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Fiches de rendement


Année


Pêches et Océans Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. CONTEXTE

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport fait état des progrès réalisés par Pêches et Océans (P et O) quand il s’agit d’atteindre une conformité idéale quant aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. Il contient également des renseignements sur l’état de la mise en œuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de 2006.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ

Le Commissariat à l’information du Canada a réalisé en six occasions des fiches de rendement et des examens à l’égard de P &  O. Bien que le ministère ait affiché une conformité idéale, soit la note « A » en deux occasions, il n’a pu maintenir ce niveau. Par conséquent, P & O n’a pas été en mesure de respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, selon laquelle il doit répondre aux demandes de communication en temps opportun.

La fiche de rendement de 2003 indiquait que P & O avait réalisé des progrès considérables dans le traitement des demandes de communication en présomption de refus. Pour la période du 1er avril au 30 novembre 2002, le ministère avait obtenu la note « A », ce qui représente une conformité idéale quant aux délais de traitement prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. On a de plus confirmé que ce degré de conformité s’était maintenu jusqu’à la fin de l’exercice. Voilà qui présente un contraste marqué par rapport aux années précédentes (la note « F » pour les fiches de rendement de 2001 et de 2002).

Dans le rapport d’étape de 2004, on signalait que P & O avait maintenu ces résultats remarquables en atteignant une conformité idéale des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. Le ministère faisait en effet état d’un taux de présomptions de refus de 1,9 % pour la période du 1er avril au 30 novembre 2003, méritant ainsi la note « A ».

Dans la fiche de rendement de 2005, P & O a obtenu la note « B », ce qui représente un bon respect des délais, en raison d’un rapport de 5,2 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 2004. Pour la première fois, on a tenu compte des demandes reportées de l’exercice précédent et du nombre de demandes déjà en présomption de refus au 1er avril.

Dans la fiche de rendement de 2005-2006, les demandes en présomption de refus du ministère représentaient 12,7 % des demandes, ce qui équivaut à la note « C ». Sur une moyenne de 300 demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 2005, 120 avaient été reportées de l’exercice précédent. C’est la raison pour laquelle nous avons indiqué que l’arriéré constituait un grave problème pour P & O.

3. SITUATION ACTUELLE

Pour la période visée par le rapport, soit du 1er avril au 30 novembre 2006, le niveau de respect de P & O était de 5,9 %, ce qui lui vaut la note « B ».

En tout, le ministère a reçu 329 demandes durant la période du 1er  avril au 30 novembre 2006, comparativement aux 304 reçues pendant la même période l’an dernier. Comme 92 demandes ont été reportées sur la période du 1er avril au 30 novembre 2006, P & O a glissé sous la barre de la conformité idéale avec son taux de 5,9 %.

P & O a amorcé l’exercice 2006 avec 92 demandes de communication en suspens, dont 12 ou 13 % en présomption de refus, soit 50 % de moins que pour l’exercice précédent.

4.

RECOMMANDATIONS

Pour les raisons énoncées dans le présent rapport, P & O n’a pu conserver une conformité idéale quant aux délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation no 1

Le sous-ministre devrait veiller à ce que le Bureau de l’AIPRP mette en oeuvre toutes nos recommandations dans les fiches de rendement et les examens de la situation de sorte que le ministère atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus bref délais.

Pour mettre en œuvre cette recommandation, P & O devrait procéder à la dotation des postes approuvés. Durant la même période, l’année dernière, sur les 25 ETP, 18 postes étaient dotés. Aujourd’hui, on compte un poste de plus, soit 19. Le principal problème éprouvé par le ministère a trait à la lourdeur des procédures administratives liées à la dotation en personnel.

Recommandation no 2

La Division de l’AIPRP devrait produire un rapport hebdomadaire qui lui fournisse de même qu’à la haute direction de P & O des renseignements sur la mesure dans laquelle les délais de réponse aux demandes de communication sont respectés.

P & O a négligé de suivre cette recommandation formulée dans le rapport de l’an dernier. Les rapports procureront à la haute direction et à la Division de l’AIPRP l’information nécessaire pour mesurer le respect global à P & O des dispositions de la Loi et la rapidité avec laquelle l’on traite les demandes de communication.

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2006

Les recommandations ci-après ont été formulées afin d’appuyer P & O dans ses efforts continus pour traiter les demandes de communication à l’information dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information :

Recommandation no 1 précédente

P & O devrait atteindre une conformité idéale aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information pour 2005-2006.

Mesures prises

 : Tel qu’il est indiqué ci-dessus, P & O n’a pas réussi à atteindre une conformité idéale. L’organisation a toutefois atteint un respect substantiel. Cette question est traitée à la Recommandation no 2.

Recommandation no 2 précédente

La Division de l’AIPRP devrait produire un rapport mensuel fournissant à la Division et à la haute direction de P & O des renseignements sur la mesure dans laquelle les délais de réponse aux demandes de communication sont respectés.

Mesures prises :

Selon le directeur intérimaire de la Division de l’AIPRP de P & O, parce que le ministère n’avait reporté qu’un dossier de l’exercice précédent au moment d’aller sous presse, la mise en œuvre de la recommandation n’est pas nécessaire. De plus, le système ATIPflow ne peut pas produire de données suffisamment détaillées de manière à créer un rapport intelligible pour la haute direction.

La haute direction requiert de manière régulière des renseignements à jour quant à la façon dont la Division de l’AIPRP gère le traitement des demandes. S’il est vrai que P & O n’a reporté qu’un dossier de l’exercice précédent, l’organisation a reçu 329 demandes durant cette période. Avec de l’information à jour, la haute direction sera mieux informée et, partant, mieux à même d’évaluer les défis de demain.

 

6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

1.

Nombre de demandes reportées :

120

92

2.

Demandes reportées du dernier exercice en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

28

12

Partie B : Nouvelles demandes à l’exclusion des demandes inscrites à la Partie A

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1er avr. 2006 -

30 nov. 2006

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

447

329

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

241

212

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

18

1

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

 

De 1 à 30 jours :

12

0

 

De 31 à 60 jours :

2

1

 

De 61 à 90 jours :

1

0

 

Plus de 91 jours :

3

0

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

160

86

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

87

31

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

18

4

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

 

De 1 à 30 jours :

6

2

 

De 31 à 60 jours :

9

2

 

De 61 à 90 jours :

1

0

 

Plus de 91 jours :

2

0

7.

Au 30 novembre 2006, combien de demandes étaient en présomption de refus?

8

 

EXTRAIT DE LA RÉPONSE DU SOUS-MINISTRE AU RAPPORT D’ÉTAPE

Le ministère n’a fourni aucun commentaire.