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Fiches de rendement


Année


Affaires étrangères et Commerce international

Rendement global en 2007-2008

Sous la moyenne : 2 étoiles

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) joue un rôle crucial dans le système d’accès à l’information, puisque d’autres institutions fédérales doivent le consulter au sujet de demandes d’information dont les renseignements pourraient, s’ils sont communiqués, compromettre les relations internationales du Canada. Par conséquent, il est décevant de constater que le rendement du MAECI a diminué en 2007-2008.

Il ne fait aucun doute qu’un des facteurs expliquant cette diminution a été la très grande augmentation du nombre de demandes reçues par le MAECI et du nombre de pages à examiner. Le Ministère a également reçu davantage de demandes de consultation que de nouvelles demandes de communication en 2007-2008. 

Quoi qu’il en soit, comme les pratiques du MAECI ont un effet boule de neige sur le système au complet, un rendement faible touche tout le monde.

Pour ce qui est des nouvelles demandes, le MAECI obtient le plus faible taux de traitement de demandes dans les délais prévus par la Loi (30 jours et selon les prorogations prévues par la Loi sur l’accès à l’information) parmi les institutions examinées pour les fiches de rendement de 2007-2008. De plus, le temps de traitement moyen d’une nouvelle demande était très long, soit 132 jours. Pendant la même période, le MAECI avait besoin de 75 jours civils pour traiter les demandes de consultation. Ce long temps de réponse pourrait avoir une incidence négative sur les délais d’autres institutions fédérales.

Le MAECI a utilisé diverses stratégies pour réduire son volume de travail et son arriéré (les demandes auxquelles on n’a pas répondu dans les délais établis par la Loi), stratégies qui ont connu divers degrés de succès.

On note une augmentation du nombre de demandes pour lesquelles on a eu recours à des prorogations en vertu du paragraphe 9(1) ces dernières années et les prorogations plus longues, même si la majorité sont encore entre 30 et 90 jours, occupent une part croissante du total.

De toute évidence, le MAECI fait face à d’imposants défis dans le domaine de l’accès à l’information, principalement parce qu’il reçoit beaucoup de demandes de consultation. Ce volume de travail accru, qu’on ne s’attend pas à voir diminuer dans le futur, constitue un fardeau pour le personnel de l’accès à l’information du MAECI. Le bureau de l’accès à l’information a demandé du financement pour obtenir davantage de ressources, ce qui devrait contribuer à alléger le volume de travail quelque peu.  

Affaires étrangères et Commerce international 

Facteurs pris en compte dans l’évaluation du rendement global

Volume de travail
  • Très grande augmentation des nouvelles demandes (65 p. 100) et du nombre de pages examinées (358 p. 100)
  • Ressources permanentes insuffisantes pour effectuer le travail actuel et prévu
Temps de traitement des nouvelles demandes
  • Dans les délais prescrits : 32 p. 100
  • Dans les 30 jours : 24 p. 100
  • Moyenne : 132 jours
Report de demandes
  • Augmentation élevée du nombre de demandes reportées
Prorogations
  • Augmentation très importante du nombre de demandes reçues pour lesquelles on a eu recours à des prorogations en vertu du paragraphe 9(1) comparativement à 2005-2006
  • L’alinéa 9(1)a) est cité pour les deux tiers des prorogations.
  • La majorité des prorogations varient entre 30 et 90 jours, mais elles tendent à s’allonger.
  • Conformité avec le paragraphe 9(2) concernant l’avis de prorogation : 83 p. 100
Présomptions de refus
  • 34,7 p. 100 des demandes nouvelles ou reportées étaient en présomption de refus (note : F).
Demandes de consultation reçues d’autres institutions fédérales
  • Temps de traitement moyen : 75 jours civils
  • Affectation d’analystes spécialement aux demandes de consultation
Demandes de consultation adressées à d’autres institutions fédérales
  • À améliorer : le MAECI devrait préparer davantage de dossiers de communication partiels pour les demandes de consultation en attendant la réponse des institutions consultées.
Processus
  • Le fait de classer les demandes ne ralentit pas le processus.
  • Révision du manuel d’accès à l’information ainsi que des procédures et lignes directrices
  • Adoption de mesures visant à améliorer le moral des employés, recours à des consultants pour réduire l’arriéré de demandes
  • Rationalisation du processus d’affectation des tâches à l’échelle du Ministère afin de mieux utiliser les ressources existantes
  • À améliorer : le MAECI devrait tenter de diminuer les délais à obtenir les dossiers et des recommandations des secteurs de programme.
Gestion des demandes
  • Groupe de travail intraministériel qui s’occupe du traitement de diverses questions de GI/TI
  • Travail avec les représentants de la GI/TI afin de rationaliser le processus d’accès à l’information et de faciliter la recherche de documents électroniques et données sur papier
  • Mise en oeuvre d’une stratégie révisée de gestion des demandes afin de mobiliser les ressources nécessaires au traitement des demandes reportées, des demandes nouvelles ou anticipées et des demandes de consultation
Leadership de la haute direction
  • Le MAECI a élaboré un programme de perfectionnement professionnel pour planifier la relève.
  • Il a élaboré une nouvelle analyse de rentabilisation afin d’obtenir des ressources pour l’élaboration de politiques et la formation et a aussi créé une équipe de traitement supplémentaire pour s’attaquer aux lacunes en matière de rendement.
  • Il a élaboré un programme de sensibilisation à l’accès à l’information pour tous les fonctionnaires du Ministère
  • Une équipe du bureau de l’accès à l’information s’assure que la formation, le mentorat et l’encadrement nécessaires sont fournis au personnel des divisions et que les outils nécessaires sont disponibles.
Plaintes
  • Le CIC a reçu 109 plaintes (sur un total de 1 000 demandes traitées, soit 11 p. 100) concernant le traitement des demandes par le MAECI.

