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Fiches de rendement


Année


Bureau du Conseil privé 

Rendement global en 2007-2008

Dans la moyenne : 3 étoiles (activités liées à l’AIPRP) 

Le bureau de l’AIPRP du Bureau du Conseil privé (BCP) a amélioré son rendement relatif au traitement des demandes de communication en 2007-2008, et ce, malgré l’augmentation constante du nombre de nouvelles demandes qu’il reçoit chaque année. Parallèlement, le nombre de pages qu’il a examinées a connu une baisse significative en 2007-2008, après une légère augmentation l’année précédente.

Le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) félicite le bureau de l’AIPRP du BCP pour les progrès considérables accomplis dans la réduction du nombre de demandes reportées en présomptions de refus, lequel, de 44 p. 100 au 1er avril 2007 est passé à 17 p. 100 au 1er avril 2008.

Depuis quelques années, le BCP connaît également une diminution du nombre de demandes reçues qui ont donné lieu à des prorogations. En 2005-2006, 49 p. 100 des nouvelles demandes ont été prorogées, tandis que seulement 35 p. 100 l’ont été en 2007-2008.

Le BCP joue un autre rôle dans le système d’accès à l’information en étant le principal contact pour toutes les institutions fédérales en ce qui concerne les questions relatives aux documents confidentiels du Cabinet. La présente fiche de rendement rend compte des activités et du rendement du service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques. Aucune note ne lui a toutefois été attribuée cette année étant donné les différences de fonctions.

Bureau du Conseil privé 

Facteurs pris en compte dans l’évaluation du rendement global 

Volume de travail
  • Augmentation modérée du nombre de demandes reçues (28 p. 100) et diminution du nombre de pages examinées (- 39 p. 100)
  • Ressources humaines limitées (Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques)
Temps de traitement des nouvelles demandes
  • Dans les délais prescrits : 73 p. 100
  • Dans les 30 jours : 56 p. 100
Report de demandes
  • Diminution importante du nombre de demandes reportées en présomption de refus
Prorogations
  • Augmentation modérée du nombre de prorogations au cours des années précédentes
  • Durée des prorogations : de 91 à 120 jours dans la majorité des cas
  • Parfaite conformité avec le paragraphe 9(2) concernant l’avis de prorogation
Présomptions de refus
  • 17,9 p. 100 des demandes nouvelles ou reportées étaient en présomption de refus (note : D).
Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
  • Les demandes de consultation sont traitées en priorité selon la date d’échéance (441 demandes en sus de celles qui visent des documents confidentiels du Cabinet, soit 22 p. 100 du nombre total de pages pour l’année).
  • Un examen détaillé des procédures a été entrepris afin d’améliorer le rendement et les temps de réponse aux demandes de consultation.
Demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales
  • Le Bureau du Conseil privé procède à des communications partielles lorsque les conditions le permettent, afin de transmettre plus rapidement aux demandeurs l’information qui n’est pas visée par les consultations.
Processus
  • Le Bureau du Conseil privé a revu son modèle de traitement et a établi des échéances précises pour l’attribution des tâches, la recherche et l’examen des documents, l’examen final et les approbations; il a ensuite communiqué ces modifications aux employés dans le cadre de séances de formation, dans le manuel sur l’accès à l’information et sur l’intranet.
Gestion des demandes
  • Un nouveau logiciel de gestion des demandes améliorera les temps de réponse et allégera le fardeau administratif du personnel de l’accès à l’information (mise en œuvre reportée à 2008-2009).
Leadership de la haute direction
  • Pratique exemplaire : le bureau de l’AIPRP a été réorganisé et compte maintenant trois domaines fonctionnels de responsabilité afin d’en améliorer l’efficacité et le rendement.
Dotation
  • Des mesures de dotation ont été prises pour doter des postes au bureau de l’AIPRP.
  • Des concours ont été ouverts au public afin de pourvoir des postes d’agent au niveau débutant.
  • Un plan de ressources humaines a été élaboré et mis en œuvre, menant au recrutement de six nouveaux agents.
Formation
  • Un programme de formation sur l’accès à l’information à l’intention des responsables du Bureau du Conseil privé a été mis en œuvre.
Plaintes
  • Le Commissariat a reçu 188 plaintes (sur un total de 921 demandes traitées, soit 20 p. 100) concernant le traitement des demandes par le bureau de l’AIPRP du Bureau du Conseil privé.

