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Fiches de rendement


Année


Ressources naturelles Canada 

Rendement global en 2007–2008

Dans la moyenne : 3,5 étoiles  

Il s’agit de la première fiche de rendement établie à l’égard de Ressources naturelles Canada (RNCan). Cette institution a été choisie aux fins d’évaluation en raison de ses pratiques exemplaires et de ses efforts pour améliorer sa conformité aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information.

Comme les Canadiens se préoccupent de plus en plus des enjeux environnementaux, RNCan reçoit beaucoup plus de demandes depuis quelques années. En 2007-2008, il y a eu également une augmentation des demandes concernant la fermeture du réacteur de Chalk River destiné à la production d’isotopes médicaux. À l’instar de nombreuses autres institutions examinées pour l’établissement des fiches de rendement, RNCan a eu du mal à attirer et à maintenir en poste des employés expérimentés et bien formés en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP). Malgré la pression croissante, RNCan a réussi à maintenir un bon rendement.

En 2007-2008, RNCan a connu une forte augmentation du nombre de demandes de communication, sans toutefois disposer d’un personnel suffisant pour y répondre. Par conséquent, le nombre de prorogations auxquelles RNCan a eu recours en vertu du paragraphe 9(1) a augmenté. Les prolongations ont aussi été plus longues.  

Même si le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) souhaite une amélioration du rendement de RNCan au cours des prochaines années, il s’en voudrait de ne pas souligner les nombreuses pratiques mises en place par RNCan pour accélérer le traitement des demandes. Par exemple, le Ministère communique périodiquement et proactivement avec les demandeurs afin de les aider à préciser et à perfectionner leurs demandes, ne se prévaut pas de prorogations aux termes de l’alinéa 9(1)a), gère les documents efficacement et utilise largement les technologies collaboratives.

Ressources naturelles Canada 

Facteurs pris en compte dans l’évaluation du rendement global 

Volume de travail
  • Accroissement important du nombre de nouvelles demandes (79 p. 100) et augmentation modérée du nombre de pages examinées (20 p. 100)
  • Ressources humaines restreintes
Temps de traitement des nouvelles demandes
  • Dans les délais prescrits : 73 p. 100
  • Dans les 30 jours : 45 p. 100
  • Moyenne : 88 jours
Report de demandes
  • Augmentation importante du nombre de demandes reportées de l’exercice 2006-2007 et très forte augmentation du nombre de demandes en présomption de refus reportées
Prorogations
  • Légère augmentation du nombre de demandes ayant fait l’objet d’une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)
  • Durée de la plupart des prorogations : entre 91 et 120 jours
  • Pratique exemplaire : le Ministère n’a généralement pas recours aux prorogations en vertu de l’alinéa  9(1)a) – une seule fois au cours des trois derniers exercices.
  • Ressources naturelles Canada n’a pas respecté le paragraphe 9(2) concernant l’avis de prorogation.
Présomptions de refus
  • 10,7 p. 100 des demandes nouvelles ou demandes reportées étaient en présomption de refus (note : C).
Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
  • Traitement prioritaire des demandes de consultation, selon la date d’échéance. Temps de traitement moyen : 17 jours
Demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales
  • À améliorer : le Commissariat recommande à Ressources naturelles Canada de procéder à des communications partielles le plus tôt possible au cours du processus et de joindre une lettre à l’information communiquée pour faire savoir aux demandeurs que d’autres renseignements pourraient leur être transmis à l’issue des consultations en cours, qu’ils seront informés des résultats des consultations obligatoires même si aucune nouvelle information ne leur est communiquée et qu’ils ont le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus.
Processus
  • Le classement des demandes ne retarde pas le traitement des demandes. Si c’est le cas à Ressources naturelles Canada, rien n’empêche d’autres institutions d’en faire autant.
  • Pratique exemplaire : communication proactive avec les demandeurs à chaque étape du processus afin de leur donner une réponse rapide; le Ministère incite les demandeurs à réduire la portée de leurs demandes et leur suggère de consulter des demandes précédentes lorsqu’ils cherchent de l’information de même nature.
  • Pratique exemplaire : mise en place d’un mécanisme de traitement informel des demandes (dans un délai moyen de 30 jours).
  • Examen en cours de l’ensemble du processus afin de faire face aux futures augmentations des demandes de communication.
  • Pratique exemplaire : adoption d’une gestion de portefeuille favorisant la spécialisation d’analystes dans des domaines de programme particuliers.
  • Pratique exemplaire : adoption d’une rigoureuse approche de gestion des documents, utilisation de nouvelles technologies collaboratives comme le Wiki pour repérer et récupérer facilement toute information non protégée.
Plaintes
  • Le Commissariat a reçu 7 plaintes (sur un total de 419 demandes traitées, soit 2 p. 100) concernant le traitement des demandes par Ressources naturelles Canada.