Affaires étrangères et Commerce international

Le ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (MAECI) n’a jamais réussi à se conformer parfaitement à la Loi sur l’accès à l’information en ce qui a trait au traitement des demandes dans les délais prescrits. Au cours des dernières années, il a eu de la difficulté à remonter à son niveau de conformité de 2002.

Tableau 1. Antécédents en matière de conformité

  2002 2003 2004 2005 2006 2007-2008
Pourcentage de présomptions de refus (temps de traitement dépassant les délais prévus par la Loi) 28,8 % 60,1 % 17,2 % 34,7 %
Note B D F F D F

La section suivante résume les principaux défis liés au rendement auxquels le MAECI a dû faire face en 2007-2008 et les mesures prises pour améliorer son rendement. Elle donne également des renseignements de base sur les activités du Ministère en matière d’accès à l’information durant cette période et contient une analyse de divers facteurs pris en compte dans l’évaluation de son rendement global sur une échelle de cinq étoiles. Le rapport se termine par plusieurs recommandations et les réponses du MAECI à cet égard.

Principaux défis liés au rendement en 2007-2008

Volume de travail

  • Augmentation importante du nombre de demandes de communication et de consultation
  • Accroissement de la complexité et de la nature délicate des demandes

Ressources humaines

  • Bassin limité de spécialistes en accès à l’information au sein de l’administration fédérale
  • Durée et coûts élevés de la formation d’analystes de l’accès à l’information
  • Ressources permanentes insuffisantes pour effectuer le travail actuel et prévu

Recherche de documents

  • Délais pour obtenir des dossiers et recommandations des secteurs de programme du MAECI

Principales mesures liées au rendement en 2007-2008

Ressources humaines et financières

  • Élaboration d’un programme de perfectionnement professionnel pour planifier la relève.
  • Adoption de mesures visant à améliorer le moral des employés, comme réduire le volume de travail des analystes, et recours à des consultants pour réduire l’arriéré de demandes.
  • Élaboration d’une nouvelle analyse de rentabilisation afin d’obtenir des ressources pour l’élaboration de politiques et la formation et création d’une équipe de traitement supplémentaire pour s’attaquer aux lacunes en matière de rendement.
  • Élaboration d’un processus rationalisé d’affectation des tâches liées à l’accès à l’information à l’échelle du Ministère afin de mieux utiliser les ressources existantes.

Formation

  • Élaboration d’un programme de sensibilisation à l’accès à l’information pour tous les fonctionnaires du Ministère, y compris un tutoriel en ligne, qui a été lancé en 2007-2008.

Gestion des dossiers

  • Discussions avec les représentants de la GI/TI afin de rationaliser le processus d’accès à l’information et de faciliter la recherche de documents électroniques et de données sur papier.

