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Fiches de rendement


Année


BibliothÈque et Archives Canada  

Rendement global en 2007-2008

Supérieur à la moyenne : 4,5 étoiles 

De par son mandat, Bibliothèque et Archives Canada joue un rôle particulier. L’institution doit préserver les archives provenant de tous les secteurs de l’administration fédérale, dont certaines peuvent faire l’objet de demandes de communication. Elle n’exerce cependant aucun contrôle sur les documents d’archives produits par les autres institutions fédérales. Certains sont désignés comme des documents classifiés et, de ce fait, doivent faire l’objet d’une consultation obligatoire auprès de l’institution qui les a produits.

Le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) félicite Bibliothèque et Archives Canada d’avoir réussi, pour la deuxième année consécutive, à garder le nombre de demandes en présomption de refus à un très faible niveau. Selon le Commissariat, cela s’explique par un certain nombre de facteurs, notamment par le fait que l’institution a réussi à traiter environ les trois quarts des demandes reçues en 2007-2008 dans un délai de 30 jours. L’institution a également réussi à réduire à un très faible niveau le nombre de demandes reportées.

Le Commissariat fait observer qu’un facteur clé a empêché Bibliothèque et Archives Canada d’obtenir une note de 5 étoiles en 2007-2008. L’examen de 43 dossiers, fermés en 2007–2008, parmi 48 plaintes concernant l’utilisation de prorogations par l’institution permet de conclure que, même s’il y avait lieu de consulter le Service canadien du renseignement de sécurité, la durée de la plupart des prorogations a été trop longue pour être justifiable.

Dans l’ensemble, toutefois, l’institution se distingue par son engagement indéfectible à bien servir ses clients, notamment en privilégiant le traitement informel des demandes et en aidant les demandeurs à préciser leurs demandes.

Bibliothèque et Archives Canada

Facteurs pris en compte dans l’évaluation du rendement global 

Volume de travail
  • Diminution modérée du nombre de nouvelles demandes (-33 p. 100) et faible diminution du nombre de pages examinées (-11 p. 100) comparativement à 2005-2006. Par rapport à 2006-2007, le nombre de pages examinées a augmenté de plus de 100 p. 100.
Temps de traitement des nouvelles demandes
  • Dans les délais prescrits : 86 p. 100
  • Dans les 30 jours : 72 p. 100
  • Moyenne : 29 jours
Report de demandes
  • Le nombre de demandes reportées a été réduit à un très faible niveau.
Prorogations
  • Très forte augmentation du nombre de prorogations en vertu du paragraphe 9(1) depuis trois ans tandis que le nombre de demandes reçues a diminué.
  • La majorité des prorogations ont dépassé 90 jours (et la moitié d’entre elles ont excédé 180 jours).
  • À améliorer : Bibliothèque et Archives Canada doit réduire à un niveau raisonnable et légitime la durée des prorogations auxquelles elle a recours en vertu de l’alinéa 9(1)b) afin d’éviter de retarder le processus.
  • Conformité avec le paragraphe 9(2) concernant l’avis de prorogation : 75 p. 100
Présomptions de refus
  • 2,1 p. 100 des demandes nouvelles ou reportées étaient en présomption de refus (note : A).
Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
  • Très peu de demandes de consultation (0,4 p. 100 du nombre total de pages)
  • Pratique exemplaire : traitement rapide des demandes de consultation (délai moyen de 16 jours) afin d’éviter des présomptions de refus aux institutions qui consultent.
Demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales
  • Communication partielle d’information pour les demandes nécessitant des consultations
  • Protocole d’entente en vertu duquel Bibliothèque et Archives Canada est tenue de consulter le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) avant de communiquer des documents le concernant.
  • Pratique exemplaire : étroite collaboration entre Bibliothèque et Archives Canada, la Défense nationale et le SCRS en vue du traitement plus rapide et efficace des demandes de consultation portant sur des documents d’archives à diffusion restreinte.
Processus
  • Pratique exemplaire : les analystes et les gestionnaires de l’accès à l’information mettent l’accent sur la qualité du service offert aux demandeurs et au public, notamment grâce au traitement informel des demandes, en fournissant aux demandeurs l’information recherchée et en les aidant à réduire la portée de leurs demandes.
Plaintes
  • Le CIC a reçu 31 plaintes (sur un total de 617 demandes traitées, soit 5 p. 100) concernant le traitement des demandes par Bibliothèque et Archives Canada.

