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Fiches de rendement


Année


Ministère de la Justice Canada

Rendement global en 2007-2008

Exceptionnel : 5 étoiles

Justice Canada est la seule institution à avoir obtenu un résultat optimal quant au respect de la Loi sur l’accès à l’information en 2007-2008. Le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) se réjouit de ce rendement, d’autant plus que Justice Canada avait obtenu une note d’échec pour chacun des trois exercices précédents.

Il importe de souligner que Justice Canada a traité près des deux tiers des nouvelles demandes reçues en 2007-2008 dans un délai de 30 jours et que le temps de traitement moyen des demandes n’ayant pas fait l’objet d’une prorogation a été de 20 à 22 jours. Lorsque Justice Canada a dû avoir recours à des prorogations, la plupart ont été d’une durée de moins de 90 jours. Le Ministère a également assuré le suivi des prorogations en faisant parvenir un avis de prorogation au Commissaire à l’information dans 83 p. 100 des cas.

Justice Canada a obtenu ce rendement exceptionnel durant une année de grands défis. Par exemple, même si l’augmentation du nombre de nouvelles demandes a été modérée, le Ministère a connu une très forte augmentation du nombre de pages à examiner. En outre, pour chaque nouvelle demande reçue en 2007-2008, Justice Canada a reçu trois demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales, auxquelles le Ministère a réussi à répondre dans un délai moyen de 16 jours.

Une source de préoccupation réside dans l’approche adoptée par Justice Canada pour les consultations obligatoires nécessitant de longs délais. Le Ministère a pour pratique de clore de telles demandes. Le Commissariat recommande au Ministère de faire preuve de plus de rigueur à cet égard afin de respecter les droits des demandeurs; notamment, Justice Canada devrait procéder à des communications partielles le plus tôt possible au cours du processus en faisant savoir aux demandeurs, dans la lettre qui accompagne l’information communiquée, qu’il est possible que d’autres renseignements leur soient fournis à l’issue des consultations en cours, qu’ils seront informés du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut leur être communiquée et qu’ils ont le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus.  

Le rendement exceptionnel de Justice Canada découle des nombreuses mesures adoptées par le Ministère au cours des dernières années, avec le soutien de la haute direction, dans le but d’accélérer le traitement des demandes. Le Commissariat s’attend à ce que Justice Canada maintienne ce niveau d’excellence et partage ses pratiques exemplaires avec les responsables du milieu de l’accès à l’information.

Ministère de la Justice Canada 

Facteurs pris en compte dans l’évaluation du rendement global 

Volume de travail
  • Augmentation limitée du nombre de nouvelles demandes (21 p. 100), mais très forte augmentation du nombre de pages à examiner (289 p. 100).
Temps de traitement des nouvelles demandes
  • Dans les délais prescrits : 79 p. 100
  • Dans les 30 jours : 61 p. 100
  • Temps de traitement moyen des demandes non prorogées : de 20 à 22 jours
Report de demandes
  • Petit nombre de demandes reportées
Prorogations
  • Le nombre de demandes reçues ayant nécessité une prorogation en vertu du paragraphe 9(1) a varié au cours des dernières années. Une augmentation a été observée comparativement à 2006-2007.
  • La durée de la majorité des prorogations a été de moins de 90 jours.
  • Conformité avec le paragraphe 9(2) concernant l’avis de prorogation : 83 p. 100
Présomptions de refus
  • 4,4 p. 100 des demandes nouvelles ou reportées étaient en présomption de refus (note : A).
Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
  • Pratique exemplaire : les demandes de consultation sont traitées rapidement (délai moyen de 16 jours) afin d’éviter une présomption de refus aux institutions qui consultent.
  • Pratique exemplaire : l’instauration d’un processus accéléré d’examen de documents visés par le secret professionnel de l’avocat aux fins d’avis juridique ou dans les cas de litige permet d’éviter les retards inutiles et de fournir un meilleur service à la clientèle.
  • Pratique exemplaire : Justice Canada a signé un protocole d’entente avec 18 institutions fédérales dans le but d’accélérer le processus de demandes de consultation.
Demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales
  • À améliorer  : le Commissariat recommande à Justice Canada de procéder à des communications partielles le plus tôt possible au cours du processus en faisant savoir aux demandeurs, dans la lettre qui accompagne l’information communiquée, qu’il est possible que d’autres renseignements leur soient fournis à l’issue des consultations en cours, qu’ils seront informés du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut leur être communiquée et qu’ils ont le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus.
Processus
  • Rien ne montre que le classement des demandes par catégories retarde le traitement.
  • Privilégie le traitement informel des demandes (délai moyen : 16 jours).
Leadership de la haute direction
  • Approbation de lignes directrices et d’une structure de gouvernance et distribution à tous les employés.
  • Organisation de séances de formation et de sensibilisation à l’intention de tous les employés du Ministère afin de les familiariser avec les lignes directrices.
  • Création du groupe de travail stratégique de liaison de l’AIPRP afin d’assurer la gestion rapide et stratégique des problèmes d’accès à l’information, aux échelons concernés, dans l’ensemble du Ministère.
Plaintes
  • Le Commissariat a reçu 52 plaintes (sur un total de 409 demandes traitées, soit 13 p. 100) concernant le traitement des demandes par Justice Canada.

