles TPSGC a eu recours en vertu de l’alinéa 9(1)c) en 2007-2008 excédaient 30 jours, d’autant plus que la Loi permet un délai de 50 jours pour les consultations de tiers. Grâce à son examen des avis de prorogation de TPSGC, le Commissariat a constaté que la majorité des prorogations variaient de 31 à 90 jours, suivies par les prorogations allant de 91 à 120 jours.  

Figure 5. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) c )

Figure 5

Dans l’intérêt du service aux clients, TPSGC envisage la communication partielle de renseignements lorsqu’une prorogation aux fins d’une consultation d’une institution fédérale ou d’un tiers vise une longue période ou lorsqu’il est possible que les délais ne soient pas respectés. TPSGC prévoit également la communication partielle dans le cas des demandes visant un grand nombre de documents ou en réponse à des plaintes déposées au Commissariat. L’institution a fait remarquer qu’elle fait également savoir aux demandeurs que d’autres renseignements pourraient leur être transmis à l’issue de consultation en cours, qu’ils seront informés du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut leur être communiquée et qu’ils ont le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus. Le Commissariat recommande à TPSGC de procéder aux communications partielles le plus tôt possible au cours du processus.

Des 54 plaintes reçues par le Commissariat contre TPSGC en 2007-2008, 15 portaient sur l’utilisation de prorogations par TPSGC. De ces 15 plaintes, 7 ont été résolues, 1 n’était pas fondée et 7 sont en cours. Voir le tableau 1 de l’appendice A à ce sujet. 

Divulgation proactive

Le bureau de l’accès à l’information de TPSGC fournit un service d’examen informel à diverses unités administratives au sein de l’organisation (généralement les directions des ressources humaines, de la vérification et de l’évaluation ainsi que des biens immobiliers) pour les aider à répondre plus rapidement aux demandes de renseignements, notamment les rapports de vérification interne.  

Classement des demandes

TPSGC classe systématiquement chaque demande reçue dans l’une ou l’autre des trois catégories suivantes : « demandes courantes » (demandes qui ne présentent pas de défi particulier – 59 p. 100 ou 348 demandes en 2007-2008); « demandes présentant un intérêt » (qui sont délicates ou qui intéressent le cabinet du sous-ministre ou du ministre – 39 p. 100 ou 232 demandes);et « demandes de première importance » (très délicates et pouvant nécessiter des produits de communication – 2 p. 100 ou 6 demandes).16 Le modèle de traitement de TPSGC prévoyait cinq jours civils pour permettre l’examen des demandes « présentant un intérêt » par les cabinets du sous-ministre et du ministre; sept jours civils sont prévus pour l’examen des demandes « de première importance ». Le nombre de jours alloué est passé à six jours ouvrables en 2008-2009. TPSGC a déclaré que 60,6 p. 100 des demandes « présentant un intérêt » et « de première importance » ont été examinées par la haute direction dans les cinq ou sept jours prévus. Pour ce qui est des demandes non examinées dans les délais prévus, respectivement 6,1 jours et 11,4 jours en moyenne ont été nécessaires en 2007-2008 pour leur examen. Toutefois, TPSGC a déclaré que la plupart de ces demandes ont été traitées dans les délais ou avaient déjà été jugées en présomption de refus. Pour un petit nombre de demandes, le classement a nui à la communication de l’information au point de causer un retard.  

TPSGC a également déclaré que le classement de demandes comme « présentant un intérêt » et « de première importance » se faisait principalement au cas par cas et, parfois, pour un type ou une catégorie de demandes en particulier, comme les demandes concernant les commandites pendant le scandale auquel elles ont donné lieu.

Le Commissariat est d’avis que le processus global d’examen pour les demandes « présentant un intérêt » ou « de première importance » ne devrait d’aucune façon retarder le processus.

Plan d’amélioration de l’AIPRP

En novembre 2007, TPSGC a commencé à mettre en œuvre un plan d’amélioration de l’AIPRP afin d’augmenter sa capacité à traiter les demandes de communication dans les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information. L’institution a indiqué qu’elle prévoit mettre en place certaines initiatives particulières en 2008-2009 et même atteindre un rendement de haut niveau durant cet exercice. Le plan s’articule autour de cinq grands axes : (1) réduction de l’arriéré des demandes en retard; (2) augmentation des ressources humaines et de la capacité organisationnelle; (3) amélioration de la surveillance du rendement et de la productivité; (4) modernisation de l’infrastructure des TI; et (5) amélioration de l’environnement de travail. Le Commissariat accueille ce plan comme étant une étape décisive dans la bonne direction et est d’avis qu’il produira des résultats positifs, s’il est mis en œuvre comme prévu. 