Bibliothèque et Archives Canada  

Bibliothèque et Archives Canada a connu un extraordinaire revirement au cours des dernières années pour ce qui est du traitement dans les délais des demandes de communication qui lui ont été adressées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. En 2004 et 2005, l’institution n’avait pas réussi à respecter les dispositions de la Loi, tandis qu’en 2006, elle s’est méritée une note exemplaire (voir le tableau 1).

Tableau 1. Antécédents en matière de conformité

  2004 2005 2006 2007-2008
Pourcentage de présomptions de refus(temps de traitement dépassant les délais prévus par la Loi)  70 % 55,5 % 3,8 % 2,1 %
Note F F A A

La section suivante résume les principaux défis liés au rendement auxquels Bibliothèque et Archives Canada a dû faire face en 2007-2008 et les mesures prises pour améliorer son rendement. Elle donne également des renseignements de base sur les activités de l’institution en matière d’accès à l’information durant cette période et contient une analyse de divers facteurs pris en compte dans l’évaluation de son rendement global sur une échelle de cinq étoiles. Le rapport se termine par plusieurs recommandations et les réponses de l’institution à cet égard.

Principaux défis liés au rendement en 2007–2008 

Ressources financières et humaines

  • En raison de compressions budgétaires, il a été impossible de doter sept postes vacants (départs, nominations intérimaires, congé de maternité et congé pour le soin et l’éducation d’un enfant d’âge préscolaire).

Principales mesures liées au rendement en 2007–2008

Ressources humaines

  • Recrutement de ressources supplémentaires, notamment d’un consultant chargé d’éliminer l’arriéré de demandes et de trois étudiants du programme travail-études pour l’examen et le traitement des demandes
  • Autorisation de travailler un certain nombre d’heures supplémentaires

Processus

  • Poursuite du traitement informel des demandes de communication, en mettant l’accent sur la qualité du service aux demandeurs
  • Communication partielle d’information, aussi souvent que possible, pour les demandes nécessitant des prorogations en vue d’une consultation avec d’autres institutions fédérales
  • Articlenement des demandes volumineuses, ce qui pourrait se solder par le dépôt de plusieurs plaintes d’un même demandeur.

En chiffres

En 2007-2008, Bibliothèque et Archives Canada a connu une diminution du nombre de nouvelles demandes reçues par rapport à 2005-2006. Le nombre de pages examinées a également faiblement diminué par rapport à 2005-2006, bien qu’il représente une augmentation de plus de 100 p. 100 par rapport à 2006-2007, comme l’indique le tableau 2.

Tableau 2. Demandes reçues et traitées et nombre de pages examinées 

  2005-2006 2006-2007 2007-2008 Écart par rapport à 2005-2006
Demandes reçues 745 744 498 -33 %
Demandes traitées 823 715 552 -33 %
Nombre de pages examinées pour les demandes traitées 392 249 156 648 350 500 -11 %
Nombre moyen de pages examinées par demande traitée 477 219 635 +33 %

En 2007-2008, Bibliothèque et Archives Canada a reçu 498 nouvelles demandes et reporté 119 demandes de l’exercice précédent (dont six en présomption de refus – demandes dont le traitement est retardé au-delà des délais prescrits par la Loi), pour un total de 617 demandes. L’institution a traité 86 p. 100 des nouvelles demandes conformément aux délais prescrits par la Loi  – dans les 30 jours ou selon les prorogations prévues à l’article 9. Soixante-douze pour cent des demandes ont été traitées dans les 30 jours. Selon l’institution, le délai moyen de traitement des demandes a été de 68 jours civils (tant pour les nouvelles demandes reçues en 2007-2008 que les demandes reportées des exercices précédents).

Bibliothèque et Archives Canada a réussi à réduire le report de demandes à un très faible niveau. En 2007-2008, le ratio de présomptions de refus (pourcentage des nouvelles demandes et des demandes reportées de l’exercice précédent qui étaient en présomption de refus durant l’année) a été de 2,1 p. 100 (un pourcentage très similaire à celui de l’an dernier). Cela a valu à l’institution la note A sur l’échelle de notation que le Commissariat utilise depuis de nombreuses années pour évaluer le rendement des institutions, mais qu’il entend abandonner dorénavant.

En 2007-2008, le Commissariat a reçu 31 plaintes contre l’institution, mais aucune ne concernait les présomptions de refus (voir le tableau 1 de l’appendice A).

Outre les demandes de communication, Bibliothèque et Archives Canada a reçu 18 demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales, ce qui a représenté 1 350 pages de plus à examiner (environ 0,4 p. 100 du nombre total de pages pour l’année).  