Ministère de la Justice Canada 

Justice Canada a obtenu de très mauvais résultats dans ses trois premières fiches de rendement produites par le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat), recevant à chaque fois un constat d’échec (voir le tableau 1).

Tableau 1. Antécédents en matière de conformité

  2004 2005 2006 2007-2008
Pourcentage de présomptions de refus (temps de traitement dépassant les délais prévus par la Loi)  43,5 % 38,8 % 37,3 % 4,4 %
Note F F F A

La présente fiche de rendement résume les principaux défis liés au rendement auxquels Justice Canada a dû faire face en 2007-2008 et les mesures prises pour améliorer son rendement. Elle donne également des renseignements de base sur les activités du Ministère durant cette période en matière d’accès à l’information et contient une analyse des divers facteurs pris en compte dans l’évaluation de son rendement global sur une échelle de cinq étoiles. Le rapport se termine par plusieurs recommandations et les réponses de Justice Canada à cet égard. 

Principaux défis liés au rendement en 2007–2008

Consultations

  • Retards attribuables à l’obligation de consulter diverses institutions fédérales, dont le Bureau du Conseil privé (BCP), au sujet de documents confidentiels du Cabinet, ainsi que le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) et le ministère de la Défense nationale (MDN), au sujet de demandes liées à l’Afghanistan ou concernant des documents dont la communication risquerait d’avoir une incidence sur les relations du Canada avec d’autres pays

Ressources humaines

  • Difficulté à maintenir un effectif complet d’employés ayant de l’expérience en matière d’accès à l’information
  • Pénurie de spécialistes en matière d’accès à l’information
  • Recrutement dynamique, par d’autres institutions fédérales, de personnel compétent dans ce domaine

Gestion des documents

  • Difficulté à extraire l’information de façon efficace en raison du roulement de personnel au sein du Ministère

Principales mesures liées au rendement en 2007–2008 

Consultations

  • Instauration d’un mécanisme d’examen accéléré de documents visés par le secret professionnel de l’avocat aux fins d’avis juridique ou dans les cas de litige.

Ressources humaines

  • Dotation de quatre postes supplémentaires

Processus

  • Poursuite du traitement informel des demandes de communication et de la communication partielle d’informations dans le but d’accélérer le processus et d’améliorer les relations avec les clients
  • Simplification du processus d’approbation
  • Examen et mise à jour des lignes directrices relatives à la mise en œuvre de la Loi sur l’accès à l’information
  • Définition des rôles, des responsabilités et des obligations en matière de reddition de comptes de tous les employés (y compris les gestionnaires supérieurs) dans la structure de gouvernance de l’accès à l’information

Leadership de la haute direction

  • Diffusion des lignes directrices et de la structure de gouvernance à tous les employés
  • Organisation de séances de formation et de sensibilisation portant sur les lignes directrices à l’intention de tout le personnel du Ministère
  • Création du groupe de travail stratégique de liaison de l’AIPRP afin d’assurer la gestion rapide et stratégique des questions liées à l’accès à l’information aux échelons concernés dans tout le Ministère

En chiffres

En 2007-2008, le volume de demandes de communication adressées à Justice Canada a augmenté modérément par rapport à 2005-2006, comme l’indique le tableau 2. Par ailleurs, on a constaté une très forte augmentation du nombre de pages examinées par rapport à l’exercice 2005-2006.  