Recrutement et formation

Le recrutement et la formation du personnel du bureau de l’accès à l’information continuent de présenter un défi pour TPSGC. Le personnel de TPSGC a rapporté que les initiatives d’amélioration du rendement instaurées au cours des années précédentes se sont révélées inefficaces. Par exemple, le Programme de perfectionnement de l’AIPRP, qui vise à faciliter le recrutement chaque année de deux candidats ayant une formation de niveau postsecondaire, est en vigueur depuis octobre 2006, mais il n’a guère donné de résultats probants, puisque les mesures de dotation visant l’embauche de nouveaux employés au titre de ce programme ont été reportées en raison d’autres priorités. De même, l’équipe de formation affectée à la formation et à l’encadrement des nouveaux employés et des employés subalternes de l’AIPRP a été jugée inefficace et a été démantelée parce que la formation n’était pas structurée. Un nouveau Programme de perfectionnement de l’AIPRP est en voie d’élaboration dans le cadre du plan d’amélioration de l’AIPRP. Tous les employés qui participeront à ce programme devront réussir le Programme de certification en AIPRP de l’Université de l’Alberta. TPSGC a aussi permis à son personnel d’en suivre les cours sur une base facultative.

Consultations par d’autres institutions fédérales

TPSGC a déclaré traiter les demandes de consultation provenant d’autres institutions fédérales dès la réception et dans un délai de 24 jours en moyenne. 

Justification des prorogations

Dans son questionnaire qui visait à établir la fiche de rendement, le Commissariat a demandé aux institutions fédérales si elles inscrivaient au dossier les motifs des prorogations auxquelles elles avaient recours en vertu du paragraphe 9(1). TPSGC a déclaré que les agents de l’accès à l’information ne consignent pas systématiquement dans le système de gestion des demandes les justifications des prorogations ou les facteurs pris en compte. Pour vérifier cette déclaration, le Commissariat a examiné ses dossiers d’enquête portant sur neuf plaintes relatives à l’utilisation de prorogations par TPSGC. (Le Commissariat a fermé ces dossiers après le règlement des plaintes en 2007-2008; voir le tableau 2 de l’appendice A à ce sujet.) Le Commissariat a constaté que TPSGC avait consigné les prorogations dans son système de gestion des demandes au moment du traitement, sans toutefois les justifier dans tous les cas.

Recommandations du Commissariat à l’information et réponses de l’institution

1. TPSGC devrait cesser immédiatement de retarder le traitement des demandes classées comme « présentant un intérêt » ou « de première importance » et devrait mesurer le temps réel nécessaire pour traiter ces demandes ainsi que tout retard qui en découle.

Réponse

TPSGC a mis en place des procédures pour éviter de retarder le traitement des demandes de communication, y compris celles qui sont classées comme « présentant un intérêt » et « de première importance ».

16 Les conclusions d'une enquête menée par le Commissariat sur une plainte déposée par l'Association canadienne des journaux contre toutes les institutions fédérales au sujet de l'existence de règles spéciales pour le traitement de demandes faites par les médias visent la période allant du 1er avril 2003 au 31 mars 2005. Au cours de l'enquête, le Commissariat a constaté que TPSGC faisait partie des institutions qui classaient les demandes de communication comme étant « de nature délicate ».

À cette fin, on alloue maintenant 6 jours ouvrables pour l’examen de telles demandes par les cabinets des sous-ministres adjoints, du sous-ministre et du ministre. Le respect de la ligne directrice en ce domaine fait l’objet d’une surveillance par la direction de l’AIPRP, qui en rend compte régulièrement à la haute direction.  

2. Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de TPSGC devrait adopter des mesures pour la saisie de données ou l’établissement de rapports dans son système de gestion des demandes qui permettraient de suivre la durée des prorogations de plus de 30 jours, comme le demandait le Commissariat dans son questionnaire de 2007-2008.

Réponse

Le système de gestion des demandes – Access Pro Case Management (APCM), en l’occurrence – suit bien la durée des prorogations de plus de 30 jours, mais ne peut pas générer les données précises qui étaient demandées. Il aurait fallu faire l’opération manuellement.

De par la nature de son mandat, TPSGC doit souvent proroger les délais prévus par la Loi en raison des consultations auprès de ministères clients ou de tiers qui s’imposent puisque les documents concernent généralement des activités d’approvisionnement et contiennent des renseignements commerciaux de nature délicate sur des tierces parties.