Gestion des demandes

  • Révision du manuel d’accès à l’information, des procédures et lignes directrices.
  • Création de rapports mensuels sur le rendement ministériel à l’intention de la haute direction afin d’améliorer la compréhension générale au sein du Ministère de la nécessité de respecter les dispositions législatives sur l’accès à l’information.
  • Mise en œuvre d’une stratégie révisée de gestion des demandes afin de mobiliser les ressources nécessaires au traitement des demandes reportées, des demandes nouvelles ou anticipées et des demandes de consultation

En chiffres

Le MAECI a connu une très grande augmentation de son volume de travail lié à l’accès à l’information au cours des trois dernières années, au chapitre du nombre de demandes reçues mais surtout au chapitre du nombre de pages examinées, comme le démontre le tableau 2. Ces augmentations ont clairement dépassé la capacité de réponse interne du MAECI, facteur qui doit être pris en compte au moment d’évaluer le rendement du MAECI pour 2007-2008.

Tableau 2. Demandes reçues et traitées et nombre de pages examinées 

  2005-2006 2006-2007 2007-2008 Écart par rapport à 2005-2006
Demandes reçues 447 648 736 + 65 %
Demandes traitées 479 515 541 + 13 %
Nombre de pages examinées pour les demandes traitées 51 801 67 338 237 279 + 358 %
Nombre moyen de pages examinées par demande traitée 108 131 439 + 306 %

Le MAECI a reçu 736 nouvelles demandes en 2007-2008 et a reporté 264 demandes de 2006-2007 (dont 74 étaient des présomptions de refus, à savoir des demandes retardées au-delà des délais prévus par la Loi), pour un total de 1 000 demandes. Il a traité 32 p. 100 des nouvelles demandes dans les délais prévus par la Loi, à savoir dans les 30 jours ou selon les prorogations prévues à l’article 9. Il n’a traité que 23 p. 100 des demandes dans les 30 jours. Le MAECI a déclaré qu’il avait eu besoin de 132 jours en moyenne pour traiter les demandes.

Le MAECI n’a pas été en mesure de continuer à réduire le nombre de demandes reportées comme il l’avait fait en 2006-2007. En fait, l’année 2007-2008 a vu une augmentation importante à ce chapitre. Pour 2007-2008, le ratio de présomptions de refus du MAECI (à savoir le pourcentage de nouvelles demandes et de demandes reportées de 2006-2007 qui ont été déclarées comme présomptions de refus au cours de l’année) était de 34,7 p. 100. Ce ratio a valu au Ministère la note F sur l’échelle de notation que le Commissariat de l’information du Canada (le Commissariat) utilise depuis de nombreuses années pour évaluer le rendement des institutions, mais qu’il entend abandonner dorénavant.  

Le Commissariat a reçu 109 plaintes contre le MAECI en 2007-2008, dont 31 étaient des présomptions de refus. De ces 31 plaintes, 13 ont été réglées (le Commissariat a jugé qu’elles étaient fondées et le Ministère les a réglées à la satisfaction du Commissaire), 4 ont été abandonnées et 14 sont en cours. Voir le tableau 1 de l’appendice A à ce sujet. 

En plus des demandes de communication, le MAECI a reçu 1 025 demandes de consultation d’autres institutions fédérales (1,4 fois le nombre de nouvelles demandes reçues), ce qui a ajouté 78 370 pages au nombre de pages à examiner (soit l’équivalent de 25 p. 100 du nombre total de pages pour l’année).

Évaluation du rendement dans le traitement des demandes de communication

L’évaluation par le Commissariat du rendement des institutions fédérales en matière de traitement des demandes de communication se fonde sur la capacité des institutions à respecter les délais prescrits par la Loi et sur les pratiques susceptibles d’influencer la durée du traitement, tel le recours à des prorogations aussi courtes que possible. Le Commissariat a également vérifié si chaque institution avait justifié par écrit les prorogations auxquelles elle avait eu recours. 

Prorogations

En 2007-2008, le MAECI a connu une très grande augmentation du nombre de prorogations comparativement à 2005-2006 (voir la figure 1). Cette augmentation est de beaucoup supérieure aux augmentations du nombre de demandes que le Ministère a reçues et du nombre total de pages qu’il a examinées durant la même période. En tenant compte des trois catégories de prorogations prévues au paragraphe 9(1), étant donné que certaines demandes pourraient être assujetties à plus qu’une d’entre elles, le MAECI a eu recours à des prorogations pour plus de la moitié (56 p. 100) des nouvelles demandes qu’il a reçues en 2007-2008. Le MAECI a expliqué qu’il peut maintenant demander des prorogations dans les 30 premiers jours du processus d’accès à l’information. Auparavant, le personnel de l’accès à l’information était si occupé que les demandes devenaient des présomptions de refus avant qu’une prorogation puisse être demandée.

