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Fiches de rendement


Année


Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. CONTEXTE

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport fait état des progrès réalisés par la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) quand il s’agit d’atteindre une conformité idéale quant aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. Il contient également des renseignements sur l’état de la mise en œuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de 2006.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ

Le Commissariat à l’information du Canada a réalisé une seule une fiche de rendement sur la CISR. L’organisation n’a pas atteint une conformité idéale durant la période visée par notre examen. Par conséquent, la CISR n’a pas pu respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, selon laquelle elle doit répondre aux demandes en temps opportun.

 

Pendant l’exercice 2004-2005, l’organisation a reçu 250 nouvelles demandes de communication et en a reporté 40 de l’exercice précédent, ce qui donne en tout 290 demandes. De ce nombre, 49 étaient en présomption de refus, une était reportée de l’exercice précédent et était considérée comme une présomption de refus, et 23, considérées aussi comme des présomptions de refus, ont été reportées sur l’exercice suivant. Le pourcentage de présomptions de refus s’établissait à 24,8 % soit la note « F » selon la norme.

Durant les huit premiers mois de 2005-2006, la Commission a reçu 132 nouvelles demandes de communication et en a reporté 37 de l’exercice précédent, soit 169 demandes en tout. De ce nombre, au 30 novembre 2005, 18 étaient en présomption de refus, 23 reportées de l’exercice précédent étaient en présomption de refus, et 25 demeuraient des présomptions de refus à la fin de la période de huit mois. Pour les huit premiers mois de 2005-2006, le pourcentage de présomptions de refus s’établissait à 39,1 %, soit la note « F » selon la norme.

3. SITUATION ACTUELLE

La CISR a amorcé l’exercice 2006-2007 avec seulement six demandes de communication en suspens et aucune en présomption de refus. Durant la période visée par le présent rapport, soit du 1er avril au 30 novembre, la CISR a reçu 100 demandes. Elle a répondu à chacune d’entre elles dans les délais prescrits, sans demander de prorogation. Aucune demande n’a été prise en charge au-delà de la limite de temps prévue, et aucune ne s’est trouvée en présomption de refus. Par conséquent, la CISR a su se départir de la note « F » (alerte rouge) qu’elle maintenait depuis 2004 pour obtenir un résultat parfait de « A », ce qui représente tout un exploit!

4. RECOMMANDATIONS

Pour les raisons énoncées dans le présent rapport, la CISR a pu atteindre la conformité idéale aux délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation no 1

Le Président devrait veiller à ce que le Bureau de l’AIPRP mette en œuvre toutes nos recommandations découlant des fiches de rendement et des examens de la situation et à ce que la Commission maintienne une conformité

idéale.

Recommandation no 2

Que la Direction de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication.

La Commission n’a pas donné suite dans le dernier exercice. Nous croyons qu’elle devrait appliquer la recommandation, pour les raisons invoquées à la Recommandation n1.4 précédente (ci-après).

Recommandation no 3

Que la haute direction lance l’élaboration d’une vision de l’accès à l’information qui puisse être communiquée au personnel de l’organisation.

La Commission n’a pas donné suite dans le dernier exercice. Nous persistons à croire que la recommandation devrait être appliquée de sorte que tous les employés soient au fait de leurs obligations en vertu de la Loi et de manière à renforcer les efforts déployés pour favoriser une culture de transparence.

 

Recommandation no 4

Que la Direction de l’AIPRP élabore un plan opérationnel de l’AI pour appuyer la vision de l’organisation en matière d’accès à l’information et dans lequel seraient énoncés les objectifs, priorités, tâches et ressources, réalisations attendues, jalons, échéanciers et responsabilités.

Notre Recommandation no 4.2 précédente, portant sur cette question, est restée lettre morte dans le dernier exercice. Toutefois, tel qu’il est indiqué dans le barème de notation utilisé pour évaluer les ministères, nous croyons fermement qu’un plan opérationnel de l’AI et une vision de l’AI sont indispensables pour maintenir une conformité idéale aux délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation no 5

Que la Direction de l’AIPRP élabore des critères concernant l’exercice du pouvoir discrétionnaire quand il s’agit de la communication ou non d’information visée par une exception discrétionnaire.

La CISR n’a pas donné suite dans le dernier exercice. Nous continuons de croire que la recommandation devrait être appliquée. Les critères en question pourraient être utilisés par les analystes de l’AIPRP dans leurs recommandations au directeur, et par les employés qui remplacent le directeur à titre temporaire.