La direction de l’AIPRP contactera le fournisseur pour voir s’il serait possible de créer de nouveaux types de rapports de manière à générer les données précises demandées par le Commissariat en ce qui concerne les prorogations. 

3. TPSGC devrait pleinement mettre en œuvre les initiatives énoncées dans son plan d’amélioration de l’AIPRP durant la prochaine période d’examen, ou au moins s’assurer qu’elles sont avancées, et doit être en mesure de démontrer les progrès accomplis ainsi que les résultats atteints.

Réponse

La direction de l’AIPRP de TPSGC continuera de mettre en œuvre les initiatives énoncées dans son plan d’amélioration de l’AIPRP en 2008-2009 et 2009-2010.

L’appendice B contient un rapport d’étape faisant état des mesures qui ont été ou seront prises dans le cadre du plan d’amélioration de l’AIPRP, accompagnées des dates d’achèvement.

4. Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Réponse

La direction de l’AIPRP donnera suite à cette recommandation et mettra en place des procédures pour qu’elle soit systématiquement mise en œuvre.

5. Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information doit aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge un délai au-delà de 30 jours. 

Réponse

La direction de l’AIPRP de TPSGC a déjà mis en place des procédures à cette fin. Le modèle de l’avis de prorogation comprend une copie pour le Commissaire à l’information. La direction de l’AIPRP rappellera à ses employés l’importance de se conformer à la Loi en avisant le Commissaire à l’information de toute prorogation au-delà de 30 jours et veillera à ce que les avis soient transmis.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada

Appendice A. Plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information 

Tableau 1. Plaintes reçues en 2007-2008

(Ces plaintes peuvent faire référence à des demandes présentées avant 2007-2008.) 

Constatations du Commissariat au 27 novembre 2008
Type de plainte Reçue en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée En cours
Refus de communication (exception/exclusion) 16 0 2 1 13
Exclusion, document confidentiel du Cabinet 1 0 1 0 0
Retard (présomption de refus) 12 9 0 2 1
Prorogation 15 7 1 0 7
Pas de document/ recherche incomplète 5 0 1 0 4
Frais 2 0 0 2 0
Autres 3 1 0 0 2
Total 54 17 5 5 27

Tableau 2. Dossiers fermés en 2007-2008

(Nouvelles plaintes reçues en 2007-2008 et plaintes reportées des années précédentes)

Constatations du Commissariat au 31 mars 2008
Type de plainte Close en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée
Refus de communication (exception/exclusion) 17 9 5 3
Exclusion, document confidentiel du Cabinet 1 0 1 0
Retard (présomption de refus) 5 5 0 0
Prorogation 9 9 0 0
Pas de document/ recherche incomplète 13 4 6 3
Frais 0 0 0 0
Autres 4 0 2 2
Total 49 27 14 8

TPSGC – Appendice B. Stratégies du plan d’amélioration de l’AIPRP 

Activité
D ates cibles
Début Fin
État d’avancement Date d’achèvement
I. RÉDUCTION DE L’ARRIÉRÉ DE DEMANDES EN RETARD
  • Élimination de l’arriéré
Janv. 2008 31 mars 2008
  • Réduction de l’arriéré de demandes en retard (155 400 pages examinées), ce qui permettra à TPSGC d’atteindre un niveau de conformité de 95 % en 2008-2009
31 mars 2008
II. AUGMENTATION DES RESSOURCES HUMAINES ET DE LA CAPACITÉ ORGANISATIONNELLE
Augmentation du nombre de consultants en AIPRP
  • Recrutement de deux consultants en AIPRP pour réduire l’arriéré
Déc. 2007 Déc. 2007
  • Commande subséquente concernant deux nouveaux consultants
17 déc. 2008
  • Prorogation du contrat de deux consultants recrutés pour la réduction de l’arriéré
Déc. 2007 Janv. 2008
  • Prorogation de la commande subséquente relative aux deux consultants jusqu’à la fin de mars 2008
4 janv. 2008
  • Recrutement de sept consultants en AIPRP par voie de marché concurrentiel et de services d’aide temporaire
Déc. 2007 Mars 2008
  • Sept consultants recrutés dans le cadre de services d’aide temporaire et de deux marchés concurrentiels attribués en mars 2008 (cela comprend les quatre consultants mentionnés plus haut)
  • Deux consultants supplémentaires recrutés en juin et en juillet 2008
7 avr. 2008
Augmentation du nombre d’agents de l’AIPRP de niveau PM-04
  • Premier concours pour pourvoir six postes de niveau PM-04
- Embauche d’un expert-conseil en dotation
- Mise au point d’outils d’évaluation
- Évaluation des candidats
- Nomination des candidats retenus

