Fiches de rendement


Année


Citoyenneté et Immigration Canada

Rapport d’étape sur les demandes de communication en présomption de refus

1. CONTEXTE

Tous les ministères examinés ont été évalués en fonction de la norme de notation suivante :

% de présomption de refus

Commentaires

Note

0-5 %

Conformité idéale

A

5-10 %

Conformité substantielle

B

10-15 %

Conformité limite

C

15-20 %

Conformité inférieure à la norme

D

Plus de 20 %

Alerte rouge

F

Le présent rapport fait état des progrès réalisés par Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) quand il s’agit d’atteindre une conformité idéale des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information depuis le rapport précédent. Il contient également des renseignements sur l’état de la mise en œuvre des recommandations faites dans le rapport d’étape de janvier 2006.

2. HISTORIQUE EN MATIÈRE DE CONFORMITÉ

Le Commissariat à l’information du Canada a déjà réalisé en huit occasions des fiches de rendement et des examens de la situation concernant CIC. Bien que le ministère ait atteint une conformité idéale – la note « A » – une fois, il n’a pas su maintenir ce niveau. Par conséquent, CIC n’a pas été en mesure de respecter ses obligations en vertu de la Loi sur l’accès à l’information, selon laquelle il doit répondre aux demandes en temps opportun.

Au début de 1999, le Commissariat à l’information du Canada a publié une fiche de rendement sur le respect par le ministère des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. Dans la fiche de rendement de 1999, le ministère avait reçu la note « F » (alerte rouge), le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes s’élevant à 48,9 %.

En janvier 2000, le Commissariat a examiné l’état de la mise en œuvre des recommandations formulées dans la fiche de rendement et a fait d’autres recommandations visant la réduction du nombre de demandes de communication en présomption de refus. Du 1er avril au 30 novembre 1999, le rapport entre les présomptions de refus et les demandes de communication s’est amélioré, passant à 23,4 %, mais représentait toujours la note « F ».

En janvier 2001, le Commissariat à l’information a signalé que le ministère s’était fixé pour objectif en 2000-2001 de répondre à 70 % des demandes de communication dans les délais prévus par la Loi. De l’avis du Commissariat à l’information, cet objectif était inférieur aux exigences de la Loi. En 2000-2001, le rapport réel du ministère entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes s’élevait à 19,6 %, ce qui correspond à la note « D » (conformitéinférieure à la norme).

En janvier 2002, le Commissariat a publié une autre fiche de rendement et d’autres recommandations. Pour la période du 1er avril au 30 novembre 2001, le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes a diminué, passant à 13 %, soit la note « C ». Le ministère a maintenu ce bon rendement pendant tout l’exercice 2001-2002, obtenant la note « C » pour un rapport de 12 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes.

L’examen de janvier 2003 a révélé que CIC avait joint le groupe sélect des ministères qui ont atteint la note « A », soit une conformité idéale des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information. Pour la période du 1er avril au 30 novembre 2002, en effet, le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes s’élevait à 3,8 %, pour cependant monter légèrement à 4,9 % au cours de l’exercice au complet, ce qui correspond toujours à la note « A ». Voilà qui représente une réalisation remarquable pour les employés et les cadres de CIC ayant pris part au traitement des demandes de communication. Le ministère a été vivement félicité pour ses efforts et encouragé à maintenir son rendement.

Dans le rapport d’étape 2004, on révèle que même si CIC a réalisé des progrès constants dans la réduction du nombre de demandes de communication en présomption de refus, son rendement a diminué considérablement pour la période du 1er avril au 30 novembre 2003. En effet, le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes à CIC s’établissait alors à 15,4 % (note « D »), ce qui représente une conformité inférieure à la norme.

La fiche de rendement de 2005 conférait au ministère une conformité limite, soit la note « C », en raison d’un rapport de 13,8 % entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes reçues du 1er avril au 30 novembre 2004. Pour la première fois, on prenait en compte les demandes reportées de l’exercice précédent ainsi que le nombre de demandes déjà en présomption de refus au 1er avril.

Pour l’exercice 2004-2005, CIC a reçu la note « F », le rapport entre les présomptions de refus et les nouvelles demandes s’élevant à 20,2 %.

Selon l’examen de 2005, CIC avait légèrement amélioré son rendement puisque le taux de demandes en présomption de refus était passé de 20,2 % à 15,3 %, ce qui représente la note « D ».

3. SITUATION ACTUELLE

Pour la période visée par le présent rapport, soit du 1er avril au 30 novembre 2006, le taux de demandes en présomption de refus atteignait 8,0 %, ce qui a valu au ministère la note « B ».

Durant cette période, CIC a reçu 6 738 demandes. Le ministère a amorcé l’année avec 1 525 demandes de communication en suspens, dont 321 (21 %) en présomption de refus. Bon nombre des demandes provenaient d’une seule personne. Au moment d’aller sous presse, le ministère avait éliminé toutes les demandes émanant de cette personne. Toutefois, celle-ci a depuis soumis plus d’une centaine de nouvelles demandes.