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2006

Les recommandations ci-après ont été formulées à l’appui des efforts continus de la CISR pour traiter les demandes de communication dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information :

Recommandation no 1.1 précédente

Que les procédures de l’AIPRP qui sont en voie de rédaction incluent le ou les critères servant à juger une demande intéressante ou inintéressante.

Mesures prises :

Ce sera dans le manuel de procédures.

Recommandation no 1.2 précédente

Que les procédures de l’AIPRP incluent des critères pour l’éclaircissement ou la modification d’une demande de communication.

Mesures prises :

C’est dans le manuel de procédures.

 

Recommandation n1.3 précédente

Que les procédures de l’AIPRP incluent la nécessité d’informer le demandeur du délai applicable au dépôt d’une plainte lorsque la demande de communication a presque un an.

Mesures prises :

C’est dans le manuel de procédures.

Recommandation no 1.4 précédente

Que la Direction de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication.

Mesures prises :

La CISR n’a pas donné suite, appuyant sa décision sur le fait que les Lignes directrices du Conseil du Trésor prévoient que le directeur peut exercer son pouvoir discrétionnaire à cet égard. Nous sommes d’avis qu’une politique de dispense de frais aiderait le directeur à définir les facteurs se rapportant à l’exercice discrétionnaire et empêcherait une application incohérente de celui-ci. Par conséquent, la recommandation est maintenue.

Recommandation no 1.5 précédente

Que la Direction de l’AIPRP énonce dans les procédures de l’AIPRP les critères qui permettent de considérer qu’une demande de communication est abandonnée ou impossible à traiter.

Mesures prises :

C’est dans le manuel de procédures.

Recommandation no 1.6 précédente

Que la Direction de l’AIPRP produise un rapport hebdomadaire fournissant de l’information sur les demandes de communication qui doivent être traitées à chaque étape du modèle de traitement afin d’enrayer les cas de présomption de refus.

Mesures prises :

Sans suite, sauf qu’aucune demande n’est en présomption de refus depuis février 2006. Le directeur suit la situation quotidiennement au moyen d’ATIPflow.

Recommandation no 1.7 précédente

Que la Direction de l’AIPRP analyse les temps de traitement des BPR pendant l’exercice 2005-2006 afin de déterminer ceux qui ne fournissent pas les documents à la Direction à temps, et qu’elle incorpore des mesures visant à améliorer le rendement dans un plan d’amélioration de l’AI.

Mesures prises :

La recommandation n’a pas été appliquée puisqu’on exige un contrôle des agents en fonction de chaque cas. Depuis, les BPR sont rarement en retard. Le directeur suit quotidiennement la situation.

Recommandation no 1.8 précédente

Que le modèle de traitement des demandes de communication soit révisé afin d’en éliminer des étapes d’examen et que tout examen soit mené parallèlement à la procédure de traitement des demandes de communication.

Mesures prises :

Comme la CISR estime que le processus d’examen n’est pas la raison des présomptions de refus, aucun changement ne sera apporté. Pour notre part, nous estimons que le processus en vigueur peut entraîner des retards si le nombre de demandes connaît une vive augmentation dans une courte période.

Recommandation no 1.9 précédente

Que la Direction de l’AIPRP procède à une analyse des demandes de communication traitées en 2004-2005 et en 2005-2006 pour déterminer les raisons pour lesquelles les délais prorogés n’ont pas été respectés et qu’elle élabore des mesures pour remédier à la situation dans le cadre d’un plan d’amélioration de l’AI.

Mesures prises :

Il n’est plus nécessaire de « remédier à la situation » puisque la Commission n’a plus eu de demandes en présomption de refus depuis février 2006. La CISR estime donc qu’un plan d’amélioration de l’AI n’est plus nécessaire également.

Recommandation no 1.10 précédente

Que la Direction de l’AIPRP inclue dans les procédures de l’AIPRP l’obligation de mettre par écrit les motifs pour l’invocation des exceptions, l’exercice du pouvoir discrétionnaire et la prise en considération d’exceptions aux exceptions obligatoires.

Mesures prises :

Mise en œuvre.

Recommandation no 1.11 précédente

Que la Direction de l’AIPRP inclue dans les procédures de l’AIPRP l’obligation de mettre au dossier de traitement d’une demande de communication des renseignements sur les personnes responsables et les décisions et mesures prises de même que les événements survenus.

Mesures prises :

Mise en œuvre.

