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Fiches de rendement


Année


Justice Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. CONTEXTE

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport fait état des progrès réalisés par Justice Canada quand il s’agit d’atteindre une conformité idéale quant aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. Il contient également des renseignements sur l’état de la mise en œuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de 2006.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ

Le Commissariat à l’information du Canada a déjà réalisé en deux occasions des fiches de rendement et des examens d’étape sur Justice Canada. Le ministère n’a jamais réussi à atteindre une conformité idéale quant aux délais pendant la période visée par nos examens. Par conséquent, Justice Canada n’a pas pu respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, selon laquelle il doit répondre aux demandes en temps opportun.

Au cours de l’exercice 2003-2004, le ministère a reçu 362 nouvelles demandes de communication. Parmi les demandes traitées en 2003-2004, 92 ont été qualifiées de présomptions de refus, et 43 reportées à l’exercice suivant. Le nombre de présomptions de refus, qui comprend les demandes reportées au début de l’exercice 2003-2004, s’élevait à un taux de 39 %, soit la cote « F » selon l’échelle de classement.

Dans la fiche de rendement de 2005, Justice Canada a obtenu la cote « F » (alerte rouge). Pour la première fois, on avait tenu compte des demandes reportées de l’exercice précédent et du nombre de demandes déjà en présomption de refus le 1er avril. Ainsi, pour la période du 1er avril au 30 novembre 2004, le taux de présomptions de refus de Justice Canada s’élevait à 43,5 %.

Pour l’exercice 2004-2005, Justice Canada a obtenu la cote « F », avec un taux de présomptions de refus de 52,7 %.

Dans la fiche de rendement de 2005-2006, le pourcentage de présomptions de refus atteignait 38,8 %, ce qui a valu au ministère la note « F ».

3. SITUATION ACTUELLE

Pour la période allant du 1er avril au 30 novembre 2006, Justice Canada a eu un taux de demandes en présomption de refus de 37,3 %, ou la note « F ».

Toutefois, cette année, bon nombre de facteurs n’ont pas aidé Justice Canada à faire montre d’une conformité substantielle quant aux délais prévus dans la Loi. Ainsi, le nombre de demandes de communication reçues s’est accru considérablement (216 pour les huit premiers mois, contre 174 pour le dernier exercice), ce qui représente une hausse de 24 %. En 2005, Justice Canada avait parcouru 27 563 pages pour répondre à des demandes de communication officielles; en 2006, il en a revu 200 305.

4. RECOMMANDATIONS

Pour les raisons énoncées dans le présent rapport, Justice Canada n’a pu atteindre une conformité idéale des délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation no 1

Le sous-ministre devrait veiller à ce que le Bureau de l’AIPRP mette en œuvre toutes nos recommandations contenues dans les fiches de rendement et les examens de la situation et à ce que le ministère atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

Recommandation no 2

Que le Bureau de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour la recherche et la préparation de documents.

Bien que le ministère a mis en place une politique de dispense de frais de reproduction dans certains cas, il n’y a pas inclus de politique de dispense de frais pour la recherche et la préparation de documents.

Recommandation no 3

Que, lorsque Justice Canada consulte un autre ministère ou qu’un autre ministère le consulte régulièrement, les ministères concluent un protocole d’entente définissant les délais et leurs responsabilités respectives dans le processus de consultation, y compris la prestation de justifications pour les exceptions invoquées.

Cette recommandation précédente no 1.9 n’est pas complètement mise en œuvre. Pour cette raison, la recommandation est maintenue.

  1. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2006

Les recommandations ci-après avaient été formulées à l’appui des efforts continus déployés par Justice Canada pour traiter les demandes de communication dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information :

Recommandation no 1.1 précédente

Justifier la désignation des demandes de communication jugées de nature délicate.

Mesures prises :

Le ministère a donné suite.

Recommandation no 1.2 précédente

Examiner les demandes de communication de l’exercice 2004-2005 pour déterminer les raisons des retards du traitement des demandes de communication de nature délicate et prendre des mesures pour éliminer ces retards.

Mesures prises :

Le ministère a donné suite.

