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Fiches de rendement


Année


Agence des services frontaliers du Canada

Rendement global en 2007-2008

Sous la moyenne : 2,5 étoiles

En 2007-2008, l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a de nouveau éprouvé des difficultés à remplir ses obligations en vertu de la Loi. Elle a dû faire face à une forte augmentation des nouvelles demandes et du nombre de pages à examiner, ainsi qu’à un important roulement de personnel. Néanmoins, l’ASFC a réussi à réduire considérablement le nombre de demandes reportées de 2006-2007 et à traiter près des deux tiers des nouvelles demandes dans les 30 jours. Une telle amélioration est tout à fait conforme au plan d’action de l’Agence, qui sera pleinement en œuvre d’ici le 31 mars 2009. Si l’ASFC poursuit ces efforts et donne suite aux recommandations contenues dans la présente fiche, le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) a bon espoir que son rendement global s’améliorera en 2008-2009 au chapitre de l’accès à l’information.

Bien que l’Agence ait reçu une note d’échec pour une deuxième année, elle a de beaucoup amélioré son rendement, tel que mesuré par le taux de présomptions de refus. Celui-ci est passé de 69 p. 100 à 33,5 p. 100, soit la deuxième amélioration en importance parmi les 10 institutions.

Le Commissariat se préoccupe toutefois de la forte augmentation des prorogations auxquelles l’ASFC a eu recours en 2007-2008, comparativement à 2005-2006. L’Agence utilise de plus en plus de prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a) pour une durée variant entre 30 et 90 jours; les prorogations de plus de 180 jours sont aussi en hausse.

Le faible niveau de respect par l’ASFC du paragraphe 9(2) de la Loi sur l’accès à l’information, qui oblige les institutions à aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’elles invoquent une prorogation dépassant 30 jours, est inacceptable.

Le Commissariat reproche également à l’Agence d’avoir pris en moyenne 93 jours pour répondre aux demandes de consultation provenant d’autres institutions. Il s’agit du délai le plus long parmi les neuf institutions pour lesquelles des données sont disponibles. 

Agence des services frontaliers du Canada

Facteurs pris en compte dans l’évaluation du rendement global 

Volume de travail
  • Forte augmentation du nombre de nouvelles demandes (54 p. 100)
  • Ressources humaines restreintes, ce qui oblige l’Agence à se tourner vers des consultants pour la réduction de l’arriéré de demandes et l’examen des demandes complexes
Temps de traitement des nouvelles demandes
  • Dans les délais prescrits : 87 p. 100
  • Dans les 30 jours : 64 p. 100
  • Moyenne : 135 jours
Report de demandes
  • Diminution importante du nombre de demandes reportées
Prorogations
  • Très forte augmentation du nombre de prorogations utilisées en vertu du paragraphe 9(1) depuis trois ans, soit une augmentation plus élevée que celle des demandes reçues durant la même période.
  • La majorité des prorogations sont d’une durée de moins de 90 jours, mais la durée est en hausse.
  • Faible conformité avec le paragraphe 9(2) concernant l’avis de prorogation : 28 p. 100
Présomptions de refus
  • 33,5 p. 100 des demandes nouvelles ou reportées étaient en présomption de refus (note : F).
Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
  • Temps de traitement moyen : 93 jours
Demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales
  • Pratique exemplaire : signature d’un protocole avec Citoyenneté et Immigration Canada dans le but d’accélérer le traitement des demandes de consultation
  • À améliorer : le Commissariat recommande à l’ASFC de procéder à des communications partielles le plus tôt possible au cours du processus en faisant savoir aux demandeurs, dans la lettre qui accompagne l’information communiquée, qu’il est possible que d’autres renseignements leur soient fournis l’issue des consultations en cours, qu’ils seront informés du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut leur être communiquée et qu’ils ont le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus.
Processus
  • Le classement des demandes retarde le traitement de certaines demandes.
  • L’Agence continue d’investir dans des logiciels afin d’améliorer le traitement des demandes de communication et les mécanismes de production de rapports.
Leadership de la haute direction
Formation
  • Plus de 830 employés de l’Agence ont participé à des séances de formation et de sensibilisation sur l’accès à l’information, ce qui leur a permis de faire des recherches plus rapides et d’améliorer la qualité des recommandations portant sur des dossiers délicats.
Plaintes
  • Le Commissariat a reçu 71 plaintes (sur un total de 1 354 demandes traitées, soit 5 p. 100) concernant le traitement des demandes par l’ASFC.