Figure 1. Nombre de prorogations en vertu du paragraphe 9(1)

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En vertu du paragraphe 9(2), les institutions fédérales doivent envoyer un avis chaque fois qu’elles ont recours à une prorogation de plus de 30 jours. En 2007-2008, le Commissaire à l’information a reçu du MAECI 299 avis de prorogation pour 359 nouvelles demandes, ce qui équivaut à un taux de conformité de 83 p. 100. Toutefois, le Commissariat n’a pas été en mesure d’évaluer la conformité du MAECI avec le paragraphe 9(2), puisque les données sur le nombre total de demandes prorogées de plus de 30 jours n’étaient pas disponibles au moment de préparer la présente fiche de rendement.

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a)

Au cours des trois dernières années, il y a eu une très grande augmentation du nombre de prorogations de plus de 30 jours auxquelles le MAECI a eu recours en vertu de l’alinéa 9(1)a) –recherche d’un grand nombre de documents et entrave au fonctionnement de l’institution –, comme la figure 2 en témoigne. La majorité des prorogations varient toujours entre 30 et 90 jours; toutefois, le MAECI tend généralement à recourir à de plus longues prorogations. Le MAECI a déclaré que les secondes catégories de prorogation les plus utilisées comprenaient les prorogations de moins de 30 jours et de 121 à 150 jours. Les catégories de prorogation les moins fréquentes comprenaient les prorogations de 91 à 120 jours et de 151 180 jours.

Figure 2. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)a)

Figure 2

 

Le MAECI a indiqué que son utilisation croissante des prorogations était principalement due à la mission en Afghanistan. Le MAECI a reçu 150 demandes liées à cette opération militaire. Le traitement de ces demandes incombait à un seul bureau de première responsabilité (BPR), dont les activités ont été perturbées par ces demandes. Le MAECI a aussi déclaré avoir eu beaucoup de difficultés à obtenir des documents des secteurs de programme.

Prorogations en vertu de l’alinéa 9(1) b )

Le nombre de prorogations que le MAECI a utilisées en vertu de l’alinéa 9(1)b) (consultations) a varié au cours des trois dernières années. Il y a eu une très grande augmentation en 2007-2008 comparativement à 2005-2006, mais une légère diminution comparativement à 2006-2007. Cependant, le MAECI utilise des prorogations pour des périodes de plus en plus longues, comme le démontre la figure 3. Le MAECI a déclaré que la majorité des prorogations utilisées étaient de 30 à 90 jours, suivies de très près par les prorogations de 121 à 150 jours.

Figure 3. Durée des prorogations en vertu de l’alinéa 9(1)b)

Figure 3

Le MAECI doit obtenir de l’information pour bon nombre de ses dossiers auprès d’organismes et de gouvernements étrangers (ce qui s’est produit à 249 occasions en 2007-2008), ce qui peut causer des retards. En 2007-2008, le délai moyen pour obtenir une réponse des organismes et des gouvernements étrangers était de 148 jours civils (pour les consultations qui ont abouti à une réponse au cours de l’exercice). Certaines consultations nécessitent des délais encore plus longs. Afin d’éviter des délais de cette envergure, le MAECI fournit aux institutions des communications provisoires en suggérant à celles-ci d’invoquer l’article 13 (questions liées à des renseignements confidentiels) ou l’article 15 (questions liées à des affaires internationales) en attendant la réponse d’un gouvernement étranger.

Quand le MAECI devait consulter d’autres institutions fédérales sur des sujets de défense et de sécurité nationale, le délai moyen de réponse était de 56 jours (pour les demandes closes qui ont donné lieu à une réponse de la part des autres institutions fédérales), comme on peut le voir à la figure 4. Le délai de réponse moyen était de 47 jours, ce qui est en partie attribuable aux réponses tardives du Bureau du Conseil privé lorsque les consultations portaient sur des documents confidentiels du Cabinet.  

Figure 4. Temps de réponse moyen pour les consultations auprès des autres institutions fédérales en 2007-2008

Figure 4

*« Total » désigne le temps de réponse moyen pour toutes les consultations et non seulement celles qui sont indiquées dans le graphique.