Recommandation no 1.3 précédente

Modifier le guide du personnel du Bureau de l’AIPRP pour y prévoir l’obligation d’informer les demandeurs du délai associé au droit de déposer une plainte lorsqu’une demande de communication a presque atteint la limite d’un an.

Mesures prises :

Le guide en question n’a pas été modifié, mais les lettres types utilisées par Justice Canada pour accuser réception d’une demande, indiquer les frais à acquitter, demander une prorogation de délai ou fournir une réponse finale à un demandeur contiennent un avis indiquant le droit de porter plainte.

Recommandation no 1.4 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication.

Mesures prises :

Justice Canada a établi une politique prévoyant l’exonération des frais de reproduction lorsque les documents sont demandés sur CD-ROM ou lorsque moins de 200 pages imprimées recto-verso sont remises au demandeur. Cette politique sera incluse dans le guide du personnel du Bureau de l’AIPRP. Toutefois, le ministère n’a pas de politique relative à l’exonération des frais de recherche et de préparation.

 

Recommandation no 1.5 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP établisse des critères précis pour classer les demandes comme étant abandonnées ou impossibles à traiter.

Mesures prises :

Les critères suivants seront inscrits dans le guide du personnel du Bureau de l’AIPRP de 2007-2008 :
  1. Demandes de communication abandonnées
  1. Lorsqu’une demande ne répond pas aux conditions de la Loi, parce que les frais n’ont pas été acquittés ou qu’il est impossible de déterminer si le demandeur est un citoyen canadien, il faut écrire au demandeur pour lui faire savoir que la demande sera présumée abandonnée si les conditions ne sont pas remplies à une date donnée (20 jours civils).
  2. Lorsqu’une demande nécessite des éclaircissements, ou que Justice Canada a besoin d’un dépôt pour la recherche, la préparation ou les photocopies, il faut écrire au demandeur pour lui faire savoir que la demande sera présumée abandonnée si les conditions ne sont pas remplies à une date donnée (20 jours civils).
  3. Lorsque le demandeur abandonne la demande.
  1. Demandes impossibles à traiter
  1. Lorsqu’il est impossible de joindre le demandeur.
  2. Lorsqu’il n’existe pas de documents se rapportant à la demande.

Recommandation no 1.6 précédente

Que le guide du personnel du Bureau de l’AIPRP contienne des critères qui permettent de juger quand traiter une demande de manière informelle.

Mesures prises :

Justice Canada inscrira de nouveaux critères dans le guide du personnel du Bureau de l’AIPRP de 2007-2008. La politique qu’applique le Bureau consiste généralement à traiter de manière informelle : les demandes relatives à des documents qui ont déjà été publiés en réponse à des demandes de communication précédentes; les demandes relatives à des documents visés par aucune exception; les commandes subséquentes à une offre à commandes applicables aux services d'aide temporaire; etc. Chaque demande est examinée individuellement et, quand c’est possible, traitée de manière informelle.

 

Recommandation no 1.7 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP produise un rapport hebdomadaire fournissant des renseignements sur les demandes de communication qui doivent être traitées à chaque étape du modèle de traitement afin d’enrayer proactivement les cas de présomption de refus.

Mesures prises :

Un rapport hebdomadaire est remis aux sous-ministres et au Ministre. Le directeur de l’AIPRP examine l’état d’avancement des dossiers et s’informe des demandes dont l’échéance arrive sous peu afin de tout mettre en œuvre pour éviter une présomption de refus.

Depuis avril 2006, les cadres et directeurs relevant directement du SM reçoivent un nouveau rapport sur le rendement de leur service, produit en avril et en septembre. Ces rapports ont produit de multiples effets, dont une prise de conscience à l’égard de la gravité de la situation au ministère. Bon nombre de services ont revu leurs méthodes afin de suivre de plus près et d’améliorer le traitement des demandes de communication. Certains ont demandé au Bureau de l’AIPRP de valider leurs nouvelles méthodes. À cause des résultats positifs engendrés par ces rapports de rendement, le Bureau de l’AIPRP produira en 2007-2008 des rapports mensuels de situation.

Recommandation no 1.8 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP examine la procédure de traitement des demandes de communication afin d’en éliminer de nombreuses étapes.

