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Fiches de rendement


Année


Santé Canada 

Rendement global en 2007-2008

Sous la moyenne : 2 étoiles

Santé Canada a légèrement amélioré son rendement en 2007-2008. Le Ministère a réussi à réduire de beaucoup le report de demandes donnant lieu à une présomption de refus. Bien que le nombre de nouvelles demandes ait diminué, le nombre de pages examinées a connu une très grande augmentation par rapport à 2005-2006.

Seulement 34 p.100 des nouvelles demandes ont été traitées dans les 30 jours. Santé Canada a aussi eu recours aux prorogations plus souvent qu’auparavant. Le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) suggère que le Ministère surveille son utilisation des prorogations, compte tenu du fait qu’environ les deux tiers des nouvelles demandes ont été prorogées.

Le Commissariat s’inquiète du fait que Santé Canada prend, en moyenne, deux fois plus de temps que ce qui est prévu dans le modèle de traitement pour la recherche de dossiers dans les secteurs de programme. De même, le classement des demandes comme étant « de nature délicate » cause des retards inacceptables (19 jours en moyenne). Le Commissariat recommande que Santé Canada examine et rationalise son modèle de traitement pour éviter la situation actuelle, à savoir que les délais nécessaires pour accomplir les différentes étapes diffèrent grandement des délais prévus.

Enfin, le Commissariat reconnaît les initiatives que le Ministère a entreprises en 2007-2008 pour améliorer le traitement des demandes de communication. Il est confiant que le rendement global de Santé Canada en la matière s’améliorera en 2008-2009 si les initiatives sont maintenues et que les recommandations contenues dans le présent rapport sont mises en œuvre.

Santé Canada 

Facteurs pris en compte dans l’évaluation du rendement global 

Volume de travail
  • Diminution modérée du nombre de nouvelles demandes (- 38 p. 100), mais très grande augmentation du nombre de pages examinées (97 p. 100) et du nombre moyen de pages examinées par demande traitée
  • Pénurie de personnel qualifié pour des postes d’analystes, ce qui occasionne un ratio élevé de demandes par employé
Temps de traitement des nouvelles demandes
  • Dans les délais prescrits : 63 p. 100
  • Dans les 30 jours : 34 p. 100
  • Moyenne : 75 jours
Report de demandes
  • Très grande diminution du report de demandes classées comme présomptions de refus
Prorogations
  • Augmentation du nombre total de prorogations en vertu du paragraphe 9(1) sur trois ans
  • La majorité des prorogations sont de 30 à 90 jours.
  • À améliorer : Lorsque le Ministère a recours aux prorogations afin de consulter d’autres institutions, il ne communique pas avec ces institutions au préalable pour déterminer la durée de prorogation nécessaire.
  • Conformité avec le paragraphe 9(2) concernant l’avis de prorogation : 77 p. 100
Présomptions de refus
  • 16,6 p. 100 des demandes nouvelles ou reportées étaient en présomption de refus (note : D).
Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
  • Les demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales sont traitées de la même façon que les demandes de communication formelle.
  • Temps de traitement moyen : non disponible
Demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales
  • Santé Canada procède à des communications partielles dans le cas des demandes qui exigent des consultations.
Processus
  • À améliorer : Santé Canada devrait prendre des mesures pour restreindre les retards dans le processus causés par le classement de certaines demandes « de nature délicate » (19 jours en moyenne).
  • Pratique exemplaire : Adoption d’une approche de gestion de portefeuille pour renforcer les relations de travail entre le bureau de l’accès à l’information et les secteurs de programme et pour favoriser une meilleure compréhension des différents domaines, ce qui a pour résultat une interprétation plus précise de la Loi au sein des secteurs de programme et des services-conseils de meilleure qualité par les analystes.
Leadership de la haute direction
Formation
  • Séances personnalisées de formation et de sensibilisation pour les secteurs de programme, qui ont eu pour résultat des recommandations éclairées de la part des secteurs de programme.
Plaintes
  • Le Commissariat a reçu 59 plaintes (sur un total de 1 520 demandes traitées, soit 4 p. 100) concernant le traitement des demandes par Santé Canada.

Santé Canada 

En 2002, Santé Canada était tout à fait en conformité à la Loi sur l’accès à l’information en ce qui concerne le traitement des demandes de communication dans les délais; son rendement s’est ensuite progressivement détérioré jusqu’en 2006 (voir le tableau 1). 