La note reçue par CIC ne raconte pas toute l’histoire parce que le ministère a pris les mesures suivantes l’an dernier afin d’accroître son efficacité et d’améliorer le service à la clientèle en vertu de la Loi sur l’accès à l’information :

  • création d’un site Internet pour aider le public à obtenir des formulaires et des renseignements sur l’AIPRP à CIC;
    • création d’un site Web interne pour aider les employés de CIC dans le traitement des demandes d’AIPRP;
    • modification de la délégation de pouvoirs pour accroître l’efficacité et réduire les goulots d’étranglement à la Division de l’administration des droits du public (DADP);
    • diffusion de messages promotionnels et présentation d’ateliers, de cours de formation et de séances de sensibilisation afin de faire mieux connaître et comprendre l’AIPRP dans l’ensemble du ministère. La DADP a donné sept séances de formation en région et à l’administration centrale. Deux séances d’information adaptées aux directions générales ont aussi été offertes. La DADP a également présenté les principes de base de l’AIPRP dans le cadre de tous les cours d’initiation des nouveaux employés donnés par le ministère;
    • modification des processus et des procédures pour une plus grande efficacité dans le traitement (surtout en ce qui a trait à l’utilisation des technologies);
    • établissement d’un partenariat avec la Direction générale de la gestion de l’information pour mieux faire connaître la GI au ministère et le rôle de l’AIPRP;
    • parachèvement par la DADP d’un manuel du coordonnateur de l’AIPRP pour aider les coordonnateurs de l’administration centrale et des régions dans l’exercice de leurs fonctions. Création, distribution et affichage sur le site intranet de la DADP d’une liste des responsabilités des coordonnateurs de l’AIPRP à l’administration centrale. De l’information et des questions et réponses sont régulièrement transmises aux coordonnateurs de l’AIPRP et affichées sur le site intranet de la DADP;
      • examen exhaustif des processus d’AIPRP dans l’ensemble du ministère, du renouvellement des ressources et de la structure organisationnelle de la DADP. Après l’examen, des changements ont été apportés aux processus;
      • élaboration et approbation d’un plan d’action en 2005.

      4. RECOMMANDATIONS

      En raison des facteurs décrits dans le présent rapport, CIC n’a pas pu atteindre un respect idéal des délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information.

      Recommandation no 1

      Le sous-ministre devrait veiller à ce que le Bureau de l’AIPRP mette en œuvre toutes nos recommandations découlant des fiches de rendement et des examens de la situation et à ce que le ministère atteigne et maintienne une conformité idéale dans les plus brefs délais.

      Tel qu’on l’a indiqué l’an dernier, des ressources supplémentaires permettront à CIC d’éliminer l’arriéré de demandes. Le ministère compte se doter de plusieurs nouveaux employés supérieurs de sorte qu’il n’ait plus à recourir à des experts-conseils de l’AIPRP.

      Recommandation no 2

      CIC devrait examiner en temps opportun son système de suivi des dossiers.

      Certains des facteurs empêchant CIC d’atteindre un niveau idéal de conformité des délais découlaient du fait qu’il était difficile pour le ministère de trouver les documents se rapportant aux demandes de communication, particulièrement lorsque les dossiers étaient à l’étranger. CIC devrait examiner son système d’extraction des dossiers pour éviter des problèmes du genre dans l’avenir.

      Recommandation no 3

      Que le Bureau de l’AIPRP affecte un analyste expérimenté à l’accueil des demandes de communication pour que celui-ci détermine celles qui pourraient nécessiter une prorogation de délai et instaure des mesures de contrôle de sorte que toute demande de prorogation de délai est présentée dans le délai prescrit de 30 jours.

      Avec seulement 241 demandes de moins en présomption de refus, CIC aurait atteint la conformité idéale. Si le ministère avait invoqué comme il se doit les prorogations de délai en vertu de l’article 9, il aurait eu 223 demandes en présomption de refus de moins. Voilà qui milite en faveur d’une évaluation plus rigoureuse des demandes à l’accueil.

      5. ÉTAT DE L’APPLICATION DES RECOMMANDATIONS DE 2006

      Les recommandations suivantes ont été faites pour appuyer les efforts constamment déployés par CIC pour traiter les demandes de communication dans les délais prévus dans la Loi sur l’accès à l’information :

      Recommandation no 1 précédente

      CIC devrait atteindre un respect idéal et la note « A » d’ici le 31 mars 2007.