Le MAECI a déclaré qu’il fournit parfois des communications partielles aux demandeurs en attendant la réponse finale des institutions consultées, après quoi le Ministère leur fournit d’autres renseignements, s’il y a lieu. Le Commissariat rappelle au MAECI qu’il doit s’assurer de toujours protéger les droits des demandeurs lorsqu’il prépare des communications partielles. C’est aux demandeurs qu’il revient de décider s’ils sont prêts à accepter des communications partielles.

Le Commissariat recommande que les communications partielles soient préparées le plus tôt possible au cours du processus. Il recommande également que le MAECI informe les demandeurs, dans la lettre accompagnant l’information communiquée, que d’autres renseignements pourraient leur être transmis à l’issue des consultations en cours, qu’ils seront informés des résultats des consultations même si aucune nouvelle information ne leur est communiquée et qu’ils ont le droit de porter plainte au Commissariat à toute étape du processus.

Des 109 plaintes reçues par le Commissariat contre le MAECI en 2007-2008, 44 portaient sur l’utilisation de prorogations par le MAECI. De ces 44 plaintes, 7 ont été résolues, 13 n’étaient pas fondées, 1 a été abandonnée et 23 sont en cours. Voir le tableau 1 de l’appendice A à ce sujet. 

Classement des demandes

Le MAECI classe les demandes qu’il reçoit selon qu’elles sont dans la catégorie « courantes » ou la catégorie « à transmettre aux Communications ». Dans le deuxième cas, le bureau de l’accès à l’information fournit à la Direction des communications une copie du dossier trois jours avant qu’il ne soit communiqué afin de permettre à la Direction de produire tout matériel de communication nécessaire. Le MAECI a déclaré que cette étape se déroule en même temps que le processus d’approbation et ne retarde pas la communication.11

11 Les conclusions d’une enquête menée par le Commissariat sur une plainte déposée par l’Association canadienne des journaux contre toutes les institutions fédérales au sujet de l’existence de règles spéciales pour le traitement de demandes faites par les médias visent la période allant du 1er avril 2003 au 31 mars 2005. Au cours de l’enquête, le Commissariat a constaté que le MAECI faisait partie des institutions qui classaient les demandes de communication, mais a conclu que cela n’avait pas contribué aux retards.

En 2007-2008, le MAECI a classé 38 p. 100 (282) des 736 demandes reçues dans la catégorie « courantes ». Le Commissariat est d’avis que cette répartition (un plus faible nombre de demandes étant classées dans la catégorie « courantes » plutôt que dans la catégorie « à transmettre aux Communications ») indique que le MAECI devrait revoir ses catégories ainsi que les critères utilisés pour y classer des demandes. Le MAECI a déclaré qu’il revoit actuellement les critères pour la catégorie « à transmettre aux Communications ».

Le Commissariat recommande au Ministère de continuer à s’assurer que son classement des demandes de communication n’entraîne pas de retard. De plus, le MAECI devrait mesurer le temps réel dont il a besoin pour traiter les demandes classées ainsi que tout retard qui en découle.  

Consultations par d’autres institutions fédérales

Le MAECI joue un rôle particulier dans le système d’accès à l’information, puisque d’autres institutions fédérales doivent le consulter, conformément à la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor, au sujet des demandes d’information dont les renseignements pourraient, s’ils sont communiqués, compromettre les relations internationales du Canada. Par conséquent, le MAECI doit garantir que ses pratiques ne perturbent pas de façon importante les rouages du système d’accès à l’information. Cela est particulièrement important parce que le MAECI peut recevoir, au cours d’une année donnée, plus de demandes de consultation d’autres institutions fédérales que de nouvelles demandes de communication, comme ce fut le cas en 2007-2008. À de nombreuses occasions, le MAECI doit également consulter des organismes ou des gouvernements étrangers.

Le MAECI a déclaré qu’il accorde la même priorité à toutes les demandes, qu’il s’agisse de demandes de communication officielles ou de demandes de consultation. Le Ministère a affecté des ressources au traitement des demandes de consultation. Cependant, en raison du fort volume de travail, il informe les institutions fédérales depuis un certain temps que 75 jours civils sont nécessaires, en moyenne, pour répondre à une demande de consultation et qu’elles devraient donc se prévaloir d’une prorogation en vertu de l’alinéa 9(1)b) pour tenir compte de ce délai ou, comme il a été mentionné précédemment, clore la demande en vertu des modalités prévues aux articles 13 et 15 en attendant le suivi du Ministère.