Ressources naturelles Canada 

Il s’agit de la première fiche de rendement établie par le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) à l’égard de Ressources naturelles Canada (RNCan). Cette institution a été choisie aux fins d’évaluation en raison de ses pratiques exemplaires et de ses efforts pour améliorer sa conformité aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information.

Tableau 1. Antécédents en matière de conformité

  2007-2008
Pourcentage de présomptions de refus (temps de traitement dépassant les délais prévus par la Loi) 10,7 %
Note C

La section suivante résume les principaux défis liés au rendement auxquels RNCan a dû faire face en 2007-2008 et les mesures prises pour améliorer son rendement. Elle donne également des renseignements de base sur les activités du Ministère en matière d’accès à l’information durant cette période et contient une analyse de divers facteurs pris en compte dans l’évaluation de son rendement global sur une échelle de cinq étoiles. Le rapport se termine par plusieurs recommandations et les réponses de RNCan à cet égard.  

Principaux défis liés au rendement en 2007–2008 

Volume de travail

  • Volume exceptionnel de demandes concernant Chalk River

Ressources humaines

  • Pénurie d’analystes d’expérience en matière d’accès à l’information
  • Roulement du personnel chargé de l’accès à l’information.

Principales mesures liées au rendement en 2007-2008 

Volume de travail

  • Transmission de fichiers sur CD encouragée.
  • Réexamen de l’ensemble du processus d’accès afin de faire face aux augmentations futures des demandes
  • Utilisation de la ressource Wiki pour faciliter le repérage et l’extraction de l’information non protégée

Ressources humaines

  • Adoption d’une gestion de portefeuille favorisant la spécialisation d’analystes dans des domaines de programme particuliers et la planification de la relève.

En chiffres

En 2007-2008, le volume de demandes de communication adressées à RNCan a augmenté considérablement par rapport aux exercices précédents, comme l’indique le tableau 2. Le nombre de pages examinées en 2007-2008 est également en hausse par rapport à 2005-2006.

Tableau 2. Demandes reçues et traitées et nombre de pages examinées 

  2005-2006 2006-2007 2007-2008 Écart par rapport à 2005-2006
Demandes reçues 205 300 366 +79 %
Demandes traitées 194 285 343 +77 %
Nombre de pages examinées pour les demandes traitées 59 205 82 683 70 982 +20 %
Nombre moyen de pages examinées par demande traitée 305 290 207 - 32 %

En 2007-2008, RNCan a reçu 366 nouvelles demandes et reporté 53 demandes de l’exercice précédent (dont quatre en présomption de refus – demandes dont le traitement est retardé au-delà des délais prescrits par la Loi), soit un total de 419 demandes. Le Ministère a traité 73 p. 100 des nouvelles demandes dans les délais prescrits par la Loi – dans les 30 jours ou selon les prorogations prévues à l’article 9. Environ 45 p. 100 des demandes ont été traitées dans les 30 jours. RNCan a indiqué que le temps moyen de traitement des demandes a été de 88 jours.

RNCan n’a pas été en mesure de réduire le report de nouvelles demandes et présomptions de refus, qui ont en fait augmenté considérablement en 2007-2008. Durant cette période, le ratio de présomptions de refus (pourcentage d es nouvelles demandes et des demandes reportées de l’exercice précédent qui étaient en présomption de refus durant l’année) s’est chiffré à 10,7 p. 100. Cela a valu à RNCan la note C sur l’échelle de notation que le Commissariat utilise depuis de nombreuses années pour évaluer le rendement des institutions, mais qu’il entend abandonner dorénavant.  

En 2007-2008, le Commissariat a reçu sept plaintes contre RNCan; une seule d’entre elles concernait une présomption de refus. Au 27 novembre 2008, cette plainte était toujours en cours (voir le tableau 1 de l’appendice A).

Outre des demandes de communication, RNCan a reçu 122 demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales, ce qui a représenté 4 070 pages de plus à examiner (soit environ 5 p. 100 du nombre total de pages pour l’année).  