Bureau du Conseil privé 

Les rôles et responsabilités du Bureau du Conseil privé (BCP) en ce qui concerne les activités d’accès à l’information ont un double objet :

  • Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) traite les demandes de communication provenant du public et répond aux demandes de consultation émanant d’autres institutions fédérales, à l’exception des demandes de consultation concernant des documents confidentiels du Cabinet en vertu de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information.
  • Le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques est le principal contact pour toutes les institutions fédérales en ce qui concerne les questions relatives aux renseignements confidentiels du Cabinet. Il doit déterminer si un document donné contient des renseignements confidentiels du Cabinet qui devraient être soustraits à la communication.

Le BCP administre ces deux fonctions séparément. Par le passé, le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) n’a évalué que le rendement du bureau de l’AIPRP. Celui-ci n’a été trouvé en parfaite conformité avec la Loi sur l’accès à l’information qu’une seule fois (en 2003) pour ce qui est de répondre aux demandes de communication dans les délais (voir le tableau 1).

Tableau 1. Antécédents en matière de conformité 

  2002 2003 2004 2005 2006 2007-2008
Pourcentage de présomptions de refus(temps de traitement dépassant les délais prévus par la Loi) 26,5 % 31,9 % 25,3 % 17,9 %
Note D A F F F D

La section suivante résume les principaux défis liés au rendement auxquels le BCP a dû faire face en 2007-2008 et les mesures prises pour améliorer son rendement. Elle donne également des renseignements de base sur les activités de l’organisation en matière d’accès à l’information durant cette période et contient une analyse de divers facteurs pris en compte dans l’évaluation de son rendement global sur une échelle de cinq étoiles. Le rapport se termine par plusieurs recommandations et les réponses du BCP à cet égard.

Il s’agit de la première fois que le Commissariat se penche sur les deux secteurs opérationnels. Étant donné les différentes fonctions exercées par les deux divisions et l’utilisation d’un instrument d’évaluation mis au point essentiellement pour l’examen des activités d’AIPRP, la note attribuée cette année ne comprendra pas une évaluation du rendement du service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques. Le Commissariat travaillera toutefois de concert avec le BCP à l’élaboration d’un instrument d’évaluation adapté.  

Puisque toutes les institutions fédérales doivent consulter le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques pour les documents comprenant de tels renseignements, il est crucial pour le système d’accès à l’information dans son ensemble que ce service livre un rapport sur ses obligations prévues par la Loi. Tout retard dans l’examen des documents comprenant des renseignements confidentiels du Cabinet compromet directement la capacité des institutions fédérales à répondre rapidement aux demandes de communication et se répercute sur tout le système d’accès à l’information. La majorité des institutions pour lesquelles des fiches de rendement ont été établies ont mentionné avoir fait face à de longs retards pour l’obtention de réponses du service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques.

1. Bureau de l’AIPRP 

Principaux défis liés au rendement en 2007-2008 

Volume de travail

  • Augmentation du nombre de demandes reçues

Consultations

  • Augmentation du nombre de demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales

Ressources humaines

  • La création de postes d’agent supplémentaires a été approuvée par le BCP, mais plusieurs d’entre eux n’ont toujours pas été dotés en raison de la pénurie de personnel expérimenté.
  • Recrutement d’employés chevronnés par d’autres institutions fédérales

Technologie de l’information

  • Utilisation de techniques désuètes pour traiter les demandes (p. ex. au début de 2007-2008, l’extraction de renseignements se faisait toujours manuellement)

Principales mesures liées au rendement en 2007-2008 

Structure organisationnelle

  • Le bureau de l’AIPRP a été réorganisé et compte maintenant trois domaines fonctionnels de responsabilité afin d’en améliorer l’efficacité et le rendement : politiques et processus, activités et service à la clientèle.

Ressources humaines

  • Des concours ont été ouverts au public afin de doter des postes d’agent au niveau débutant.
  • Un plan de ressources humaines a été élaboré et mis en œuvre, menant au recrutement de six nouveaux agents.
  • Un programme de perfectionnement des agents AIPRP a été élaboré et mis en œuvre.

Consultations

  • Un examen détaillé des procédures a été entrepris afin d’améliorer le rendement et les temps de réponse aux demandes de consultation.
  • Les communications avec d’autres institutions fédérales ont été améliorées afin de mieux évaluer la durée des prorogations.