Agence des services frontaliers du Canada

Créée en décembre 2003, l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) a éprouvé des difficultés, dans les premières années de son existence, à se conformer pleinement aux dispositions de la Loi sur l’accès à l’information en ce qui concerne les temps de traitement des demandes de communication (voir le tableau 1). Dès le départ, elle a accumulé un arriéré de demandes qui s’est répercuté sur son rendement pendant plusieurs années.

Tableau 1. Antécédents en matière de conformité

  2006 2007-2008
Pourcentage de présomptions de refus(temps de traitement dépassant les délais prévus par la Loi)  69 % 33,5 %
Note F F

C’est la raison pour laquelle le Commissariat à l’information du Canada (le Commissariat) a lancé, en 2006-2007, une enquête systémique sur le traitement des demandes de communication par l’ASFC. Cette enquête a eu une incidence sur le rendement de l’ASFC en 2007-2008; l’Agence a en effet dû éliminer l’important arriéré de demandes qui n’avaient pu être traitées dans les délais prévus par la Loi (présomptions de refus).

La section suivante résume les principaux défis liés au rendement auxquels l’ASFC a dû faire face en 2007-2008 et les mesures prises pour améliorer son rendement. Elle donne également des renseignements de base sur les activités de l’Agence en matière d’accès à l’information durant sa quatrième année et contient une analyse de divers facteurs pris en compte dans l’évaluation de son rendement global sur une échelle de cinq étoiles. Le rapport se termine par plusieurs recommandations et les réponses de l’ASFC à cet égard. 

Principaux défis liés au rendement en 2007–2008

Volume de travail

  • Plus important que prévu
  • Difficultés à traiter les nombreuses demandes faites par un même demandeur

Consultations

  • Fréquence et complexité des consultations obligatoires avec d’autres institutions fédérales (notamment auprès du Bureau du Conseil privé au sujet de documents confidentiels du Cabinet et du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international au sujet de demandes visant des renseignements dont la communication pourrait avoir une incidence sur les relations du Canada avec d’autres pays)

Ressources humaines

  • Nombre limité d’analystes principaux d’expérience, en poste pour une période indéterminée, pour le traitement des demandes
  • L’augmentation de personnel prévue (entre 17 et 43 équivalents temps plein) n’a pas eu lieu en raison des retards dans le processus de dotation.
  • Lenteur du processus de dotation

Gestion des documents

  • Lenteur du processus de recherche des documents auprès des bureaux de l’ASFC répartis dans tout le Canada

Principales mesures liées au rendement en 2007–2008

Ressources humaines

  • Recours à des consultants pour la réduction de l’arriéré et l’examen des demandes complexes (le budget de fonctionnement 2007-2008 du bureau de l’accès à l’information pour les consultants était trois fois plus élevé que le budget des salaires)
  • Modification de la structure de délégation des pouvoirs afin de réduire l’arriéré des demandes

Consultations

  • Signature d’un protocole avec Citoyenneté et Immigration Canada dans le but d’accélérer le traitement des demandes de consultation

Traitement des demandes

  • Investissement continu dans les logiciels (500 000 $ au total, échelonnés sur plusieurs années)

En chiffres

En 2007-2008, le volume de demandes adressées à l’ASFC a beaucoup augmenté par rapport à 2005-2006, comme l’indique le tableau 2. Le nombre de pages examinées par l’Agence a augmenté de façon considérable.