Tableau 2. Demandes reçues et traitées et nombre de pages examinées 

  2005-2006 2006-2007 2007-2008 Écart par rapport à 2005-2006
Demandes reçues 286 355 345 +21 %
Demandes traitées 301 431 340 +13 %
Nombre de pages examinées pour les demandes traitées 64 234 294 723 249 993 +289 %
Nombre moyen de pages examinées par demande traitée 213 684 735 +245 %

Justice Canada a reçu 345 demandes de communication en 2007-2008 et reporté plus de 64 demandes de l’exercice précédent (dont six en présomption de refus – demandes dont le traitement est retardé au-delà des délais prescrits par la Loi), pour un total de 409 demandes. Le Ministère a traité 79 p. 100 des nouvelles demandes dans les délais prescrits par la Loi – dans les 30 jours ou selon les prorogations prévues à l’article 9. Il a traité environ 60 p. 100 des nouvelles demandes dans les 30 jours. Justice Canada n’a pas indiqué le temps moyen de traitement de toutes les demandes traitées durant la période visée par notre examen; le Ministère a toutefois indiqué que le temps moyen de traitement des demandes non prorogées en vertu de l’article 9 a été de 22 jours ouvrables.

Justice Canada a réussi à maintenir le nombre de demandes reportées à un très faible niveau. La proportion de présomptions de refus (pourcentage des nouvelles demandes et des demandes reportées de l’exercice précédent qui étaient en présomption de refus durant l’année) a donc été de 4,4 p. 100 pour 2007-2008. Cela a valu à Justice Canada une note A sur l’échelle de notation que le Commissariat utilise depuis de nombreuses années pour évaluer le rendement des institutions, mais qu’il entend abandonner dorénavant. Ce rendement représente une grande amélioration par rapport aux exercices précédents pour lesquels Justice Canada avait obtenu une note d’échec. 

En 2007-2008, le Commissariat a reçu 52 plaintes contre Justice Canada, mais aucune d’entre elles ne concernait des présomptions de refus (voir le tableau 1 de l’appendice A). 

Outre les demandes de communication, Justice Canada a reçu 1 009 demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales, ce qui a représenté 56 920 pages de plus à examiner. Le Ministère a traité 997 de ces demandes de consultation en 2007-2008, ce qui représente 53 047 pages examinées (soit 17,5 p. 100 du nombre total de pages pour l’année).

Évaluation du rendement dans le traitement des demandes de communication

L’évaluation par le Commissariat du rendement des institutions fédérales en matière de traitement des demandes de communication se fonde sur la capacité des institutions à respecter les délais prescrits par la Loi et sur les pratiques susceptibles d’influencer la durée du traitement, tel le recours à des prorogations aussi courtes que possible. Le Commissariat a également vérifié si chaque institution avait justifié par écrit les prorogations auxquelles elle avait eu recours.  

Prorogations

Le recours aux prorogations par Justice Canada a varié ces dernières années, mais il a augmenté en 2007-2008 par rapport à 2005-2006 (voir la figure 1). Cette augmentation est plus forte que l’augmentation du nombre de nouvelles demandes reçues par Justice Canada au cours de la même période.  

Figure 1. Nombre de demandes ayant fait l’objet d’une prorogation en vertu du paragraphe 9(1)

Figure 1

Aux termes du paragraphe 9(2), les institutions fédérales sont tenues d’aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’elles ont recours à une prorogation dépassant 30 jours. En 2007-2008, le Commissaire a reçu 79 avis de prorogation de Justice Canada pour 95 demandes, ce qui représente un taux de conformité de 83 p. 100.

Des 52 plaintes adressées au Commissariat en 2007-2008 au sujet de Justice Canada, 16 concernaient des prorogations. De ce nombre, deux ont été réglées (le Commissariat a jugé qu’elles étaient fondées et l’institution les a réglées à la satisfaction du Commissaire); neuf n’étaient pas fondées; deux ont été abandonnées; et trois sont en cours (voir le tableau 1 de l’appendice A). 

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b)

Le nombre de prorogations de plus de 30 jours auxquelles Justice Canada a eu recours en vertu de l’alinéa 9(1)b) visant les consultations a varié au cours des trois derniers exercices (voir la figure 2). On note une très forte augmentation par rapport à 2005-2006, mais une faible diminution par rapport à 2006-2007. Justice Canada a rapporté que la plupart des prorogations se maintiennent à moins de 90 jours. Le Commissariat a confirmé ce fait en examinant les avis de prorogation reçus de Justice Canada au cours de l’exercice.