Mesures prises :

On a étudié le processus de traitement des demandes de communication pour en supprimer les étapes inutiles. Le nouveau processus prévoit cinq étapes principales, y compris l’examen des demandes présentant un intérêt pour les cabinets du Ministre et des sous-ministres. Malheureusement, cet examen nécessite cinq jours civils inutiles. Selon nous, cette étape devrait être menée parallèlement au processus afin d’accorder davantage de temps au BPR et au Bureau de l’AIPRP. On a complètement refondu la liste de contrôle des bureaux de première responsabilité (BPR) pour faciliter le travail de ces derniers et s’assurer que le Bureau de l’AIPRP reçoive toute l’information utile au début du processus. Un processus d’approbation avec des recommandations du BPR dès le début du cycle de traitement de la demande a été approuvé par la haute direction et l’examen des demandes d’intérêt est maintenant incorporé simultanément.

 

Recommandation no 1.9 précédente

Que, lorsque Justice Canada consulte un ministère ou est consulté régulièrement par celui-ci, il conclue avec lui un protocole d’entente énonçant les délais et les responsabilités de chacun dans le processus de consultation, notamment la justification des exceptions invoquées.

Mesures prises :

Justice Canada est souvent consulté sur l’application du secret professionnel liant l'avocat à son client. Plutôt que de conclure un protocole d’entente avec les ministères qui le consultent fréquemment, le directeur de l’AIPRP a envoyé à tous les coordonnateurs, en juillet 2006, une note de service fournissant des instructions sur les consultations concernant le secret professionnel et décrivant les responsabilités des ministères qui consultent. La note ne traitait pas expressément des délais ou dates fermes. Elle ne mentionnait pas non plus les justifications relatives aux exceptions invoquées.

La note de service, aussi utile soit-elle, n’est qu’une des mesures qui s’imposent. Justice Canada devrait demander aux ministères de demander au préalable un échéancier en fonction du nombre de documents à examiner. Le ministère devrait également s’engager à fournir des justifications complètes à l’égard des exceptions invoquées en vertu de la Loi. Enfin, Justice Canada n’a pas conclu de protocole d’entente avec les ministères avec qu’il consulte régulièrement. Un examen de la note de service est en cours et des lignes directrices plus détaillées seront incluses à cause du nouveau processus d’approbation. Justice Canada entreprendra une évaluation d’impact sur la possibilité de conclure un protocole d’entente afin de déterminer si cette ligne de conduite est applicable.

Comme Justice Canada a donné suite partiellement à la recommandation, nous la réitérons cette année.

Recommandation no 1.10 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP procède à une analyse des demandes de communication traitées en 2003-2004 et en 2004-2005 pour déterminer les raisons du non-respect des délais prorogés et établisse un plan de mesures correctives.

Mesures prises :

Justice Canada a établi un plan d’action dans la foulée d’une analyse de rentabilisation qui recensait les principales raisons des présomptions de refus. Le manque de ressources venait en tête de ces raisons. Par conséquent, la pierre angulaire du plan d’action prévoyait le recrutement de huit analystes additionnels. Le ministère a également embauché trois experts-conseils additionnels pour s’attaquer à l’arriéré de travail.

Justice Canada a pris d’autres mesures dans le cadre de son plan d’action. À la demande du SM, le ministère a dégagé des statistiques sur le rendement de chaque service. Les résultats ont été remis à chaque cadre ou directeur relevant directement du SM, qui devra rendre compte du respect des délais prévus dans la Loi dans le cadre de son entente de rendement annuelle. Des mesures ont été prises pour que le Bureau de l’AIPRP puisse compter sur l’entière coopération des employés ministériels dans le respect des dispostions de la Loi. Un programme de formation sur les aspects opérationnels et pratiques de l’AIPRP a été mis sur pied et a été donné.

Recommandation no 1.11 précédente

Si un délai prorogé n’est pas respecté, que le Bureau de l’AIPRP contacte systématiquement le demandeur par écrit pour lui faire savoir que la réponse est retardée, lui préciser une date de réponse prévue et l’informer de son droit de déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information. Cette mesure n’empêchera pas que la demande devienne une présomption de refus dès que le délai est passé, mais atténuera en partie la frustration du demandeur et pourrait éviter le dépôt d’une plainte.