Prestation des services

  • Le processus de traitement des demandes de communication a été simplifié afin de le rendre plus efficace, et le manuel de procédures a été mis à jour en conséquence.
  • Un nouveau logiciel de gestion des demandes a été installé afin d’améliorer les temps de réponse et d’alléger le fardeau administratif qui incombe aux agents.
  • Un programme de formation sur l’accès à l’information à l’intention des responsables du BCP a été élaboré et mis en œuvre. Ce programme comprend également la publication d’information détaillée sur l’accès à l’information dans l’intranet du BCP.

En chiffres 

En 2007-2008, le nombre de demandes de communication soumises au bureau de l’AIPRP du BCP a augmenté comparativement à 2005-2006, comme le montre le tableau 2. Par contre, le nombre de pages examinées au cours de la même période a diminué.13

13 Le bureau de l'AIPRP a indiqué en raison d'une transition entraîné par la normalisation de ses procédures opérationnelles, le nombre de pages examinées pour les demandes traitées pourrait ne pas être exact.

Tableau 2. Demandes reçues et traitées et nombre de pages examinées 

  2005-2006 2006-2007 2007-2008 Écart par rapport à 2005-2006
Demandes reçues 539 592 688 + 28 %
Demandes traitées 577 536 660 + 14 %
Nombre de pages examinées pour les demandes traitées 74 883 82 464 45 829 - 39 %
Nombre moyen de pages examinées par demande traitée 130 154 69 - 47 %

Le bureau de l’AIPRP a reçu 688 nouvelles demandes en 2007-2008 et reporté 233 demandes de l’exercice précédent (dont 103 en présomption de refus – demandes dont le traitement est retardé au-delà des délais prévus par la Loi), pour un total de 921 demandes. Il a traité 73 p. 100 des nouvelles demandes conformément aux délais prescrits – dans les 30 jours ou selon les prorogations prévues à l’article 9. Il n’a traité que 56 p. 100 des demandes dans les 30 jours. Le bureau de l’AIPRP n’a pas fourni le temps de traitement moyen des demandes en 2007-2008.

Le bureau de l’AIPRP a diminué de façon importante son report de présomptions de refus. Néanmoins, pour 2007-2008, sa proportion de présomptions de refus (pourcentage des nouvelles demandes et des demandes reportées de l’exercice précédent qui étaient en présomption de refus durant l’année) s’élève à 17,9 p. 100. Cette proportion a valu au bureau de l’AIPRP la note D sur l’échelle de notation que le Commissariat utilise depuis de nombreuses années pour évaluer le rendement des institutions, mais qu’il entend abandonner dorénavant.

En 2007-2008, le Commissariat a reçu 188 plaintes contre le bureau de l’AIPRP (soit une plainte pour quatre nouvelles demandes de communication), dont 5 portaient sur des présomptions de refus. De ces 5 plaintes, 2 ont été réglées (le Commissariat les a jugées fondées et l’institution les a réglées à la satisfaction du Commissaire), 2 ont été abandonnées et 1 est en cours. Voir le tableau 1 de l’appendice A à ce sujet.

Outre les demandes de communication, le bureau de l’AIPRP a reçu 441 demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales (en sus des demandes concernant des documents confidentiels du Cabinet), ce qui a ajouté 12 805 pages au nombre de pages à examiner (soit 22 p. 100 du nombre total de pages pour l’exercice).

Évaluation du rendement dans le traitement des demandes de communication

L’évaluation par le Commissariat du rendement des institutions fédérales en matière de traitement des demandes de communication se fonde sur la capacité des institutions à respecter les délais prescrits par la Loi et sur les pratiques susceptibles d’influencer la durée du traitement, tel le recours à des prorogations aussi courtes que possible. Le Commissariat a également vérifié si chaque institution avait justifié par écrit les prorogations auxquelles elle avait eu recours.  

Prorogations

Le nombre de prorogations dont s’est prévalu le bureau de l’AIPRP a modérément augmenté au cours des trois dernières années, comme le montre la figure 1. Cette augmentation est semblable à l’augmentation du nombre de nouvelles demandes reçues au cours de la même période. Le bureau de l’AIPRP a précisé que la décision de recourir à une prorogation et l’établissement de sa durée se fondent sur divers facteurs, notamment le volume et la complexité des demandes, les répercussions sur les activités, le volume global de demandes actives, le personnel disponible et la nécessité de consulter d’autres institutions fédérales ou les Renseignements confidentiels du Cabinet.