Tableau 2. Demandes reçues et traitées et nombre de pages examinées 

  2005-2006 2006-2007 2007-2008 Écart par rapport à 2005-2006
Demandes reçues 670 945 1 030 +54 %
Demandes traitées 402 1 064 1 197 +198 %
Nombre de pages examinées pour les demandes traitées 23 366 181 017 267 229 +1 044%
Nombre moyen de pages examinées par demande traitée 58 170 223 +284%

En 2007-2008, l’ASFC a reçu 1 030 nouvelles demandes de communication et reporté plus de 324 demandes de l’exercice précédent (dont 204 en présomption de refus), soit un total de 1 354 demandes. L’Agence a traité 87 p. 100 des nouvelles demandes dans les délais prescrits par la Loi – dans les 30 jours ou selon les prorogations prévues à l’article 9. Elle a traité près des deux tiers dans un délai de 30 jours. Selon l’Agence, le temps de traitement moyen d’une demande a été de 135 jours.

Dans sa fiche de 2006-2007 sur l’ASFC, le Commissariat indiquait que l’énorme arriéré de l’Agence « constitue un sérieux problème que l’Agence doit régler pour se conformer à la Loi ». Grâce à l’adoption d’un plan triennal qui devrait être pleinement en œuvre d’ici la fin de mars 2009, l’Agence a réussi à réduire considérablement, en 2007-2008, le nombre de demandes reportées de 2006-2007, y compris les présomptions de refus, à 6 p. 100 du nombre total de demandes, comparativement à 63 p. 100 l’exercice précédent.  

En 2007-2008, la proportion de présomptions de refus de l’Agence (pourcentage des nouvelles demandes et des demandes reportées de l’exercice précédent qui étaient en présomption de refus durant l’année) s’est toutefois établie à 33,5 p. 100. Ce taux a valu à l’Agence la note F sur l’échelle de notation que le Commissariat utilise depuis de nombreuses années pour évaluer le rendement des institutions, mais qu’il entend abandonner dorénavant. C’est la deuxième année que l’Agence obtient une note d’échec; néanmoins, il y a eu une amélioration importante en termes de pourcentage par rapport à l’exercice précédent.

Le Commissariat a reçu 71 plaintes contre l’ASFC en 2007-2008, dont 15 concernaient des présomptions de refus. De ces 15 plaintes, 10 ont été réglées (le Commissariat les a jugées fondées et l’institution les a réglées à la satisfaction du Commissaire), 1 n’était pas fondée, 3 ont été abandonnées et 1 est en cours (voir le tableau 1 de l’appendice A).

Outre les demandes de communication, l’ASFC a reçu 268 demandes de consultation de la part d’autres institutions fédérales, ce qui a représenté 13 485 pages de plus à examiner (soit 5 p. 100 du compte total de pages examinés au cours de l’exercice).

Évaluation du rendement dans le traitement des demandes de communication

L’évaluation par le Commissariat du rendement des institutions fédérales en matière de traitement des demandes de communication se fonde sur la capacité des institutions à respecter les délais prescrits par la Loi et sur les pratiques susceptibles d’influencer la durée du traitement, tel le recours à des prorogations aussi courtes que possible. Le Commissariat a également vérifié si chaque institution avait justifié par écrit les prorogations auxquelles elle a eu recours. 

Prorogations

En 2007-2008, l’ASFC a eu recours à un nombre beaucoup plus élevé de prorogations qu’en 2005-2006 (voir la figure 1), une augmentation de loin supérieure à celle des demandes reçues au cours de la même période. L’Agence explique cette augmentation par le fait qu’elle avait suffisamment de personnel pour examiner les dossiers et se prévaloir des prorogations nécessaires durant le délai initial de 30 jours, au lieu de laisser les demandes devenir des présomptions de refus.