Tableau 1. Antécédents en matière de conformité

  2002 2003 2004 2005 2006 2007-2008
Pourcentage de présomptions de refus (temps de traitement dépassant les délais prévus par la Loi) 18,2 % 18,9 % 21,9 % 16,6 %
Note A B D D F D

La section suivante résume les principaux défis liés au rendement auxquels Santé Canada a dû faire face en 2007-2008 et les mesures prises pour améliorer son rendement. Elle donne également des renseignements de base sur les activités du Ministère en matière d’accès à l’information durant cette période et contient une analyse de divers facteurs pris en compte dans l’évaluation de son rendement global sur une échelle de cinq étoiles. Le rapport se termine par plusieurs recommandations et les réponses de Santé Canada à cet égard. 

Au préalable, le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) signale ses inquiétudes quant aux pratiques de Santé Canada en matière de collecte de données et de production de rapports. De nombreuses erreurs ont été trouvées parmi les données essentielles que Santé Canada a fournies cette année dans le questionnaire utilisé pour établir la fiche de rendement, notamment quant au nombre de demandes auxquelles le Ministère a répondu dans les délais prescrits par la Loi.  

Principaux défis liés au rendement en 2007-2008 

Ressources humaines

  • Départ et roulement du personnel, notamment des employés du bureau de l’accès à l’information et des bureaux de première responsabilité (BPR) qui sont spécialisés dans l’examen des médicaments (expertise requise pour plus de 60 p. 100 de toutes les demandes de communication)
  • Pénurie d’employés qualifiés à l’échelle de la fonction publique
  • Ratio volume de travail-employé élevé

Recherche de documents

  • Des demandes vastes et complexes ont ralenti le processus de recherche des documents dans les BPR.

Principales mesures liées au rendement en 2007-2008 

Volume de travail

  • Santé Canada a fait beaucoup d’efforts pour réduire l’arriéré de demandes en vue d’améliorer son rendement futur.
  • Le Ministère a mis en œuvre une approche de gestion de portefeuille (affectant des analystes à des secteurs de programme précis), ce qui permet la spécialisation et renforce les relations avec les BPR.

Formation et dotation

  • Santé Canada a mis en œuvre des programmes visant à améliorer, en général, l’expérience des responsables de l’accès à l’information, en collaboration avec d’autres institutions à vocation scientifique.
  • Le Ministère a fourni de la formation aux BPR afin d’améliorer le temps de traitement et d’augmenter la compréhension relative au processus d’accès à l’information.

En chiffres

En 2007-2008, le nombre de demandes de communication reçues par Santé Canada a diminué par rapport à 2005-2006, comme le tableau 2 en témoigne. Toutefois, le nombre de pages examinées au cours de la même période a largement augmenté, tout comme le nombre de pages examinées par demande traitée.

Tableau 2. Demandes reçues et traitées et nombre de pages examinées 

  2005-2006 2006-2007 2007-2008 Écart par rapport à 2005-2006
Demandes reçues 1 842 1 442 1 147 - 38 %
Demandes traitées 1 538 1 644 1 164 - 24 %
Nombre de pages examinées pour les demandes traitées 171 131 357 913 336 435 + 97 %
Nombre moyen de pages examinées par demande traitée 111 218 289 + 160 %

Santé Canada a reçu 1 147 nouvelles demandes en 2007-2008 et a reporté 373 demandes de 2006-2007 (dont 143 étaient des présomptions de refus, à savoir des demandes retardées au-delà des délais prévus par la Loi), pour un total de 1 520 demandes. Le Ministère a traité 63 p. 100 des nouvelles demandes dans les délais prévus par la Loi, c.-à-d. dans les 30 jours ou selon les prorogations prévues à l’article 9. Il n’a traité que 34 p. 100 des demandes dans les 30 jours. Le Ministère a affirmé avoir eu besoin, en moyenne, de 75 jours pour traiter les demandes.

Santé Canada a fait des progrès importants au chapitre de la réduction de son report de présomptions de refus de 2006-2007 (soit de 143 à 20 demandes). Pour 2007-2008, le ratio de présomptions de refus de Santé Canada (soit le pourcentage de nouvelles demandes et de demandes reportées de 2006-2007 qui sont considérées comme présomptions de refus) était de 16,6 p. 100. Ce ratio a valu à Santé Canada la note D sur l’échelle de notation que le Commissariat utilise depuis de nombreuses années pour évaluer le rendement des institutions, mais qu’il entend abandonner dorénavant.  