Figure 1. Nombre de prorogations en vertu du paragraphe 9(1)

Figure 1

Le Commissariat n’a pas été en mesure de déterminer si ces prorogations étaient plus longues qu’avant, puisque le bureau de l’AIPRP n’avait pas de données complètes sur la durée des prorogations. Le système de gestion des demandes du bureau de l’AIPRP ne recueille que les données exigées par le Secrétariat du Conseil du Trésor. Toutefois, pour en apprendre davantage sur l’utilisation des prorogations par le bureau de l’AIPRP, le Commissariat a examiné les avis que le BCP, à l’instar de toutes les institutions fédérales, doit envoyer au Commissaire en vertu du paragraphe 9(2) chaque fois qu’il a recours à une prorogation de plus de 30 jours. Le Commissariat a constaté que la majorité (51 %) des prorogations avaient une durée de 91 à 120 jours (51 p. 100), tandis que 30 p. 100 avaient une durée de 31 à 90 jours et 19 p. 100 avaient une durée de plus de 121 jours; de ce dernier nombre, 6 p. 100 des prorogations excédaient 180 jours.  

En 2007-2008, le Commissaire a reçu 216 avis de prorogation du bureau de l’AIPRP, ce qui est tout à fait conforme aux exigences prévues au paragraphe 9(2).

Des 188 plaintes reçues en 2007-2008 par le Commissariat contre le bureau de l’AIPRP du BCP, 86 portaient sur l’utilisation de prorogations par le bureau de l’AIPRP du BCP. De ces 86 plaintes, 16 ont été réglées, 5 n’étaient pas fondées, 2 ont été abandonnées et 63 sont en cours. Voir le tableau 1 de l’appendice A à ce sujet.

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) b )

Le nombre de prorogations dont s’est prévalu le bureau de l’AIPRP du BCP en vertu de l’alinéa 9(1)b) sur les consultations est demeuré stable au cours des trois dernières années. Ces prorogations comprennent celles auxquelles le BCP a eu recours pour consulter les Renseignements confidentiels du Cabinet /conseillers juridiques au sujet des demandes concernant de tels renseignements.

Lorsque le bureau de l’AIPRP envoie une demande de consultation à une autre institution fédérale, il obtient une estimation du temps nécessaire pour le traitement de la demande. En ce qui concerne les demandes de consultation auprès d’institutions ayant un important volume de travail – comme le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, la Défense nationale et les Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques du BCP –, le bureau de l’AIPRP vérifie si une période de consultation précédemment recommandée est toujours exacte. Il convient de noter que le bureau de l’AIPRP, pour sa part, recourt habituellement à des prorogations de 120 jours (en vertu de l’alinéa 9(1)b)) pour consulter les Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques du BCP, puisqu’il n’existe pas d’arrangement particulier entre les deux bureaux du BCP visant à accélérer l’examen. Le bureau de l’AIPRP a déclaré qu’un grand nombre de ces demandes deviennent néanmoins des présomptions de refus.

Lorsque les conditions le permettent, le bureau de l’AIPRP procède à des communications partielles à l’intention des demandeurs portant sur l’information qui n’est pas visée par la consultation. Parmi les critères que le BCP utilise afin de déterminer si une communication partielle est possible, mentionnons les pressions exercées par le Commissariat, le demandeur ou les deux, le temps requis pour traiter la demande, le retard du dossier, s’il y a suffisamment de matière pour justifier une communication partielle et si les documents sont divisés de façon à ce qu’on puisse en communiquer une partie en attendant la réponse de la consultation pour le reste.

Traitement informel des demandes

Le bureau de l’AIPRP du BCP traite rarement les demandes de communication de façon informelle. Lorsqu’il le fait, il s’agit généralement de demandes concernant des documents qui pourraient être fournis au public par les voies habituelles ou de l’information qui a déjà été communiquée. Le bureau de l’AIPRP a déclaré que les demandeurs réclament rarement que leur demande soit traitée informellement, car ils seraient ainsi privés de leur droit de porter plainte au Commissariat et d’obtenir une date limite pour le traitement de leur demande.