Figure 1. Nombre de demandes ayant fait l’objet d’une prorogation en vertu du paragraphe 9(1)

Figure 1

Aux termes du paragraphe 9(2), les institutions fédérales sont tenues d’aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’elles ont recours à une prorogation dépassant 30 jours. En 2007-2008, le Commissaire a reçu 70 avis de prorogation de l’ASFC, bien que cette dernière se soit prévalue de prorogations de plus de 30 jours pour 251 demandes, ce qui représente un taux de conformité de 28 p. 100. 

Des 71 plaintes adressées au Commissariat au sujet de l’ASFC en 2007-2008, 12 concernaient l’utilisation des prorogations par l’Agence. De ces 12 plaintes, 4 ont été réglées, 1 n’était pas fondée, 2 ont été abandonnées et 5 sont en cours (voir le tableau 1 de l’appendice A). 

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a)

En 2007-2008, l’ASFC a eu recours à un nombre beaucoup plus élevé de prorogations pour plus de 30 jours en vertu de l’alinéa 9(1)a) – recherches de gros volume de documents et entrave au fonctionnement de l’institution (voir la figure 2). La majorité de ces prorogations varient toujours entre 30 et 90 jours; le nombre de prorogations de plus de 90 jours est toutefois à la hausse, notamment pour les délais de 180 jours. Le Commissariat a été en mesure de confirmer que la majorité des prorogations ont été d’une durée de 30 à 90 jours grâce à un examen des avis de prorogation envoyés par l’ASFC au cours de l’année. Il n’a toutefois pas pu vérifier la fréquence des prorogations plus longues.

Figure 2. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a)

Figure 2

Étant une organisation relativement nouvelle, l’ASFC n’a de cesse d’améliorer la gestion de ses documents. Elle a toutefois eu de la difficulté à mener des recherches rapides et exhaustives sur l’information demandée. Pour surmonter ce problème, l’ASFC a élaboré, à l’automne 2008, une stratégie de gestion de l’information prévoyant l’acquisition d’un système de gestion des documents électroniques.

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b)

En 2007-2008, l’ASFC a utilisé davantage de prorogations de plus de 30 jours en vertu de l’alinéa  9(1)b) sur les consultations qu’au cours de l’exercice précédent (voir la figure 3). Elle a traité la plupart des demandes de consultation auprès d’autres institutions fédérales dans un délai de 30 jours, sauf celles qui ont été adressées au Bureau du Conseil privé (BCP), concernant des documents confidentiels du Cabinet, et au ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI), concernant des demandes d’information dont la communication risquerait d’avoir une incidence sur les relations du Canada avec d’autres pays. La durée de ces prorogations tend cependant à augmenter tout en restant sous les 90 jours. Le Commissariat a confirmé ces données en examinant les avis de prorogation présentés par l’Agence au cours de l’année.

Figure 3. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa  9(1) b )

Figure 3

L’ASFC a indiqué qu’il lui était difficile d’évaluer avec précision la durée des prorogations requises pour effectuer les consultations. Si les consultations ne sont pas terminées dans les délais prévus, les demandes risquent de devenir des présomptions de refus. 

Figure 4. Temps de réponse moyen pour les consultations auprès des autres institutions fédérales en 2007-2008

Figure 4

Note : Le système de gestion des demandes de l’ASFC n’a pu fournir de données sur le temps de réponse moyen pour les consultations relatives à l’application de la loi et aux pénitenciers ainsi qu’aux affaires internationales, à la défense et à la sécurité nationale.
*« Total » désigne le temps de réponse moyen pour toutes les consultations et non seulement celles qui sont indiquées dans le graphique.  

L’ASFC ne privilégie pas les communications partielles en attendant le résultat des consultations auprès d’autres institutions fédérales parce que la compilation des documents partiels requiert beaucoup de temps et pose le risque que des renseignements ne soient divulgués par erreur. Compte tenu de ses ressources et de ses pratiques actuelles, l’Agence croit qu’il est raisonnable de penser que les prorogations seront respectées, à quelques exceptions près, et elle évalue les dossiers au cas par cas. Par exemple, si un demandeur invoque une urgence ou toute autre contrainte, comme une procédure judiciaire imminente, l’ASFC accepte généralement de procéder à une communication partielle.