Évaluation du rendement dans le traitement des demandes de communication 

L’évaluation par le Commissariat du rendement des institutions fédérales en matière de traitement des demandes de communication se fonde sur la capacité des institutions à respecter les délais prescrits par la Loi et sur les pratiques susceptibles d’influencer la durée du traitement, tel le recours à des prorogations aussi courtes que possible. Le Commissariat a également vérifié si chaque institution avait justifié par écrit les prorogations auxquelles elle avait eu recours.

Prorogations

En 2007-2008, Bibliothèque et Archives Canada a eu recours à un nombre beaucoup plus élevé de prorogations qu’en 2005-2006 (figure 1). À l’opposé, le nombre de nouvelles demandes a diminué en 2007-2008.

Figure 1. Nombre de prorogations en vertu du paragraphe 9(1)

Figure 1

Aux termes du paragraphe 9(2), les institutions fédérales sont tenues d'aviser le Commissaire à l'information chaque fois qu'elles ont recours à une prorogation dépassant 30 jours. En 2007-2008, le Commissaire a reçu 117 avis de prorogation pour 156 demandes, ce qui représente un taux de conformité de 75 p. 100.

En 2007-2008, le Commissariat a reçu 31 plaintes concernant Bibliothèque et Archives Canada. Selon les dossiers du Commissariat, 14 d'entre elles portaient sur des prorogations. De ces 14 plaintes, 4 n'étaient pas fondées, 9 ont été abandonnées et 1 plainte est en cours d'instruction (voir le tableau 1 de l'appendice A).

Prorogations en vertu de l'alinéa 9(1)b)
En 2007-2008, en vertu de l'alinéa 9(1)b) sur les consultations, Bibliothèque et Archives Canada s'est prévalu d'un nombre beaucoup plus élevé de prorogations excédant 30 jours par rapport à 2005-2006 (voir la figure 2). Selon l'institution, il s'agissait, dans la plupart des cas, de prorogations de plus de 90 jours, dont 45 p. 100 de plus de 180 jours.

Figure 2. Durée des prorogations en vertu du paragraphe 9(1)b)

Figure 2

Selon Bibliothèque et Archives Canada, les prorogations en vertu de l'alinéa 9(1)b) ont posé un défi particulier en ce sens qu'il a été difficile d'évaluer avec précision la durée des prorogations requises pour répondre aux demandes de consultation. Si les consultations ne sont pas terminées dans les délais prévus, les demandes risquent de devenir des présomptions de refus.

Bibliothèque et Archives Canada détermine la durée de ces prorogations en accord avec l'institution consultée et selon une estimation du nombre de pages à examiner et du temps qu'il faudra pour ce faire. Vers la fin du délai prorogé, l'analyste de l'accès à l'information communique avec l'institution consultée pour savoir si la réponse sera envoyée à temps. Si elle ne l'est pas, un gestionnaire ou le directeur prend alors le dossier en main afin de faciliter le retour des documents à temps. Â Â

Le Commissariat constate un écart entre la durée des prorogations auxquelles Bibliothèque et Archives Canada a eu recours en 2007-2008 (figure 2) et le temps réel pris par les institutions consultées (environ 85 jours civils) (figure 3). Cette différence laisse croire que Bibliothèque et Archives Canada a recours à des prorogations beaucoup plus longues que le temps de réponse des institutions consultées. Cette pratique réduit de beaucoup la possibilité que les demandes ne deviennent des présomptions de refus. C'est ce qui pourrait expliquer le très faible pourcentage de présomptions de refus (2,1 p. 100) en 2007-2008.

Cet écart incite le Commissariat à mettre en doute le caractère raisonnable et légitime de ces prorogations, au sens de l'alinéa 9(1)b). Pour le vérifier, il a examiné 43 dossiers, fermés en 2007-2008, parmi 48 plaintes relatives aux prorogations de l'institution, datant de 2007-2008 et des années antérieures. Le Commissariat a constaté que même si Bibliothèque et Archives Canada avait de bonnes raisons de consulter, la durée de la grande majorité des prorogations était trop longue pour être justifiable.

Figure 3. Temps de réponse moyen pour les consultations auprès des autres institutions fédérales en 2007-2008

Figure 3

*« Total » désigne le temps de réponse moyen pour toutes les consultations et non seulement celles qui sont indiquées dans le graphique.  

Certains des dossiers détenus par Bibliothèque et Archives Canada sont classifiés ou désignés documents d’archives, et tous ces documents doivent faire l’objet de consultations avec d’autres institutions fédérales avant d’être communiqués.

Dans son rapport annuel de 2007-2008 au Secrétariat du Conseil du Trésor sur ses activités en matière d’accès à l’information, l’institution indique qu’elle a collaboré plus étroitement avec le ministère de la Défense nationale et le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) dans le but de traiter plus rapidement et plus efficacement les demandes de consultation portant sur des documents d’archives à diffusion restreinte. Elle s’est engagée à poursuivre cette collaboration en 2008-2009.