Pouvoirs délégués et approbations

Le Commissariat s’inquiète de la possibilité que les différentes approbations nécessaires à la communication de l’information puissent nuire à la capacité du bureau de l’AIPRP de répondre rapidement aux demandes de communication. Toutefois, le Commissariat n’a pas été en mesure de confirmer ni d’infirmer cette crainte à partir des données fournies. Comme l’a déclaré le Commissariat dans la fiche de rendement de 2006 du BCP, le coordonnateur de l’AIPRP n’est pas investi de tous les pouvoirs délégués lui permettant de répondre aux demandes; il ne peut se prévaloir que des exceptions obligatoires. Le pouvoir délégué d’appliquer des exceptions discrétionnaires est conféré aux responsables du bureau de première responsabilité.

Le bureau de l’AIPRP du BCP a affirmé que les retards sont liés aux consultations et aux approbations connexes plutôt qu’à sa structure de délégation. En 2007-2008, il a revu son modèle de traitement pour établir des échéances précises et des attentes claires en matière d’affectation des tâches, de recherche et d’examen des documents, d’examen final et d’approbation. Ces échéances sont communiquées aux employés de différentes façons, notamment par des séances de formation, lors de réunions et dans le manuel de l’AIPRP. Le bureau de l’AIPRP a déclaré que ces échéances ont contribué à accélérer le traitement.

Consultations par d’autres institutions fédérales

Le bureau de l’AIPRP a déclaré qu’il traite les demandes de consultation en priorité et met tout en œuvre pour répondre à l’institution dans les délais prévus pour le traitement de la demande. Il a des procédures qui expliquent comment effectuer une consultation.

Justification des prorogations

Dans son questionnaire qui visait à établir la fiche de rendement, le Commissariat a demandé aux institutions fédérales si elles inscrivaient au dossier les motifs des prorogations auxquelles elles avaient recours en vertu du paragraphe 9(1). Le bureau de l’AIPRP du BCP a répondu que les agents sont censés justifier les prorogations. Pour vérifier cette affirmation, le Commissariat a examiné ses dossiers d’enquête portant sur sept plaintes concernant l’utilisation de prorogations par le bureau de l’AIPRP du BCP. (Le Commissariat a fermé ces dossiers après le règlement des plaintes en 2007-2008. Voir le tableau 2 de l’appendice A à ce sujet.) De l’avis du Commissariat, le bureau de l’AIPRP a consigné les prorogations dans son système de gestion des demandes lors du traitement, sans toutefois les justifier dans tous les cas. Le bureau de l’AIPRP a précisé que selon ses nouvelles procédures de traitement des demandes de communication, les agents inscrivent toujours la justification des prorogations au dossier.  

2. Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques  

Principaux défis liés au rendement en 2007-2008 

Volume de travail

  • Augmentation du volume, de la portée et de la complexité des demandes de consultation
  • Équipe de seulement 15 à 20 employés pour gérer les demandes de consultation relatives aux renseignements confidentiels du Cabinet et exercer de nombreuses autres fonctions, comme la rédaction de projets de loi, l’examen de dossiers ou renseignements de sécurité ainsi que la participation à des commissions d’enquête
  • Difficulté à recruter du personnel qualifié et d’expérience pour traiter efficacement les demandes de consultation
  • Réception d’un volume important de documents non liés aux renseignements confidentiels du Cabinet

Formation

  • Formation insuffisante du personnel et des consultants des bureaux de l’AIPRP des institutions fédérales quant au traitement des demandes de consultation concernant des documents confidentiels du Cabinet de façon à améliorer les communications et les temps de réponse

Gestion des documents

  • Important volume de documents à examiner en raison de mauvaises pratiques d’élimination des documents temporaires.

Principales mesures liées au rendement en 2007-2008 

Processus

  • Stricte application de la politique du Secrétariat du Conseil du trésor selon laquelle les demandes de consultation soumises au service Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques du BCP passent par le conseiller juridique des institutions

Formation

  • Des séances de formation sont offertes régulièrement aux institutions afin d’améliorer la qualité des documents envoyés ainsi que les temps de réponse.

En chiffres

Le service Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques soutient le greffier du Conseil privé dans son rôle de gardien des documents confidentiels du Cabinet de tous les premiers ministres. En 2007-2008, le service a reçu 1 807 nouvelles demandes de consultation, pour un total de 140 773 pages à examiner.

En 2007-2008, le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques a traité 2 087 demandes de consultation, pour un total de 148 259 pages. 

Le tableau 3 fait état du temps nécessaire au service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques pour traiter et renvoyer les demandes à partir de la date de leur réception. On peut constater que 60 p. 100 des dossiers ont été traités et renvoyés aux institutions dans les 90 jours. Ces chiffres semblent correspondre aux données fournies par certaines autres institutions examinées aux fins de l’établissement des fiches de rendement concernant le temps de traitement moyen des demandes de consultation par les Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques (données obtenues de quelques institutions seulement).