L’ASFC peut aussi envisager des communications partielles lorsqu’elle doit consulter le BCP et le MAECI. Pour éviter les présomptions de refus, l’Agence a tendance à fermer les dossiers, lorsqu’il est peu probable que d’autres renseignements soient communiqués, en supposant que tous les renseignements envoyés aux fins de consultation seront visés par une exception ou une exclusion. Lorsque les institutions consultées font savoir que d’autres renseignements peuvent être communiqués, l’ASFC en informe les demandeurs. Cette pratique a lui permis de réduire le nombre de présomptions de refus résultant des consultations auprès du BCP et du MAECI.

L’ASFC a eu recours à cette pratique pour gérer son volume de travail et donner une idée plus précise de son rendement. Le Commissariat craint que cette pratique n’ait comme résultat que des demandeurs ne soient pas informés que d’autres renseignements pourraient leur être communiqués à l’issue des consultations ni qu’ils ont le droit de porter plainte auprès du Commissariat. Le Commissariat recommande de procéder à des communications partielles le plus tôt possible au cours du processus. Il recommande également à l’Agence de faire savoir aux demandeurs, dans la lettre qui accompagne l’information communiquée, qu’il est possible que d’autres renseignements leur soient transmis à l’issue des consultations en cours, qu’ils seront informés du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut leur être communiquée et qu’ils ont le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus. Le Commissariat craint que si l’ASFC et d’autres institutions ne suivent pas cette procédure rigoureusement, le droit des demandeurs de porter plainte risque d’être compromis.

En outre, le Commissariat sait que d’autres institutions ont recours à cette pratique et craint que les institutions fédérales n’en abusent pour contourner un problème encore plus grave, soit les retards résultant des consultations.

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)c) 

L’ASFC adresse peu de demandes de consultation à des tiers en vertu de l’alinéa 9(1)c) (16 seulement en 2007-2008). Selon l’Agence, les demandes de consultation envoyées à des tiers retardent généralement le processus d’accès à l’information.  

Classement des demandes

Dans des circonstances exceptionnelles, l’ASFC classe les demandes de communication dans deux catégories : « à transmettre au directeur » ou « examen par les Communications ». Les demandes classées dans la première catégorie portent sur des sujets médiatisés ou controversés. De toutes les demandes traitées par l’ASFC en 2007-2008, seulement 39 (3,3 p. 100) ont été classées dans cette catégorie.

C’est le directeur du bureau de l’accès à l’information qui décide quels dossiers seront classés dans la catégorie « à transmettre au directeur ». Selon l’ASFC, cette étape commence généralement en même temps que les autres étapes du processus d’accès. En 2007-2008, le temps moyen de traitement a été de 47 jours (y compris les laps de temps durant lesquels les demandes étaient en attente de précisions de la part des demandeurs) et, selon l’Agence, n’a pas vraiment retardé la communication de l’information.12 Sur les 39 demandes « à transmettre au directeur » en 2007-2008, 21 ont été traitées dans les délais prescrits.

Des 1 197 demandes traitées par l’ASFC en 2007-2008, 21 p. 100 ont été classées dans la catégorie « examen par les Communications ». C’est un conseiller en communication qui prend la décision de classer des demandes dans cette catégorie. L’examen a lieu en même temps que le processus d’approbation et, selon l’ASFC, ne retarde pas la communication de l’information.  

De l’avis du Commissariat, le classement des demandes dans ces deux catégories et leur examen ultérieur ne devraient pas retarder le processus d’accès à l’information. Le Commissariat recommande à l’ASFC de mesurer le temps réel consacré au traitement des demandes classées ainsi que les retards occasionnés par cette procédure.