 

Janv. 2008

 


Janv. 2008


Mars 2008

Avril 2008

 

Janv. 2008

 


Févr. 2008

 

Mars 2008


Avril 2008

  • Concours annoncé en déc. 2007 et fermé le 28 janv. 2008
  • Outils d’évaluation élaborés en mars 2008
  • Évaluation des candidats en mai et en juin – quatre candidats retenus – trois ont été recrutés et un a refusé l’offre d’emploi
30 juin 2008
  • Deuxième concours pour pourvoir cinq postes de niveau PM-04
- Embauche d’un expert-conseil en dotation
- Mise au point d’outils d’évaluation
- Évaluation des candidats
- Nomination des candidats retenus

 


Mars 2008

Mars 2008


Mai 2008

Juin 2008





Mars 2008

Avril 2008

 

Mai 2008

 

Juin 2008

  • Concours annoncé et fermé le 20 juin 2008
  • Expert-conseil en dotation embauché en juillet 2008
  • Élaboration des outils d’évaluation en cours
 
  • Dotation cyclique
- Concours pour deux postes de niveau PM-02
- Concours pour trois postes de niveau PM-03
- Concours pour trois postes de niveau CR-04
Mai 2008 Déc. 2009
  • Concours annoncé et fermé en juin et en août 2008
  • Élaboration des outils d’évaluation par l’expert-conseil en dotation
 
Examen organisationnel de la direction de l’AIPRP
  • Examen organisationnel
- Attribution du contrat
- Examen et analyse
- Présentation du rapport




Janv. 2008
Janv. 2008
Mars 2008

 


Janv. 2008

Mars 2008

Mars 2008

  • Aucune firme d’experts-conseils n’a fait de proposition
  • PE signé avec les Services conseils du gouvernement en mai 2008
  • Entrevues et sondage auprès du personnel terminés en mai et en juin 2008
  • Analyse comparative menée auprès d’autres institutions fédérales en juillet et en août 2008
  • Rapport provisoire présenté en septembre 2008
 
  • Élaboration et mise en œuvre d’une nouvelle structure organisationnelle, y compris les pratiques exemplaires
Mars 2008 Mai 2008
  • Pas encore commencés
 
Formation et perfectionnement des agents de l’AIPRP
  • Programme d’accréditation en AIPRP de l’Université de l’Alberta
Sept. 2008 En cours
  • Fait partie des plans d’apprentissage individuels établis en mai 2008
  • Onze agents de l’AIPRP inscrits pour la session d’hiver
En cours
  • Révision du Programme de perfectionnement de l’AIPRP
Avril 2008 Juin 2008
  • Programme révisé afin d’y intégrer les agents de l’AIPRP nouveaux et en poste des niveaux PM-01 à PM-03
  • Présentation du programme révisé aux RH aux fins d’examen et de commentaires le 1er mai 2008
  • Commentaires incorporés et nouvelle présentation aux RH aux fins d’examen final et d’approbation le 23 juin 2008
  • Approbation du Programme de perfectionnement de l’AIPRP le 15 décembre 2008
  • Par conséquent, les candidats choisis à l’issue des processus de dotation PM-2 et PM-3 en feront partie
Déc. 2008
III. AMÉLIORATION DE LA SURVEILLANCE DU RENDEMENT ET DE LA PRODUCTIVITÉ
  • Nouvelle politique de « tolérance zéro »
Janv. 2008 Janv. 2008
  • Politique présentée au comité stratégique de TPSGC le 14 juillet 2008 et immédiatement mise en œuvre
  • La politique sera incorporée à la politique ministérielle 002 sur l’AIPRP, qui sera révisée d’ici le 31 mars 2009
14 juil. 2008
  • Délégation de pouvoirs
Avril 2008 30 juin 2008
  • Projet de délégation des pouvoirs relatifs à l’AIPRP aux chefs et aux agents de l’AIPRP envoyé aux Finances en août 2008 aux fins d’approbation par le ministre
 