Tableau 3. Temps de réponse pour les demandes de consultation reçues par les Renseignements confidentiels du Cabinet en 2007-2008 

Moins de 7 jours 8-90 jours 91-180 jours Plus de 180 jours Total
358 943 475 311 2 087
17 % 43 % 23 % 15 % 100 %

Évaluation du rendement dans le traitement des demandes de consultation

La principale critique formulée par les institutions fédérales au sujet des consultations obligatoires pour les documents relatifs aux renseignements confidentiels du Cabinet concerne le temps de réponse du service. En raison de ces retards, il est particulièrement difficile pour les institutions fédérales d’évaluer avec exactitude les prorogations requises pour mener les consultations. Les institutions éprouvent une grande frustration de voir des demandes tomber en situation de présomption de refus à la suite d’estimations inexactes. Pour sa part, le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques indique que le temps de traitement sont difficiles à évaluer et que, trop souvent, les institutions lui transmettent les dossiers quelques jours seulement avant l’expiration du délai, ou même après.

Toutes les institutions examinées aux fins de l’établissement des fiches de rendement, y compris le bureau de l’AIPRP du BCP, ont déclaré que les retards dans le traitement des demandes de consultation concernant des documents confidentiels du Cabinet avaient une incidence négative sur leur capacité à répondre aux demandes dans les délais. Le s ervice Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques joue un rôle clé dans le système d’accès à l’information, puisque les institutions fédérales doivent le consulter afin de soustraire à la communication des renseignements en vertu de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information. Par conséquent, le BCP assume en outre la responsabilité de s’assurer que ses pratiques n’influent pas indûment sur le fonctionnement du système.

Le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques reconnaît que le temps de traitement des demandes de consultation a augmenté en raison du volume, de la portée et de la complexité des demandes, ainsi que des décisions judiciaires. Il précise toutefois que les dossiers incomplets présentés par les institutions contribuent aussi aux retards.

À la fin du processus d’établissement des fiches de rendement de cette année (janvier 2008), le service a établi des lignes directrices applicables à l’examen des documents en vertu de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Ces lignes directrices visent à renforcer celles que le Conseil du trésor a mis de l’avant en 1993 pour l’examen des documents confidentiels du Cabinet et la consultation du service compétent du BCP par l’intermédiaire du conseiller juridique des institutions. Le service rapporte que ces lignes directrices en question ont eu un effet favorable sur l’examen du document.

Le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques reconnaît l’importance et s’efforce de fournir une formation aux employés des bureaux de l’AIPRP des institutions afin d’améliorer la qualité des documents présentés et d’augmenter la rapidité des réponses à ces demandes.

Recommandations du Commissariat à l’information et réponses de l’institution 

1. Le greffier du Conseil privé devrait surveiller de près toutes les activités liées à l’accès à l’information dont il est responsable, y compris les activités du bureau de l’AIPRP et les demandes de consultation soumises au service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques, et présenter un rapport au Parlement sur ces activités, conformément à l’article 72 de la Loi sur l’accès à l’information. 

Réponse

Le BCP exerce une surveillance de haut niveau à l’égard de toutes les activités internes liées à l’accès à l’information. Chaque semaine, le directeur, Accès à l’information et protection des renseignements personnels, rencontre le sous-ministre adjoint, Services ministériels, au sujet des questions opérationnelles. Le comité exécutif du BCP reçoit de l’information plusieurs fois par année sur des questions d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels. Conformément à notre engagement global en matière de responsabilisation, l’ordonnance de délégation de pouvoirs du BCP en matière d’accès à l’information a été actualisée le 13 juin 2008 et le contenu de son rapport annuel au Parlement pour 2007-2008 au sujet de la Loi sur l’accès à l’information a été enrichi. La directrice, Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques, renseigne régulièrement le sous-secrétaire du Cabinet, Lois et planification de la Chambre, appareil gouvernemental, et conseiller auprès du greffier du Conseil privé sur les questions opérationnelles se rapportant aux consultations en vertu de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information.

2. Le BCP devrait allouer en permanence une équipe et des ressources adéquates au service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques afin d’éviter des retards déraisonnables dans le traitement des demandes de consultation concernant les documents confidentiels du Cabinet. 