De plus, le MAECI fait remarquer que, même s’il a affecté des analystes au traitement des demandes de consultation, il peut difficilement accélérer les consultations avec les organismes ou gouvernements étrangers.

Le Commissariat s’inquiète des délais de consultation du MAECI puisqu’ils se répercutent sur tout le système de l’accès à l’information. La plupart des institutions ayant fait l’objet d’une fiche de rendement ont rapporté que les demandes comportant des consultations obligatoires du MAECI sont souvent retardées.

Justification des prorogations

Dans son questionnaire qui visait à établir la fiche de rendement, le Commissariat a demandé aux institutions fédérales si elles inscrivaient au dossier les motifs des prorogations auxquelles elles avaient recours en vertu du paragraphe 9(1). Le MAECI a déclaré que lorsqu’ils ont recours à des prorogations, les responsables de l’accès à l’information fournissent une justification sous forme de courriels, de notes ou de registres d’appels téléphoniques, qui sont inscrits dans le système de gestion des demandes. Pour vérifier cette déclaration, le Commissariat a examiné ses dossiers d’enquête portant sur cinq plaintes relatives à l’utilisation de prorogations par le MAECI. (Le Commissariat a fermé ces dossiers après le règlement des plaintes en 2007-2008; voir le tableau 2 de l’appendice A.) Le Commissariat a découvert que, dans quatre cas, le MAECI avait consigné les prorogations dans son système de gestion des demandes, au moment du traitement, sans toutefois les justifier dans tous les cas. Pour ce qui est de la cinquième plainte, le Ministère a fourni la justification durant l’enquête de la Commission.

Recommandations du Commissariat à l’information et réponses de l’institution

1. Le MAECI devrait affecter suffisamment de ressources permanentes au bureau de l’accès à l’information, en raison du volume de travail global (demandes de communication et demandes de consultation) afin d’éviter les retards déraisonnables dans le traitement des demandes de communication à l’échelle fédérale.

Réponse

Acceptée. La taille du bureau de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du MAECI a augmenté au cours des dernières années, avec l’ajout de 12 nouveaux postes en 2007-2008. Toutefois, ces postes font toujours l’objet d’une gestion de trésorerie et sont financés à partir du budget annuel. En juin et novembre 2008, le bureau de l’AIPRP a demandé au Comité de gestion des ressources du MAECI des fonds additionnels pour faire en sorte que la capacité permanente nécessaire soit en place pour répondre aux besoins présents et futurs en matière d’AIPRP. Même si le Ministère a été en mesure de fournir d’autres fonds annuels pour embaucher d’autres consultants spécialisés pour travailler à l’arriéré, aucune ressource permanente n’a pu être assurée grâce au financement interne. Le MAECI s’efforce toujours de trouver une source de financement permanente pour remédier à l’accroissement des demandes de communication.  

2. À la lumière de la politique du Secrétariat du Conseil du Trésor, selon laquelle le MAECI doit examiner, pour d’autres institutions fédérales, tous les renseignements faisant l’objet d’une demande de communication qui, s’ils sont communiqués, pourraient compromettre les affaires internationales du Canada, le MAECI devrait revoir son cadre de gestion des dossiers afin de s’assurer que des ressources sont affectées spécialement au traitement de toutes les demandes de consultation pour éviter des retards déraisonnables.

Réponse

Le MAECI a déjà affecté des ressources au traitement des demandes de consultation et a élaboré une stratégie de gestion des dossiers, mais les demandes excèdent sa capacité actuelle. L’analyse de rentabilisation, qui est en voie de rédaction, prévoit l’ajout de ressources pour le traitement des demandes visant des documents détenus par le MAECI et des demandes de consultation par d’autres ministères, et pour la création d’une équipe d’orientation stratégique et de formation qui permettrait d’assurer au Ministère la capacité nécessaire, sur une base permanente, de satisfaire à toutes les exigences prévues par la loi et les politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor à la fois en matière d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels.

3. Le bureau de l’AIPRP devrait continuer à chercher des solutions pour régler efficacement les problèmes actuels de gestion de l’information liés à la recherche de documents, en ciblant plus précisément les documents électroniques.