Le Commissariat a reçu 59 plaintes contre Santé Canada en 2007-2008, dont 13 concernaient des présomptions de refus. De ces 13 plaintes, 7 ont été réglées (le Commissariat les a jugées fondées et le Ministère les a réglées à la satisfaction du Commissaire), 1 n’était pas fondée, 1 a été abandonnée et 4 sont en cours. Voir le tableau 1 de l’appendice A à ce sujet. 

En plus des demandes de communication, Santé Canada a reçu 184 demandes de consultation de la part des autres institutions fédérales, ce qui a ajouté 6 622 pages au nombre de pages à examiner (soit environ 2 p. 100 du nombre total de pages pour l’exercice).

Évaluation du rendement dans le traitement des demandes de communication

L’évaluation par le Commissariat du rendement des institutions fédérales en matière de traitement des demandes de communication se fonde sur la capacité des institutions à respecter les délais prescrits par la Loi et sur les pratiques susceptibles d’influencer la durée du traitement, tel le recours à des prorogations aussi courtes que possible. Le Commissariat a également vérifié si chaque institution avait justifié par écrit les prorogations auxquelles elle avait eu recours.  

Prorogations

Santé Canada a accru son recours aux prorogations en 2007-2008 comparativement à 2005-2006 (voir la figure 1). En comparaison, le nombre de nouvelles demandes reçues par Santé Canada en 2007-2008 a diminué, tandis que le nombre de pages examinées par demande traitée a augmenté au cours de la même période.

Figure 1. Nombre de prorogations en vertu du paragraphe 9(1)

figure 1

En vertu du paragraphe 9(2), les institutions fédérales doivent aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’elles ont recours à une prorogation de plus de 30 jours. En 2007-2008, le Commissaire a reçu 533 avis de prorogation de Santé Canada pour 692 demandes, ce qui représente un taux de conformité de 77 p. 100.  

Le Commissariat a reçu 59 plaintes contre Santé Canada en 2007-2008, dont 23 concernaient le recours aux prorogations. De ces 23 plaintes, 14 ont été réglées et 9 sont en cours. Voir le tableau 1 de l’appendice A à ce sujet. 

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a)

Le nombre de prorogations de plus de 30 jours que Santé Canada a utilisées en vertu de l’alinéa 9(1)a) (recherche d’un grand nombre de documents et entrave au fonctionnement de l’institution) a varié de façon importante au cours des dernières années (voir la figure 2). Toutefois, ces prorogations ont toujours tendance à se situer entre 30 et 90 jours. Le Commissariat a corroboré ces données en examinant les avis de prorogation transmis par Santé Canada au cours de l’année.

Figure 2. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) a )

Figure

Santé Canada détermine la durée d’une prorogation en fonction du nombre de documents à examiner et de son volume de travail. Il convient de noter que la recherche des documents dans les secteurs de programme prend deux fois plus de temps, en moyenne, que le délai prévu dans le modèle de traitement. Santé Canada attribue ces retards au volume important de documents et à la complexité des recherches.

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) b )

Le nombre de prorogations de plus de 30 jours que Santé Canada a utilisées en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) a beaucoup augmenté en 2007-2008 comparativement à 2005-2006 (voir la figure 3). Toutefois, ces prorogations ont toujours tendance à se situer entre 30 et 90 jours. Le Commissariat a corroboré ces données en examinant les avis de prorogation transmis par Santé Canada au cours de l’année. L’augmentation des prorogations s’explique, en partie, par l’accroissement des projets « horizontaux » auxquels Santé Canada collabore avec d’autres institutions à vocation scientifique.

Figure 3. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) b )

Figure 3

Santé Canada détermine la durée des prorogations conjointement avec les autres institutions en fonction de l’institution qui est consultée, d’une estimation du nombre de pages à examiner et du temps qu’il faudra à l’institution pour ce faire. Le Commissariat réitère le besoin de discuter au préalable avec l’institution à consulter pour déterminer avec précision la durée de prorogation appropriée.

Le Ministère a déclaré qu’il offre la possibilité de fournir des communications partielles concernant les parties de la demande qui ne font pas l’objet de la consultation en attendant les résultats de cette dernière. Le Commissariat recommande de procéder à des communications partielles le plus tôt possible au cours du processus. Il recommande également à Santé Canada d’informer les demandeurs, dans la lettre qui accompagne l’information communiquée, qu’il est possible que d’autres renseignements leur soient transmis à l’issue des consultations en cours, qu’ils seront informés du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut leur être communiquée et qu’ils ont le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus.