Réponse

Le BCP alloue des ressources suffisantes au service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques, mais le recrutement d’employés qualifiés et d’expérience présente un défi comme dans toutes les autres organisations. Les postes de haut niveau ont été dotés pour une période indéterminée au cours de l’exercice précédent. Des postes sont vacants au niveau intermédiaire, mais plusieurs le sont à cause de la pénurie d’employés d’expérience qualifiés.

3. Le bureau de l’AIPRP du BCP et le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques devraient élaborer un protocole précisant leurs responsabilités respectives en ce qui a trait aux obligations du BCP de faire rapport au Parlement sur la Loi de l’accès à l’information , particulièrement au sujet de l’examen, par le service, de documents relatifs aux renseignements confidentiels du Cabinet en réponse aux demandes de consultation des autres institutions. 

Réponse

Le BCP n’est pas d’accord. Les responsabilités de ces divisions sont bien comprises par tous les secteurs du BCP. Le site Internet du BCP présente une description de tous les secrétariats dans le document intitulé « Le rôle et la structure du Bureau du Conseil privé ». Le bureau de l’AIPRP et le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques constituent deux divisions distinctes, investies de rôles et de responsabilités différentes. Le bureau de l’AIPRP est le point central de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au BCP. Pour sa part, le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques est le principal contact de toutes les institutions fédérales au sujet des questions relatives aux renseignements confidentiels du Cabinet, y compris l’examen de documents, tel que prévu à l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information, suivant une demande de la part d’un ministère ou organisme fédéral, dont le BCP, qui vise à déterminer si ces documents contiennent des renseignements confidentiels du Cabinet devant être soustraits à la communication. Le rôle concernant l’application de l’article 69 de la Loi est décrit dans les lignes directrices du Conseil du Trésor sur l’examen des documents confidentiels du Cabinet, qui ont été approuvées par les ministres en 1993. En janvier 2008, le BCP a émis des procédures relatives à l’examen des documents en vertu de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information et de l’article 70 de la Loi sur la protection des renseignements personnels (copie des procédures a été envoyée au Commissariat à l’information, au Commissariat à la protection de la vie privée, aux services juridiques des ministères et au Secrétariat du Conseil du Trésor). Ces procédures visent à renforcer les lignes directrices du Conseil du Trésor quand il s’agit de veiller à ce que les ministères reçoivent le soutien juridique voulu concernant l’exemption des documents confidentiels du Cabinet du champ d’application de la Loi. Nous signalons aussi que la politique du CT a été renforcée conformément aux conseils et encouragements du Commissariat.

4. Le BCP devrait examiner l’ordonnance de délégation de pouvoirs afin de déterminer comment d’autres délégations peuvent être accordées au coordonnateur de l’AIPRP et aux chefs d’équipe de la division de l’AIPRP.

Réponse 

La division de l’AIPRP est d’avis que la délégation de pouvoirs et le processus d’approbation en vigueur au BCP ne nuisent pas à sa capacité de traiter rapidement les demandes de communication. D’après son expérience, les BPR du BCP s’acquittent promptement de leurs tâches et prennent les responsabilités en matière d’AIPRP au sérieux. Le Commissariat n’a pas fourni de preuve à l’appui de son assertion selon laquelle la structure actuelle de délégation de pouvoirs a une incidence sur le respect des échéances. 

5. Le bureau de l’AIPRP devrait faire en sorte que son système de gestion des demandes puisse faire le suivi des données statistiques et générer des rapports à leur sujet, comme le Commissariat le demandait dans son questionnaire aux fins de l’établissement des fiches de rendement pour 2007-2008.

Réponse

Le questionnaire relatif à la fiche de rendement de 2007-2008 du Commissariat contient de nouvelles questions, notamment sur les consultations et les prorogations, que le BCP ne pouvait pas prévoir. Plusieurs de ces nouvelles questions nécessitent des calculs qui ne peuvent pas être effectués par le système de gestion des demandes de la division de l’AIPRP. Même si tout est mis en œuvre pour satisfaire aux exigences du Commissariat, la division de l’AIPRP du BCP, comme toutes les autres institutions fédérales assujetties à la Loi, mérite de connaître à l’avance les modifications de format et les critères qui seront ajoutés ou accrus, avant que le Commissariat s’attende à les voir respectés.  