Réponse

Acceptée. En fait, le MAECI a déjà créé un groupe de travail intraministériel en GI/TI/AIPRP, dont l’objectif est d’améliorer le processus de recherche des documents sur papier et en version électronique. Le gestionnaire responsable des pratiques et des systèmes opérationnels de l’AIPRP au MAECI est l’un des principaux intervenants au sein du groupe de travail intraministériel des utilisateurs des systèmes d’AIPRP. En outre, le nouveau processus rationalisé d’affectation des tâches, les rapports de rendement mensuels AIPRP du Ministère et le programme panministériel de sensibilisation et de formation en matière d’AIPRP, une fois en place, contribueront assurément à remédier aux délais que nécessite la recherche des documents dans les secteurs de programme.  

4. Le bureau de l’AIPRP du MAECI devrait restreindre la définition de sa catégorie « à transmettre aux Communications », afin que les demandes classées dans cette catégorie ne représentent qu’un faible nombre de demandes spéciales.

Réponse

Acceptée. Le MAECI s’est déjà penché sur la quantité de demandes de communication qui sont classées dans la catégorie « à transmettre aux Communications », et qui exigent des produits de communication, et a rationalisé le processus afin de réduire le fardeau administratif du bureau de l’AIPRP. Il importe de souligner, cependant, que le traitement des demandes classées dans la catégorie « à transmettre aux Communications » n’est pas un processus d’approbation qui retarde la communication des renseignements. Le processus de traitement des demandes « à transmettre aux Communications » se déroule en même temps que l’étape finale du processus d’AIPRP, ce qui donne au Ministère l’occasion de préparer des produits de communication 72 heures avant la communication des réponses fournies en vertu de la Loi sur l’accès à l’information. 

5. Le bureau de l’AIPRP du MAECI devrait maintenir sa pratique de ne pas retarder le traitement de demandes de communication classées et devrait mesurer le temps réel dont il a besoin pour traiter ces demandes ainsi que tout retard qui en découle.

Réponse

Le MAECI a l’intention de maintenir cette pratique. Le « temps réel » nécessaire pour traiter les demandes fait l’objet d’inscriptions et de rapports.

6. Le bureau de l’accès à l’information devrait inscrire au dossier le motif justifiant toute prorogation au moment de traiter la demande. Ces justifications devraient comporter un exposé détaillé des raisons de la prorogation.

Réponse

Acceptée. Les analystes de l’AIPRP se doivent de documenter le motif de la prorogation demandée et l’ont fait dans la plupart des cas. Le bureau de l’AIPRP s’assurera que cette pratique soit généralisée au traitement de toutes les demandes de communication.

7. Conformément au paragraphe 9(2), le bureau de l’accès à l’information doit aviser le Commissaire à l’information chaque fois qu’il proroge un délai au-delà de 30 jours.  

Réponse

Acceptée. Bien que les avis de prorogation soient obligatoires, ils semblent ne pas avoir été émis de façon uniforme. Le bureau de l’AIPRP veillera à mettre en place des mesures

Affaires étrangères et Commerce international

Appendice A. Plaintes déposées auprès du Commissariat à l’information

Tableau 1. Plaintes reçues en 2007-2008

(Ces plaintes pourraient faire référence à des demandes soumises avant 2007-2008.) 

Constatations du Commissariat au 27 novembre 2008
Type de plainte Reçue en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée En cours
Refus de communication (exception/exclusion) 22 2 2 1 17
Exclusion, document confidentiel du Cabinet 2 0 0 0 2
Retard (présomption de refus) 31 13 0 4 14
Prorogation 44 7 13 1 23
Pas de document/ recherche incomplète 8 0 1 0 7
Frais 1 0 0 0 1
Autres 1 0 0 0 1
Total 109 22 16 6 65

Tableau 2. Dossiers fermés en 2007-2008

(Nouvelles plaintes reçues en 2007-2008 et plaintes reportées des années précédentes)

Constatations du Commissariat au 31 mars 2008
Type de plainte Close en 2007-2008 Réglée Non fondée Abandonnée
Refus de communication (exception/exclusion) 20 17 3 0
Exclusion, document confidentiel du Cabinet 4 2 2 0
Retard (présomption de refus) 13 12 0 1
Prorogation 20 6 14 0
Pas de document/ recherche incomplète 2 1 1 0
Frais 0 0 0 0
Autres 2 1 1 0
Total 61 39 21 1
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