Rapports sur le rendement à la haute direction
  • Rapport hebdomadaire sur l’AIPRP
Févr. 2008 Hebdomadaire
  • Objectifs relatifs au respect des délais et au nombre de dossiers traités par agents énoncés dans le rapport hebdomadaire sur l’AIPRP présenté au SMA de la DGSMPC et au cabinet du sous-ministre
En cours
  • Respect par les BPR des délais prévus pour la recherche des documents
Févr. 2008 Trimestriel
  • Rapport de 2007-2008 sur le respect des délais par les BPR achevé en juin 2008 et présenté au comité stratégique de TPSGC le 14 juillet 2008
  • Rapport sur le respect des délais par les BPR pour le premier trimestre de 2008-2009 achevé en août 2008
  • Rapport sur le respect des délais par les BPR pour le deuxième trimestre de 2008-2009 achevé en nov. 2008
  • Les statistiques semestrielles seront présentées au comité en janvier-février 2009
En cours
  • Respect par les cadres supérieurs des délais établis concernant les demandes « présentant un intérêt »
Févr. 2008 Semestriel
  • Le rapport semestriel sur le respect des délais pour 2008-2009 sera présenté au comité en novembre 2008
En cours
Examen des politiques, procédures et documents de formation touchant l’AIPRP
  • Traitement des demandes « présentant un intérêt »
Mai 2008 30 juin 2008
  • Les cabinets du sous-ministre et du ministre ont proposé en avril 2008 d’inclure un examen par le SMA dans le processus de traitement des demandes « présentant un intérêt »
  • Version améliorée présentée au comité le 14 juillet 2008 et immédiatement mise en œuvre
14 juil. 2008
  • Politique ministérielle 002 sur l’AIPRP
Nov. 2008 Mars 2009
  • La politique ministérielle 002 sera révisée en fonction des directives du SCT sur l’AIPRP; la mise en œuvre est attendue pour le 1er avril 2009
 
  • Politique ministérielle 014 sur la protection des renseignements personnels et privés sur les lieux de travail
Sept. 2008 Mars 2009
  • Politique ministérielle 014 examinée et révisée afin de refléter les changements organisationnels à TPSGC; aucune modification supplémentaire requise
7 oct. 2008
  • Politique ministérielle sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée
Nov. 2008 Mars 2009
  • La politique ministérielle sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée doit être révisée en fonction des directives du SCT sur l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, qui doit être mise en œuvre le 1er avril 2009
 
  • Formation sur l’AIPRP pour les employés de TPSGC
Déc. 2008 Mars 2009    
  • Formation sur la liaison concernant l’AIPRP
Déc. 2008 Mars 2009    
  • Manuel de sécurité de l’AIPRP
Avril 2009 Mars 2010    
  • Procédures de l’agent de l’AIPRP
Avril 2009 Mars 2010    
  • Manuel sur la liaison concernant l’AIPRP
Avril 2009 Mars 2010    
IV. MODERNISATION DE L’INFRASTRUCTURE DES TI
  • Nouveau matériel informatique
Janv. 2008 31 mars 2008
  • Nouveaux ordinateurs achetés en janvier 2008
 
  • Logiciel APCM – Mise à niveau du système de suivi des demandes d’AIPRP
- Améliorer la fonction de correspondance - Améliorer la capacité de création de rapports statistiques et les fonctionnalités pour les utilisateurs
  Déc. 2007 Juin 2008
  • Terminé le 16 janvier 2008
  • Plusieurs versions du logiciel APCM ont été mises à l’essai d’avril à septembre et ont été rejetées en raison de défaillances critiques.
  • Une nouvelle version est mise à l’essai, et sa mise en œuvre est prévue pour janvier 2009, si le produit est acceptable.
 
  • Mise à jour du système d’imagerie électronique des documents Laserfiche – adoption de la version 7.2 en réponse aux commentaires des usagers et aux préoccupations en matière de sécurité
  Juin 2008
  • Test terminé en mai 2008
  • Mise en œuvre en janvier 2009 après l’attribution du contrat
 
V. AMÉLIORATION DE L’ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
  • Nettoyage des bureaux – dossiers et documents protégés
Déc. 2007 Mai 2008
  • Collecte de boîtes par le service central des dossiers en cours
  • Deux CR-4 ont été embauchés en juin 2008 et aident au rangement des dossiers.
En cours
  • Cercle de qualité de l’AIPRP
Avril 2008 Juin 2008
  • Deux employés se sont portés volontaires pour représenter le personnel au cercle de qualité.
  • Première réunion tenue le 18 juin 2008 afin de discuter du mandat, etc.
  • Mandat établi en juin 2008
En cours
  • Réaménagement des bureaux
- Construction d’étagères mobiles pour les dossiers
- Reconfiguration des postes de travail
- Achat de nouvelles chaises
Mars 2008 Oct. 2008
  • Réunion sur le lancement du projet tenue le 31 mars 2008 avec les Services ministériels
  • Étagères mobiles construites à la fin septembre 2008
  • Postes de travail reconfigurés et nouvelles chaises livrées le 14 octobre 2008
14 oct. 2008

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