Bibliothèque et Archives Canada a conclu un protocole d’entente avec le SCRS en vertu duquel l’institution doit consulter le SCRS avant de communiquer tout document le concernant. Il y a environ deux ans et demi, elle a envoyé un volume élevé de documents (plus de 40 000 pages) au SCRS pour fins d’examen. Pour traiter ces demandes de consultation, elle a eu recours à des prorogations de longue durée (plus de 300 jours). Il a fallu environ 18 mois au SCRS pour répondre à toutes ces demandes.  

Bibliothèque et Archives Canada procède presque toujours à la communication partielle de documents, sauf lorsque le résultat des consultations est incertain. Son expérience lui a appris qu’il est généralement plus prudent d’attendre de recevoir les résultats complets des consultations avant de communiquer les documents, parce qu’il constate souvent des différences lorsque les résultats arrivent morcelés.

Le Commissariat recommande à Bibliothèque et Archives Canada de procéder aux communications partielles le plus tôt possible au cours du processus. Il recommande également d’informer les demandeurs, dans la lettre qui accompagne l’information communiquée, qu’il est possible que d’autres renseignements leur soient fournis à l’issue des consultations en cours, qu’ils seront informés du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut leur être communiquée et qu’ils ont le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus.  

Traitement informel des demandes

Bibliothèque et Archives Canada traite souvent les demandes de façon informelle, par exemple, les demandes envoyées par écrit concernant des dossiers du personnel et qui ne sont pas explicitement faites en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. En 2007-2008, environ 9 150 demandes visant des dossiers du personnel ont ainsi été traitées informellement. Le Commissariat rappelle à l’institution qu’elle est tenue d’informer le demandeur de son intention de traiter une demande de façon informelle et de s’assurer que le processus respecte les droits du demandeur. C’est au demandeur qu’il revient de décider si sa demande sera traitée formellement ou non.  

Gestion des dossiers non archivés

Pour Bibliothèque et Archives Canada, les dossiers non archivés sont des dossiers opérationnels. L’institution reconnaît que ses pratiques de gestion de tels dossiers manquent d’uniformité et qu’elle doit s’efforcer de les améliorer. Les dossiers non archivés ne représentent cependant qu’un pour cent (soit environ cinq demandes) du nombre total de demandes reçues en 2007-2008.

Consultations par d’autres institutions fédérales

Bibliothèque et Archives Canada accorde la priorité aux demandes de consultation provenant d’autres institutions fédérales et y répond dans un délai moyen de 16 jours civils.

Justification des prorogations

Dans son questionnaire qui visait à établir la fiche de rendement, le Commissariat a demandé aux institutions fédérales si elles inscrivaient au dossier les motifs des prorogations auxquelles elles avaient recours en vertu du paragraphe 9(1). Bibliothèque et Archives Canada a indiqué qu’elle consignait, dans son système de gestion des demandes, les prorogations auxquelles elle recourt en vertu du paragraphe 9(1) ainsi que le nombre de jours que prend l’institution consultée pour répondre aux demandes de consultation. Pour en savoir davantage sur les pratiques de l’institution à cet égard, le Commissariat a examiné ses dossiers d’enquête portant sur 43 plaintes relatives à l’utilisation de prorogations par l’institution. (Le Commissariat a fermé ces dossiers après le règlement des plaintes en 2007-2008; voir le tableau 2 de l’appendice A.) Le Commissariat a constaté que lors du traitement, Bibliothèque et Archives Canada avait consigné les prorogations dans son système de gestion des demandes, sans toutefois les justifier dans tous les cas.  

Recommandations du Commissariat à l’information et réponses de l’institution

1. Le bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) de Bibliothèque et Archives Canada devrait procéder à un examen des critères qu’il applique pour recourir à des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) b ) afin de s’assurer qu’ils sont raisonnables et légitimes et que les prorogations ne retardent pas le traitement des demandes de communication.

Réponse

Bibliothèque et Archives Canada a pris deux mesures importantes pour améliorer les services et les processus de consultation avec les autres ministères (la Défense nationale, le SCRS, Justice Canada, les ACC et bientôt la GRC et les AINC).