6. Le bureau de l’AIPRP devrait examiner les échéances en vigueur et faire un suivi plus systématique du temps moyen requis pour terminer chaque étape du processus d’accès afin de s’assurer que les demandes sont traitées dans les délais.

Réponse

Le suivi du nombre moyen de jours nécessaires pour terminer chaque étape du traitement des demandes est restreint par le logiciel actuel de gestion des demandes. Une mise à jour du logiciel approuvé par TPSGC a été reportée d’environ 14 mois, car le fabricant n’a pas été en mesure de répondre aux exigences opérationnelles. La Division de l’AIPRP prévoit avoir une capacité améliorée de production de rapports lorsque cette migration sera terminée.

7. Le bureau de l’AIPRP devrait établir des échéances strictes pour toutes les étapes du processus d’accès, y compris toutes les approbations.

Réponse

Au printemps 2007, les processus de travail de la division de l’AIPRP ont été examinés et rationalisés dans le contexte d’une restructuration et d’un renouvellement de l’organisation dans son ensemble. L’examen a révélé que les retards étaient causés par les processus de consultation et d’approbation connexes, plutôt que par la structure de délégation de pouvoirs. Par conséquent, un échéancier précis en cinq étapes a été établi, d’après les jours de travail par opposition aux jours civils; il précise les attentes relatives aux délais prévus pour l’affectation des tâches, la recherche et l’examen des documents, l’examen final et les approbations. Ces échéances sont présentées pendant les séances de formation et les réunions, dans divers documents, dans le manuel des procédures de la division et sur l’intranet du BCP. Cet échéancier s’est traduit par d’importantes améliorations au chapitre du rendement. Au cours de l’exercice 2007-2008, le BCP a fait passer son rendement en matière de respect des délais à 91 p. 100, ce qui représente une amélioration de 15 p. 100 par rapport à l’exercice précédent.

8. Le bureau de l’AIPRP devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Réponse

Dans le cadre des nouvelles procédures établies par la division de l’AIPRP, la justification des prorogations doit toujours être inscrite au dossier. 

9. Le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques, en collaboration avec le Commissariat à l’information du Canada, devrait élaborer un instrument pour l’évaluation des activités liées aux consultations obligatoires concernant l’examen de documents relatifs aux renseignements confidentiels du Cabinet en vertu de l’article 69 de la Loi sur l’accès à l’information .

Réponse

Le BCP reconnaît que cette recommandation s’insère dans le contexte d’un examen systémique de la portée du processus de consultation et de ses répercussions sur l’accès à l’information en général. Dans les années passées, le service des Renseignements confidentiels du Cabinet/conseillers juridiques a élaboré divers outils pour mesurer ses activités. Ces outils sont actualisés au besoin et peuvent être raffinés davantage pour servir à différentes fins à l’intérieur de paramètres raisonnables compte tenu des rôles et des mandats respectifs des deux bureaux du BCP.

Bureau du Conseil privé

Appendice A. Plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information 

Tableau 1. Plaintes reçues en 2007-2008

(Ces plaintes peuvent faire référence à des demandes présentées avant 2007-2008.)  

Constatations du Commissariat au 27 novembre 2008
Type de plainte Reçue en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée En cours
Refus de communication (exception/exclusion) 37 0 1 5 31
Exclusion, document confidentiel du Cabinet 75 1 15 46 13
Retard (présomption de refus) 5 2 0 2 1
Prorogation 86 16 5 2 63
Pas de document/ recherche incomplète 29 3 2 0 24
Frais 1 0 0 0 1
Autres 12 0 1 0 11
Total 245** 22 24 55 144

** Ce chiffre comprend 188 plaintes concernant le rendement du bureau de l’AIPRP et 57 concernant la soustraction à la communication de documents confidentiels du Cabinet. En octobre 2008, le Commissariat a cessé d’aviser le bureau de l’AIPRP du BCP au sujet de cette dernière catégorie.  

Tableau 2. Dossiers fermés en 2007-2008

(Nouvelles plaintes reçues en 2007-2008 et plaintes reportées des années précédentes)

Constatations du Commissariat au 31 mars 2008
Type de plainte Close en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée
Refus de communication (exception/exclusion) 2 1 1 0
Exclusion, document confidentiel du Cabinet 48 20 20 8
Retard (présomption de refus) 10 9 0 1
Prorogation 13 11 1 1
Pas de document/ recherche incomplète 7 1 6 0
Frais 0 0 0 0
Autres 0 0 0 0
Total 80 42 28 10
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