Traitement informel des demandes

En 2007-2008, l’ASFC a traité la plupart des demandes reçues par écrit selon la procédure officielle. L’Agence encourage le traitement informel des demandes de communication lors des séances de formation ainsi que dans son manuel d’accès à l’information. Le Commissariat rappelle à l’ASFC que, lorsqu’elle envisage de traiter une demande de façon informelle, elle est tenue d’en informer le demandeur et de s’assurer que le processus respecte les droits de ce dernier. C’est au demandeur qu’il revient de décider si sa demande sera traitée formellement ou non.  

Consultations par d’autres institutions fédérales

Présentement, l’ASFC traite les demandes de consultation provenant d’autres institutions fédérales de la même manière que les demandes de communication. Le modèle de traitement de l’Agence prévoit 15 jours pour le traitement des demandes de consultation. Malgré cela, le délai moyen de traitement a été de 93 jours en 2007-2008. Comme ces consultations ont représenté une augmentation de 5 p. 100 seulement du nombre de pages examinés au cours de l’année, le Commissariat est d’avis que l’Agence devrait consacrer suffisamment de ressources au traitement de ces demandes et établir des échéanciers précis afin de s’assurer que les délais seront respectés. Le temps de traitement actuel est inacceptable à cause de son effet domino sur l’ensemble du système d’accès à l’information.

L’ASFC a reconnu avoir eu de la difficulté à respecter les délais des demandes de consultation provenant d’autres institutions. Elle signale cependant qu’en 2008-2009, elle a réussi à répondre plus rapidement aux demandes de consultation et qu’elle prévoit, pour l’exercice en cours, un délai moyen de 15 jours.  

Justification des prorogations

Dans son questionnaire qui visait à établir la fiche de rendement, le Commissariat a demandé aux institutions fédérales si elles inscrivaient au dossier les motifs des prorogations auxquelles elles avaient recours en vertu du paragraphe 9(1). L’ASFC a répondu qu’elle le faisait toujours. Pour vérifier cette affirmation, le Commissariat a examiné ses dossiers d’enquête concernant trois plaintes relatives à l’utilisation de prorogations par l’Agence. (Le Commissariat a fermé ces dossiers après le règlement des plaintes en 2007-2008; voir le tableau 2 de l’appendice A). Le Commissariat a constaté que l’ASFC avait consigné les prorogations dans son système de gestion des demandes au moment du traitement, sans toutefois les justifier dans tous les cas.

Recommandations du Commissariat à l’information et réponses de l’institution  

1. L’ASFC devrait affecter suffisamment de ressources permanentes à son bureau de l’accès à l’information, compte tenu du volume global de travail (demandes de communication et de consultation), afin d’éviter les retards déraisonnables dans le traitement des demandes.

Réponse

L’ASFC tient à respecter les dispositions de la Loi sur l’accès à l’information. L’Agence examinera ses besoins opérationnels et ajustera les ressources en conséquence. 

2. À la lumière de la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor sur les consultations obligatoires pour les demandes concernant des renseignements liés à l’application de la loi et aux pénitenciers, l’ASFC devrait examiner son cadre de gestion des demandes afin de s’assurer que des ressources sont spécialement affectées à la gestion de toutes les demandes de consultation de façon à éviter des retards déraisonnables dans leur traitement.

Réponse

En ce qui a trait aux consultations obligatoires, l’ASFC continuera de simplifier son processus d'attribution des nouvelles demandes afin de tirer parti de l’expérience des employés en poste, tout en formant et en soutenant les nouveaux membres de la Division de l’accès à l’information, de la protection des renseignements personnels et des politiques de divulgation. 

3. Le bureau de l’accès à l’information de l’ASFC devrait revoir les critères sur lesquels il s’appuie pour recourir à des prorogations en vertu du paragraphe 9(1) de la Loi sur l’accès à l’information afin de déterminer la durée de ces prorogations et s’assurer qu’elles sont raisonnables et légitimes.