Figure 2. Nombre de prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b)

Figure 2

Justice Canada a indiqué qu’il lui était difficile d’évaluer avec précision la durée des prorogations requises pour traiter les demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales. Si les consultations ne sont pas terminées dans les délais prévus, ces demandes risquent de devenir des présomptions de refus. La durée des prorogations requises pour les consultations obligatoires avec le MDN et le MAECI sur des questions liées à l’Afghanistan ainsi qu’avec le BCP sur des documents confidentiels du Cabinet est particulièrement difficile à évaluer.  

Figure 3. Temps de réponse moyen pour les consultations auprès des autres institutions fédérales en 2007-2008

Figure 3

Note : Le temps moyen de traitement s’applique aux dossiers officiellement fermés en 2007-2008. Les consultations en cours ne sont pas prises en compte.

*« Total » désigne le temps de réponse moyen pour toutes les consultations et non seulement celles qui sont indiquées dans le graphique.

Le Commissariat constate un écart entre la durée des prorogations auxquelles Justice Canada a eu recours en 2007-2008 (figure 2) et le temps de traitement des demandes de consultation (figure 3), ce qui porte à croire que de nombreuses demandes se trouveraient en situation de présomption de refus. Or, Justice Canada obtient un faible taux de présomptions de refus. Cette différence s’explique par le fait que Justice Canada a pour pratique de communiquer les seuls renseignements qui ne font pas l’objet de la consultation et de clore les demandes avant d’avoir reçu une réponse de l’institution consultée. C’est que le Ministère suppose, lorsqu’il est peu probable que d’autres renseignements seront communiqués, que toute l’information visée par les consultations est assujettie à une exclusion ou exemption. À l’issue de la consultation, si la communication de nouveaux renseignements est autorisée, Justice Canada les communique aux demandeurs. Cette pratique a permis à Justice Canada de réduire le nombre de présomptions de refus découlant des consultations avec le MAECI, le MDN et le BCP.

Justice Canada a eu recours à cette pratique pour gérer sa charge de travail et donner une idée plus précise de son rendement. De l’avis du Commissariat, cette pratique ne doit toutefois pas remplacer les discussions entre institutions visant à déterminer avec précision la durée des prorogations. Le Ministère a indiqué qu’il communiquait avec les institutions consultées pour déterminer la durée de la prorogation, mais que certaines ne respectaient pas les délais prorogés.

En outre, le Commissariat craint que cette pratique n’ait comme résultat que des demandeurs ne soient pas informés que d’autres renseignements leur seront peut-être communiqués à l’issue des consultations ou qu’ils ont le droit de porter plainte auprès du Commissariat. Sur ce dernier point, le Ministère a fait savoir qu’il informait les demandeurs, dans sa correspondance avec eux, de leur droit de porter plainte devant le Commissariat.

Le Commissariat recommande à Justice Canada de procéder à des communications partielles le plus tôt possible au cours du processus. Il recommande également au Ministère de faire savoir aux demandeurs, dans la lettre qui accompagne l’information communiquée, qu’il est possible que d’autres renseignements leur soient transmis à l’issue des consultations en cours, qu’ils seront informés du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut leur être communiquée et qu’ils ont le droit de porter plainte au Commissariat à chaque étape du processus. Le Commissariat craint que le droit des demandeurs de porter plainte ne soit compromis advenant que Justice Canada et d’autres institutions ne suivent pas cette procédure rigoureusement.  

Enfin, le Commissariat sait que d’autres institutions ont recours à cette pratique et il craint que les institutions fédérales n’en abusent pour contourner un problème encore plus grave, soit les retards résultant des consultations.

Traitement informel des demandes

Conformément à ses lignes directrices sur l’accès à l’information, Justice Canada traite généralement de façon informelle les demandes qui portent sur les cas suivants : renseignements déjà communiqués en réponse à des demandes antérieures visant des documents pouvant être communiqués tels quels; et commandes subséquentes à des offres à commandes pour des services d’aide temporaire. Le temps de traitement de ces demandes est de 15 jours. Le Commissariat rappelle au Ministère que lorsqu’il envisage de traiter une demande de façon informelle, il doit en informer le demandeur et s’assurer que le processus respecte les droits de ce dernier. C’est au demandeur qu’il revient de décider si sa demande sera traitée formellement ou non.