Mesures prises :

Le guide du personnel du Bureau de l’AIPRP sera modifié en fonction de cette recommandation. Justice Canada a déjà donné suite.

Recommandation no 1.12 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP instaure des conditions pour la justification de toutes les exceptions invoquées quant à l’exercice du pouvoir discrétionnaire et de la prise en considération d’exceptions aux exceptions obligatoires.

Mesures prises :

La liste de contrôle et formule de renvoi du BPR a été modifiée de manière à fournir davantage de renseignements au Bureau de l’AIPRP pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire. Des lignes directrices plus exhaustives et des critères spécifiques concernant l’exercice du pouvoir discrétionnaire et les exceptions aux exceptions obligatoires devraient cependant être ajoutés au document. Une ligne directrice de l’AIPRP est sous rédaction afin de communiquer la teneur du nouveau processus d’approbation qui requiert les recommandations du BPR alors même que les documents sont remis afin d’éliminer le processus d’approbation à la fin du cycle de traitement de la demande.

Recommandation no 2.1 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP produise un rapport mensuel fournissant au Bureau de l’AIPRP et à la haute direction du ministère des renseignements sur le respect des délais de traitement des demandes de communication. Ces rapports donneront à la haute direction, aux BPR et au Bureau de l’AIPRP l’information voulue pour évaluer le respect global au ministère de la Loi et des délais internes applicables au traitement des demandes de communication.

Mesures prises :

Un rapport hebdomadaire est remis aux sous-ministres et au Ministre. Le directeur de l’AIPRP examine l’état d’avancement des dossiers et s’informe des demandes dont l’échéance arrive sous peu afin de tout mettre en œuvre pour éviter une présomption de refus.

Depuis avril 2006, les cadres et directeurs relevant directement du SM reçoivent un nouveau rapport sur le rendement de leur service, rapport qui est produit en avril et en septembre. Ces rapports ont produit de multiples effets, dont une prise de conscience à l’égard de la gravité de la situation au ministère. Bon nombre de services ont revu leurs méthodes afin de suivre de plus près et d’améliorer le traitement des demandes de communication, et d’autres ont demandé au Bureau de l’AIPRP de valider leurs nouvelles méthodes. Un nouveau rapport mensuel de rendement est maintenant remis à la place de deux rapports par année.

Recommandation no 2.2 précédente

Le directeur de l’AIPRP devrait exercer ses pouvoirs délégués pour traiter les demandes de communication dans les délais, que le processus d’examen ait ou non été mené à bien.

Mesures prises :

Respectée intégralement. Le directeur de l’AIPRP exerce ses pouvoirs délégués, que le processus d’examen du Cabinet du Ministre ou des sous-ministres ou du BPR ait été mené à bien ou non.

Recommandation no 2.3 précédente

Le ministère devrait atteindre un niveau de conformité substantielle des délais prévus par la Loi d’ici décembre 2006.

Mesures prises :

Justice Canada n’a pas pu donner suite. Au début de l’exercice 2006, 102 demandes étaient en présomption de refus. Au 30 novembre 2006, il n’en restait que 34. Si Justice Canada continue de traiter les demandes dans les délais prévus par la Loi, son rendement s’en trouvera sensiblement amélioré.

Recommandation no 3.1 précédente

Il conviendrait d’abandonner la pratique consistant à recourir à des experts-conseils pour étoffer les effectifs en réponse aux augmentations à long terme de la charge de travail en AI.

Mesures prises :

Recommandation acceptée. Huit postes additionnels ont été dotés en personnel afin de réduire le besoin en experts-conseils. Un examen du Plan d’action de 2005-2008 est aussi en cours.

Recommandation no 3.2 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP élabore un guide du conseiller contenant des politiques et des marches à suivre pour le traitement des demandes de communication.

Mesures prises :

Bon nombre de marches à suivre sont déjà en vigueur. Le guide sera produit en 2007.

Recommandation no 3.3 précédente

Que les BPR du ministère qui fournissent des conseils sur les éléments susceptibles d’être refusés en vertu de la Loi sur l’accès à l’information soient informés qu’il leur incombe de justifier l’exception et d’exercer comme il se doit leur pouvoir discrétionnaire.