Réponse

L’ASFC veillera à ce que sa politique interne soit respectée, c'est-à-dire que les prorogations soient raisonnables et justifiées. L’Agence continuera de tenir compte des constatations du Commissariat à l’information concernant les plaintes officielles – qu’elles visent les prorogations ou non.

4. L’ASFC devrait faire en sorte d’éviter tout retard dans le traitement des demandes classées et mesurer le temps réel nécessaire au traitement de ces demandes ainsi que tout retard occasionné.

Réponse

L’ASFC est d’accord avec cette recommandation. Elle a déjà adopté des directives pour faire en sorte que les processus d’examen ne retardent pas le traitement des demandes. Ces directives sont affichées sur le site intranet de l’Agence. Il est également question des retards dans les séances de sensibilisation sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels (AIPRP). 

5. Lorsqu’il ferme un dossier relatif à une demande de communication pour laquelle une consultation obligatoire est en cours, le bureau de l’AIPRP devrait faire savoir au demandeur que d’autres renseignements pourraient lui être transmis ultérieurement, qu’il sera informé du résultat des consultations même si aucune autre information ne peut lui être communiquée et qu’il a le droit de porter plainte au Commissariat.

Réponse

L’ASFC informe les demandeurs chaque fois qu’une autre institution pourrait avoir des documents supplémentaires ayant trait à leur demande. Elle les informe également qu’ils ont le droit de porter plainte lorsque les documents sont visés par une exception. 

6. Le bureau de l’accès à l’information devrait revoir les échéances prévues et assurer un suivi plus systématique du nombre réel de jours requis, en moyenne, pour chaque étape du processus de traitement des demandes de communication afin d’assurer que les réponses soient fournies en temps opportun.

Réponse

L’ASFC appuie cette recommandation. Elle fournira de plus amples directives à son personnel concernant la consignation des données afin que l’Agence soit en mesure de vérifier si ses normes sont respectées.  

7. Le bureau de l’AIPRP devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Réponse

L’ASFC appuie cette recommandation. Elle fournira de plus amples directives à son personnel pour veiller à ce que les justifications des prorogations soient consignées dans son système de gestion des demandes. Il convient toutefois de noter que, par moments, le motif peut sembler évident lorsqu’on tient compte de la nature des documents ou de l’exception invoquée.

8. Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information doit aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge un délai au-delà de 30 jours. 

Réponse

L’ASFC fournira de plus amples directives à son personnel pour faire respecter en temps opportun l’obligation, prévue par la Loi, de soumettre au Commissaire à l’information les renseignements relatifs aux prorogations d’une durée de plus de 30 jours. L’Agence a déjà apporté des modifications au logiciel servant au traitement des demandes d’accès afin de faciliter le respect de cette obligation.

Agence des services frontaliers du Canada

Appendice A. Plaintes adressées au Commissariat à l’information 

Tableau 1. Plaintes reçues en 2007–2008

(Ces plaintes peuvent faire référence à des demandes présentées avant 2007-2008.) 

Constatations du Commissariat au 27 novembre 2008
Type de plainte Reçue en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée En cours
Refus de communication (exception/exclusion) 16 4 0 0 12
Retard (présomption de refus) 15 10 1 3 1
Prorogation 12 4 1 2 5
Pas de document/recherche incomplète 26 0 0 0 26
Frais 1 0 0 0 1
Divers 1 0 0 0 1
Total 71 18 2 5 46

Tableau 2. Dossiers fermés en 2007-2008

(Nouvelles plaintes reçues en 2007–2008 et plaintes des années précédentes)

Constatations du Commissariat au 31 mars 2008
Type de plainte Close en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée
Refus de communication (exception/exclusion) 10 6 3 1
Retard (présomption de refus) 20 16 1 3
Prorogation 3 3 0 0
Pas de document/recherche incomplète 4 2 2 0
Frais 0 0 0 0
Divers 6 1 5 0
Total 43 28 11 4
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