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Fiches de rendement


Année


Finances Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. CONTEXTE

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport fait état des progrès réalisés par Finances Canada quand il s’agit d’atteindre une conformité idéale quant aux délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. Il contient également des renseignements sur l’état de la mise en œuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de 2006.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ

L’année dernière, le Commissariat à l’information du Canada réalisait pour la première fois une fiche de rendement sur Finances Canada. Le ministère n’a pas réussi à atteindre une conformité idéale durant cette période d’examen. Par conséquent, Finances Canada n’a pas été en mesure de respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, selon laquelle il doit répondre aux demandes en temps opportun.

Lors de l’exercice 2004-2005, le ministère a reçu 282 nouvelles demandes de communication. Il en avait reportées 76 de l’exercice précédent, pour un total de 358 demandes. De ce nombre, 21 ont donné lieu à une présomption de refus, 42 des demandes reportées de l’exercice précédent étaient en présomption de refus, et 18 autres reportées sur l’exercice suivant sont assimilées à des présomptions de refus. Le pourcentage de présomptions de refus pour l’exercice 2004-2005 s’élève à 22,6 %, ce qui représente la note « F » sur l’échelle de classement.

 

Pour les huit premiers mois de l’exercice 2005-2006, le pourcentage de présomptions de refus pour Finances Canada atteignait 11,9 %, soit la note « C » sur l’échelle de classement.

 

3. SITUATION ACTUELLE

Pour la période visée par le présent rapport, soit du 1er avril au 30 novembre 2006, Finances Canada affiche un taux de respect de 7,9 %, ce qui équivaut à la note « B ».

En tout, le ministère a reçu 300 demandes durant la période précitée, comparativement à 339 au cours de la même période en 2005. Un nombre de 24 demandes ont été reportées sur la période du 1er avril au 30 novembre 2006, soit l’un des facteurs ayant empêché le ministère d’atteindre un respect idéal.

Finances Canada a amorcé l’exercice 2006 avec 116 demandes de communication en suspens et 20,6 % en présomption de refus. En tout, 24 demandes avaient été reportées de l’exercice précédent, soit six de plus que l’année précédente. Le principal objectif de Finances Canada au cours du prochain exercice sera l’élimination de cet arriéré.

4. RECOMMANDATIONS

Pour les raisons énoncées dans le présent rapport, Finances Canada n’a pu atteindre une conformité idéale aux délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information. Les efforts continus de ses employés devraient permettre à Finances Canada d’atteindre cet objectif l’an prochain.

Recommandation no 1

Le sous-ministre devrait veiller à ce que le Bureau de l’AIPRP mette en œuvre toutes nos recommandations découlant des fiches de rendement et des examens de la situation et à ce que le ministère atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2006

Les recommandations ci-après ont été formulées pour appuyer les efforts continus de Finances Canada pour traiter les demandes de communication dans les délais prescrits par la Loi sur l’accès à l’information :

Recommandation no 1.1 précédente

Que l’on mette par écrit le ou les motifs du classement d’une demande de communication dans une catégorie autre que « courante ».

Mesures prises 

:Les demandes de communication ne sont plus classées par catégories.

 

Recommandation no 1.2 précédente

Que l’on examine les demandes de communication terminées durant l’exercice 2005-2006 pour déterminer le ou les motifs des réponses tardives aux demandes de communication et que l’on élabore et mette en œuvre des mesures en vue de l’élimination des retards.

Mesures prises :

Le ministère a choisi d’examiner les retards survenus durant l’exercice 2006-2007 plutôt que 2005-2006, car bon nombre des retards dans l’exercice en question étaient attribuables à un manque de personnel ainsi qu’à la hausse de 19,85 % de la charge de travail par rapport à l’année précédente. De plus, il était dans l’intérêt supérieur du ministère de se pencher sur les retards de l’année en cours au moment où ils survenaient, afin de mettre en œuvre le plus tôt possible des mesures correctives.

Recommandation no 1.3 précédente

Que l’on consigne dans le Manuel de procédures de l’AIPRP les critères applicables à l’éclaircissement ou la modification d’une demande de communication.

Mesures prises :

La recommandation a été appliquée.

Recommandation no 1.4 précédente

Que l’on consigne dans le Manuel de procédures de l’AIPRP la nécessité d’informer le demandeur du délai d’un an pour le dépôt d’une plainte lorsqu’une demande de communication a presque un an.

Mesures prises :

La recommandation a été appliquée.