Classement des demandes

Justice Canada classe systématiquement les demandes de communication dans deux catégories distinctes : les demandes « présentant un intérêt » et les demandes « courantes ». La première catégorie comprend les demandes que Justice Canada considère comme délicates, par exemple, celles qui concernent des documents relatifs à des recours collectifs horizontaux, à des dossiers d’extradition et à des enquêtes publiques. À l’opposé, les demandes courantes sont celles qui concernent des lignes directrices stratégiques ou l’administration d’un programme, ainsi que toute autre demande non considérée comme présentant un intérêt particulier. 

Les lignes directrices de Justice Canada sur l’accès à l’information font une brève allusion au classement des demandes, indiquant simplement qu’il incombe à l’agent de liaison de l’accès à l’information, à la personne-ressource du bureau de première responsabilité (BPR) et aux spécialistes du BPR de faire savoir au bureau de l’accès à l’information si une demande doit être considérée comme « présentant un intérêt ». La structure de gouvernance de l’accès à l’information prévoit des instructions précises concernant le traitement des demandes « présentant un intérêt » et des demandes « courantes » et énonce les rôles et les responsabilités à cet égard.

Lorsqu’une demande présentant un intérêt en est à l’étape de l’approbation, le bureau de l’accès à l’information fait parvenir aux cabinets du sous-ministre et du ministre, à titre informatif, un avis accompagné de l’information à communiquer. Selon Justice Canada, cela ne retarde pas la communication du dossier d’information.

En 2007-2008, Justice Canada a classé la majorité des demandes reçues (57 p. 100 ou 195 demandes) dans la catégorie des demandes « présentant un intérêt » et le reste dans les demandes courantes (43 p. 100 ou 150). De l’avis du Commissariat, cette répartition – les demandes courantes étant moins nombreuses que les demandes présentant un intérêt – est un signe que Justice Canada devrait revoir ses catégories tout comme ses critères de classement.14

Le Commissariat recommande au Ministère, lorsqu’il classe ou étiquette les demandes, de respecter son engagement de ne pas retarder le processus d’accès. De plus, Justice Canada devrait mesurer le temps réel de traitement des demandes classées et les retards occasionnés.  

Consultations par d’autres institutions fédérales

Justice Canada reçoit de nombreuses demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales concernant des questions juridiques, en particulier des documents visés par le secret professionnel de l’avocat aux fins d’avis juridique et dans des cas de litige. Justice Canada traite les demandes de consultation en priorité afin d’éviter qu’elles ne soient considérées comme des présomptions de refus. En 2007-2008, ces demandes ont été traitées dans un délai moyen de 16 jours.

Justice Canada a adopté des pratiques qui ont contribué à simplifier et à accélérer le traitement des demandes. Le Commissariat est d’avis que les deux pratiques suivantes mériteraient d’être suivies par d’autres institutions.

Justice Canada a instauré un processus accéléré de traitement des demandes de consultation à faible risque concernant des documents visés par le secret professionnel de l’avocat aux fins d’avis juridique ou dans des cas de litige. Ce processus permet au Ministère d’éviter les retards inutiles lorsque les documents en question peuvent être communiqués intégralement (par exemple, des documents se rapportant à un litige qui ont déjà été rendus publics). Grâce à ce processus accéléré, Justice Canada est davantage en mesure d’aider d’autres institutions à respecter les délais prescrits par la Loi et d’améliorer son service à la clientèle.  

Justice Canada a signé un protocole d’entente avec 18 institutions fédérales concernant le processus de consultation. Ce protocole énonce les responsabilités des institutions durant les consultations et fixe des échéances à l’intérieur desquelles les institutions peuvent normalement s’attendre à une réponse de Justice Canada. Il indique également les exigences de Justice Canada concernant l’information à communiquer en réponse aux demandes de consultation. Si les institutions demandeuses ne respectent pas ces conditions, Justice Canada leur renvoie les documents. Selon le directeur de l’accès à l’information de Justice Canada, cette pratique a donné de très bons résultats auprès de certaines institutions fédérales et a grandement contribué à accélérer les consultations. 

14 Les conclusions de l’enquête du Commissariat relative à une plainte déposée par l’Association canadienne des journaux contre toutes les institutions fédérales concernant l’existence de règles spéciales pour le traitement des demandes provenant des médias couvrent la période du 1er avril 2003 au 31 mars 2005. Au cours de l’enquête, le Commissariat a constaté que Justice Canada faisait partie des institutions qui classaient les demandes de communication dans la catégorie « délicates ».