Évaluation du rendement dans le traitement des demandes de communication

L’évaluation par le Commissariat du rendement des institutions fédérales en matière de traitement des demandes de communication se fonde sur la capacité des institutions à respecter les délais prescrits par la Loi et sur les pratiques susceptibles d’influencer la durée du traitement, tel le recours à des prorogations aussi courtes que possible. Le Commissariat a également vérifié si chaque institution avait justifié par écrit les prorogations auxquelles elle avait eu recours.  

Prorogations

En 2007-2008, RNCan a eu recours à un nombre beaucoup plus élevé de prorogations qu’en 2005-2006, comme l’indique la figure 1 ci-dessous. Cette augmentation (85 p. 100) est proportionnelle à l’augmentation du nombre de demandes reçues (79 p. 100) durant la même période.

Figure 1. Nombre de prorogations en vertu du paragraphe 9(1)

Figuer 1

Aux termes du paragraphe 9(2), les institutions fédérales sont tenues d’aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’elles ont recours à une prorogation de plus de 30 jours. Selon le rapport de 2008 sur ses activités en matière d’accès à l’information déposé auprès du Secrétariat du Conseil du Trésor, RNCan a eu recours à des prorogations dépassant 30 jours pour traiter 172 demandes. Au cours de cette période, le Commissaire n’a reçu aucun avis de prorogation de RNCan, ce qui signifie que le Ministère ne s’est nullement conformé au paragraphe 9(2).

Des sept plaintes adressées au Commissariat en 2007-2008 au sujet de RNCan, quatre concernaient l’utilisation de prorogations par le Ministère. L’une de ces quatre plaintes a été abandonnée et les trois autres étaient en cours de traitement (voir le tableau 1 de l’appendice A).

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a)

Le Commissariat félicite RNCan de ne recourir à des prorogations en vertu de l'alinéa 9(1)a) que dans des circonstances exceptionnelles (recherches de gros volume de documents et entrave au fonctionnement de l’institution). Le Ministère n’y a eu recours qu’une seule fois en trois ans. Il s’agit d’un cas unique parmi toutes les institutions ayant fait l’objet d’une évaluation du Commissariat cette année, qui en fait devrait être la règle. Cela est attribuable aux solides pratiques de gestion des documents de RNCan et à son utilisation des nouvelles technologies collaboratives.

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b)

Le nombre de prorogations auxquelles RNCan a eu recours en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) a passablement augmenté en 2007-2008 comparativement à 2005-2006. La proportion de prorogations d’une durée de plus de 30 jours a également augmenté, comme l’illustre la figure 2. En outre, la durée des prorogations est de plus en plus longue, la plupart variant entre 91 et 120 jours.

Le Ministère a indiqué qu’il participe à des projets « horizontaux » avec d'autres institutions axées sur les sciences, ce qui explique l'augmentation du nombre de demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales. Ces consultations comportaient l’examen de 56 089 pages, ce qui équivaut à un pourcentage étonnamment élevé (79 p. 100) du nombre total de pages que RNCan a examinées au cours de cette période.

Figure 2. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) b )

Figure 2

RNCan a indiqué qu’il lui était difficile d’évaluer avec précision la durée des prorogations requises pour traiter les demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales. Si les consultations ne sont pas terminées dans les délais prévus, ces demandes risquent de devenir des présomptions de refus. Cette situation se produit le plus souvent lorsqu’il faut consulter le Bureau du Conseil privé au sujet de documents confidentiels du Cabinet, ou le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) au sujet de renseignements dont la communication risque d’avoir une incidence sur les relations internationales. Ces demandes de consultation sont plus longues à traiter, comme l’indique la figure 3.  

Figure 3. Temps de réponse moyen pour les consultations auprès des autres institutions fédérales en 2007-2008 

Figure 3 

* « Total » désigne le temps de réponse moyen pour toutes les consultations et non seulement celles qui sont indiquées dans le graphique.  

Pour éviter que des demandes de consultation adressées au MAECI ne deviennent des présomptions de refus, RNCan communique d’abord avec le MAECI par téléphone ou par courriel afin de déterminer si ce dernier sera en mesure de respecter le délai prorogé. Si RNCan n’a pas reçu de réponse à la date prévue, il soustrait l’information à la communication en s’appuyant sur sa propre évaluation, communique les documents et ferme le dossier. RNCan communiquera par la suite au demandeur toute autre information que le MAECI l’autorisera à communiquer. RNCan a eu recours à cette pratique pour gérer sa charge de travail et donner une idée plus précise de son rendement.