Recommandation no 1.5 précédente

Que la Direction de l’AIPRP élabore une politique de dispense de frais pour les demandes de communication.

Mesures prises :

La recommandation a été appliquée.

Recommandation no 1.6 précédente

Que la Direction de l’AIPRP établisse des critères lorsque l’on considère si l’on doit ou pas discuter avec un demandeur qu’une demande soit traitée de manière informelle

Mesures prises :

La recommandation a été appliquée.

 

Recommandation no 1.7 précédente

Que la Direction de l’AIPRP produise un rapport hebdomadaire fournissant des renseignements sur les demandes de communication qui doivent être traitées dans la semaine à chaque étape du modèle de traitement afin d’enrayer les cas de présomption de refus.

Mesures prises :

La recommandation a été mise en œuvre.

Recommandation no 1.8 précédente

Que Finances Canada examine le processus de traitement des demandes de communication afin d’éliminer des étapes d’examen et d’approbation qui n’ajoutent rien au processus décisionnel de l’AI. Que les besoins de communication des BPR et d’autres intervenants nécessitant des renseignements au sujet des documents à communiquer soient traités à l’aide d’un processus distinct et parallèle.

Mesures prises :

Le ministère a rationalisé ses procédures de traitement des demandes. Les Communications et le Cabinet du ministre reçoivent maintenant les documents à communiquer dans le cadre d’un processus parallèle.

Recommandation no 1.9 précédente

Que l’ordonnance de délégation de pouvoirs de Finances Canada soit modifiée pour permettre la délégation de pouvoirs aux termes de la Loi sur l’accès à l’information à des personnes qui ont les connaissances nécessaires pour prendre les décisions requises.

Mesures prises

 : La recommandation a été appliquée. Le coordonnateur de l’AIPRP jouit maintenant de la pleine délégation de pouvoirs à l’égard de toutes les exceptions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information.

Recommandation no 1.10 précédente

Que le Manuel de procédures de l’AIPRP soit modifié pour inclure l’obligation d’avertir le demandeur en cas de non-respect d’une prorogation et d’indiquer a) que la réponse tardera b) la date prévue de la réponse finale et c) le droit de porter plainte auprès du Commissaire à l’information.

Mesures prises

 : La recommandation a été appliquée.

 

Recommandation no 1.11 précédente

Que la Direction de l’AIPRP élabore un plan de mise en œuvre de mesures pour assurer un meilleur respect des délais établis à l’article 27 de la Loi sur l’accès à l’information.

Mesures prises :

Le ministère a amélioré le respect à cet égard en appliquant étroitement les procédures applicables aux tiers telles qu’elles sont décrites au chapitre 3-5 du Manuel du Conseil du Trésor sur l’accès à l’information.

Recommandation no 1.12 précédente

Que la Direction de l’AIPRP inclue dans Les lignes directrices à l’intention des directions l’obligation de mettre par écrit les motifs de l’exercice du pouvoir discrétionnaire.

Mesures prises

 : La recommandation a été appliquée.

Recommandation no 1.13 précédente

Que la Direction de l’AIPRP inclue dans Les lignes directrices à l’intention des directions l’obligation de mettre par écrit les motifs d’invocation d’exceptions.

Mesures prises

 : La recommandation a été appliquée.

Recommandation no 1.14 précédente

Que la Direction de l’AIPRP inclue dans Les lignes directrices à l’intention des directions l’obligation d’envisager des exceptions aux exemptions obligatoires susceptibles d’entraîner la communication de documents et de mettre par écrit les mesures prises.

Mesures prises :

La recommandation a été appliquée.

Recommandation no 2.1 précédente

Que Finances Canada continue de déployer des efforts afin de réduire le nombre de cas de présomptions de refus et d’atteindre une conformité idéale d’ici le 31 mars 2007.

Mesures prises :

Le ministère poursuit ses efforts.

 

Recommandation no 3.1 précédente

Que la Division de l’AIPRP examine le processus de dotation de concert avec les RH afin de cerner des mesures destinées à doter en personnel les postes vacants à la Division.

Mesures prises :

La recommandation a été appliquée. NOTA : Le SM a récemment approuvé la mise en œuvre du programme d’action relatif à l’AIPRP, qui est utilisé pour combler les postes vacants.

Recommandation no 4.1 précédente

Que la haute direction élabore une vision de l’accès à l’information qui puisse être communiquée au personnel du Ministère.