 

Recommandation no 2.1 précédente

Que la Direction de l’AIPRP produise un rapport mensuel fournissant au directeur de l’AIPRP et à la haute direction des renseignements sur la mesure dans laquelle les échéances sont respectées à l’intérieur du modèle de traitement des demandes de communication. Ces rapports fourniront à la haute direction, aux BPR et au directeur de l’AIPRP l’information dont ils ont besoin pour évaluer le respect global à la CISR des dispositions de la Loi et des échéances de la CISR pour le traitement des demandes de communication.

Mesures prises :

Le directeur de l’AIPRP fait un suivi hebdomadaire de la situation. Les mesures voulues ont été prises pour prévenir les présomptions de refus. Ainsi, la CISR n’a eu aucune demande en présomption de refus depuis février 2006.

Recommandation no 2.2 précédente

Que la CISR atteigne le niveau de respect substantiel des délais prévus par la Loi d’ici le 31 mars 2007.

Mesures prises :

Les excellentes mesures de suivies appliquées par le directeur de l’AIPRP ont permis à la CISR d’atteindre cet objectif.

Recommandation no 3.1 précédente

Que la CISR examine le recours à des consultants lorsque survient une augmentation temporaire de la charge de travail que les ressources internes ne peuvent absorber si cela risque d’accroître le nombre de présomptions de refus.

Mesures prises :

Mise en œuvre. Il n’a pas été nécessaire jusqu’ici de retenir les services de consultants.

Recommandation no 4.1 précédente

Que la haute direction lance l’élaboration d’une vision de l’accès à l’information qui puisse être communiquée au personnel de l’organisation.

Mesures prises :

La Commission n’a pas donné suite à la recommandation. Pour cette raison, la recommandation est maintenue (Recommandation no 3).

Recommandation no 4.2 précédente

Que la Direction de l’AIPRP élabore un plan opérationnel et un plan d’amélioration de l’AI pour appuyer la vision de l’organisation en matière d’accès à l’information et orienter la mise en œuvre des améliorations visant l’élimination des présomptions de refus à la CISR.

Mesures prises :

La Commission n’a pas donné suite. Par conséquent, la recommandation est maintenue (Recommandation no 4).

Recommandation no 4.3 précédente

Que la Direction de l’AIPRP parachève l’élaboration des procédures de l’AIPRP, ce qui lui permettra d’offrir une approche plus cohérente à l’égard du traitement des demandes de communication.

Mesures prises :

Mise en œuvre. Le manuel de procédures devrait être prêt au moment de la diffusion du présent rapport.

Recommandation no 4.4 précédente

Que la direction de l’AIPRP élabore un manuel de politiques et de procédures de l’AI à l’intention du personnel de la CISR.

Mesures prises :

Le tout sera intégré au manuel des procédures et accessible à tous les employés par le biais d’InfoNet.

Recommandation no 4.5 précédente

Que la Direction de l’AIPRP élabore des critères pour l’exercice du pouvoir discrétionnaire dans la communication ou non d’information visée par une exception discrétionnaire.

Mesures prises :

La Commission n’a pas donné suite à cette recommandation. Pour cette raison, la recommandation est maintenue.

Recommandation no 4.6 précédente

Que la Direction de l’AIPRP mette à niveau le système ATIPflow pour être en mesure de gérer l’administration de l’AI proactivement.

Mesures prises :

Les mises à niveau sont envisagées avec les responsables de la GI/TI. Des modifications devraient être apportées avant la fin du présent exercice.

Recommandation no 5.1 précédente

Que la CISR, dans le cadre du renouvellement du programme de GI, détermine les autres catégories d’information pouvant être communiquées systématiquement.

Mesures prises :

Mise en œuvre.

6.

QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

1.

Nombre de demandes reportées :

37

6

2.

Demandes reportées du dernier exercice en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

24

0

Partie B : Nouvelles demandes à l’exclusion des demandes inscrites à la Partie A

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

169

100

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

111

73

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

33

0

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

 

De 1 à 30 jours :

14

0

 

De 31 à 60 jours :

10

0

 

De 61 à 90 jours :

9

0

 

Plus de 91 jours :

0

0

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

21

7

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

14

6

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

5

0

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

 

De 1 à 30 jours :

4

0

 

De 31 à 60 jours :

0

0

 

De 61 à 90 jours :

0

0

 

Plus de 91 jours :

1

0

7.

Au 30 novembre 2006, combien de demandes étaient en présomption de refus?

0

 

EXTRAIT DE LA RÉPONSE DE LA PRÉSIDENTE AU RAPPORT D’ÉTAPE

La Commission de l’immigration et du statut de réfugié n’a fourni aucun commentaire.