      Mesures prises : CIC n’a pas atteint l’objectif. Toutefois, le ministère a pris un bon nombre de mesures pour améliorer la situation :

      1) élimination de l’arriéré de demandes;

      2) examen continu des processus pour gagner en efficacité;

      3) contrôle hebdomadaire du taux de respect des délais au moyen de la formule du Commissaire à l’information;

      4) évaluation régulière (parfois quotidienne) des priorités, et réaffectation des ressources au besoin pour maximiser la capacité de respecter les délais;

      5) maintien de la diffusion d’information aux coordonnateurs de l’AIPRP dans chaque direction générale pour fins d’éducation, d’échange de pratiques exemplaires, de compréhension des lois et des politiques et de sensibilisation aux changements qui touchent l’AIPRP à CIC;

      6) mise à jour mensuelles de la section de l’AIPRP sur le site intranet de CIC;

      7) téléconférences régulières avec les coordonnateurs régionaux de l’AIPRP;

      8) conférence annuelle pour tous les coordonnateurs de l’AIPRP de CIC;

      9) maintien de la présentation de rapports mensuels aux DG et aux SMA en ce qui concerne le rendement de leur direction générale ou secteur en matière de respect des délais fixés par la DADP;

      10) partenariat étroit avec la Division de la gestion de l’information;

      11) formation ministérielle sur l’AIPRP, inclusion de l’AIPRP dans les programmes de formation et d’initiation des nouveaux employés, exposés devant le Comité de gestion du Ministère, formation adaptée aux directions générales sur demande ou au besoin;

      12) création d’un poste de coordonnateur de la formation responsable de la formation et de la coordination de la formation pour la DADP;

      13) élaboration de plans d’apprentissage normalisés pour chaque niveau de la DADP;

      14) mise sur pied d’une équipe de service à la clientèle chargée de répondre aux questions des clients concernant l’AIPRP et l’avancement des dossiers;

      15) examen et mise à jour de la page de l’AIPRP sur le site Internet de CIC, y compris l’ajout d’une foire aux questions.

       

      6.

      QUESTIONNAIRE ET RAPPORT STATISTIQUE

      Questionnaire aux fins d’analyse statistique à propos des demandes officielles effectuées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information

      Partie A : Demandes reportées de l’exercice précédent

      1er avr. 2005 -

      31 mars 2006

      1er avr. 2006 -

      30 nov. 2006

      1.

      Nombre de demandes reportées :

      1 732

      1 525

      2.

      Demandes reportées du dernier exercice en présomption de refus le premier jour du nouvel exercice :

      567

      321

      Partie B : Nouvelles demandes à l’exclusion des demandes inscrites à la Partie A

      1er avr. 2005 -

      31 mars 2006

      1er avr. 2006 -

      30 nov. 2006

      3.

      Nombre de demandes reçues durant l’exercice :

      10 309

      6 738

      4.A

      Combien de demandes ont été traitées dans le délai obligatoire de 30 jours?

      7 518

      5 012

      4.B

      Combien de demandes pour lesquelles on n’a demandé aucune prorogation de délai ont été traitées après le délai de 30 jours?

      603

      223

      4.C

      Dans quel délai après l’échéance a-t-on répondu aux demandes pour lesquelles aucune prorogation de délai n’avait été demandée?

       

      De 1 à 30 jours :

      353

      178

       

      De 31 à 60 jours :

      110

      30

       

      De 61 à 90 jours :

      42

      9

       

      Plus de 91 jours :

      98

      6

      5.

      Combien de demandes ont fait l’objet d’une prorogation de délai en vertu de l’article 9?

      1 139

      764

      6.A

      Combien de demandes ont été traitées dans le délai prorogé?

      725

      406

      6.B

      À combien de demandes a-t-on répondu après le délai prorogé?

      123

      70

      6.C

      Combien de temps après l’expiration du délai prorogé a-t-on mis pour répondre?

       

      De 1 à 30 jours :

      72

      59

       

      De 31 à 60 jours :

      26

      5

       

      De 61 à 90 jours :

      8

      3

       

      Plus de 91 jours :

      17

      3

      7.

      Au 30 novembre 2006, combien de demandes étaient en présomption de refus?

      40

       

      EXTRAIT DE LA RÉPONSE DU SOUS-MINISTRE AU RAPPORT D’ÉTAPE

      « […] Je souhaite reconnaître la valeur de l’examen annuel qu’entreprend le Commissariat à l’information du Canada. C’est grâce à ce genre d’examens et aux recommandations qui en découlent que nos efforts continus pour accroître notre efficacité et améliorer le service à la clientèle peuvent être davantage renforcés.

      […] Globalement, je suis satisfait de la détermination avec laquelle le ministère a déployé des efforts au cours des deux dernières années pour améliorer notre rendement et ainsi relever notre note cette année. Le système de notation utilisé dans le rapport pour évaluer le rendement des ministères est exigeant. Je suis heureux que nous ayons pu obtenir une note correspondant à un non-respect de 8 %. Je suis également fier que CIC n’ait raté des délais prescrits que pour seulement 4,1 % des demandes reçues au cours de la période, exception faite de celles ayant été reportées de l’année précédente. Je me réjouis aussi des efforts que nous avons mis à assurer un travail de bonne qualité vu les volumes considérables, de la qualité et de la quantité des travaux d’élaboration des politiques qui ont été exécutés pour voir à ce que les responsabilités en matière d’AIPRP soient bien comprises et respectées dans tout le ministère, de la santé du milieu de travail au sein de la division de l’AIPRP, de la contribution aux questions pangouvernementales d’AIPRP et de l’élaboration de ressources à l’intention de la communauté de l’AIPRP.

      Alors que nous poursuivrons nos démarches pour parvenir à la conformité idéale, je reste fier des réalisations de notre programme d’AIPRP. »