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) c )

Le nombre de prorogations auxquelles Santé Canada a eu recours en vertu de l’alinéa 9(1)c) (consultations auprès de tiers) est resté stable au cours des trois dernières années. Même si la durée de la plupart des prorogations demeure entre 30 et 90 jours, la proportion des prorogations plus longues est à la hausse (voir la figure 4). Les consultations auprès de tiers ont tendance à occasionner de longs retards, puisque les tiers n’ont guère d’incitatifs à respecter le délai de prorogation établi par une institution en vertu de l’alinéa 9(1)c). Les tiers répondent habituellement tout juste à l’échéance de la prorogation.

Figure 4. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) c )

Figure 4

Modèle de traitement

Le modèle de traitement de Santé Canada n’indique pas clairement quelles étapes du processus d’accès sont menées en même temps. Par conséquent, il semble que le nombre de jours nécessaires pour réaliser toutes les étapes est supérieur aux 30 jours permis dans la Loi. De plus, les laps de temps réels pour procéder aux différentes étapes varient beaucoup par rapport au modèle. Par exemple, la recherche des documents prend en moyenne deux fois plus de temps que la durée prévue à cet effet. Ultimement, ce sont les demandeurs qui reçoivent en retard la réponse à leurs demandes de communication.

Classement des demandes

Santé Canada classe un faible nombre des demandes reçues comme étant « de nature délicate » (environ 10 p. 100).15 Dans ces cas, le Ministère ajoute cinq jours à l’échéancier en vue de l’examen par le cabinet du sous-ministre et de la préparation de documents de communication. Ces étapes additionnelles ont pris 19 jours en moyenne, ce qui a causé des retards pour certaines demandes en 2007-2008.

Dans la fiche de rendement de 2006 de Santé Canada, le Commissariat a fait remarquer que cette pratique d’examen des dossiers de nature délicate par le cabinet du sous-ministre allait à l’encontre des pouvoirs délégués au coordonnateur à l’accès à l’information. Le Commissariat s’inquiète du fait que cette pratique existe toujours deux ans plus tard. Il est également d’avis que l’examen des demandes de nature délicate ne devrait d’aucune façon retarder le traitement de ces demandes. De plus, il recommande au Ministère de mesurer le temps réel dont il a besoin pour traiter les demandes classées ainsi que tout retard qui en découle.  

Consultations par d’autres institutions fédérales

Santé Canada a déclaré que les demandes de consultation provenant d’autres institutions fédérales sont traitées de la même manière que toute autre demande de communication, et non pas en priorité. Le Ministère n’était pas en mesure de déterminer le temps de traitement moyen, puisque son système de gestion des demandes ne consigne pas ce type de données. 

Justification des prorogations

Dans son questionnaire qui visait à établir la fiche de rendement, le Commissariat a demandé aux institutions fédérales si elles inscrivaient au dossier les motifs des prorogations auxquelles elles avaient recours en vertu du paragraphe 9(1). Santé Canada a répondu que la justification des prorogations n’est consignée que lorsque celles-ci exigent une interprétation complexe de la Loi. Le Commissariat n’a pas été en mesure de corroborer cette information en se fondant sur un examen de ses dossiers de plaintes car aucun dossier relatif à l’utilisation de prorogations par Santé Canada n’a été fermé en 2007-2008 (voir le tableau 2 de l’appendice A). Les 14 dossiers de plaintes reçues et réglées en 2007-2008 ont en fait été fermés en 2008-2009 et, par conséquent, n’ont pas fait partie du présent examen. 

15 Les conclusions d'une enquête menée par le Commissariat sur une plainte déposée par l'Association canadienne des journaux contre toutes les institutions fédérales au sujet de l'existence de règles spéciales pour le traitement de demandes faites par les médias visent la période allant du 1er avril 2003 au 31 mars 2005. Au cours de l'enquête, le Commissariat a constaté que Santé Canada était au nombre des institutions qui classaient les demandes de communication comme étant     « de nature délicate ». SantéCanada faisait en fait partie du groupe le plus nombreux à faire usage d'un tel système de classement et dont le processus retardait le traitement des demandes.