Mesures prises

 : Le Ministre et le sous-ministre appuient le programme de l’AIPRP, comme l’attestent l’affectation de ressources et les améliorations constantes dans la prestation de réponses dans les délais et dans les outils utilisés pour l’administration du programme. Par suite d’un examen interne du programme de l’AIPRP, l’ancien sous-ministre a indiqué qu’il s’attendait à ce que la Loi soit respectée à tous les échelons du ministère. Le nouveau sous-ministre (nommé en juin 2006) a communiqué sa vision à la haute direction dans le document établissant les priorités qui a été élaboré pour l’exercice 2007-2008 et qui fait de l’AIPRP une priorité quand il s’agit d’aider le Ministre à s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi.

Recommandation no 4.2 précédente

Que la Direction de l’AIPRP élabore un plan opérationnel de l’AI à l’appui de l’analyse de rentabilisation et de la vision de l’accès à l’information du Ministère.

Mesures prises

 : La recommandation a été appliquée.

Recommandation no 4.3 précédente

Que la Direction de l’AIPRP achève l’élaboration d’un manuel pour le Bureau de l’AI et qu’elle enrichisse les Lignes directrices à l’intention des directions pour que celles-ci deviennent un véritable manuel de procédures pour les BPR.

Mesures prises

 : La recommandation a été appliquée.

Recommandation no 4.4 précédente

Que la Direction de l’AIPRP élabore et mette en œuvre un plan de formation sur l’accès à l’information à l’intention du personnel du Ministère.

Mesures prises :

La Division attend qu’on ait mené une réforme de l’AIPRP et révisé le matériel didactique avant d’amorcer l’élaboration et la mise en œuvre d’un plan de formation ministériel. Dans l’intervalle, des présentations mensuelles sur l’AIPRP sont offertes dans le cadre des séances d’orientation à l’intention des nouveaux employés. Des séances de formation ponctuelles sur l’AIPRP sont proposées aux autres employés qui en font la demande.

Recommandation no 4.5 précédente

Que la Direction de l’AIPRP examine l’utilisation qu’elle fait d’ATIPflow pour une gestion proactive de l’administration de l’AIPRP.

Mesures prises :

Finances Canada a créé des postes de chefs d’équipe qui, d’une part, utilisent proactivement l’ATIPflow comme outil pour une gestion efficace des demandes d’AIPRP traitées par les conseillers qu’ils supervisent et (ou) encadrent. Les rapports produits par le système sont également utilisés de manière dynamique par la haute direction pour assurer le respect de la Loi dans tout le ministère.

Recommandation no 5.1 précédente

Que Finances Canada, dans le cadre du renouvellement du programme de GI, détermine les autres catégories d’information pouvant faire l’objet d’une divulgation proactive.

Mesures prises 

: Le ministère s’emploie de façon continue à appliquer cette recommandation.

 

6. QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE

Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

1er avr. 2005

31 mars 2006

1eravr. 2006

30 nov. 2006

1.

Nombre de demandes reportées :

62

116

2.

Demandes reportées du dernier exercice en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

18

24

Partie B : Nouvelles demandes à l’exclusion des demandes inscrites à la Partie A

1er avr. 2005 -

31 mars 2006

1eravr. 2006 -

30 nov. 2006

3.

Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

339

300

4.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

178

131

4.B

Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

3

0

4.C

Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

 

De 1 à 30 jours :

2

0

 

De 31 à 60 jours :

0

0

 

De 61 à 90 jours :

0

0

 

Plus de 91 jours :

1

0

5.

Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

121

147

6.A

Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

45

63

6.B

À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

6

6

6.C

Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

 

De 1 à 30 jours :

3

3

 

De 31 à 60 jours :

1

3

 

De 61 à 90 jours :

1

0

 

Plus de 91 jours :

1

0

7.

Au 30 novembre 2006, combien de demandes étaient en présomption de refus?

3

 

EXTRAIT DE LA RÉPONSE DU SOUS-MINISTRE AU RAPPORT D’ÉTAPE

« Je suis très heureux que les mesures énergiques que nous avons prises ont permis d’améliorer notre rendement et d’obtenir ainsi une note « B » pour une conformité substantielle, surtout compte tenu de la complexité croissante des demandes et de l’important volume de dossiers que le ministère doit traiter.

En outre, j’ai été ravi de constater que vous reconnaissiez, dans votre rapport, que Finances Canada avait mis en œuvre pratiquement toutes les recommandations formulées par votre Commissariat, hormis une seule.

Par son rendement, Finances Canada prouve qu’il prend au sérieux ses responsabilités en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et qu’il tient à ce que les principes et l’esprit de la loi soient respectés alors qu’il assume ces responsabilités. »