Justification des prorogations

Dans son questionnaire qui visait à établir la fiche de rendement, le Commissariat a demandé aux institutions fédérales si elles inscrivaient au dossier les motifs des prorogations auxquelles elles avaient recours en vertu du paragraphe 9(1). Justice Canada a signalé avoir mis en place des mécanismes pour documenter le recours aux prorogations et affirmé en faire état dans son système de gestion des demandes. Pour vérifier cette affirmation, le Commissariat a examiné le dossier d’enquête d’une plainte relative à l’utilisation des prorogations par Justice Canada. (Le Commissariat a fermé ce dossier après le règlement de la plainte en 2007-2008; voir le tableau 2 de l’appendice A.) De l’avis du Commissariat, Justice Canada a consigné la prorogation dans son système de gestion des demandes lors du traitement, sans toutefois la justifier.  

Recommandations du Commissariat à l’information et réponses de l’institution

1. Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Justice Canada devrait définir plus étroitement ses catégories afin que les demandes « présentant un intérêt » ne constituent que la minorité des demandes exceptionnelles. 

Réponse

Justice Canada ne retarde pas le traitement des demandes qui présentent un intérêt. Toutefois, la nature des demandes – lesquelles portent sur des questions constitutionnelles, litiges ou priorités gouvernementales en matière de prestation de services – donne souvent lieu à une mention dans les médias.

2. Le bureau de l’AIPRP devrait poursuivre ses efforts pour ne pas retarder le traitement des demandes classées et évaluer le temps réel de traitement de ces demandes ainsi que les retards occasionnés.  

Réponse

Justice Canada continuera de faire en sorte que le traitement des demandes ne soit généralement pas retardé, quelle que soit la catégorie. 

3. Lorsqu’il ferme un dossier relatif à une demande de communication nécessitant une consultation obligatoire, le bureau de l’AIPRP devrait faire savoir au demandeur que d’autres renseignements lui seront peut-être communiqués, qu’il sera informé du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut lui être communiquée et qu’il a le droit de porter plainte au Commissariat à chaque étape du processus.

Réponse

Comme il en a été question, les lettres qui servent à fournir au demandeur l’information désirée mentionnent déjà le droit de porter plainte auprès du Commissariat à l’information du Canada.

Cependant, pour plus de transparence, Justice Canada a avons modifié ses lettres de réponse. Elles indiquent maintenant l’intention du Ministère de retrancher l’information assujettie à la Loi par suite des consultations menées auprès de certaines autres institutions. Avant tout, l’objectif consiste à négocier et obtenir un délai réaliste qui ne porte pas atteinte de façon indue aux opérations du gouvernement du Canada. Justice Canada informe également le demandeur que des renseignements additionnels pourraient être fournis advenant que l’information puisse être communiquée.

4. Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Réponse

La pratique à Justice Canada veut qu’on documente les prorogations dans le système de gestion des demandes au moment où la décision est prise. Le Ministère rappellera cette pratique aux employés du bureau de l’AIPRP.

5. Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information doit aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge le délai d’une demande au-delà de 30 jours. 

Réponse

Selon la pratique actuelle, une copie de l’avis de prorogation est envoyée au Commissaire à l’information lorsqu’une prorogation excède 30 jours. Nous rappellerons cette pratique aux employés du bureau de l’AIPRP. 

Ministère de la Justice Canada

Appendice A. Plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information 

Tableau 1. Plaintes reçues en 2007–2008

(Ces plaintes peuvent faire référence à des demandes présentées avant 2007-2008.)  

Constatations du Commissariat au 27 novembre 2008
Type de plainte Reçue en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée En cours
Refus de communication (exception/exclusion) 18 3 1 2 12
Exclusion, document confidentiel du Cabinet 3 0 0 0 3
Retard (présomption de refus) 0 0 0 0 0
Prorogation 16 2 9 2 3
Pas de document/recherche incomplète 5 1 0 1 3
Frais 9 1 7 0 1
Divers 1 0 0 0 1
Total 52 7 17 5 23

Tableau 2. Dossiers fermés en 2007-2008

(Nouvelles plaintes reçues en 2007–2008 et plaintes reportées des années précédentes)

Constatations du Commissariat au 31 mars 2008
Type de plainte Close en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée
Refus de communication (exception/exclusion) 13 7 5 1
Exclusion, document confidentiel du Cabinet 1 1 0 0
Retard (présomption de refus) 1 1 0 0
Prorogation 3 1 2 0
Pas de document/recherche incomplète 2 0 2 0
Frais 8 1 7 0
Divers 0 0 0 0
Total 28 11 16 1
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