Premièrement, on a instauré des réunions mensuelles avec les intervenants clés. Comme on le sait, Bibliothèque et Archives Canada n’exerce pas un contrôle suffisant sur les prorogations des demandes de consultation en raison de la nature unique de son mandat (préserver le patrimoine documentaire du Canada pour le bénéfice des générations présentes et futures; être une source de savoir durable accessible à tous; contribuer au progrès culturel, social et économique du Canada; faciliter, au Canada, la coopération entre les collectivités participant à l’acquisition, à la préservation et à la diffusion des connaissances; et être la mémoire perpétuelle du gouvernement du Canada et de ses institutions). Cela veut dire que l’institution détient des renseignements archivés provenant d’autres ministères qui sont susceptibles de demeurer protégés (p. ex. documents du SCRS et de la Défense nationale).

En septembre 2008, Bibliothèque et Archives Canada a commencé à tenir des réunions avec des intervenants de ministères que nous devons souvent consulter. Le but de ces réunions est de maintenir l’engagement de ces ministères, de mettre les ressources et les pratiques exemplaires en commun et d’améliorer sans cesse les rapports de travail entre l’institution et ces intervenants. Des réunions mensuelles sont prévues et, au besoin, du personnel sera affecté à des groupes de travail.

Deuxièmement, Bibliothèque et Archives Canada est en train de mettre son système à niveau. La Division de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des documents du personnel a fait l’acquisition, auprès de Privasoft, d’une mise à niveau de l’application ATIPFlow appelée AccessPro Redaction. Ce système fournira de nouvelles applications qui faciliteront la gestion de l’information, favoriseront une meilleure collaboration entre les membres de l’équipe et permettront le traitement plus efficace des demandes. La mise à niveau du système nous offre également une fonction qui nous permet de consulter nos intervenants, mais qui ne sera disponible qu’en 2010 parce que le système a besoin d’une infrastructure qui lui permette de protéger l’information de nature délicate. Parmi les principales améliorations, mentionnons la création et le suivi de rapports automatisés (ce qui facilite la gestion et accroît l’efficience du processus), les listes de contrôle détaillées, la gestion du temps intégrée (gère les échéanciers pour chaque demande) et le chiffrement d’images. 

2. Bibliothèque et Archives Canada devrait examiner attentivement ses mécanismes de gestion des documents non archivés afin de s’assurer que la recherche documentaire ne retarde pas le traitement des demandes de communication.

Réponse

Bibliothèque et Archives Canada considère les documents non archivés comme des documents opérationnels. Ces documents ne représentent qu’un pour cent (environ cinq demandes) du nombre total de demandes de la Division de l’AIPRP et des documents du personnel pour 2007-2008.

L’institution reconnaît cependant qu’elle doit améliorer sa méthode de gestion des documents. L’autorité fonctionnelle responsable a pris des mesures en vue d’améliorer les services de gestion des documents de l’institution ainsi que son plan de classification des dossiers ministériels grâce à l’établissement d’une méthode pour l’attribution des noms de dossiers.

3. Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation 

Réponse

La Division de l’accès à l’information de Bibliothèque et Archives Canada a formé un Comité de revue des procédures en octobre 2008. Ce comité se chargera de mettre à jour et de communiquer aux analystes l’information clé, tel le besoin de consigner les justifications. En 2006, la Division a effectué un exercice exhaustif de détermination des processus d’affaires, qui a jeté la base pour ce qui est de documenter les processus et procédures. Le Comité de revue des procédures est maintenant responsable de maintenir et d’améliorer cette information.

4. Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information devrait aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge le délai d’une demande au-delà de 30 jours. 

Réponse

La Division de l’accès à l’information de Bibliothèque et Archives Canada a pris note de cette recommandation et a chargé le Comité de revue des procédures de mettre en place des mesures correctives.

Bibliothèque et Archives Canada

Appendice A. Plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information

Table 1. Plaintes reçues en 2007–2008

(Ces plaintes peuvent faire référence à des demandes présentées avant 2007-2008.)  

Constatations du Commissariat au 27 novembre 2008
Type de plainte Reçue en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée En cours
Refus de communication (exception/exclusion) 8 0 3 0 5
Retard (présomption de refus) 0 0 0 0 0
Prorogation 14 0 4 9 1
Pas de document/recherche incomplète 9 0 0 0 9
Frais 0 0 0 0 0
Divers 0 0 0 0 0
Total 31 0 7 9 15

Tableau 2. Dossiers fermés en 2007-2008

(Nouvelles plaintes reçues en 2007–2008 et plaintes reportées des années précédentes)

Constatations du Commissariat au 31 mars 2008
Type de plainte Close en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée
Refus de communication (exception/exclusion) 16 3 13 0
Retard (présomption de refus) 0 0 0 0
Prorogation 48 45 3 0
Pas de document/recherche incomplète 1 1 0 0
Frais 0 0 0 0
Divers 1 1 0 0
Total 66 50 16 0
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