Le Commissariat recommande de procéder à des communications partielles le plus tôt possible au cours du processus. Il recommande également à RNCan d’informer les demandeurs, dans la lettre qui accompagne l’information communiquée, qu’il est possible que d’autres renseignements leur soient transmis à l’issue des consultations en cours, qu’ils seront informés du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut leur être communiquée et qu’ils ont le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus. Le Commissariat craint que le droit des demandeurs de porter plainte ne soit compromis si cette procédure n’est pas suivie rigoureusement par RNCan et les autres institutions.  

Enfin, le Commissariat sait que certaines institutions ont déjà recours à cette pratique et il craint que d’autres institutions fédérales n’en abusent pour contourner un problème encore plus grave, soit les retards résultant des consultations.  

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c)

Le nombre de prorogations auxquelles RNCan a eu recours en vertu de l'alinéa 9(1)c) (consultations auprès de tiers) a également augmenté au cours des dernières années de même que leur durée (voir la figure 4). En 2007-2008, la plupart des prorogations ont été d’une durée de 91 à 120 jours et, plus rarement, de plus de 120 jours. RNCan a expliqué que le traitement des demandes de consultation était plus long parce que certains tiers sont en région éloignée, ce qui complique le respect des échéances prévues par la Loi.

Le Commissariat pense que les consultations auprès de tiers ne devraient pas entraîner de longs délais de traitement. Les prorogations prévues à l’alinéa 9(1)c) ne devraient normalement pas dépasser 60 jours étant donné que la Loi prévoit un délai de 50 jours pour les consultations auprès de tiers et 10 jours supplémentaires pour permettre à l’institution de faire parvenir à ces derniers les avis requis.

Figure 4. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) c )

Figure 4

Services aux demandeurs

Depuis de nombreuses années, RNCan communique avec les demandeurs à chaque étape du processus d'accès à l'information afin de leur fournir une réponse rapide. Par exemple, RNCan encourage depuis longtemps les demandeurs à réduire la portée de leurs demandes. Depuis peu, le Ministère leur suggère de consulter des demandes précédentes lorsqu’ils cherchent de l’information de même nature afin d’accélérer le processus.

Classement des demandes

Le Ministère classe systématiquement en deux catégories les demandes de communication qu’il reçoit : les demandes « courantes » et les demandes « de nature délicate ». Les premières concernent généralement des dossiers liés à des marchés ou des contrats d’aide temporaire.

La manière dont RNCan traite les demandes dépend de la catégorie qui leur a été attribuée. Les demandes « de nature délicate » nécessitent des démarches supplémentaires, notamment un examen par les Communications, l'approbation du directeur général du bureau de première responsabilité et du sous-ministre adjoint, ainsi qu’un examen par le sous-ministre et le cabinet du ministre. Le Commissariat est d'avis que ces démarches supplémentaires pourraient miner le pouvoir délégué au coordonnateur de l'accès à l’information. Il pense également que ce classement ne devrait pas retarder la communication des documents. RNCan a indiqué que le fait de classer une demande dans la catégorie « de nature délicate » n’entraîne aucun retard, mais le Ministère est en train de revoir sa procédure afin d’y apporter des modifications à court terme.  

En 2007-2008, RNCan a classé 90 p. 100 des demandes dans la catégorie « de nature délicate ». Le Commissariat est d'avis que cette répartition disproportionnelle est un signe que le Ministère doit revoir et modifier ses catégories ainsi que les critères de classement des demandes.

Le Commissariat recommande au Ministère, lorsqu’il classe ou étiquette les demandes, de s’efforcer de ne pas retarder le processus d’accès. De plus, le Ministère devrait mesurer le temps réel de traitement des demandes classées et les retards occasionnés.  

Consultations par d’autres institutions fédérales

RNCan traite les demandes de consultation en priorité, en fonction de la date d’échéance, et le temps de traitement moyen a été de 17 jours.  

Justification des prorogations

Dans son questionnaire qui visait à établir la fiche de rendement, le Commissariat a demandé aux institutions fédérales si elles inscrivaient au dossier les motifs des prorogations auxquelles elles avaient recours en vertu du paragraphe 9(1). RNCan a fait savoir que la nature des avis rédigés pour justifier les prorogations varie d’un analyste à l’autre. Pour en savoir davantage sur les activités du Ministère dans ce domaine, le Commissariat a examiné une plainte concernant l’utilisation de prorogations par RNCan. (Le Commissariat a fermé ce dossier après le règlement de la plainte en 2007-2008; voir le tableau 2 de l’appendice A). Le Commissariat a constaté que RNCan avait consigné les prorogations dans son système de gestion des demandes lors du traitement, sans toutefois les justifier dans tous les cas.