Mesures prises :

Contrairement à ce qui se passe dans d’autres ministères, les BPR de Justice Canada ne font pas de recommandations. On les consulte seulement après que les analystes de l’AIPRP ont invoqué les exceptions. Si, durant cette consultation, les BPR sont en désaccord avec les documents que l’on se propose de communiquer, ils doivent justifier l’exception et faire la preuve qu’ils ont exercé comme il se doit leur pouvoir discrétionnaire. Le nouveau processus d’approbation tiendra compte des exigences quant aux recommandations, à l’impact et aux justifications lorsque les documents sont extraits.

Recommandation no 3.4 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP mette le Guide de l’utilisateur à jour.

Mesures prises :

Bon nombre de marches à suivre sont déjà en vigueur. Le guide sera produit en 2007.

Recommandation no 3.5 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP élabore les critères à appliquer dans l’exercice du pouvoir discrétionnaire relatif à la communication ou non d’éléments d’information susceptibles d’être visés par une exception discrétionnaire.

Mesures prises :

Le Bureau de l’AIPRP soutient qu’il respecte les directives du Conseil du Trésor. Il soutient aussi qu’il a modifié la liste de contrôle et formule de renvoi du BPR en y ajoutant des précisions sur l’exercice du pouvoir discrétionnaire. Cela n’est toutefois pas suffisant, et la liste devrait être modifiée de manière à inclure des lignes directrices plus exhaustives et des critères spécifiques se rapportant à l’exercice du pouvoir discrétionnaire. La liste de contrôle sera incluse dans les lignes directrices de l’AIPRP afin d’offrir plus de conseils sur l’exercice du pouvoir discrétionnaire.

Recommandation no 3.6 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP élabore et mette en œuvre un plan de formation sur l’accès à l’information.

Mesures prises :

Unposte PM-06 a été créé, dont l’une des tâches consiste en l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de formation sur l’accès à l’information. Le Bureau de l’AIPRP a déjà mis sur pied et donné des sessions de formation et de sensibilisation aux employés du ministère. En collaboration avec des collègues du SCT et du Droit à l’information et à la protection des renseignements personnels de Justice Canada, le Bureau de l’AIPRP a donné de la formation spécifiquement à l’intention des agents de l’AIPRP. Une stratégie de communication visant à informer le personnel du ministère du nouveau processus d’approbration est en cours d’achèvement et des séances de sensibilisation seront offertes dans les régions et à l’administration centrale.

Recommandation no 3.7 précédente

Que le Bureau de l’AIPRP examine l’usage qu’il fait d’ATIPflow pour assurer une gestion proactive de l’AIPRP.

Mesures prises :

Mise en œuvre.

Recommandation no 4.1 précédente

Que le Ministère, dans le cadre du renouvellement du programme de gestion de l’information, définisse les catégories d’information qui peuvent être communiquées en dehors de la procédure officielle.

Mesures prises :

Mise en œuvre.

 

 

6.

QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

1.

Nombre de demandes reportées :

153

138

2.

Demandes reportées du dernier exercice en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

78

102

Partie B : Nouvelles demandes à l’exclusion des demandes inscrites à la Partie A

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

174

216

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

124

119

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

24

9

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

 

De 1 à 30 jours :

14

4

 

De 31 à 60 jours :

5

0

 

De 61 à 90 jours :

1

1

 

Plus de 91 jours :

4

4

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

37

69

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

10

24

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

5

11

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

 

De 1 à 30 jours :

2

3

 

De 31 à 60 jours :

1

3

 

De 61 à 90 jours :

2

4

 

Plus de 91 jours :

0

1

7.

Au 30 novembre 2006, combien de demandes étaient en présomption de refus?

10

 

EXTRAIT DE LA RÉPONSE DU SOUS-MINISTRE AU RAPPORT D’ÉTAPE

« Le ministère a déployé d’immenses efforts pour améliorer son taux de respect et a amorcé l’exercice financier 2007-2008 avec une note « B », soit 9 % de demandes en présomption de refus. Je peux vous assurer que la haute direction est tout à fait au courant de ses responsabilités permanentes, et des mesures ont été prises en mars 2007 pour améliorer davantage le processus. »