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Fiches de rendement


Année


Industrie Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. CONTEXTE

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Industrie Canada (IC) a été sélectionné en 2004 pour faire l’objet d’un examen. Le ministère figurait parmi les quelques institutions visées par un examen du fait qu’il éprouve des difficultés chroniques à respecter les délais de traitement. Lorsque le Commissariat reçoit un nombre élevé de plaintes relatives à des présomptions de refus à l’endroit d’un ministère, cela peut laisser supposer l’existence, à ce ministère, d’un problème plus grave relatif aux délais de traitement.

Le présent rapport examine les progrès d’IC quand il s’agit d’atteindre un degré acceptable de respect des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis que le ministère a fait l’objet de sa première fiche de rendement, en 2004. De plus, il contient de l’information sur l’état de la mise en œuvre des recommandations qui ont été faites dans le rapport d’étape de janvier 2006.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ

Le Commissariat à l’information du Canada a déjà réalisé en trois occasions des fiches de rendement et des examens à l’égard d’IC. Le ministère n’a jamais réussi à atteindre une conformité idéale durant la période visée par nos examens. Par conséquent, IC n’a pas pu respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, selon laquelle il doit répondre aux demandes en temps opportun.

Il était indiqué dans la fiche de janvier 2004 que le rendement d’IC était inacceptable, le ministère ayant obtenu la note « F » (alerte rouge) pour la période du 1er avril au 30 novembre 2003. Le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes s’établissait à 25 %.

Dans la fiche de rendement de 2005, le ministère a obtenu la note « D », ce qui correspond à une conformité inférieure à la norme, en raison d’un rapport de 16,1 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 2004. Pour la première fois, on avait tenu compte des demandes reportées de l’exercice précédent et du nombre de demandes déjà en présomption de refus le 1er avril.

Pour l’exercice 2004-2005, IC a reçu la note « C » à la suite d’un rapport de 14,2 % entre les présomptions de refus et les demandes reçues.

Dans la fiche de rendement de 2005-2006, qui porte sur la période allant du 1er avril au 30 novembre 2005, le rendement d’IC s’est amélioré puisque le rapport entre les demandes de communication et les présomptions de refus a diminué à 5,9 %, ce qui équivaut à la note « B » dans l’échelle de notation.

3. SITUATION ACTUELLE

Pour la période visée par le présent rapport, soit le 1er avril au 30 novembre 2006, le ministère a maintenu la note « B », avec un taux de demandes en présomption de refus de 8,1 %, ce qui représente une légère augmentation par rapport à la période précédente.

Durant la période visée, IC a reçu 249 demandes, soit 46 de plus que lors de l’exercice précédent. Toutefois, des facteurs comme la complexité et la nature délicate des demandes reçues ont influé sur le temps consacré au traitement.

La haute direction d’un ministère joue un rôle de premier plan dans l’application de la Loi sur l’accès à l’information. Il lui revient à cet égard de placer l’accès à l’information parmi les priorités du ministère et d’assurer l’exécution du programme en prévoyant les politiques, les technologies et les ressources voulues.

La haute direction d’IC a bien compris son rôle et a clairement montré la voie à suivre à ses employés. Les cadres n’hésitent plus à sensibiliser les employés aux enjeux liés à l’accès à l’information. Résultat : les mentalités sont en train d’évoluer au ministère. De plus, des séances d’information et de formation ont été dispensées aux fonctionnaires, et une sensibilisation accrue des responsables du ministère a contribué à améliorer le respect des délais.

4. RECOMMANDATIONS

Pour les raisons énoncées dans le présent rapport, IC n’a pu atteindre un respect idéal des délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation no 1

Le sous-ministre devrait veiller à ce que le Bureau de l’AIPRP mette en oeuvre toutes nos recommandations contenues dans les fiches de rendement et les examens de la situation et à ce que le ministère atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

Recommandation no 2

Le Bureau de l’AIPRP devrait procéder à une analyse de rentabilisation de l’AIPRP afin d’établir le niveau de ressources nécessaire pour assurer le traitement des demandes de communication.

Le ministère n’a pas mené d’analyse de rentabilisation de l’AIPRP. Pour cette raison, la recommandation est maintenue.

Recommandation no 3

IC devrait consacrer les ressources et les efforts nécessaires pour respecter les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.

Une fois qu’il aura réalisé l’analyse de rentabilisation de l’AIPRP, le ministère devrait procéder à un examen de la dotation et du financement du Bureau de l’AIPRP en vue d’accroître les ressources, si nécessaire.

  1. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2006

Les recommandations suivantes avaient été formulées afin d’appuyer les efforts déployés par IC pour traiter les demandes de communication dans les délais prévus par la Loi sur l’accès à l’information :

Un grand nombre de mesures positives ont été prises afin d’améliorer le respect par IC des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. Le ministère doit cependant continuer de suivre consciencieusement les étapes afin d’atteindre une conformité idéale des délais.

Recommandation no 1 précédente

Le Bureau de l’AIPRP devrait procéder à une analyse de rentabilisation de l’AIPRP afin de déterminer les ressources nécessaires pour assurer le traitement des demandes de communication.

Mesures prises :

Le ministère applique la recommandation de manière continue. Il a embauché un expert-conseil pour analyser le traitement des demandes de communication avant de donner suite à l’analyse de rentabilisation de l’AIPRP. La recommandation est maintenue.

 

Recommandation no 2 précédente

IC devrait atteindre une conformité

idéale des délais et obtenir la note « A » d’ici le 31 mars 2007.

Mesures prises :

Tel qu’on l’a indiqué précédemment, IC n’a pas réussi à atteindre une conformité idéale. Cette question est traitée à la Recommandation no 1 du rapport de cette année.

6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

1.

Nombre de demandes reportées :

51

73

2.

Demandes reportées du dernier exercice en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

5

17

Partie B : Nouvelles demandes à l’exclusion des demandes inscrites à la Partie A

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

318

249

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

169

128

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

4

5

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

 

De 1 à 30 jours :

4

4

 

De 31 à 60 jours :

0

0

 

De 61 à 90 jours :

0

1

 

Plus de 91 jours :

0

0

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

133

91

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

70

55

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

7

2

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

 

De 1 à 30 jours :

0

1

 

De 31 à 60 jours :

1

0

 

De 61 à 90 jours :

3

1

 

Plus de 91 jours :

3

0

7.

Au 30 novembre 2006, combien de demandes étaient en présomption de refus?

2

 

EXTRAIT DE LA RÉPONSE DU SOUS-MINISTRE AU RAPPORT D’ÉTAPE

Le ministère n’a fourni aucun commentaire.