Recommandations du Commissariat à l’information et réponses de l’institution

1. Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de RNCan devrait redéfinir sa catégorie « de nature délicate » afin que ces demandes de communication ne représentent qu’un petit nombre de demandes de nature exceptionnelle.

Réponse

La majorité des demandes actives adressées à RNCan sont considérées comme étant de nature délicate en raison de leur objet et exigent des approbations supplémentaires. RNCan en est à revoir son processus et ses normes de classement afin de déterminer si un plus grand nombre de demandes pourraient être considérées comme étant courantes.

2. Le bureau de l’AIPRP de RNCan devrait s’engager clairement à ne pas retarder le traitement des demandes classées et mesurer le temps réel requis pour traiter ces demandes ainsi que tout retard occasionné.

Réponse

Toutes les demandes sont soumises, avant toute communication, au même processus complet de revue et d’approbation, lequel fait appel au secteur concerné et comporte ensuite un examen par les gestionnaires supérieurs. Une seule exception s’applique aux dossiers de soumissions, qui ne requièrent aucune approbation à l’extérieur du bureau de l’AIPRP. 

3. Le bureau de l’AIPRP devrait revoir son modèle de traitement afin de clairement indiquer les étapes qui se déroulent simultanément et de veiller à ce qu'il reflète les pouvoirs conférés au coordonnateur de l'AIPRP relativement à l'application de la Loi sur l'accès à l'information.

Réponse

L’approbation du sous-ministre adjoint doit être obtenue avant celles des directions générales concernées puisque la délégation des pouvoirs à RNCan est partagée entre le coordonnateur et les différents sous-ministres adjoints. Les autres approbations sont ensuite obtenues simultanément. RNCan examine actuellement son processus d'approbation afin d’en accroître l’efficacité. 

4. Lorsqu’il ferme le dossier d’une demande au sujet de laquelle des consultations sont en cours, le bureau de l’AIPRP devrait faire savoir au demandeur que d’autres renseignements pourraient lui être transmis ultérieurement, qu’il sera informé du résultat des consultations même si aucune nouvelle information ne peut lui être communiquée et qu’il a le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus.

Réponse

RNCan a entrepris de fournir des communications partielles aux demandeurs. Le Ministère continuera d’appliquer cette ligne de conduite un peu plus tôt dans le processus, lorsque cela est possible, en attendant le résultat des consultations en cours.

5. Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Réponse

RNCan doit consulter les autres institutions d’où proviennent les documents. Il est difficile d’évaluer avec précision le temps requis pour de telles consultations. RNCan continuera de communiquer avec les institutions concernées par le processus et consignera au dossier toute information concernant les délais requis. 

6. Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information doit aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge un délai au-delà de 30 jours. 

Réponse

Cette exigence est prévue par la Loi et RNCan a récemment adopté une procédure visant à aviser le Commissaire à l’information chaque fois que le Ministère a recours à une prorogation de plus de 30 jours.

Ressources naturelles Canada

Appendice A. Plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information 

Tableau 1. Plaintes reçues en 2007-2008

(Ces plaintes peuvent faire référence à des demandes présentées avant 2007-2008.)  

Constatations du Commissariat au 27 novembre 2008
Type de plainte Reçue en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée En cours
Refus de communication (exception/exclusion) 1 0 0 0 1
Retard (présomption de refus) 1 0 0 0 1
Prorogation 4 0 0 1 3
Pas de document/recherche incomplète 0 0 0 0 0
Frais 0 0 0 0 0
Divers 1 0 0 0 1
Total 7 0 0 1 6

Tableau 2. Dossiers fermés en 2007-2008

(Nouvelles plaintes reçues en 2007–2008 et plaintes reportées des années précédentes)

Constatations du Commissariat au 31 mars 2008
Type de plainte Close en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée
Refus de communication (exception/exclusion) 1 1 0 0
Retard (présomption de refus) 0 0 0 0
Prorogation 1 1 0 0
Pas de document/recherche incomplète 0 0 0 0
Frais 0 0 0 0
Divers 0 0 0 0
Total 2 2 0 0
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