Recommandations du Commissariat à l’information et réponses de l’institution

1. Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Santé Canada devrait revoir son modèle de traitement afin d’indiquer clairement les étapes qui sont menées en même temps et pour s’assurer que celui-ci reflète les pouvoirs propres au coordonnateur de l’AIPRP liés à l’application de la Loi sur l’accès à l’information .

Réponse

Santé Canada a terminé une évaluation de son modèle de traitement et a repéré les étapes qui sont menées en même temps afin de s’assurer que le déroulement des activités reflète les dispositions de la Loi et permet une gestion plus efficace des demandes. Le nouveau modèle est sur le point d’être finalisé et Santé Canada en est à valider les modifications avec une autre institution gouvernementale. 

2. Santé Canada devrait cesser immédiatement de retarder le traitement des demandes classées comme étant « de nature délicate » et devrait mesurer le temps réel qui est nécessaire pour traiter ces demandes ainsi que tout retard qui en découle.

Réponse

Santé Canada continuera d’améliorer l’efficacité de son processus de traitement des demandes afin de remédier aux retards qui en découlent, notamment grâce aux mesures suivantes :

1) amélioration du suivi interne des délais d’examen des demandes « de nature délicate » et des suites à donner;

2) prestation de séances d’information à l’intention des bureaux de première responsabilité (BPR) afin de mieux leur faire connaître le cadre législatif et le processus. 

3. Le bureau de l’AIPRP devrait examiner les critères qu’il utilise pour se prévaloir de prorogations en vertu du paragraphe 9(1) afin de s’assurer que ceux-ci sont raisonnables et légitimes.

Réponse

Santé Canada en est à mettre à jour son document d’orientation à l’intention du personnel de l’accès à l’information afin de faire en sorte que l’utilisation de toutes les prorogations en vertu du paragraphe 9(1) soit appropriée et puisse être justifiée.

Santé Canada a mis en œuvre un processus interne qui exige de la part des analystes qu’ils consignent une justification détaillée pour toutes les prorogations.  

4. Santé Canada devrait continuer de chercher des solutions lui permettant de remédier efficacement aux problèmes de gestion des dossiers liés à la recherche de documents.

Réponse

Santé Canada en est à déployer un SGDDI ministériel à titre de projet pilote d’ici mars 2009 Cela sera suivi d’un plan détaillé de mise en œuvre pour le reste du Ministère.

Le Ministère continuera à offrir des séances d’information à l’intention des BPR pour favoriser l’apprentissage et pour appuyer la gestion du processus d’accès à l’information, y compris la recherche rapide des documents.

5. Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Réponse

Santé Canada a instauré la pratique de consigner les justifications et motifs détaillés des prorogations auxquelles l’institution a recours.

6. Le bureau de l’accès à l’information devrait présenter un avis au Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge une demande de plus de 30 jours, conformément au paragraphe 9(2). 

Réponse

Conformément au paragraphe 9(2), Santé Canada fournira un avis au Commissaire à l’information chaque fois que le Ministère prorogera une demande de plus de 30 jours. Le

Ministère comprend que le Commissariat a établi à 77 p. 100 son taux de conformité pour 2007-2008.

Santé Canada fera en sorte que cette pratique soit adoptée uniformément par tout le personnel afin de se conformer parfaitement à ses obligations.

Santé Canada

Appendice A. Plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information 

Tableau 1. Plaintes reçues en 2007-2008

(Ces plaintes peuvent faire référence à des demandes présentées avant 2007-2008.)  

Constatations du Commissariat au 27 novembre 2008
Type de plainte Reçue en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée En cours
Refus de communication (exception/exclusion) 13 1 1 0 11
Exclusion, document confidentiel du Cabinet 2 0 1 0 1
Retard (présomption de refus) 13 7 1 1 4
Prorogation 23 14 0 0 9
Pas de document/ recherche incomplète 4 1 0 1 2
Frais 2 0 0 0 2
Autres 2 0 1 0 1
Total 59 23 4 2 30

Tableau 2. Dossiers fermés en 2007-2008

(Nouvelles plaintes reçues en 2007-2008 et plaintes reportées des années précédentes)

Constatations du Commissariat au 31 mars 2008
Type de plainte Close en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée
Refus de communication (exception/exclusion) 5 4 1 0
Exclusion, document confidentiel du Cabinet 0 0 0 0
Pas de document/ recherche incomplète 5 3 1 1
Retard (présomption de refus) 28 27 1 0
Prorogation 0 0 0 0
Frais 0 0 0 0
Autres 5 4 1 0
Total 43 38 4 1

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